采购管理制度草案.docx

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采购管理制度草案

采购管理制度（草案）

一、目的

为了规范公司采购流程和管理制度，加强公司物资采购的日常管理，确保各部门所需物资保质、保量的、及时供应，并有效控制公司采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用与润达国际商管公司、物业公司及下属自营店所有采购项目。

三、职能权限

（一）采购领导小组

1、成立采购领导小组，由商管公司总经理任组长，商管公司总经理助理任常务副组长、各部门总监及行政部负责人为成员；由常务副组长负责日常管理工作，行政部作为日常管理机构。

2、采购领导小组主要负责招投标管理、定点框架、紧急采购之外采购活动的计划、决策、组织实施、监督、考核执行及其他应当督促、检查及异议处理的内容等。

（二）招投标领导小组

1、成立招投标领导小组，由董事长任组长，商管公司总经理任常务副组长、三华常务副总经理、监事会主席（含副主席）任副组长、各部门总监、行政部负责人、监事会成控部负责人及法务等为成员；由常务副组长负责日常管理工作，行政部作为日常管理机构。

2、招投标领导小组主要负责招投标管理、定点框架合作及紧急采购等的计划、决策、组织实施、监督及其他应当督促、检查的内容；负责采购制度、合同版本等的制（修）定、审核、审批；所有采购活动的效果评价、供应商评价及考核、异议处理等。

（三）涉及采购活动各部门的职责

1、行政部

负责所有采购项目的日常采购及管理；负责相关采购需求计划、申购单的接收、审核、库存的平衡及采购方式的建议；负责组织申购单签批、采购的询比价、合同谈判、签订、跟踪合同执行、验收及相关的协调；负责采购项目的结算、请款；负责采购制度、合同版本等的制（修）定拟稿、采购合同、文件、资料等的归档及采购台账；在招投标小组的领导下，组织招投标活动，负责会议召集、标书制定、资质审查、投标组织、开标及结果汇总等；牵头组织供应商名单推荐、考察、选择及管理工作、参与采购效果评价；负责供应商的搜集及供应商库的建设；负责采购方面文件的上传下达、采购建议的收集及作为采购日常管理机构的相关职能等。

2、申购部门

指物资或服务的直接使用部门，负责填制申购单，确定需求物资（服务）品种、规格要求、数量、预算、需求日期及库存情况等；物资到货或服务提供后时，负责相关认质认价及验收；参与供应商名单推荐、考察、选择、评价等工作；协助招投标标书制定、资质审查工作；参与合同谈判、效果评估、采购建议的提出及领导小组安排的其他事宜。

3、财务部

负责采购依据的审核、采购入账、票据审核、采购款项的承付、付款审核、采购成本分析及组织采购效果评价等；参与询比价、供应商名单推荐、考察、选择、评价及采购活动的认质认价、验收等工作；参与招投标资格文件的审核，全程监督招标工作；必要时参与合同谈判、采购建议的提出及领导小组安排的其他事宜。

4、监事会

负责采购制度及所有采购活动执行的检查、监督、事后审计、考核；参与采购管理制度的制（修）定、审核、供应商评价及采购活动的投诉处理等；参与招投标、定点框架合作及紧急采购等活动；根据需要参与有关品牌、规格、品质、价格等的论证、相关合同审核、验收、付款、效果评价等；参与供应商名单推荐、考察、选择、评价等工作；必要时参与合同谈判、采购建议的提出及领导小组安排的其他事宜。

5、人力资源部

负责采购工作各环节执行的督促、检查、考核落实等内部控制；采购建议的提出及领导小组安排的其他事宜。

6、各申购部门作为采购活动的发起部门，其他相关部门负责人及公司领导根据职权逐级进行审核、审批，各部门负责人均为第一责任人。

四、采购原则

（一）严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。

（二）严格遵守行政部统一询比价、领导小组决策的原则。

（三）询价比价原则

要求三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、发票、售后服务、资信、客户满意度等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。

（四）一致性原则

采购物资必须与申购单所列要求、规格、型号、数量一致。

在市场条件不能满足申购部门要求或价格过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申购部门调整申购单。

如因特定条件数量不能完全与申购单一致，相关负责人应作出书面说明，根据职能权限上报商管公司总经理、采购领导小组、招投标领导小组审批。

（五）竞争择优原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，以实现最优化采购。

对于价格随市场变化较快的物品，除缩短采购间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

（六）严格遵守“三个三”原则

1、选购三原则

（1）一种物品分别找1-3家品牌；

（2）每家品牌分别报1-3以上，最终不低于3家；

（3）一种物品最后定1-3家。

2、定购三原则：

同类物品质量最优、价格最低、供应商服务最好。

3、验收三原则：

由行政部、使用部门、财务部等部门共同参与验收；经参与验收的各方代表签字方能视为有效；发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。

（七）廉洁自律原则

1、自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

2、廉洁自律，自觉遵守《反商业贿赂协议》、《廉洁协议书》。

3、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

4、加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新产品及市场信息。

（八）审计监督原则

采购人员要自觉接受公司领导、监事会对采购活动的事后审计及监督。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

（九）计划提前原则

1、涉及集中计划采购的，要求各申购部门每月25号前提出下月申购计划至行政部，由行政部审核后，编制月度集采计划；并在每月28日前统一报采购领导小组审批后采购，财务部可以此作为成本预算的参考。

2、零星采购需求申报提前原则上不能低于4天，采取招标方式、异地采购、采购金额大于10万元以上的需求申报提前不得低于10天；其他采购需求也应按科学、合理、经济的原则提前申报，以确保采购有充裕的时间比价择优。

3、行政部组织各领导小组会议前，要提前通知会议议题及会议资料的发放，参会人员要提前做好会议准备，以便会议高效进行。

（十）谨慎原则

1、采购审批要求做到痕迹化，以确保公正、公开、监督制约；特殊情况，经商管公司总经理、董事长批准可事后补流程。

2、加强与申购部门的沟通，在发起询价前，应全面明确申购单内容，尤其是所需采购物品的品质、规格及其他特殊要求等，以利于供应商能正确报价。

3、对工作明显责任心不足，工作质量较差的，将给予失职问责处理。

（11）时效性原则

行政部在审核申购单时，须签署完成采购任务的时间，否则视为按需求日期完成；在申购部门满足“计划提前原则”的前提下，行政部需严格按照需求期限或审批采购期限完成采购任务；如因计划提前不足原因影响，按照审批后的采购期限考核；特殊情况，提交领导小组审议。

五、审批权限

1、合同、付款金额20万元以下（含20万元）报商管公司总经理审批；20万元以上由三华常务副总经理、监事会主席、董事长审批。

2、凡经采购领导小组、招投标领导小组通过的采购事宜，须有相关书面签批。

六、采购方式、采购模式及合同管理

（一）采购方式

1、询比价采购

每批次采购金额不高于5万元的物资或服务采购，向不低于三家符合要求的供应商询价、议价，通过比质、比价确定中标供应商，并与之签订合同的基本采购方式。

2、招标采购

每批次采购金额高于5万元的物资或服务采购，采用招标方式，由招投标领导小组通过比质、比价确定中标供应商，并与之签订合同的采购方式。

3、紧急采购

对经营有重要影响的紧急需求物资或服务（每批次采购金额大于3000元），当按正常采购程序无法满足交货期要求时，可由招投标领导小组决定采用此种采购方式，直接向能满足紧急需求的供应商采购；3000元以下（含3000元）由采购领导小组决策。

（二）采购模式

1、专项合同采购

由商管公司总经理、采购领导小组、招投标领导小组根据职能权限审批后签订合同。

2、定点框架协议采购

通过询价、议价等方式确定价格清单（即价格表），同类产品与1-3家供应商签订框架协议，根据需求向供应商下达订单并结算的采购方式。

凡具有共同性的材料物资（集中计划采购）或经常性使用，且使用量较大的物资或服务，经招投标领导小组审批后可采取此模式采购，原则上要求非专项合同采购尽量签订定点框架采购。

3、零星采购

针对各申购部门计划外零星物资或服务需求（每批次采购金额不高于3000元）进行询价议价，行政部上报货比三家采购报告书，经商管公司总经理审批通过后进行采购。

各部门（含自营店）紧急物资或服务每批次小于1000元（月度累计不可超过2000元），由行政部审核、部门总监签批后，标注紧急物资，由部门先行采购，2个工作日内按零星采购要求补齐流程所需手续，可免去采购报告书手续；由行政部2个工作日内审核价格，如高于市场平均水平，差价部分不予报销，特殊情况由招投标领导小组审议。

（三）合同管理

1、由行政部制定统一合同、协议（含招投标）模板，经招投标领导小组审批后使用，并交监事会备案，包括但不限于零星工程、一般性采购合同、框架协议、招投标合同及文件等，原则上对外采购统一要求使用公司模板订立合同（协议），特殊情况由商管总经理签批；

2、无模版、与定标结果不一致或修改重要条款的补充协议，由采购领导小组或招投标领导小组根据职能权限审批。

3、对无法签订定点框架协议，且每批次采购金额不高于3000元的物资或服务可不签订合同（协议），但需行政部上报货比三家采购报告书，经商管公司总经理审批通过后进行采购；可凭审批后的采购报告书、供货发票、收货单、验收单、出入库单等结算。

4、续签合同

与前期合同相同或相似规格的物资，经重新比质比价被选定后，根据职能权限经采购领导小组或招投标领导小组审批后可签订补充协议。

5、合同解除与终止

合同解除原则上需签订补充协议，并经招投标领导小组审批；合同解除与终止均需即时书面报采购领导小组或招投标领导小组。

6、合同文本的管理

行政部、监事会、财务部存档合同、协议、补充协议等原件各1份。

七、采购流程（非招投标）

（一）采购申请

申购部门根据实际需要，按照“采购计划提前”原则填写《申购单》，申购单要求注明具体名称、规格型号、数量、库存、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求；经由部门经理（含部门主管）、部门总监审核签批后，提报行政部；由行政部在1小时内完成审核（签署意见包括但不限于是否同意申购，采购方式、模式的选择，完成采购任务的时间等），交与商管总经理签批,审核后2小时内完成签批；签批通过后，由行政部组织询比价或招投标采购。

（二）询比价议价

1、申购单获批后，非招投标采购由行政部负责所需物资供应商的搜集及询价工作，组织财务部、申购部门、监事会（招投标领导小组职权范围内）等进行比价、议价，并提交《采购报告书》至具有职能权限的商管公司总经理、采购领导小组、招投标领导小组决策。

2、按照同性价比原则提交至少3家供应商的最终有效报价，按照“公平、公正、公开”的原则比价、议价后填写《采购报告书》上报；特殊情况书面说明原因，提交领导小组决策。

3、原则上询价名单必须从公司供应商库选取，不足可增加供应商询价；如因特殊原因无法选取库内供应商时，行政部须做出具体说明；由行政部负责所有询价供应商信息台帐及档案建立。

4、属下列情况者，无须进行比价，但需议价：

独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件、无代用品及特殊无法询价等情况，按紧急采购方式处理，但须提供证明对方报价的原始记录（要求签字或盖章）。

5、符合招投标采购要求的，严格按照招标采购流程执行，相关部门在招投标小组领导下开展采购工作。

（三）样品提供和确认：

1、若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由行政部负责追踪，收到样品后，须第一时间送交申购部门、财务部进行签字确认，涉及招投标领导小组职能权限需监事会参与并签字确认。

2、对于需要保存样品的，须要求以上部门参与封样处理并签字确认，以便日后作收货比较。

（四）采购决策

1、依照职能权限，商管公司总经理、采购领导小组、招投标领导小组按照采购需求、采购途径、采购时间、成本预算、报价、发票、客户满意度等进行书面采购决策，包括但不限于采购品种、规格、质量、数量、采购期限、价格、供应商确定等要素。

2、确定供应商后，由行政部建立供应商信息台帐。

（五）合同签定

1、供应商审查合格后（必要时含送样审查），由行政部与拟定供应商签订合同、协议及相关采购手续。

2、合同审批流程

（1）经由行政部负责人、申购部门分管总监、法务、财务部、监事会（招投标领导小组职权范围内）审核后，交由商管公司总经理、三华常务副总经理、监事会主席及董事长逐级审批后生效。

（2）涉及招投标领导小组职能权限范围的，须监事会参与审核，三华常务副总经理、监事会主席参与审批。

（3）合同、协议及采购金额高于20万的，须商管公司总经理、三华常务副总经理、监事会主席及董事长逐级审批。

2、采购活动发生争执时，依据合同、协议及相关的核定条款进行处理。

3、原则上申购单数量≥采购报告书数量≥订单数量，如出现数量不一致时，相关负责人应作出书面说明，根据职能权限上报商管公司总经理、采购领导小组、招投标领导小组审批；否则一律按最低数量确定，超出部分由相关责任人承担损失，责任无法划清的，由责任人平均承担；特殊情况提交招投标领导小组决议。

（六）进度跟催

1、为确保准时交货，行政部应提前采用网络、电话、传真、人员等方式予以跟催，以确保物品或服务能适时供应。

2、若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，行政部须提前上报采购领导小组，寻求解决办法。

3、人力资源部对采购各环节进度进行全程效能督促，并建立采购跟进台账，每月5日前提交采购效能报告。

（七）验收入库

（1）采购物资到公司后或服务提供后，由行政部牵头组织申购部门、财务部、监事会（招投标领导小组职权范围内，且单次金额3000元以上）等根据申购单、采购报告书及合同等进行验收签字确认；单次金额超过3000元的物资或服务，验收时须有部门主管以上（含）参与。

（2）物品类须填写出库单移交至申购部门；申购部门接收后，根据物资进出管理流程办理入库、出库、使用等手续。

如验收不合格的，由行政部通知供货商1日内办理换（退）货手续，异地供货原则上不超过4日。

（八）对帐、审核、付款

1、采购物资或服务书面验收确认无误后的2个工作日内，由行政部按合同或约定的付款方式办理付款手续，即匹配有效的申购单、采购报告书、送货单、验收单、出库单、发票（含运费发票）、支付凭证、合同、费用报销单等相关资料，经由行政部负责人、申购部门分管总监、财务部、监事会审核后，交由商管公司总经理、三华常务副总经理、监事会主席及董事长逐级审批后交财务部付款。

2、涉及招投标领导小组职能权限范围的，且批量金额3000元以上，须监事会参与审核，三华常务副总经理、监事会主席参与审批。

3、单批次采购金额高于20万的，须商管公司总经理、三华常务副总经理、监事会主席及董事长逐级审批。

4、其他情况，以商管公司总经理签批为效。

5、财务部经请示最高签批权限的领导后，原则上在请示后的7个工作日内完成付款。

（九）售后维护

使用部门在使用过程中发现所采购物品存在缺陷时，应及时告知行政部，行政部负责和供应商（或厂家）对接售后维护工作。

未及时告知行政部，由使用部门自行对接并承担相关责任。

（十）效果评价

由财务部组织使用部门、行政部、监事会对已完成采购行为按月度进行效果评价，并在每月5日前上报招投标领导小组审议，并将效果评价表、审议结果交行政部、监事会备案作为供应商的评价依据。

（十一）其他

1、各部门（含自营店）主导的零星采购，由各部门组织行政部、财务部进行验收确认，并牵头办理相关流程手续等。

2、涉及固定资产的报废、处理，须报招投标领导小组审批。

3、原则上，所有采购活动的款项支付均要求以公账付款，特殊情况下，可以现金采购，具体按以下程序执行：

（1）现金采购审批权限：

批次预算金额1000元以下（含1000元）的，由分管总监（含店总）审批；批次预算金额1000元以上、3000元以下（含3000元）的，由商管公司总经理审批；批次预算金额3000元以上、1万元以内（含1万元）的，由采购领导小组审批；批次预算金额1万元以上、3万元以内的（含3万元），由招投标领导小组审批；3万元以上的由董事长审批。

（2）现金采购：

批次预算金额1000元以上、1万元以内（含1万元）的，财务部须派1名主管参与；预算金额1万元以上的，财务部、监事会各派1名主管参与；原则上须采购书面决策后方予执行。

（3）以现金采购的，要求在采购物资或服务书面验收确认无误后的5个工作日内完成报销、冲账，否则相关责任人按同期人民银行贷款日利率对借支或报销金额（两者取高）的延误天数承担考核，因公司领导审批原因影响除外。

4、所有采购原始资料由行政部归档，按公司档案管理制度建立台账，监事会负责抽查备案。

八、招投标流程

（一）供应商的招标、考察和选择

1、供应商的资格要求

（1）所搜集的单位原则上必须是品牌或综合实力区域前5强单位；

（2）对开展招投标存在困难的，由招投标领导小组商议，根据实际情况自行确定与标的匹配的投标单位资格标准；

（3）现有供应商库的供应商，原则上须邀请其参与投标。

2、招标领导小组：

见职能权限部分。

3、供应商的招标

（1）招投标前一个月由行政部形成招投标申请报告，内容应包括：

招标原因、招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、评标时间、合同签订时间、履约时间等,报招投标领导小组签批。

（2）由行政部发招标通知至招标小组其他成员，按照“背靠背”的原则，搜索3家以上（含3家）单位密封后提交至行政部。

4、供应商的联系：

由招标领导小组筛选出初选入围单位名单，交由行政办专人与供应商进行联系，落实供应商投标意向及其详细情况。

5、供应商考察：

招标领导小组成员根据实际情况确定实地或间接考察方式、须考察的单位，原则上由申购部门、行政部、财务部、监事会各派1人（必要时邀请相关领导、部门人员）参加，根据考察情况“背靠背”出具考察意见，并向招标领导小组进行汇报。

6、入围供应商的最终选择：

招投标领导小组根据供应商联系情况或考察结果确定至少3家最终入围供应商名单。

7、招标文件的编制及会审

（1）行政部负责招标文件的编制，招标文件原则上按照公司的标准格式编制。

招标文件可附上合同文本，合同文本原则上为标准合同范本。

招标文件必须包括（但不限于）：

招标邀请函；对投标人资格审查的标准（入围条件）；招标项目技术要求；投标报价要求；评标标准、方法及关键评标点；投标保证金（视情况而定）；投标书格式；投标文件的编制要求；拟签订合同的主要条款以及所有实质性的要求和条件；截标时间；其它事项的说明。

（2）行政部根据需要组织相关部门对招标文件进行会审，招标文件须报招标领导小组审批、签章，并报监事会备案。

8、发标、开标、定标

（1）行政部专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。

（2）开标、评标会现场开标人员不得少于5人，副组长以上（含）至少一名为主持人，行政部负责人、申购部门、财务部、监事会各一位、其他成员根据需要参加，该过程及结果由行政部做好记录，所有参会人员签字确认。

（3）对产品外观、工艺水平、技术参数等有评判要求的，应先对技术标进行评定，技术评定合格方可参与经济标投标，原则上至少三家，不足三家经济标不可开标，由招投标领导小组讨论，可通过招投标流程增补合格供应商、直接开经济标进行议标。

（4）经济标采用内部公开开标的方式，并当场或电话录音由各投标单位进行二次报价。

如发现投标文件存在歧义，可要求投标单位对标书予以澄清和修正。

开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由招投标领导小组讨论当场确定拟中标单位，投标结果达不到要求的宣布招标无效。

（5）确定拟中标单位后，如存在个别报价不合理的，可对拟中标单位进行议价。

严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。

（6）拟定标确定后，20万元以下（含20万元）由商管公司总经理审批；20万元以上的报董事长审批，审批通过后，行政部对中标单位发中标通知书。

9、合同

（1）行政部根据定标审批结果，按权限逐级报批合同，并根据合同进行采购、验收及办理结算手续。

（2）合同有效期届满续签的，须按本制度重新进行立项、定标后方可续签。

10、其他事项参照非招投标流程执行。

九、供应商选择与评价

（一）供应商搜集

由行政部负责公司所需物资或服务供应商的搜集工作，并根据搜集的供应商信息，建立供应商信息档案库（按询价供应商、已合作供应商分类）。

每一类物品的供应商原则上不低于2家。

（二）供应商选择

1、必须是在工商行政管理部门注册并已取得正式营业执照，具有法人和一般纳税人或小规模纳税人资格,具有独立承担民事责任的能力。

2、具有履行合同所需的相关资质。

3、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

4、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。

5、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。

6、在经营活动中没有违法记录。

7、符合相关法律、法规规定的其它条件。

8、提供产品的质量、价格、交货、服务、信誉等业内口碑良好。

9、对一次性购买或购买量很少的一般产品，可采用使用前对产品检验、验证及体验等办法，做出选择。

（三）供应商库建设

1、为加强供应商管理，整合采购资源，提高采购效率，行政部根据供应商信息档案建立以下供应商库：

（1）合格供应商库

经商务资质审核（如营业执照、组织机构代码、税务登记证、客户满意度、相关行业资质等）、考察审批通过的供应商，经招投标领导小组审批后，可进入合格供应商库。

合格供应商原则上可直接作为最终入围单位参与投标或报价，拥有采购合作的优先权。

（2）不合格供应商库

供应商如有以下行为但不限于：

中标或签订合同后无法履约、考察不合格、履约存在重大瑕疵（如价格、质量、售后服务、交货及响应率较差）、经沟通整改无效的，原则上三年内不得入围，三年后可重新入围商务资质审核、考察。

经沟通后有重大改进的，由招投标领导小组审批后可升为补充合格供应商；连续两次评价均为不合格降级为禁止合作供应商。

（3）禁止合作供应商库

供应商如有以下行为但不限于：

提供虚假资料、围标、串标、向采购人员行贿、合作后恶意涨价、合同履约瑕疵较大等，列为禁止合作单位。

2、行政部对供应商库进行维护，每月财务组织相关部门对采购活动进行效果评价，每年初由招投标领导小组对供应商进行评价，并作出相关评价记录；连续两次对招标邀请不应标的供应商降级为不合格供应商库。

3、记录保存：

对供应商评价的各种记录由行政部保存，并交监事会备案。

十、采购纪律

1、采购领导小组、招投标领导小组以外的任何人员不得干预采购工作。

2、采购人员不允许对未经有效审批的申购单进行询价或采购。

3、参与采购工作的各部门人员要求保持工作独立性，禁止相互串通、干预。

一经发现，提交监事会处理。

对工作明显责任心不足，工作质量较差的，将给予失职问责处理。

4、廉洁自律，自觉遵守《反商业贿赂协议》、《廉洁协议书》条款。

5、所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。

6、招标项目在开标期间，行政部负责开标，现场参与人员手机集中存放。

7、采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。

8、凡违反采购纪律的，交监事会查处。

十一、考核与惩罚

1、本采购管理制度自实施之日起，如发现存在违反流程操作、徇私舞弊、未按本制度执行的，视