学习Excel课件教程打印版.docx
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学习Excel课件教程打印版
1.1Excel的基本知识
Excel是一个功能强大的电子表格管理软件，它可以帮助用户组织、计算和分析各种类型的数据，还可以生成与原始数据相链接的各种类型的图表，从而被广泛应用于统计、财务、会计、金融和审计等众多领域。
其主要功能有三个：
一是处理各种电子表格（特别是大数据量的表格）；二是图表功能；三是数据库管理功能。
1.1.1Excel的启动与退出
1.启动
操作：
第一种方法：
1．单击“开始”按钮，弹出“开始”菜单
2．将鼠标指向“程序”命令，出现“程序”级还将有菜单
3．单击“程序”级联菜单中的“MicrosoftExcel“命令，即可启动Excel2000第二种方法：
在桌面上建立快捷方式
单击“开始”菜单→选择“程序”→选择MicrosoftExcel→点右键→在出现的浮动菜单中选择“创建快捷方式”→将MicrosoftExcel
（2）拖到桌面上→双击桌面上的MicrosoftExcel
（2）即可启动Excel2000
2.退出Excel2000
当用户完成所有的工作后，可以退出Excel2000。
下面几种方法均可退出Excel2000。
1．选择“文件”菜单中的“退出”命令
2．单击Excel标题栏右上角的关闭按钮
3．双击Excel标题栏左边的图标
4．单击Excel2000窗口左上角的控制菜单图标，从弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令
5．按Alt+F4
注意：
按“文件”菜单中的“关闭”并不能退出Excel2000，只能关闭当前使用的文档。
在退出Excel2000时，如果用户对工作簿进行了任何改动，Excel会弹出对话框询问是否保存已经进行的修改。
1.1.2Excel的窗口的组成
2.Excel窗口
启动Excel2000后，会自动打开如图所示的Excel窗口。
Excel的窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区和状态栏等部分组成。
标题栏：
位于窗口的最顶端
标题栏最左边的按钮叫控制菜单按钮。
单击：
显示出一个菜单；双击：
则正常退出Excel返回到Windows.
中间是应用软件和工作簿的名字MicrosoftExcel-Book1，其中Book1是当前工作簿的名字，当启动Excel时，Excel将自动产生一个新的工作簿Book1。
最右端三个控制按钮，从左至右分别是最小化，最大化和关闭按钮。
·单击“最小化”按钮或者选择Excel控制下拉菜单中的“最小化”命令，可以将Excel窗口缩成一个图标显示在Windows的任务栏中
·当Excel窗口为整个屏幕时，此时中间的按钮显示为“还原”，单击该按钮后，将窗口恢复到原来的窗口大小。
如果Excel窗口未充满整个屏幕，此时中间按钮显示为“最大化”，单击该按钮后，将窗口充满到整个屏幕
·要退出Excel时，可以单击“关闭”按钮。
菜单栏：
标题栏下面是菜单栏，菜单栏中的每个菜单项都包含了一组命令。
菜单里有文件，编辑，视图，插入，工具，窗口，和帮助等九个菜单项，每个菜单代表一些功能。
菜单项是按操作的类型分类的。
单击某个菜单项就会出现一个下拉式菜单。
通常在文件下拉菜单的底部会列出4个最近使用过的文件。
工具栏：
菜单栏下面是两行小方按钮。
工具栏用形象的图形表示了Excel的常用命令。
把鼠标移到某一按钮上停留一会下面自动会弹出这一按钮的功能说明框，使用它们时，只需把鼠标指向要选择的命令按钮，再单击鼠标左键。
上一行叫常用工具栏；下一行叫格式化工具栏。
在一些工具按钮的上面画有下三角的，表示此按钮可以有许多可选择的参数，单击它可弹出参数菜单以供选用。
浮动菜单：
对着对象按右键可出现一个与此对象有关的浮动菜单
编辑栏：
位于工具栏下方，左边是名称框，用来定义单元格或区域的名字，或者根据名字查找单元格或区域。
如果没有定义名字，在名称框中显示活动单元格的地址。
单击名称框右边的向下箭头，将弹出一个下拉式名称列表，给出所有已经定义的名字。
编辑栏右边是编辑区，用于显示当前活动单元格中的内容。
如果单元格中含有公式，则公式的结果会显示在单元格中，而在编辑栏中显示公式本身。
中间出现“=”，“×”，“√” 三个按钮。
状态栏：
Excel窗口的底部是状态栏。
它说明Excel所处的工作状态，左边是消息区，总是显示一些文字或符号，提醒用户它正在做什么。
右边是键盘状态指示区。
工作表区：
在编辑栏和状态栏之间的空间是工作表区（文档区），也叫文档窗口，用来阅读和写字。
工作簿是Excel用来运算和存储数据的文件，每个工作簿都可以包含多个工作表。
当前工作的工作表只有一个，称为活动工作表。
默认情况下，每个工作簿由3个工作表组成，用户可以根据需要添加更多的工作表。
工作表是工作簿的一部分，俗称电子表格。
工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上Excel就是基于表和簿的概念，把信息存放到称为“工作表（sheet）”的数据表文件中，而把若干工作表组织成称为“工作簿（book）”文件。
具体的说：
工作簿：
包含多个工作表的文件，扩展名为XLS（象一本书），三维。
工作表：
由多个按行和列排列的单元格组成。
一个工作簿默认有3个工作表，最多可有255个（象书中的一页），二维。
单元格：
是Excel工作簿不可分割的最小组成单位（象书中的一个字）
单元格的三个参数：
哪一个工作表、哪一行、哪一列。
列号与行号：
从屏幕上可以看到，单元格的最左端和顶端有一些框栏，上面标有数字或字母。
左边的框栏是行号栏，顶端的框栏是列标栏。
列最多256列用字母A~Z、AA~AZ、BA~BZ、…、IA~IV表示。
行最多65536行用数字1~65536表示。
一张表可以有256×65536个单元格。
全选按钮：
行号与列号交叉处
单元格与活动单元格
单元格：
空白表的每一个单元格，它是Excel处理信息的最小单位。
正在使用的单元格用粗边框表示。
为了对单元格引用的方便，每个单元格都按列标和行号起了一个固定的名称，称为单元格引用。
例如，在第A列第5行上的单元格引用为A5，在第C列第8行上的单元格引用为C8等。
激活单元格：
当鼠标指针变成空心十字形，单击鼠标后，空心十字形指针所在的单元格的边框线变粗，这个单元格就变成活动单元格。
把这种操作叫“激活单元格”。
每个工作表中只有一个活动单元格。
只可以向活动单元格里写入信息、公式、或做各种其它工作。
不能向非活动单元格输入或修改信息。
工作表标签栏：
位于状态栏上方。
用来显示工作表的名称。
单击工作表标签，即可迅速切换到其他工作表。
滚动条：
滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条，即位于工作表区右侧和下侧的灰色控制条，用来查看当前工作表未显示的部分。
在垂直滚动条的上方以及在水平滚动条的右边，各有一个小黑框，称为拆分框。
按住拆分框进行拖动，可以将一个窗口分成两个窗格或者四个窗格。
3.Office助手
操作：
a.（菜单）帮助→显示Office助手
选项：
用于设置Office助手
搜索：
用于对搜索输入内容的相关帮助
b.（菜单）帮助→这是什么？
1.2Excel的数据输入
在工作表移动
使用鼠标在工作表中移动时，只需将空心十字形鼠标指针指向某个单元格，单击鼠标左键使其成为活动单元格，所输入的内容将会出现在该单元格中。
如果要选定的单元格没有显示在屏幕上，可以利用滚动条。
♦要向上或向下移动一行，请单击垂直滚动条两端的上下箭头
♦要向左或向右移动一列，请单击水平滚动条两端的左右箭头
♦要上翻或下翻一屏，请单击垂直滚动条中滚动块之上或之下的区域
♦要左翻一屏或右翻一屏，请单击水平滚动条中滚动块之左或之右的区域
♦要大范围移动，请拖动滚动块至适当的位置。
1.2.2输入数据
使某个单元格成为活动单元格时，就可以向该单元格中输入数据。
在输入数据的过程中，编辑栏的左边出现“输入”√和“取消”×两个按钮。
要接收输入的数据，可单击“输入”按钮或者按Enter键，还可以按光标控制键；要放弃刚才的输入，请单击“取消”按钮或者Esc键。
1.输入文字
Excel将汉字、字母、数字或者其他特殊字符的任意组合作为文字。
在默认情况下，输入的文字在单元格中左对齐。
用户可在一个单元格中输入多达32000个字符。
当输入的长宽大于单元格宽度时，如果紧接在右边的单元格是空的，则Excel将这一文字全部显示出来，使内容延伸到到相邻的单元格中；如果紧接在右边的单元格中已有内容，则超出列宽的内容被隐藏起来，只要调整单元格列宽后，这些被隐藏的内容就会显示出来。
如：
abc计算机‘计算机=“计算机"中国人民银行郑州培训学院
有些数值是无须计算的代码，如电话号码、邮政编码、人员编号等，往往要把这些数字作为文字处理。
为了与数值区别，先输入单撇号“’”，然后输入数字或者先输入等号“=”和双撇号“””,再输入数字，例如：
字符数字串：
’12345或=”12345”，该文字将在单元格中左对齐
2.输入数值
在Excel2000中，有效数字只能含有以下字符：
1123456789+-（）/￥$%.,Ee
例如：
36.3%43.24$8.24.13E+4（100）
输入数据可以用自然计数法和科学计数法。
采用自然计数法，当位数太多时，会自动改成科学计数法表示。
在默认情况下，输入的数字在单元格中右对齐。
如果要输入一个负数，可以在数字前加上一个负号，或者将数字括在圆括号内。
自然计数法：
1234512.345-12.345（12.45）
科学计数法：
1.234E+5
分数输入法：
输入分数5/6方法先输入0再按空格键，再输入5/6（以区别日期的输入）
注：
若单元格中的数字显示为一个#或多个#，则说明单元格的列宽太小。
加大列宽可使相应的数字显示出来。
3.输入日期/时间
Excel将日期和时间作为特殊类型的数字处理。
在输入了Excel可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“常规”数字格式改为内置的日期或时间格式。
在默认时，右对齐。
如果Excel不能识别，则输入的内容将视作文本，并在单元格中左对齐。
输入如下日期和时间：
2001-6-19输入2001年6月19日
6/10输入当前年度6月10日
December1输入当前年度12月1日
2001-6-1013:
55输入2001年6月10日13点55分
15:
24
3:
20PM
3:
24:
33PM
输入时间时，用户可以使用12小时制或者24小时制来显示时间。
如果使用24小时制格式，不必使用AM或者PM；如果使用12小时制格式，应在时间后加上一个空格，再输入“AM”或者“A”（表示上午），“PM”或“P”（表示下午）
ctrl+;取当前系统日期
ctrl+shift+;取当前系统时间
4.输入逻辑值
逻辑值只有两种即逻辑真值TRUE和逻辑假值FALSE，默认情况居中对齐。
逻辑值通常由表达式计算得到。
5.输入批注信息
有时需要对某些单元格的数据加上注释、说明即加批注
批注的设置
两种方法：
1.选择“插入”菜单→选择“批注”
2．对着要加批注的单元格右击出现浮动菜单，选择“插入批注”
此时都会出现一个文本框，让你输入批注信息，输入完成用鼠标点击其它的任何单元格即可完成批注的输入。
批注的编辑（仅对有批注的单元格）
两种方法：
1.选择“插入”菜单→选择“编辑批注”
2.右键点击要编辑批注的单元格出现浮动菜单→选择“编辑批注”
批注的删除（仅对有批注的单元格）
两种方法：
1.选择“编辑”菜单→选择“清除”→选择“批注”
2．右键点击要删除批注的单元格，出现浮动菜单→选择“删除批注”
6．填充数据序列
所谓序列，就是根据已知单元格中的数据排序规律，推知它们的后续单元格中的数据内容。
对于很有规律的数据，如日期、月份、时间、序号等。
通过使用序列，可以节省输入数据的时间，从而提高工作效率。
序列的类型主要有四种：
时间序列、等差序列、等比序列和自动填充
用填充柄填充
操作：
1.月份、星期都是系统默认的序列数，只需输入第一个数然后按右键拖动填充柄拖动至所需的最后一个数为止。
选择填充方式。
2.等差、等比序列填充
♦选定要建立区域的第一个单元格并输入数据序列中的起始值。
如果数据序列的步长不是1，请选择区域中的下一单元格并输入数据序列中的第二个数值。
两个值之间的差将决定序列的步长。
♦选定包含起始值的单元格
♦在要填充的区域上按右键拖动填充柄，在出现的快捷菜单中选择填充方式。
3．自动填充序列
♦自动填充序列是时间序列与等差序列的有机结合，其中可以包含文字、日期和数字。
Excel会根据选定单元格中的数据特征，自动填充其后续单元格。
♦操作：
选定初始单元格，按左键拖动即可。
如图所示：
用菜单填充
方法：
♦选定要填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的起始值。
♦从包含起始值的单元格开始，选定要在其中填充序列的单元格区域。
♦选择“编辑”菜单中的“填充”命令，再从级联菜单中选择“序列”命令，出现如图所示的“序列”对话框。
♦在“类型”区中，选择要建立序列的类型。
如果选择“日期”单选按钮，还允许你将“日期单位”设置为“日”、“工作日”、“月”或“年”
♦如果选择“等差序列”、“等比序列”或“日期”，可以在“步长值”框中输入一个步长值，在“终止值”框中输入一个终止值。
♦单击“确定”按钮。
如下我们建立一个新的工作簿，在sheet1中是“1997---2000年各专业招生情况表”，在sheet2中是“某银行工资发放表”，
输入sheet1表：
在A1单元格中输入“1997---2000年各专业招生情况表”，在A3单元格中输入“1997年”，用自动填充的方法在A4：
A6中输入其它年份，在B2到F2中输入不同的专业，在B3：
F6区域的单元格中分别输入各专业的人数。
sheet2表的输入方法：
在A1单元格中输入”某银行工资发放表”，在B2到B16单元格中输入“处室名称”，在B2至B16单元格输入“姓名”，在C2:
C16单元格区域中输入“出生年月”，在D2：
D16中输入基本工资等。
1.2.1单元格与单元格区域的选定
要对某个或某些单元格进行编辑操作，必须先选定这些单元格。
1.单个单元格的选定
操作：
单击该单元格即可
2.单元格区域的选定
操作：
a.单击该区域左上角单元格→按住左键向该区域右下角单元格方向拖动
b.单击该区域左上角单元格→按住Shift键，再单击该区域右下角的单元格。
3.不连续单元格的选定
操作：
先选定第一个单元格区域，按住Ctrl键，再选定其他的单元格区域。
注：
若在工作表中选取了一组单元格，则其中活动单元格的数目还是一个。
若要在多个单元格或单元格区域中输入相同的数据，可以先选中要输入的单元格或者单元格区域，然后输入数据，再按CTRL+ENTER键即可。
1.2.3输入公式
活动单元格里也可输入公式，Excel会自动按公式计算，把结果存入活动单元格。
公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作簿的工作表中的单元格。
输入公式的标志是首字符必须为加号或等于号
如：
=28*43-36
=26*（43-36）
=A2*8-B3
=AVERAGE（B2:
B5）
使用ctrl+~为公式的显示开关
例：
在单元格A1中输入“24”，在单元格A2中输入“30”，要在单元格A3中求出A1和A2的和，可在A3中输入公式“=A1+A2”，而不是输入公式“=24+30”只要公式中所涉及的单元格内容有变动，公式所在的单元格里的内容也自动跟着发生改变。
输入方法：
♦选定要输入公式的单元格（如单元格A3）
♦输入等号（=）作为公式的开始。
♦输入包含要计算的单元格的引用，以及相应的运算符（如A1+A2）
或单击要在公式中加入的单元格引用（如A1）此时该单元格周围出现虚线框，并且A1出现在等号后面，输入运算符（如+），再单击要在公式中加入的单元格引用（如A2）
♦按Enter键或其它键以确认输入。
1.运算符的使用
运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。
Excel包含4种类型的运算符：
算术运算符、字符运算符、比较运算符和引用运算符
1）算术运算符
包括：
+（加号）-（减号）*（乖号）/（除号）^（乖幂）%（百分号）
运算优先级：
乖幂、乖法和除法、加法和减法。
如果公式中的算术运算符处于同一级别，则按照从左向右的顺序进行计算。
有时为了改变运算优先级的顺序，可以在公式中加入小括号，使其先完成括号内的运算，再进行其他的运算。
例如：
A1单元格中输入公式“=48+7*3-36/2+4^2”
B1单元格中输入公式“=B1+B2/3”（用B2中的值除以3再加上B1中的值）
2）字符运算符
&：
用于将两个数据连接成一个文本字符串。
在同一公式中可使用多个&将数个字符数据连接在一起。
公式中可以直接用文本连接，但是要用双撇号将文本项括起来
例如：
A1单元格为：
计算机
A2单元格为：
应用
A4单元格输入：
=A1&A2&”基础”
则A4单元格中的结果为：
计算机应用基础
3）比较运算符
包括：
<<=（小于等于）=>>=（大于等于）<>（不等于）
利用比较运算符的式子的结果返回逻辑值TRUE（逻辑真值）或FALSE（逻辑假值）
例如：
=24<32其结果为TRUE
=45>87其结果为FALSE
4）引用运算符
引用运算符有3个即：
冒号、空格以及逗号
冒号运算符可以用来表示一个区域。
例如：
A1:
B3它代表以A1为左上角，B3为右下角所围成的矩形单元格区域。
公式=SUM（A1:
B3）完成了对该区域的每个单元格的求和运算。
空格运算符用来表示几个单元格区域共有（重叠）的那些单元格。
例如：
“A1:
D3B1:
E3”它代表以A1为左上角D3为右下角围成的矩形区域和以B1为左上角E3为右下角所围成的矩形相重叠的单元格区域B1:
D3。
公式“=SUM（A1:
D3B1:
E3）”即求=SUM（B1:
D3）
逗号运算符将两个单元格引用名联合起来。
这种用法在使用函数处理不连续的一系列单元格时是很方便的。
例如：
在单元格A1中输入公式：
=SUM（B4:
B9,D4:
D9）,表示将B4到B9以及D4到D9单元格的数字相加。
公式“=SUM（A1,B3,C5）”即求A2+B3+C5
例：
求出“某银行工资发放表”中的收入合计。
在G3中输入公式“=D3+E3+F3”，或选中单元格G3，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，用鼠标拖动求和的单元格区域D3:
F3；在J3中输入公式“=H3+I3”，或用“自动求和”按钮求和，可计算出会计处张宏的收入合计和支出合计。
2.地址及函数的引用
单元格引用是工作表中的一个单元格或者一组单元格，以便告诉公式使用哪些单元格中的值。
通过单元格引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数值，或者在几个公式中使用同一单元格的数值。
同样，还可以对工作簿其他工作表中的单元格进行引用。
Excel提供了3种引用：
相对引用、绝对引用和混合引用
1）相对引用（相对地址）
相对引用指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。
地址前不需加“$”符号，引用后系统记住建立公式的单元格和被引用单元格的相对位置。
亦即，相对引用在被复制到其他单元格时，其单元格相对引用会改变。
例如，如下图将单元格G3的公式复制到G4:
G16中，可以按照以下步骤进行：
1）选定单元格G3，其中的公式为“=D3+E3+F3
2）选择“编辑“菜单中”复制“命令。
3）选定单元格区域G4:
G16
4）选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，结果如图所示。
单元格G6的公式相应改为“=D6+E6+F6；其它单元格中的公式根据单元格的相对位置，调整了公式中的相对引用。
现在我们用另一种方法求支出合计
1）选定单元格J3
2）用左键往下拖动填充柄至J16，松开鼠标即可。
可发现J4到J16中的公式都作了相应的变化。
在实发工资K3中输入公式“=G3-J3”可计算出张宏的实发公资，用上述的任一种方法可求出其它所有的实发工资。
2）绝对引用（绝对地址）
绝对引用指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。
地址的列号和行号前都加“$”符，即可使其变为绝对引用。
添加$符号可以直接在单元格的编号前面输入$符号，还可以在编辑栏中单击欲改变的引用，按F4键，则该引用在相对→绝对→混合→混合引用之间循环切换。
例如：
C1=$A$1+$B$1
若将它复制到单元格C2中，则C2中的公式仍为$A$1+$B$1
3）混合引用分两种情况
混合引用是指公式中参数的行采用相对引用、列采用绝对引用即列标前带“$”符号而行标前不带“$”符号或行采用绝对引用、列采用相对引用即行标前带“$”符号而列标前不带“$”符号，,如B$3或$B3
4）跨工作表的单元格引用
不但可以引用工作表中的单元格，还可以同时引用工作簿中多个工作表的单元格。
引用方法：
工作表名!
单元格引用
例:
=E12+5
引用了同一工作表的E12单元格;
=工资!
A2+SHEET3!
A2
引用了工作表SHEET2的A2单元格和工作表SHEET3的A2单元格
=SUM（sheet1:
sheet4!
C3:
C6）
使用从Sheet1到Sheet4，从单元格C3到C6的求和公式
4）函数的引用
在Excel中函数是预定义的内置公式，使用被称为参数的特定数值，按照语法所列的特定顺序进行计算。
Excel提供了大量的函数，可以实现数值统计、逻辑判断、财务计算、工程分析、数字计算等功能。
函数名要用大写字母（Excel会自动把输入的小写字母名变成大写字母名。
如果输入的函数没有自动变成大写字母，可能是拼写错误或根本就没有这个函数。
常用的有SUM、AVERAGE、ABS、TEXT、SUMIF、SQRT函数等。
SUM函数：
自动求和函数，常用工具栏上的“自动求和”按钮
AVERAGE函数：
对所选区域的数据求平均值
例如：
=SUM（A1:
C5）
方法：
选定一空单元格，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，选中单元格区域A1:
C5。
如果对一列或一行数据求和，可单击该列数据的下边或该行数据的右边的空单元格，单击“自动求和”按钮
=AVERAGE（A1:
C5）求单元格区域A1:
C5的平均值
方法：
有常用工具栏上“粘贴函数按钮。
单击要存放平均值的单元格，再单元击常用工具栏上的“自动求和”按钮，打开粘贴函数对话框。
选择AVERAGE后，打开函数面板如图所示，在“Number1”,”Number2”…中输入或选择单元格区域，最后单击“确定”即可
=ABS（A1）求A1单元格中数据的绝对值。
方法同上
=SQRT（9）求数字9的平均值
5.单元格区域的命名
操作：
♦选定单元格区域
♦选择“插入”菜单→选择“名称”→选择“定义”
♦出现“定义名称”对话框
♦输入名称，单击“确定”
例：
选中表sheet1,做如下图示操作，选择数据区域，然后选择“插入”菜单，选择“名称”，选择“定义”。
输入“总人数”。
这样就对所选的数据区域定义了一个名称。
如果想求招生总和，即可用公式“=SUM（总人数）”
注意：
命名会随工作簿一起保存。
使用了区域名称的地址是绝对地址
1.3Excel工作表的编辑与修饰
1.3.1工作表的编辑
1.单元格数据的编辑
1）在单元格中进行编辑
如果要在单元格内直接修改数据，可以按
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