归档文件编写要求小郭.docx

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归档文件编写要求小郭

中国石油河南销售分公司加油（气）站和油库

建设项目文件归档要求

编制说明

根据《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南》要求，为规范中石油河南销售分公司建设项目档案管理，提高建设项目档案质量及管理水平，结合加油（气）站和油库项目竣工档案发现的问题和各油库资料整理工作方面不相同的做法，现按照股份公司建设项目竣工文件整理、归档要求，将竣工文件编写方法（以下简称：

方法）汇总，供大家参考，希望提出宝贵的意见和建议。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　工程项目部

二〇一一年三月

1.范围

本要求适用于中石油河南销售分公司加油（气）站和油库建设项目。

2.规范性引用文件：

（1）《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）[简称《T11822-2008》标准]

（2）《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002）[简称《T28标准》]

（3）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

（4）《建设工程监理规范》（GB50319-2000）

（5）《照片档案管理规定》（GB／T11821-2002）

（6）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

（7）《中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册》（简称《手册》）（下册）。

（8）中油办〔2010〕187号中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定

（9）石油办〔2010〕281号中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定

3.职责

3.1河南分公司工程项目部（以下简称工程项目部）负责确定建设项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的收集、整理、编制工作，并组织归档；各地市分公司（工程建设项目组）负责组织前期资料和竣工文件的收集、整理、编制工作，负责协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件，确保其完整、准确、系统，并及时交公司工程项目部。

3.2施工单位负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，确保其完整、准确、系统，并提交监理单位、各地市分公司（工程建设项目组）审核后上报公司工程项目部归档。

3.3监理单位负责监理文件的编制、收集、整理，将编制整理好的案卷报送各地市分公司（工程建设项目组）审核；负责督促、检查施工单位单位编制、整理的施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图，并确保资料的的完整性、准确性、系统性，同时向各地市分公司（工程建设项目组）提交有关专项报告、验证材料（例如：

施工文件及竣工图质量审核报告）。

3.4勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向地市分公司（工程建设项目组）提交有关设计基础资料和设计文件。

4.建设项目文件的收集范围

加油（气）站和油库建设项目文件包括前期工作资料、勘察设计资料、工程项目管理资料、施工交工技术文件（竣工图）、竣工验收文件和营业执照六个部分。

以上内容的收集范围执行《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”，见附件一。

5.竣工文件的编制、归档要求

5.1竣工文件

指加油（气）站和油库建设项目竣工时形成的反映施工（指土建、安装、工艺、设备、内外装饰等）过程的基础性文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件构成（摘自《T28标准》）。

项目施工文件、竣工图编制由施工单位来完成，监理文件由监理单位来完成。

5.2竣工文件的内容、格式要求

1.项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，见附件二：

《加油（气）站和油库建设项目档案归档范围》。

2.监理文件的编制，执行《建设工程监理规范》（GB50319—2000）。

施工阶段的监理资料内容见附件三：

《施工阶段中监理资料内容及使用的监理工作基本表式》。

3.竣工图的编制要求

（1）对按施工图施工的项目，施工图即为竣工图，可直接在原施工图上加盖“竣工图章”；对施工中有部分变更的，应坚持“十改”、“七不改”的要求对施工图进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖“竣工图章”，作为竣工图。

竣工图更改的方法参照《《T28标准》规定“6.3竣工图的更改方法”执行。

（2）竣工图章的使用按照《T28标准）规定“6.4竣工图章的使用”执行，竣工图章内容、尺寸如图1所示。

图1竣工图章（单位为毫米）

（3）所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。

图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格的首页的背面（左下角，建议：

距左边20±10mm，距下边20±10mm）加盖竣工图章。

竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。

（4）编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。

“监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。

（5）竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，也可在图章制作时直接标明。

（6）竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写工程中间交接或竣工交接日期（参考国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T50323—2001）。

（7）未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”（斜杠）填写，不允许空白。

5.3竣工文件质量要求

1.应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。

项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。

（1）项目文件的完整是指按《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》和《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。

（2）项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

（3）项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2.项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm×297mm），图纸宜采用国家标准图幅。

3.项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。

4.项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。

不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

5.项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。

6.录音、录像文件应保证载体的有效性。

7.电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。

5.4竣工文件编制要求

建设项目竣工文件一般由案卷外封面、案卷内封面、卷内目录（交工技术文件目录和竣工图目录）、卷内文件和卷内备考表构成，要求如下：

1．卷内文件页号的编写

（1）卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号。

可用号码机打印页号，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写页号。

（2）页号编写位置：

单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸一律在右下角（一般在图标题栏外右下角）。

（3）成套或印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号，否则，应重新编写页号。

（4）竣工图应编写页号。

（5）每卷独立编写页号（指各卷页号应从“1”开始编起），各卷之间不连续编写页号（指同一类案卷，分卷与分卷之间的页号不能连续编写或打印）。

（6）案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；原有图纸（指竣工图案卷）目录编写页号。

2．案卷外封面的编制

执行《T11822-2008》标准中“6.2案卷封面的编制”和《T28标准》“7.4.3案卷封面和脊背的编制”，格式详见附表1案卷外封面。

（1）加油站项目的案卷外封面应采用打印方式；油库项目因资料较多，案卷外封面的和脊背上的档号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等需要对应填写的，暂时用铅笔填写。

（2）案卷题名

施工文件：

中国石油河南销售分公司+XX加油站（油库）+施工文件（或交工技术文件）名称

竣工图：

中国石油河南销售分公司+XX加油站（油库）+竣工图

一般参照设计单位的原施工图（目录）名称，必要时可加图纸“专业”名称，xx建筑竣工图，xx电气竣工图，等等。

专业名称参考：

工艺、建筑、结构、机械（设备）、给排水（给、排水）、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控）、消防等专业，要完整概括并准确描述图纸卷内文件的内容，便于检索利用。

监理文件：

中国石油河南销售分公司+XX加油站（油库）+监理文件

（3）立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。

施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称，实行工程总承包的项目，填写工程总承包单位名称，未实行工程总承包的项目，填写施工单位名称。

监理文件的立卷单位填写监理单位名称。

（4）起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期（即案卷内文件形成的最早和最晚日期）；图纸卷可填写项目工程交接时间。

年、月、日之间用“.”相隔，例如“2010年10月12日”填写为“2010.10.12”。

起止日期中间用“—”相连，例如“2010.03.20—2010.10.09”。

a、施工文件、监理文件案卷，一般应填写案卷内全部文件形成的起止日期，即一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，之间用“—”相连。

格式如：

文字卷填写2007.06.21—2008.09.14

b、竣工图案卷，一般填写竣工图编制完成时间（即竣工图章中的“编制日期”）。

为了便于检查，也可以填写工程竣工（中间交接或竣工交接）时间（参考国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T50323—2001）。

格式如：

图纸卷填写2008.10.12

（5）保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

a、按照就高不就低的原则，同一案卷内有不同的保管期限划分时，以保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限。

b、参照中国石油天然气集团公司和中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围及保管期限表。

（6）密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

（7）档号，依据项目档案分类编号方案填写。

（8）在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章式样如下（单位为毫米）：

（9）建议案卷外封面采用150g/m2牛皮纸，字体字号统一采用宋体小三号。

（10）不装订的竣工图，应编制竣工图案卷外封面。

3．案卷内封面的编制及要求

（1）施工文件、竣工图、监理文件组卷应有案卷内封面，并排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位和相关单位的责任人审核、签名。

（2）建设项目施工文件“案卷内封面”的格式见附表2施工文件案卷内封面（交工技术文件封面）。

竣工图“案卷内封面”参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。

格式见附表3竣工图案卷内封面。

监理文件的内封面参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为“监理文件”，由监理单位组卷和填写，并将“监理单位及其审查人、总监理工程师、年月日”栏目去掉。

格式见附表4监理文件案卷内封面。

（3）（项目名称），填写建设项目名称。

内封面的“项目名称”必须与案卷外封面的一致。

（4）单项工程、单位工程名称，按照建设单位工程管理部门或监理单位或施工单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。