《使用邮件合并制作批量文档》面授学案.docx
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《使用邮件合并制作批量文档》面授学案
《使用邮件合并制作批量文档》面授学案
教学目标：
1.理解邮件合并的概念、作用；
2.理解邮件合并的主要文档（重点）；
3.熟练掌握“邮件合并分步向导”的使用方法；（重点）
4.理解邮件合并的逻辑过程；（难点）
5.理解邮件合并的操作技巧；（难点）
一、基本理论：
1.邮件合并的概念和作用
1）概念：
邮件合并功能并不是一定要发邮件，而是一种批量文档的制作方法。
因为常常被用于制作信函、信封等与邮件相关的批量文档，所以被称为邮件合并。
2）作用：
在固定内容中插入变化的信息，批量合成文档。
2.邮件合并的主要文档【重点】
1）主要文档：
✓主文档：
固定的主要内容。
✓数据源：
变化的信息。
✓合并文档：
插入数据后的文档。
2）文档间关系：
将数据源融合到主文档，形成合并文档。
二、基本操作：
邮件合并分步向导的使用【重点】
1.任务要求：
利用已有主文档和数据源，使用邮件合并分步向导制作邀请函。
2.打开向导：
【邮件】选项卡->【开始邮件合并】->【邮件合并分步向导】，如图1邮件合并分步向导所示。
图1邮件合并分步向导
3.操作步骤：
第1步：
选择文档类型
在“选择文档类型”向导页中，选中“信函”单选框，并单击“下一步：
开始文档”。
如图2选择文档类型所示。
图2选择文档类型
第2步：
选择开始文档
在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，如图3选择开始文档所示。
并单击“下一步：
选取收件人”。
图3选择开始文档
第3步：
选择收件人
在打开的“选择收件人”向导页中，选中“使用现有列表”单选框，如图4选择收件人所示。
然后单击“浏览”。
图4选择收件人
在打开的“选取数据源”对话框中，选择已经制作好的“客户名单（数据源）.xlsx”文件，如图5选择数据源所示。
然后，点击“打开”按钮。
图5选择数据源
在打开的“选择表格”对话框中，选择“客户名单表”，如图6选择表格所示。
然后，点击确定按钮。
图6选择表格
在打开的“邮件合并收件人”对话框中，默认选择所有的数据记录，如图7邮件合并收件人所示。
然后，点击确定按钮。
图7邮件合并收件人
返回Word文档窗口，在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中，单击“下一步：
撰写信函”。
如图8建立数据源后的选择收件人向导页所示。
图8建立数据源后的选择收件人向导页
第4步，撰写信函
将插入点光标定位到Word文档需要插入联系人姓名的位置，在打开的“撰写信函”向导页中，点击“其他项目”，如图9撰写信函所示。
图9撰写信函
在打开的“插入合并域”对话框中，选择“联系人”，并点击“插入”，如图10插入合并域所示。
图10插入合并域
此时，在word中添加完成了数据的合并域，如图11插入合并域后的主文档所示。
然后关闭“插入合并域”对话框，并单击“下一步：
预览信函”。
图11插入合并域后的主文档
第5步：
预览信函
在打开的“预览信函”向导页中，可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览相关联系人的信函，如图12预览信函所示。
确认没有错误后，单击“下一步：
完成合并”。
图12预览信函
第6步：
完成合并
在打开的“完成合并”向导页中，单击“编辑单个信函”，如图13完成合并所示。
图13完成合并
在打开的“合并到新文档”对话框中，选择默认项“全部”，如图14合并到文档所示。
然后，点击确定按钮。
图14合并到文档
Word为你自动生成新的合并文档“信函1”，如图15合并文档所示。
图15合并文档
然后，对生成的文档进行保存。
至此，邀请信函的邮件合并工作全部完成，快来看看你的作品吧。
三、思考提高：
邮件合并的逻辑过程【难点】
要完成邮件合并，从文档的角度需经历哪些逻辑过程呢？
逻辑过程与分步向导各步之间的关系是什么？
逻辑过程
分步向导
四、拓展练习：
邮件合并的操作技巧【难点】
1.任务：
制作“新生录取通知书”。
学校要给新录取的计算机系学生发放录取邮件，目前已有录取通知书模板和全校新生录取名单，请你来完成这项任务吧！
2.思考
✓主文档：
✓数据源：
✓数据记录：
✓合并文档：
3.提示：
在邮件合并分步向导中寻找。
思考1：
主文档类型
邮件合并除了应用于信函外，还可以用于哪些类型的主文档？
思考2：
主文档来源
获取主文档有哪些途径？
思考3：
合并文档的保存
合并后的文档怎样处理？
思考4：
选择预览合并时的记录
怎样根据一定的条件选择收件人？
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