出纳和费用报销管理制度.docx

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出纳和费用报销管理制度

出纳职责和报销管理

第一部分总则

第二部分出纳的工作职责

第三部分借支管理规则及借支流程

第四部分日常费用报销制度及流程

第五部分各个费用明细报销制度及流程

第六部分专项支出财务报销制度及流程

第一部分总则

　　为加强财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二部分出纳的工作职责

第一条负责财务专用章或支票名章的保管，实行公章与私章分开管理，严禁公章与私章一人保管。

公司财务章由出纳保管，人名章放总经理经理处，由项目经理保管。

第二条负责办理提取现金业务，现金的保管，按规定控制现金库存量，收取的大额现金当日送存银行。

第三条负责日常报销，依据审核批准的原始凭证办理现金或银行支付业务。

第四条负责支票的发放，监督公司各部门的支票使用和返还。

出纳人员要建立支票登记簿，对发放的支票进行登记，登记领取的时间、支票号、金额、收款单位等，注明支票号是被哪个项目所领取，同样对作废的支票也要进行登记。

第五条按时按需购买支票，填制支票购买申请书，对购回的支票清点、核对登记、保存，防止丢失。

出纳人员要对购买回来的支票进行清点、核对并用支票登记簿进行登记，以防止丢失。

支票和密码要分开存放以免丢失后造成严重损失。

第六条负责现金日记账与银行（含微信和支付宝）日记账的登记。

出纳人员根据原始凭证逐笔序时登记现金日记账、银行存款日记账，每天下班前对库存现金进行盘点，核对各银行账户存款金额，做到日清月结，保证帐实相符。

将登记完的原始凭证交给记账人员进行记账。

第七条发票的管理和开发。

第八条每天下班前，严格检查保险柜的上锁情况，妥善保管好钥匙保险柜的钥匙，一把由出纳员保管，供出纳员日常工作使用，其他备用钥匙交由单位总会计师负责保管（不可告知密码），以备特殊情况下经有关领导批准后开启;日常用的空白支票（包括现金支票和转账支票）、现金、印章等放入保险柜内。

第九条只有批准签字齐全的货款支出单和货款合同才能进行对公账户的付款，否则不予受理。

签字流程：

领款人签字→财务主管签字→总经理签字→出纳签字。

第三部分借支管理规则及借支流程

第一条借支管理

（一）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（三）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

（四）借款销账规定：

（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

　　（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

　第二条借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

（二）审批流程：

主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

　　（三）财务付款：

借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

　　第四部分日常费用报销制度及流程

　　第一条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　第二条费用报销的一般规定

（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度）,且发票背面有经办人签名。

（二）填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

　　（三）按规定的审批程序报批。

　　（三）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

　　销人整理报销发票和报销发票复印件→填写费用报销单并把发票复印件负在费用报销单的背面→申请人签字→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

　　第五部分各个费用明细报销制度及流程

第一条差旅费报销制度及流程

（一）填写内容按照报销单上的要求及格式填写，不要有遗漏。

（二）需要报销的员工需提供与报销金额等额的发票给到财务才可报销,发票的发生时间应在出差期间,发生地应在出差地区（发票种类为餐费\住宿费\出租车费）无发票则不能予以报销。

（三）财务处理报销时间为每周五下班前，延迟提交的自动顺延到下周的报销费用中。

（四）出差期间路途中尽量乘坐公共交通工具，如发生出租车费用，需按照出租车费用单格式填写好（时间出发地目的地），在报销发票时一起提交给财务审核。

（五）异地出差补贴标准

1.，住宿：

职位

（直辖市、特区、省会、副省会）

其他地区

公司级领导

600（元）

400（元）

其他人员

200（元）

150（元）

本着勤俭原则选住经济型连锁酒店，实报实销。

（住宿费结算中公司不报销其它费用如：

酒店固定电话费、服务费、洗衣、饮料等。

）

2.同一地点两名同性人员住宿费按一人标准报销。

3.餐费：

每天三餐（或两餐），100元/人/天，实报实销。

4.交通费：

所购买车票（机票）实报实销。

职位

火车

飞机

公司级领导

软卧、高铁（一等）

经济舱

其他人员

硬卧、高铁（二等）

经济舱

5.费用超过公司财务规定标准，须由主管副总以上领导签字确认后报批报销。

6.如需私车公用，可根据里程予以相应油费补助（包括所产生的高速费）。

（六）差旅费报销流程

　　1.出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

　　2.借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3.购票:

出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

　　4.返回报销：

出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第三条电话费报销制度及流程

（一）移动通讯费：

为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

（二）固定电话费：

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。

不鼓励员工在上班期间打私人电话。

（三）电话费报销流程

报销人整理报销发票和报销发票复印件→填写费用报销单并把发票复印件负在费用报销单的背面→申请人签字→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第五条交通费报销制度及流程

（一）费用标准：

（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请开车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车或者公交地铁;

（2）市内因公公交车费应保存相应车票报销。

（二）报销流程

　　1.员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由领导签字确认，按规定填好《费用报销单》。

　　2.审批:

按日常费用审批程序审批。

　　3.员工持审批后的费用报销单到财务处办理报销手续。

　　第六条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:

为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

　　1．购置申请:

公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

　　2．报销程序：

报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

　　3．费用归集：

财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　　　第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

　　第七条工薪福利支付流程

（一）工资支付流程：

（1）每月30日前由各部门将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；

（2）财务部根据支付标准编制标准格式的工资表；（3）财务部按工薪审批程序审批；（4）每月10日前发放员工上月的工资。

（二）临时工资支付流程同工资支付流程。

　　（三）社会保险及住房公积金支付流程：

（1）由各部门每月10日前提交这个月需要上社保公积金人员。

（2）社会保险金由财务部协助银行办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

　　（四）其他福利费支出部门经理按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

　　第六部分专项支出财务报销制度及流程

　　第一条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第二条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：

按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

（二）报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

　　（三）结账报销

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

（2）按资金支出规定审批程序审批；

（3）财务部根据审批后的报销单款；

（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第三条其他专项支出报销制度及流程

（一）费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

（二）费用标准：

此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

　　（三）财务报销流程

（1）审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

（2）签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，如先付款后发货，须注明发票随货物（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

　　（3）付款流程及发票的传递

1.由经办人整理合同和填写支出单→管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批→财务部根据审批后的报销单金额付款→发票在货到后的5个工作日内上交发票。

2.若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第六部分报销时间的具体规定

　　第十九条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

　　1．财务报销：

公司财务部每周一为财务报销日。

若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

　　2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

　　第七部分附则

　　第二十条本制度解释权归公司财务部。

　　第二十一条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效

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