Microsoft Word邮件合并批量制作带图片档案方法文档格式.docx
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PringIMG"
字段为图片所以的路径，这里特别提醒，图片的路径中需要使用如下的格式：
“D:
\\信息档案\\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号，必须使用“\\”这种格式，而路径，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径。
如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错，这一点很重要。
建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用。
如下图：
注意：
在EXCEL数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。
2、使用MSWORD2007建立一个新文档，或者打开你已经建立好的文档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文档的模板，而全部EXCEL数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打印。
以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制作，这个部份不单独讲解，因为WORD文档制作大家都会，所以我直接进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能，实现图文输出。
当我们建立好WORD2007文档后，我们就可以建立“邮件合并”了，在WORD2007中，已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中，可见微软是多么重视这个功能，也看得出使用者对这个功能的喜好程度。
我们单击菜单栏上的“邮件”标签，进入“邮件合并”子菜单，如下图，这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档（就是我们开始时建立的EXCEL文档）中间的数据链接关系。
单击“邮件”子菜单中的“开始邮件合并”，点击下面的子项“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并分步向导”。
3、这时在窗口右侧导航栏中，会出现“邮件合并”向导列表，在“选择文档类型”中我们使用默认选项“信函”，然后选择“下一步正在启动文档”。
4、在接下来的“邮件合并”导航“选择开始文档”中依然使用默认选项，这里需要说明的是：
“你的模板文档处于打开状态，并且是当前的文档。
”，然后再选择“下一步选取收件人”。
5、在这一步中，我们除了保持“选择收件人”中使用默认的“使用现在列表”外，还要点击“浏览”选择我们事先制作的EXCEL文档，以建立WORD和EXECL之间的链接。
这个“浏览”位置如图所示，在中间的位置上。
点击“浏览”后，会打开如下图左侧显示的“我的数据源”对话框，我们鼠标左键单击“我的数据源”窗口右侧的向下箭头，打开文档选择器，找到我们文件存放的位置，并找到指定文档，如我们的例文中的文档存放在“D:
\信息档案\计算机档案数据.xls”,那么我们就指向D盘，并找到“信息档案”打开这个文件夹，找到“计算机档案数据.xls”，而后，点击窗口下方的“新建源”按钮。
6、这时，屏幕会弹出数据源中要求“选择表格”的窗口，这时我们会看到我们先前建立的EXCEL表格中的文档名称，我的文档名是：
“PCFILES”，那么我就指向这个名称，然后单击“确定”按钮。
7、确定后，会弹出“邮件合并收件人”窗口，显示出我们先前建立的EXCEL电子表格中的全部内容，并在每条信息前显示有一个“复选框”，如果这里显示的数据有您不需要的数据，您可以去掉前面的复选框，当然，也可以删EXCEL电子表格中的相应记录，这个工作由您自己决定，这里显示的全部数据，将是你未来需要打印的数据，这一点要清楚。
当查看无疑问时，单击单击“确定”按钮。
8、到这里实际上我们就已经建立上了“邮件合并”，而向导剩下的步骤可以越过，直接进入我们刚才建立的文档，来实现我们“邮件合并”的关键步骤，建立WORD文档项目与EXCEL数据之间的对应关系。
在这里，我们会看到在“邮件”菜单中，很多的项目从先前的灰色不可操作，到现在，已经变成了彩色，可以操作的状态了，这说明我们建立的链接成功了。
这时我们就可以按照事先建立的WORD文档中的相应位置插入相对应的“合并域”，我们先将光标，停在一处要插入数据的位置上，比如：
我们将光标停在要插入ID的位置上，然后，我们单击“邮件”子菜单中的“插入合并域”按钮上，这时会自动弹出下拉菜单，显示出我们EXCEL电子表格中相对应的字段名，我们可以将光标停在第一行的“ID”上，单击选中即可。
这里显示的就是EXCEL电子表格中第一行的字段名，这也是我们为什么要将第一行设置成字段名称的原因所在。
特殊说明：
在下图中“自动检查错误”上面显示的“1”代表现在的数据是EXCEL电子表格中的除首行字段所在行的第一条记录，也就是说，我们可以通过点击左右的三角按钮，可以同步显示数据表中的任何数据在当前WORD中的显示，这样也可以起到校验我们建立文档正确性的作用。
具体的大家可能通过实际操作，做一下测试。
9、我们逐个添加完非图片区的字段后，剩下的工作就是如何建立文档中的图片链接，因为正常情况下“邮件合并”不支持直接插入图片链接，但是“邮件合并”也给了我们解决这个问题的方法。
下面我们就开始插入图片到我们已经建立的WORD2007文档中，具体的建立方法如下，如下图：
插入图片的原理：
我们在要插入图片的位置，插入一个域，通过域来调用EXCEL数据源中的图片地址，再通过域将这个地址解析成图片。
具体操作如下：
将光标停在要插入图片的位置，按Ctrl+F9,插入域，这时我们会看到一对“{}”，在闪烁,我们在闪烁的光标位置输入“INCLUDEPICTURE"
"
”（不含外面的中文双引号），INCLUDEPICTURE"
后面使用的是英文状态下的双引号，如果不加这个英文下的双引号，会造成生成的文档中图片解析地址错误。
然后，将光标停在英文双引号中间，再次点击“插入合并域”，选中图片所在的字段，我这里用的图片存放字段是“PCIMG”。
选中后，我们可以按“F9”，显示插入的域，看一下我们是否插入图片成功，如果成功，我们点击保存，保存文档。
这一步一定要做，否则如果出错，我们就得从新制作。
10、保存后，我们可以选中图片，按“Shift+F9”,来检查我们插入的图片地址，这时我们会发现，WORD2007自动为我们的在引号内插入了如下图中所示的：
“{MERGEFIELD"
图片字段名称"
}”，这个就是WORD2007与WORD2003不一样的地方，在WORD2003中MERGEFIELD显示的字段名的后面，而且，我们插入的域一但保存了，就将被转化成绝对地址，这也就是很多朋友在使用WORD2003制作带图片的邮件合并文档时，生成新文档后，图片全是一个，而不能更新成对应的图片的原因所以，而在WORD2003中，在英文双引号中插入“邮件合并域”后，不能保存，而是需要直接生成新文档，才能正确解析EXCEL图片路径字段中的图片信息，然后通过，使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，才能够显示正确的图片加对应的文档。
而在WORD2007中，保存后，也可以正确解析图片地址，不会出现WORD2003中的图片显示出错的情况。
11、下图显示的就是插入“INCLUDEPICTURE"
”时，如果后面没有英文的双引号，时，就会提示下图中的信息，无法显示图片。
12、当我们操作正确后，我们就可以通过“邮件”菜单中的“预览结果”按钮，来查看我们插入的图片是否正确。
为了显示的图标一致，我们最好使用其它的制图软件，将图片制作成相同规格的图片，这样显示起来会更美观，比在这里设置尺寸要美观得多，而不会出现，显示图片变形等情况。
13、当我们全部设置完成后，验证正确无误，保存后，我们就可以使用“邮件”菜单中的“完成并合并”按钮，来完成我们“邮件合并”，将我们的文档保存在一个新的文档中，这一步是必须的，不然我们一次只能在现在的窗口打印一条记录，如果记录很多，那么我们就必须的有人执守，而我们生成新的文档后，就可以一次性生成若干条记录，生成新的文档中支持生成全部，也可以生成指某页到某页，如从第一页到第十页等等。
生成新的文档后，我们一定要进入下列操作，不然显示的图片可能全都是第一个图片。
最后我们需要做的是：
使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档了，这时我们在点击保存，将新生成的文档另存为你需要的名称，这样你就可以在任何时间来输出打印这些文档了。
到这里，我们的带图片的通过邮件合并功能制作的档案就完成了。
图文并茂，方便实用。
在使用邮件合并功能时需要注意的地方：
1、插入图片域时必须使用“CTRL+F9”，不能直接通过键盘插入“{}”，直接输入是无效的。
2、WORD2007和WORD2003有所不同，所以WORD2007插入图片在EXCEL表中的路径“邮件合并域”后，WORD2007可以保存，而WORD2003保存后会丢失“邮件合并域”，所以WORD2007可以保存后再生成新文档，并打印输出；
而WORD2003必须在未保存的前题下进行“生成新文档”，这样才能够得到正确解析的图片地址，这一点大家一定要清楚。
必要的话可以多做几次测试，就可以了。
3、无论是WORD2007还是WORD2003，生成新文档后，都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档。
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