会议策划方案模板范本.docx

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会议策划方案模板范本

会议策划方案模板范本

会议举办要注意什么?

要预先做什么准备?

让我们去看看会议策划方案的模板了解了解会议策划的内容吧!

　　会议策划方案

一、会议背景

为了深入贯彻落实《陕西省级政府办公厅关于进一步稳金融支撑促经济发展的意见》（陕政办发〔2015〕51号）和《关于推进中小企业新三板挂牌工作的实施意见》（陕工信发294号）等文件精神，在陕西省中小企业促进局的指导下，

陕西中小企业融资服务超市（陕西贝易达现代科技有限公司）积极努力，从三个方面完善相关服务体系建设。

第一，完成了陕西中小企业融资服务机构和专家库建设的第一阶段的工作。

构建了以银行、担保机构、证券公司、律师事务所、会计师事务所、基金、投资公司、财务管理公司、资产保理公司、融资租赁公司、培训机构、研究机构、融资信息服务机构及相关金融服务专家为主体的服务机构库和专家库。

目前征集机构及专家共有432户（名），其中服务机构153家，专家老师279名，初步完成了省局第一阶段的目标。

第二，完成了陕西省中小企业融资服务超市的功能升级和网站改版工作，增加了新三板专题版块。

并在此基础上建设并运行了陕西省中小企业融资超市公众号。

能够更好的服务我省中小企业的融资需求。

第三，开发陕西中小企业新三板备案登记数据库系统，目前已完成开发、测试，进入试用阶段。

按照省局部署，为进一步完善中小微企业融资渠道，优化和创新政银保社等融资对接与服务模式，完善我省中小企业融资及新三板企业培育服务体系建设，健全适应我省经济发展的多元化、多渠道投融资机制，促进全省中小企业又好又快发展。

特申请承办召开陕西省中小企业“新三板”上市服务工作推进会暨陕西中小企业“新三板”金融服务大会。

二、会议内容

1、会议主题

陕西省中小企业“新三板”上市服务工作推进会暨陕西中小企业“新三板”金融服务大会

2、会议目的

为加快完成我省中小企业新三板挂牌工作，做好省级新三板挂牌后备企业资源库建设，实现2年内全省100户中小企业挂牌新三板的目标。

吸纳更多社会资源服务中小企业新三板工作

3、会议时间

2016年01月

4、会议地点

5、会议组织

（1）主办单位

陕西省工信厅、陕西省财政厅、陕西省中小企业促进局、陕西省银监局、陕西省证监局、人民银行西安分行、陕西省金融办（等）

（2）承办单位

陕西贝易达现代科技有限公司（陕西省中小企业融资服务超市）（3）协办单位

各地市中小企业促进局、建设银行陕西分行、恒丰银行、西安市投资担保有限公司、陕西省中小企业再担保公司、陕西省中小企业协会、陕西省中小企业担保协会、长江证券、西部证券、陕脉俱乐部、阿米巴企业管理、我推网、西安市高新区金融服务平台（等）

（4）支持单位

各律所、会所、服务机构等50余家

（5）媒体支持

新华社、新华网、凤凰财经、陕西日报、西安晚报、华商报、陕西电视台、西安电视台（等国家级、省部级、市级媒体）

6、会议嘉宾

陕西省主管金融工作副省长领导、会议主办方单位机构领导及分管领导、各协办单位机构主要负责人、我省著名经济学专家代表

7、会议人数

800人

三、会议安排

（一）签到接站与报到工作

1、时间：

01月

2、签到地点：

3、人员信息收集与会议资料发放

请与会人员填写个人信息资料并发放会议相关资料，会务工作人员需向报到者说明会议的流程及注意事项等情况，与会嘉宾与相应人员需凭邀请函进入会场。

（二）会议安排

1、开幕式前准备

2、会议流程

（1）主持人介绍本次大会，并进行开幕式

（2）开幕式结束，有请主办方代表致辞

（3）主办方致辞结束，主管金融副省长领导致辞

（4）省局领导讲解工作推进情况

（5）协办单位代表发言介绍工作推进计划

（6）上板企业代表发言

（XX企业）

（6）对在2015年积极参与我省中小企业“新三板”服务工作的机构和专家进行授牌、表彰

（暂定顺序为省、厅领导授牌、三批十五家）

（7）启动2016年深化陕西中小企业“新三板”的服务工作

（暂定启动仪式暂定摸球、领导在台上）

（8）会议休息

（9）金融服务机构代表发言

（10）服务机构代表发言

（暂定顺序为XX律师事务所、XX会计师事务所、企业管理咨询机构、省中小企业融资超市）

（11）经济学专家专题讲座报告、

（新三板专家讲解企业上板相关工作）

（12）闭幕式

　　中小型企业会议策划方案

一、会前准备

1、了解会议基本情况：

包括了会议的人数、会议类型、名称、时间、会议的特殊要求、与会者的风俗习惯，付款方式和收费金额等。

2、会桌的要求：

很多会议根据性质、人数、类型的不同直接影响会桌的选择，组织人员必须在会前就了解这一信息，以免因为临时的更改延误会议。

3、物件排放：

这一份没有特殊要求，一般就好能预留出超过与会人数的10%作为备量，确保物品干净整洁，没有破损。

二、会中服务

1、迎宾服务：

迎宾人员最好在会议开始前半小时就在门口处迎接宾客，正确引导参会人员到达指定地点是保证会议良好次序的关键。

2、检查相关的设备设施：

会议开始半小时前就要开启会场灯光，并保持灯光明亮，话筒、音响等设施都要确保能正常工作。

3、会中服务细节：

服务期间要安排服务员勤观察，保证及时发现以及解决会中问题，保证会议的正常进行。

4、茶歇服务：

在会议休息开始前至少5分钟，将会议茶歇的各种饮品、茶品、用具等准备齐全，人员做好服务准备，结束后整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。

三、会议追踪

会议组织者除了通知、组织会议外，一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。

与会者在会上在充分讨论一个事情后，必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。

最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。

只有监督将会议议项完成了，会议才真正结束了。

　　大型会议策划方案

预算

会议及展览的预算不是一个概念。

通常而言，会议预算包括以下几个方面:

1、交通费用

交通费用可以细分为:

（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为:

（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，

需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（1）、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

（2）、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

（3）、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

（4）、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

（5）、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认:

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括:

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?

展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方:

住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察计划的话）。

不同的地方:

展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

展览场地租赁:

如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。

国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。

标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。

展馆业主通常有下列设备可供租赁:

展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。

■邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。

通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。

回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），

接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。

回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

■签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、

入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。

如果可能，尽量使用计算机作签到。

一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

■餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。

围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:

开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。

如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

■交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。

酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。

涉及的环节有:

乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

重点:

场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。