2 电子表格操作具体方法和案例.docx

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2电子表格操作具体方法和案例

《教育技术》Excel操作题

（培训资料7）

用EXCEL分析学生成绩及调查问卷处理  Excel考试大纲

1、总分（求和）SUM

方法1：

选中求和的数据/∑/

方法2：

把鼠标选中某个求和的位置/fx/SUM/选中该位置求和的所有数据/

方法3：

求某几个数据之和，用公式=A+B+C…Enter

求和函数SUM

语法：

SUM（number1，number2，．．．）。

参数：

number1、number2．．．为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。

注意：

参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。

如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。

应用实例一：

跨表求和

使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：

选中ExcelXP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。

切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。

如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。

上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。

“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。

应用实例二：

SUM函数中的加减混合运算

财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。

按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。

这时可以构造“=SUM（B2:

B6，C2:

C9，-D2，-E2）”这样的公式。

其中B2:

B6，C2:

C9引用是收入，而D2、E2为支出。

由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。

即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:

B6，C2:

C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。

应用实例三：

及格人数统计

假如B1:

B50区域存放学生性别，C1:

C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。

可以使用公式“=SUM（IF（B1:

B50=″女″，IF（C1:

C50>=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。

公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:

B50=″女″，IF（C1:

C50>=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。

2、平均分（AVERAGE））/把鼠标选中某个求平均分的位置/fx/AVERAGE/选中该位置求平均分的所有的数据/OK（其中某个小数的改变：

对着该小数右键/设置单元格格式/数据/数值/改变小数位数）

纵向或者横向求平均/使用AVERAGE或者用公式=总分/数字Enter

平均值函数AVERAGE

语法：

AVERAGE（number1，number2，．．．）。

参数：

number1、number2．．．是需要计算平均值的1～30个参数。

注意：

参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。

数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。

如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。

应用实例一：

跨表计算平均值

标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!

C1:

C36，三班!

C1:

C32，三班!

C1:

C45）”。

式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。

应用实例二：

忽略零的平均值计算公式

假设A1:

A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:

A200<>0，A1:

A200，″″）”。

公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:

A200中的数值（不包括零）计算平均值。

3、名次排列：

函数:

RANK（），或排序

排序方法：

/全部选中排序的行/数据/排序/按照关键字的增减排序/

排名方法：

/把鼠标放在要排名列的位置/fx/RANK（）/在nuber点该列一个数据/在ref选全部需要排名的所有数据，并且在数据符号中，分别加$/在order输入0/确定/比如：

RANK（E2，$E$2：

$E$8，0）

=RANK（E3,$E$3:

$E$6，0）

4、求学科平均分：

纵向求平均

5、图表制作、柱形图的插入/选中显示在图表上的内容/插入图表/选中与样张相同的图表类型/按下一步直至完成/（如何编辑图表：

用右键选中或左键双击那些多余的内容/删除；用右键选中或左键双击那些变形的内容/坐标轴格式：

色彩、位置）

图表的插入/插入——图表

6、设置单元格格式：

格式设置（如合并单元格、保留小数位数）、小数位1位设置（有必要可以参考自动套用格式）：

/对需要设置的单元格/右键/设置单元格格式/

7、行和列数据的插入/在下一行或列/右键/插入/行或列、行的合并

8、字体、字号、颜色、字型（如加粗、倾斜、加下划线等）

9、工作表的重命名/文件/另存为/改名 （也可以：

右击工作表名——重命名）

10、序列的填充（如学号：

1023689401~1023689412）/  编辑——填充或 “+”/（其他：

@或#）

11.行的底纹颜色设置/右键/设置单元格格式/图案/

12、数据的筛选/条件格式/选中相关的所有的数据/格式/条件格式/设置满足要求的格式

13、逻辑函数IF（说明，2007年下半年海口市中小学数学学科就考过，前几年也经常有简单的IF考试）

逻辑函数

语法：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。

参数：

logical_test是结果为true（真）或false（假）的数值或表达式；value_if_true是logical_test为true时函数的返回值，如果logical_test为ture并且省略了value_if_true，则返回true。

而且value_if_true可以是一个表达式；value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。

如果logical_test为false并且省略value_if_false，则返回false。

Value_if_false也可以是一个表达式。

应用实例一：

个人收入调节税计算

假设个人收入调节税的稽征办法是：

工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。

假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白单元格输入公式“=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C2>2000，（C2-2000）*0.3））））”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。

公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2<=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。

如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。

应用实例二：

消除无意义的零

用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。

这样打印出来的报表不仅很不美观。

为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:

B1，D2:

E8）<>0，SUM（A1:

B1，D2:

E8），″″）”，即是当SUM（A1:

B1，D2:

E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:

B1，D2:

E8）的计算结果，否则显示一个空格。

上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。

为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。

当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。

如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。

应用实例三：

多条件求和

假设C1:

C460区域内存放着职工的职称，D1:

D460区域存放着职工的性别。

如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:

C460=″高级″，IF（D1:

D460=″男″，1，0）））”。

这是一个数组公式，输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。

14、最大值函数MAX、最小值函数MIN

最大值函数MAX、最小值函数MIN

语法：

MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。

参数：

number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。

注意：

函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。

如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。

应用实例：

查询最高分（最低分）

假如C1：

G42存放着42名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:

C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。

如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：

G42区域中的最低分。

注意：

1、进入该类题，计算机会自动启动应用程序。

2、打开修改素材文件时，一般只要单“打开”按钮即可看到所需要的文件。

3、操作时有样张提供，可参照。

4、答题中应随时保存文件，保存答题结果。

5、答题结束后，要先保存操作结果，然后直接进入下一题或交卷。

案例1：

Excel排名：

     例题：

请你打开“索材”文件来中一个名为“学生成绩统计表.xls”的电子表格文档，参照样张，按下列要求完成操作，最后将结果以原名保存在“索材”文件夹中。

….（4）利用rank函数求出学号为2学生的名次，并将结果添加到指定的单元格中。

     大家知道，随着教育的管理发展，要求教师掌握计算机管理能力，教师总免不了要给学生排名次。

比如如图1所示成绩表，如果需要保持原表的姓名顺序不变并给所有学生排定名次的话，那么以往的一个可行做法是：

先利用工具栏中的［自动求和］按钮计算出每个学生的总分，

然后点击菜单命令“数据→排序”，打开“排序”对话框，“主要关键字”选择“总分”，并选中右侧的“降序”单选项。

点击［确定］按钮，就可以实现将所有人的成绩按总分以降序排列了。

    之后要做的就是在名次列中手工依次输入每名学生的成绩。

如果数据量比较大时，可以先输入1、2、3后，选中这三个单元格，然后把鼠标移到单元格右下角的小方块上，待鼠标变成十字形后向下拖动，自动产生数字。

    最后，点击菜单命令“数据→排序”，打开“排序”对话框。

这次以“编号”为主要关键字，并选中右侧的“升序”单选项。

此时才出现我们想要的结果。

不过，这个办法还是有些麻烦，主要表现在两个方面：

    1.完成全部的排序工作要分别以“总分”和“编号”为关键字进行两次排序。

如果不幸在数据表中忘记设置“编号”列，那么第一次排序之后，想再回到原来的序列顺序麻烦就大了（呵呵，您也甭笑，当初我就多次遇到过这种事，可谓前车之鉴）。

    2.最麻烦的是排名次。

以总分为关键字排好序后，需要人工填入名次，这当然会很麻烦。

虽然，您可以使用填充柄自动输入数列的功能完成快速输入，但这也会带来另外一个麻烦，那就是如果总分相同，按通常的情况，他们的名次应该是相同的，不过，自动填充功能是不会做到这一点的。

所以还需要手工修改有关的名次。

如果有成百上千的数据，岂不会弄得头都大了？

现在，我们来看看如何更快、更好地排出这个无规律的数列。

    1.在“总分”列的F2单元格输入“=SUM（C2:

E2）”，然后按下回车键，第一个学生的总分就会计算出来了。

图1原始成绩表

    2.在“名次”列的“G2”单元格输入“=RANK（F2,$F$2:

$F$7）”，然后按下回车键，第一位学生的名次也就出来了。

怎么，名次不对？

不要紧，往后看。

对了，还要说一句，那就是上面公式中那个“$F$7”是“总分”栏中的最后一个数据的位置，实际中可以根据表格中的实际情况来填写。

    3.选中F2和G2单元格，然后拖动填充柄向下至最后一个单元格，看到了吗？

所有人的总分和名次都在瞬间完成了（如图2）。

而且更妙的是，按照这种方法，如果总分相同，名次也是相同的。

数据越多，这种方法就越能体现出它的优势。

试试看吧！

图2排好序的表

      最后要提醒的是，在用于排名次的“=RANK（F2,$F$2:

$F$7）”公式中，可千万不要忽略了符号“$”呀！

名次到底能不能排得准确无误，它可是起到很重要的作用呢。

案例2：

在Excel中用函数给成绩排名次

1．录入完分数后，对学号、姓名和分数进行多个字段排序。

方法是以分数为主排序，鼠标点击第一个分数按住向左下拖动选定前三列后，点击降序按钮，排出了高分到低分的分数排序。

2．在名次列中从上到下输入1……10，最简单的方法是输入1后右击鼠标按住向下拖动至10，选定序列方式填充即可。

3．以学号为主排序，即恢复原来的学号排序。

鼠标点击学号列第一个（不是一号）按住向右下拖动至名次列最后选定前四列后，点击升序按钮，还原学号排序。

这样就完成了图表中的第一次考试成绩和名次的录入。

如果要完成以后几次考试成绩和名次的录入工作，可把前次考试成绩和名次两列隐藏起来后，按上述方法录入完后，取消隐藏即可。

这个是简单的做法，以下是复杂但是绝对好用的做法，因为这里的限制关系就不能详细写了。

。

因为还有图。

。

只好你自己去看了

摘录、、

在L2单元格处输入公式"RANK（J2,J$2:

J$77,0）",然后拖动填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（请参考图1）。

说明：

此处排名次用到了RANK函数，它的语法为：

RANK（number,ref,order）

其中number为需要找到排位的数字。

Ref为包含一组数字的数组或引用。

Ref中的非数值型参数将被忽略。

Order为一数字，指明排位的方式。

·如果order为0或省略，MicrosoftExcel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。

·如果order不为零，MicrosoftExcel将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。

最后，单击L1单元格，然后在“工具”菜单中选“排序”－＞“升序”，即可按照名次顺序显示各学生成绩。

另外，我们还希望把不及格的学科突出显示，最好用红色显示。

于是拖拉选择C2:

E78（即所有学生语、数、外三科成绩），然后执行"格式"菜单下"条件格式"命令，弹出"条件格式对话框"。

我们把条件设为小于72分的用红色显示（因为这三科每科总分为120分），点击"格式"按钮，把颜色设为红色。

再按"确定"按钮。

然后用同样的方法把理、化、政、历四科小于60分的也用红色显示（因为这四科每科总分为100分）。

案例3：

现有一个表中有这样一列数据，表SHEET1中是各部署的不良情况

不良率（A列）

0.01％

0.02％

0.02％

0.03％

0.05％

0.01％

0.01％

共7个

另一个表SHEET2中有如下数据：

排名成绩

110

28

36

44

53

63

73

83

不良率是越小越好

RANK（）函数返回的排名是这样的5332155

我要求0.01％的三个返回的都是10分，0.02的返回的是8分。

。

。

问题补充：

得到0.02这个是第二名而不是第四名就行,0.03是第三名，而不是第5名。

。

。

说明：

=RANK（A1,$A$1:

$A$7,1）

升序排列

=CHOOSE（RANK（A2,$A$1:

$A$7,1）,10,8,6,4,3,3,3,3）

0.02是第四名

先排序

B1输入1,B2输入=if（a2=a1,b1,b1+1）

C1输入=CHOOSE（RANK（B1,10,8,6,4,3,3,3,3）

先加个辅助列输入1-8

做完后再按辅助列排回原来的顺序

要选择性粘贴去除公式后

案例4：

我们年级有120个人选择政治科，按总分排名。

现在要将120人分成两个班，总分排名单号一个班，总分排名双号一个班。

如李某总分800，排名第一。

关某总分798，排名第二。

张某总分785，排名第三。

陈某总分781，排名第四。

则李与张分在一个班，关与陈分在一个班。

请教各位高手，在excel里，知道怎样按总分排序，但是怎么把排名双号的筛选出来，单号的也筛选出来？

说明：

按总分排好序后,插入一列,在插入列中第一格中输入:

=MOD（ROW（）,2）

下拉复制公式,出现1,0,1,0……，按此列筛选就可以了

案例5：

Excel函数If的使用

    例题：

为了在成绩单里体现每个同学的追赶成功与否，要把同学本人的成绩与被追赶同学的成绩加以比较，再返回Yes或No。

可是用手工一个个向单元格里制造函数太累了，谁能帮我想个一劳永逸的办法？

     增加K列，显示追赶成功与否的结果，在K4中输入公式：

=IF（ISNA（MATCH（J4,$B$4:

$B$9,0））,"",IF（H4

$H$9,MATCH（J4,$B$4:

$B$9,0）,7）,"NO","Yes"））

     1、确定要统计的数据区域。

这里只是统计第4行到第九行的数据。

如果你们班同学的数据到了第40行，就把公式中相应的$B$9、$H$9改成$B$40、$H$40，即：

=IF（ISNA（MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0））,"",IF（H4

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）,"NO","Yes"）） 

     2、把此公式一直向下复制到列表最后。

即达到你要的结果。

     3、关于该公式的解释：

根据某同学的追逐目标，在“姓名”里找到目标同学的姓名，MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）；再找到目标同学对应的总分成绩INDEX（$B$4:

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）；判断，如果该同学总分小于目标同学总分，显示"NO"，否则，显示"Yes"，IF（H4

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）,"NO","Yes"）；如果找不到目标同学的姓名，就显示空白。

     有学生问，例如:

d5单元格中vlookup函数公式为了"=vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2）",得出来的结果为"张三"而我用if函数公式为"=if（c5=",""",vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2））",得出来的结果为FALSE,查了一下FALSE的意思是函数vlookup将返回精确匹配值.我不明白这一句话的意思,还有也不知道怎么会得出这样的结果,准确结果该是"张三"才对,难道是公式错了吗,还是其它的,哪位愿帮帮我,在下感激不尽

      回答：

"=if（c5=",""",vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2））"

if是这样用的，if（c5="内容","为True的话的内容","为False的话的内容",你的逗号的位置错了。

以上内容是NTET考试大纲要求，以下内容2009年前NTET不做要求，仅供考试以外研究学习参考。

案例6：

其他补充讲解：

Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。

现在介绍ExcelXP函数常用的和2008年全国教育技术考试的内容，供大家学习参考。

1．快捷方式或链接创建函数HYPERLINK

语法：

HYPERLINK（link_location，friendly_name）。

参数：

link_location是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。

如Excel工作表中的特定单元格或区域，或某个Word文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。

Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。

如果省略了friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。

应用实例：

管理文档或网站地址

     如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。

如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。

具体操作方法是：

首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：

选中一个空白单元格，单击ExcelXP工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。

单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。

在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:

＼mydocuments＼IT网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT网站集锦”）。

确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。

此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：

打开工作表，在其中找到需要打开的文件。

箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。

如果你收集了许多网站的URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。

既可以用Excel的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问Web站点。

2．计数函数COUNT

语法：

COUNT（value1，value2，．．．）。

参数：

value1，value2．．．是包含或引用各类数据的1～30个参数。

注意：

COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。

如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。

应用实例：

及格率统计

假如C1:

G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:

C42，″>=60″）/COUNTA（C1:

C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。

3．条件求和函数SUMIF

语法：

SUMIF（range，criteria，sum_range）。

参数：

range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum