0801甲控供材料设备管理流程.docx
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0801甲控供材料设备管理流程
甲控/供材料（设备）管理流程
1.目的：
1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。
1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。
1.3
1.4严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。
2.范围：
新建项目工程承包合同中所指定的甲购（含甲指乙购）材料与设备。
3.职责：
3.1工程部从建筑设计角度考虑，提出采购材料与设备在美观及使用功能等方面的要求，并提供材料与设备清单及验收规范。
3.2工程部依据进度要求提前编制甲购材料采购计划，属甲指乙购的材料在确定材料规格、型号后由成本合约部在招标文件及合同中进行约定。
3.3采购部负责材料（设备）采购资料准备，依据批准的采购计划组织实施。
3.4采购部组织成本部、监理公司（必要时邀请设计方）等进行材料巡检，并检查采购材料（设备）是否按合同要求进场及材料的真实性。
3.5采购部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。
3.6工程技术部负责材料进场及使用过程中的协调与管理。
4.职责划分：
步骤
说明
责任人
输出
1材料供应选择
1.1采购部负责公司材料信息库的建立，并随设计的深入不断改进和完善；
1.2采购部组织工程部，综合设计要求、成本控制、合同管理及现场施工管理，编制《甲购材料清单》，《甲指乙购材料清单》，报领导批准；
1.3采购部部定期收集材料价格信息，填写相关信息表，并分析价格走势；
1.4依据工程技术部提供的材料（设备）的技术、功能要求，编制入围供应商考察名单，并组织考察、汇总意见，报领导批准后形成《合格供应商清单》
采购部
工程部
《甲购材料清单》
《甲指乙购材料清单》
《供应商考察记录》
《合格供应商清单》
2采购计划
2.1工程部依据进度要求，编制《材料（设备）进场计划》；
2.2采购部依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料（设备）供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料（设备）采购实施计划》，报领导批准；
采购部
工程部
《材料（设备）进场计划》
《材料（设备）采购实施计划》
3合同
3.1需公开招标的材料和设备，采购部按公司《招投标管理流程》执行；
3.2不需要公开招标的，由采购部按批准的《合格供应商清单》，邀请三至五家单位来投标，并封存各家单位的样品，做好标识；
3.3采购部负责甲购材料采购合同准备及初步洽谈，工程部从技术、供货时间、质量控制等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续；
3.4属于甲指乙购的材料，由采购部在承包单位的合同中进行明确；
3.5采购部在进行材料采购时须预留不少于15天合同审批时间及15天合同洽谈时间；
采购部
工程部
合同
4采购
4.1合同签订后，材料采购员按合同进行跟踪，协调并确保材料（设备）供应时间符合要求；
4.2材料（设备）采购属一次签订合同，分批供货的，由材料采购员按批准的《材料进场计划》向供货方下达供货通知单（不包括甲指乙购类）
4.3因公司内部环节影响材料供应商的交货及交货时间，材料采购专员及时书面通知供货方，以减少可能发生的混乱与扯皮；
采购部
工程部
5进场
5.1甲供材料进场之前，工程部提前协调、落实进场条件（含道路、堆场或仓库及二次运输）；
5.2甲指乙购的材料进场由采购方自行负责；
5.3采购员负责与甲供材料（设备）供货方协调，确保材料移交之前的成品保护及防盗；
工程部
采购专员
供货商
6验收
6.1甲购材料进场后，由材料供应商填写材料验收申请单（含质量保证资料），报工程技术部组织验收；
6.2甲指乙购材料进场后，由承包单位填写材料验收申请单，报监理公司，由监理公司组织相关人员参与验收；
6.3工程部、采购部（若需要可邀请设计单位参加）依据公司《材料验收实施细则》进行材料验收；
6.4采购专员负责收集材料（设备）所有质量保证资料，并协调供货商顺利完成材料（设备）的验收。
工程技术部
成本合约部
供货方
施工方
监理单位
《材料（设备）验收申请单》
《材料（设备）验收记录》
7出入库
7.1工程部负责及时协调已验收合格甲供材料（设备）的入库或移交；采购专员及时办理登记入库或移交手续；
7.2凡不能一次性移交施工方的材料（设备），材料采购专员负责办理入库手续；
7.3施工方凭工程部批准的《甲购材料领用申请》到材料采购员处办理出库手续；
7.4材料采购员依据材料（设备）使用情况进行统计、分析，填写《甲供材料（设备）统计表》
工程部
采购部
施工方
《材料（设备）入库登记表》
《材料（设备）出库登记表》
《甲购材料领用申请》
《甲购材料（设备）移交记录》
《甲供材料（设备）统计表》
8项目巡检
8.1施工阶段采购部按月/季度组织工程部、成本部、设计部对完工项目中甲控/供材料进行随机复核
工程部
采购部
成本部
现场巡检报告
9供货商后评估
9.1采购部组织工程部、成本部参加，对供货商进行考评，并填写《甲购材料（设备）供货单位考核表》
工程部
采购部
成本部
《甲购材料（设备）供货单位考核表》
关于材料巡检的配合说明
1.现场施工单位应指定专人接收甲供/控材料，并由工程部、监理共同参与对甲供材料验收。
应在《甲供/控材料（设备）进场验收单》上签字确认。
特别在夜间及下班时间内到货,乙方指定的专人，应保证随叫随到，及时进行验收。
待上班后由业主组织其他相关单位会签材料进场验收单。
2.监理检查产品的出厂合格证、检验报告等是否齐全，如果资料不齐全应及时向供货方索取。
资料补齐后方可办理验收手续；检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，产品质量是否符合要求，不合格材料坚决杜绝进场，并在《甲供材料（设备）进场验收单》上签署有关质量意见。
3.施工单位仔细检查产品实物与资料上的（送货单）内容和各项技术指标是否相符；检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否完好，合格，是否有破损；检查其数量是否与送货单一致（特别是施工单位材料签收专职人员），如有短缺应由供货商补足。
4.工程部、监理督促材料验收程序是否符合要求，供货商在质量、数量、供应时间上等不符合合同要求时，根据业主与供货商签订的供货合同有关条款进行处罚，经济处罚事项在付款实施时扣除，数量赔偿事项在下次送货时监督实。
材料验收单由施工单位接收材料专人填写，参加验收人员共同签署意见，并附送货单小票,提交业主造价部汇总审核。
验收单严禁随意涂放，如有涂改须有当事人签章。
5.甲供/控材料（设备）经质检部门（或有权检测部门）检验不合格需退货的，施工单位应出具书面退货申请，将申请、检验报告等证明文件一起报甲方工程部，经审核后办理相关手续。
由于乙方施工原因或计划不周或不根据变更及时提报材料的变更增减计划等原因造成的退货申请，因退货所产生的费用概由施工单位承担。
5.相关表单
5.1《材料（设备）供应商考察记录》
5.2《材料（设备）合格供应商名单》
5.3《材料进场计划表》
5.4《材料（设备）采购实施计划》
5.5《材料（设备）验收申请单》
5.6《材料（设备）验收记录》
5.7《材料（设备）入库登记表》
5.8《材料（设备）出库登记表》
5.9《甲供材料（设备）移交记录》
5.10《甲供材料（设备）出、入库记录》
5.11《甲供材料领用申请单》
5.12《甲供材料（设备）供货单位考评表》
5.13《甲供材料（设备）统计表》
材料（设备）供应商考察记录
日期：
编号
单位名称
地址
企业资质
联系人
供货范围
考察记录
材料采购员
采
购
部
经
理
专业工程师
工
程
部
经
理
总经理
考察表必须附企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）、业绩清单，联系人介绍信
材料（设备）合格供应商名单
材料（设备）类别：
编号：
序号
企业名称
企业地址
企业资质
材料（设备）供货范围
联系人及联系方式
1
2
3
4
5
6
8
材料进场计划表
部门：
日期：
年月日编号：
序号
材料名称
规格型号
数量
要求材料进场时间
1
2
3
4
专业工程师：
日期：
工程部经理：
日期：
总经理：
日期：
此表经批准后方可移交成本合约部材料采购员，以上表中关于材料的规格型号可以以附件的形式加以说明
甲供材料（设备）采购实施计划
日期：
编号：
序号
材料名称
规格型号及数量
进场时间要求
备货期及运输时间
签订供货合同时间
备注
1
2
3
4
填表人：
采购部经理：
总经理：
材料（设备）验收申请单
申请人：
日期：
编号：
序号
材料（设备）名称
规格型号
数量
生产厂家
合同号
备注
1
2
3
监理单位:
日期:
工程部经理:
日期：
采购部经理:
日期：
施工单位（供应商）：
日期：
材料（设备）验收记录
日期：
编号：
序号
材料（设备）名称
规格型号
数量
配件
质量等级
质保及厂家资料
备注
1
2
3
4
监理单位:
日期：
专业工程师：
日期：
材料专员：
日期：
设计单位：
日期：
施工单位（供应商）：
日期：
验收记录必须附产品质量检验合格证书、企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）
材料（设备）入库登记台账
部门：
第页
序号
材料（设备）名称
单位
数量
供应商
检验单号
入库日期
验收人
备注
材料（设备）出库登记台账
部门：
第页
序号
材料（设备）名称
单位
数量
用途说明
出库日期
领料单位及领料人
批准人
甲购材料领用申请单
领料单位：
领料日期：
材料（设备）名称
单位
数量
规格
用途说明
备注
领料人：
工程部专业工程师：
材料专管员：
甲供材料（设备）统计表
部门：
序号
入库日期
入库编号
材料（设备）名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
经办人：
甲供材料（设备）供货单位考评表
日期
供应商名称
地址
资质
供货范围
联系人
联系方式
供货量
质量问题
供货时间保证情况
同类货物比较
使用部门反馈
考核评分
专业工程师意见：
工程部经理意见：
材料专员意见：
采购部经理意见：
监理公司意见：
总经理：
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