费用报销作业流程.docx

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费用报销作业流程

*********有限公司制度体系

费用报销作业流程

费用报销作业流程

1.目的

　　为明确公司费用报销工作中相关人员的职责和权限，规范费用报销程序，提高费用报销流程的运作效率与准确性，特制定本流程。

2.适用范围

　　本流程适用于公司的全体员工各类费用的报销工作全过程。

3.引用

　《费用报销暂行管理办法（YY－ZD0201102-2005）》

4.定义

4.1普通员工：

公司经理级以下的所有员工，包括生产工人、文员级员工、主任级员工。

4.2部门负责人：

公司红头文件发布确认的部门负责人。

4.3一次性报销：

同一事项由发生至终止只能报销及审批一次，不可拆分，拆分报销视同无效票据。

4.4医药费：

未参加深圳市综合医疗保险的员工因病前往公司指定的区级以上医疗机构就医时（除住院外），由医疗机构出具收款收据的医药费用，公司可报销的医药费为国家指定医保范围内各类药品的费用。

4.5市内交通费：

员工因工作需要离开公司前往深圳市范围内各地办理业务时，搭乘收费性交通工具而产生的费用，交通工具包括的士、巴士。

4.6差旅费：

员工因工作需要离开深圳市前往其他省、市办理业务时所发生的费用，包括出差住宿费及出差津贴。

4.7出差住宿费：

员工因工作需要离开深圳市前往其他省、市办理业务时，无法在当天返回而需要留宿所产生的费用。

4.8出差津贴：

员工因工作需要离开深圳市前往其他省、市办理业务时，公司给予的补贴，包括出差地的各类交通费及伙食费。

5.职责

5.1报销申请人

负责提供合法有效的原始票据；

负责如实、正确的填写《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》、《业务招待费报销说明》；

　　负责报销事项的真实性；

负责提交申请报销单据。

5.2部门负责人

负责审核申请报销单据填写的正确性、完整性；

负责审核申请报销费用的时效性；

负责审核申请报销单据事由的真实性。

5.3直属经理

负责审核申请报销事项的合理性、合法性；

负责审核报销程序的正确性；

负责审核申请报销单据填写的正确性。

5.4会计部负责人

负责核查申请报销费用的合理性与合法性；

负责核查申请报销单据的时效性；

负责核查申请报销程序的正确性；

负责核查申请报销单据的完整性。

5.5财务总监、总经理

负责审核申请报销费用的合理性与合法性；

负责审核申请报销程序的正确性。

5.6出纳

负责查验报销申请程序的正确性；

负责查验原始票据的真伪；

负责查验报销金额的正确性；

负责查验报销单据的时效性；

负责查验报销单据的完整性；

　　负责查验报销单据填写的规范性；

负责支付报销款项。

6.流程图

7.流程说明

7.1填写申请报销单据

责任人：

各部门报销申请人

1）报销费用均需填写《费用报销单》，其中：

报销交通费，需填写《交通费报销单》；报销业务招待费，需填写《业务招待费报销说明》；

2）将票据整齐贴入《报销单据粘贴单》，如属医药费用报销，还应附上厂医开出的外诊单；

★票据要求：

金额＜150元可以凭收据报销；金额≥150元必须凭合法发票报销。

3）遵照公司费用报销原则，依据合法有效票据填写《费用报销单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》。

报销原则包括报销标准、报销时限，具体参见《费用报销暂行管理办法（YY－ZD0201102-2005）》；

4）填单要求：

A.分人分类填写报销单据：

不同性质类型的费用应分开填单，不同员工的费用报销申请应分开填单；

　B.《费用报销单》：

注明申请报销时间、单据及附件的页数、报销人、所属部门、职别、事项、金额、合计数（大小写）；

C.《报销单据粘贴单》：

填写申请报销时间、报销部门、报销人、报销单据张数、报销金额；

D.《交通费报销单》：

注明申请报销时间、报销人、所属部门、职别、票据日期、起讫地点、事由、交通费的类别与金额、出差津贴、合计数大写金额以及需特别注明事项；

E.《业务招待费报销说明》：

注明报销人、所属部门、事由、金额、招待人数、招待日期、费用发生地；

F.单据项目填写完整，书写清晰，大小写金额不得涂改，金额四舍五入至角位，合计数小写数额应与大写数额一致，合计数金额应与票据金额相符；

5）将《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》交本部门负责人审批。

7.2审核

责任人：

部门负责人

1）接收本部门报销申请人提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》；

2）审核申请报销单据：

A.审核《费用报销单》是否附有原始票据；

B.审核《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》项目填写是否完整正确，金额是否与原始票据金额相符；

C.审核报销费用是否为本部门实际发生支出；

D.审核报销事项或事由是否与事实相符；

E.审核原始票据是否超过报销时限；

F.审核报销金额是否与实际发生额相符。

2）对审核结果进行处理：

A.如果审核通过，则在《费用报销单》部门负责人审批意见栏中签名确认后，交直属经理审批；

B.如果审核不通过，则将申请报销单据退还报销申请人。

7.3审批

责任人：

直属经理

1）接收本直属部门报销申请人提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》；

2）审核申请报销单据：

A.审核单据是否已经部门负责人审批签名；

B.审核报销事项或事由是否合理合法；

C.审核报销金额是否在允许报销范围内；

D.审核《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》或《业务招待费报销说明》中金额是否与原始票据金额相符。

3）对审核结果进行处理：

A.如果审核通过，则在《费用报销单》直属经理审批意见栏中签名确认后，进行分类处理:

（A1）业务招待费，则将申请报销单据提交总经理审批；

（A2）其他费用，则申请报销单据交会计部出纳查验。

B.如果审核不通过，则将申请报销单据退还报销申请人。

7.4审批（业务招待费）

责任人：

总经理

1）接收报销申请人提交直属经理审核通过的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《业务招待费报销说明》；

2）审批报销事项或事由是否合理合法，并进行处理：

A.如果审核通过，则在《费用报销单》总经理审批意见栏中签名，申请报销单据交会计部负责人核查；

　B.如果审核不通过，则将申请报销单据退还报销申请人。

3）暂存审批通过的业务招待费报销说明，报销完毕后，业务招待费报销说明交香港财务部门存档。

7.5核查

责任人：

会计部负责人

1）接收报销申请人提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》；

2）核查申请报销单据：

　A.核查报销原始票据是否为合法有效票据；

　　　B.核查《费用报销单》是否与所附原始票据相符；

C.核查《费用报销单》是否已经部门负责人、直属经理、财务总监、总经理审批签名。

3）对核查结果进行处理：

A.如果核查通过，则在《费用报销单》会计部负责人意见栏中签名核准，申请报销单据交出纳予以报销；

B.如果核查不通过，则将申请报销单据退还报销申请人。

7.6查验报销单据

责任人：

会计部出纳

1）接收报销申请人提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》；

2）查验申请报销单据：

A.查看报销单据已经部门负责人、直属经理审批签名；

B.查验报销原始票据的合法性；

C.查验报销金额计算正确，与所附原始票据金额相符，与公司报销原则相符；

D.查看单据的报销时限；

E.查验单据项目填写齐全，附件张数正确；

F.查验单据书写清晰正确，未经涂改。

3）将申请报销单据提交会计部负责人核查。

7.7核查

责任人：

会计部负责人

1）接收出纳提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》；

2）核查申请报销单据：

A.核查报销原始票据是否为合法有效票据；

B.核查原始票据填写的内容符合实际情况；

C.核查报销事项或事由是否合理合法；

D.核查报销金额是否在允许报销范围内；

E.核查单据是否超过报销时限；

F.核查《费用报销单》、《交通费报销单》是否与所附原始票据相符；

G.核查单据是否已经部门负责人、直属经理审核签名。

3）对核查结果进行处理：

A.如果核查通过，则在《费用报销单》会计部负责人意见栏中签名核准后，进行分类处理：

（A1）报销金额大于等于1000元，则将申请报销单据交财务总监审核；

（A2）报销金额小于1000元，则将申请报销单据交出纳予以报销。

B.如果核查不通过，则将申请报销单据退还报销申请人；

C.以下特殊情况，在申请报销单据上注明原因，交总经理特批报销；

　　　　（C1）需报销的费用金额超过公司规定的费用报销标准及限额；

　　　　（C2）因故缺少费用报销所需凭证；

　　　　（C3）其他未在规定报销范围内的各类费用。

7.8审核

责任人：

财务总监

1）接收会计部负责人提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》；

2）根据公司财务制度，审批是否通过：

A.如果通过，则在审批栏中签名确认，并将《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》还回会计部负责人提交总经理审批。

B.如果不通过，则直接将《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》退回会计部负责人。

7.9审批

责任人：

总经理

1）接收出纳提交的《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》；

2）审核报销事项或事由是否合理合法，并进行处理：

A.如果审核通过，则在《费用报销单》总经理审批意见栏中签名确认，申请报销单据交出纳予以报销；

B.如果审核不通过，则将申请报销单据退还报销申请人。

7.10报销

责任人：

会计部出纳

1）接收《费用报销单》、《报销单据粘贴单》、《交通费报销单》；

2）核对申请报销单据内容：

A.查看业务招待费或报销金额大于等于1000元的报销单据，是否经部门负责人、直属经理、会计部负责人、财务总监、总经理审批签名；报销金额小于1000元的报销单据是否经部门负责人、直属经理、会计部负责人审批签名；

B.核对报销金额正确，是否与所附原始票据金额相符；

C.查看单据是否超过报销时限；

D.查看单据是否未经涂改。

3）核对无误后，按照报销原则分人分类办理费用报销，在报销单据上打上付款戳记，报销人或代领人领取报销款项后，在《费用报销单》中领款人处签名确认；

8.本流程由财务系统会计部负责解释，自下发之日起执行。

9.附件：

　附件1：

费用报销单

　附件2：

报销单据粘贴单

　附件3：

交通费报销单

　附件4：

业务招待费报销说明

附件1：

费用报销单

费　用　报　销　单

年　月　日　　　　单据及附件共　页

费用承担部门

报销人

部

门

主

管

事　　　项

金　额

直

属

经

理

公

司

领

导

合　　　计

金额大写

（人民币/港币）　　　佰　　拾　　万　　仟　　佰　　拾　　元　　角　　分

会计部：

　　　　　　　　　　　　　出纳：

　　　　　　　　　　　　　领款人：

附件2：

报销单据粘贴单

报　销　单　据　粘　贴　单

年　　月　　日

单据　　张　

金额　　元

附件3：

交通费报销单

交　通　费　报　销　单

　　　年　　月　　日

姓名

所属部门

职　别

日　期

起讫地点

事　　由

交通

工具

金额

补贴

年

月

日

起点

终点

合计

大写（人民币/港币）　万　仟　佰　拾　元　角　分

小写：

附件4：

业务招待费报销说明

业务招待费报销说明

报销人：

　　　　　　　　　　　　　　　　所属部门：

事由：

金额：

　　　　　　　　招待人数：

　　　　　　　　招待日期：

费用发生地：