苏宁银河百货采购部工作手册.docx
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苏宁银河百货采购部工作手册
第一章总则2
第二章部门组织机构3
第一节部门职能与职责3
第二节部门岗位设置4
第三章品牌引进流程5
第四章供应商编码申请流程12
第五章供应商变更流程14
第六章品牌撤场流程19
第七章附则21
第一章总则
采购部管理手册作为公司管理手册的一个分支，目的是为了规范采购管理工作。
采购管理手册主要包括三大部分：
一是总则，二是部门组织机构，三是部门的工作制度和流程。
具体包括，部门的职能与职责、部门岗位设置、供应商合同审批流程、供应商商品编码申请流程、供应商变更流程、自营商品进货（退货）流程、专柜撤场流程等。
第二章部门组织机构
第一节部门职能与职责
一、基本职能：
商品组合、品牌招商与维护、供应商会晤管理、品类及业务拓展。
二、基本职责：
（一）负责定期对市场、商场、专柜情况进行调查；
（二）负责收集调研信息，为商场调整做好准备；
（三）负责制定并实施商品组合、采购、销售策略；
（四）负责制定并实施供应商谈判及关系维护策略，负责与供应商来访、出访管理；
（五）负责制定商品采购合同范本与操作规范，严格审核并切实履行合同条款；
（六）负责制定并实施公司品牌营销策略，规划品牌展示，调整经营布局；
（七）负责公司品牌引进与清场工作，定期进行展台的调整；
（八）动态地跟踪分析竞争对手、行业市场状况、供应商状况，适时调整营销策略；
（九）统筹部门职责范围内的工作，协调与其他各部门的合作关系；
（一十）对员工进行管理理论的培训，协助人力资源部组织专业技术培训。
第二节部门岗位设置
采购部门岗位设置主要分为四个级别，依次为采购经理、采购部长、采购主管、计划员。
其中，采购经理和计划员各一名，计划员直属于采购经理，主要负责部门的文书处理、会议安排与记录、控制部门开支、跟进工作进度等文职类工作。
采购部经理主要负责制定并实施商品组合、采购、销售策略，审核、安排、监督、负责采购部日常工作管理。
采购部长和主管主要负责品牌引进计划的制订、合同的签定，以及与供应商关系的维护等。
第三章品牌引进流程
一、目的
此流程设置的重点是为了增强合同文本的重要性、严谨性、原则性，加强合同文本的规范性、完整性。
二、涉及人员及职责
1、采购部：
主要负责和供应商进行谈判，对合同所有条款进行审核申报。
合同签定后负责及时在系统中进行录入。
2、财务部：
按固定的合同内容、政策标准及商品引进报告等对合同进行审核，重点是是否符合标准、和涉及财务类的相关条款。
合同签定后负责及时在系统中审核、执行、并保管合同原件一份。
三、具体流程（流程及相关说明）
（一）流程图
（二）相关说明
1、采购部长/主管根据统一要求（详见《商品引进流程》）与供应商进行相关内容的洽谈。
2、洽谈完毕后，将符合招商条件的品牌详细填写《商品引进报告》、《合同审批表》，并提交采购部经理审批；将不符合招商条件品牌的有关资料及洽谈经过由计划员建档。
3、采购部经理审批招商人员上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌交财务部经理审批，提交分管副总审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。
针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。
4、分管副总审批由采购部上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌提交总经理审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。
针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。
5、总经理对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审核，符合条件的上报总部审批；不符合要求应按照要求重新商谈，重新提供资信材料。
6、总部对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审批，符合同条件的进入合同签订阶段；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。
针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。
7、对于经总部审批后符合要求的品牌，由采购部长/主管根据《合同签订的标准》及已批准的《商品引进报告》、《合同审批表》，填写合同文本，一式叁份，如需对文本修改，需报集团法务办审核。
8、采购部将合同文本交供应商盖章返还，并要求提供相关质证资料（营业执照、税务登记证、商标注册证书、质量检测报告、委托代理证书、进口商品报关单等相关证件），交财务部。
9、财务部按《商品引进报告》、《合同审批表》审核商品合同，符合要求后交总经理审核，不符合要求的签署意见，退回采购部。
10、总经理审核，符合要求的交总经办盖章，不符合要求的在审批表上签署意见，退回采购部。
11、总经办根据《合同审批表》，及采购部经理级以上人员在《印章使用申请单》上签字后，加盖“合同专用章”。
12、盖章后的合同原件，一份交供应商，一份交财务部存档保管，一份交采购部以备查存。
13、合同签署完毕的品牌，其供应商进行专柜设计，并将设计图纸交采购部、行政部、连管部、总经办、营销总部审批。
14、采购部及时通知供应商制作专柜道具，并将《上柜通知单》交连管部。
15、供应商进行人事和货品的储备工作，并在指定时间内完成。
供应商进场进行装修并在指定时间内按要求完成；采购部、连管部在供应商的协同下按要求完成货品、人员到位工作。
16、特别注意的是，所有供应商的结账必须在完整的正式合同返回后方可进行。
四、相关文件及表单：
1、商品引进报告
商品引进报告
品类
品牌
拟定级别
供应商基本资料
名称
地址
供应商性质
直营□
代理□
其他：
品牌基本资料
品牌原产地
品牌风格
商品产地
品牌定位
货品构成
价格构成
入驻商场
货品周期
春夏季：
秋冬季：
流行度构成
基础货品：
____%；时尚货品____%；前卫货品____%
其它说明
拟与我司合作方式
经销□
代销□
联营不管库存□
其它：
政策
我司拟洽谈意向
**商场
**商场
**商场
**商场
供应商
年销售规模（万）
扣率
保底销售额/毛利额
促销费
VIP承诺
广告费
质保金
公共设施费
位置安排/面积
促销员管理费
展台制作费
合作期限
其他情况
财务审批
营销部审批
总经理审批
（二）合同审批表
苏宁银河国际购物广场合同审批表
上报时间:
经营方式：
编号：
供应商：
经营品牌：
地址：
电话：
拟进入场地：
开户行：
税号：
上期合同内容
拟签约标准
帐面利润（扣率）
帐面利润（扣率）
上期销量
本期保底销量
合同费用
质量保证金
0.00，进场前一次支付
质量保证金
0.00，进场前一次支付
开业赞助费
0.00，进场前一次支付
开业赞助费
0.00，进场前一次支付
场地费
0.00，进场前一次支付
场地费
0.00，进场前一次支付
广告费
0.00，货款中扣除
广告费
0.00，货款中扣除
公共设施费
0.00，进场前一次支付
公共设施费
0.00，进场前一次支付
展台制作费
0.00，进场前一次支付
展台制作费
0.00，进场前一次支付
促销费
0.00，货款中扣除，
促销费
0.00，货款中扣除，
VIP折扣承担
0.00，货款中扣除，
VIP折扣承担
0.00，货款中扣除，
其他1
0.00，货款中扣除
其他1
0.00，货款中扣除，
其他2
0.00，进场前一次支付
其他2
0.00，进场前一次支付
其他3
0.00，进场前一次支付
其他3
0.00，进场前一次支付
促销员管理费
促销人数：
0人；服装费：
0元/人；培训费：
0元/人/月；伙食费：
0元/人/月；管理费：
0元/人/月
促销员管理费
促销人数：
0人；服装费：
0元/人；培训费：
0元/人/月；伙食费：
0元/人/月；管理费：
0元/人/月
结算约定
结算周期
上月21日至本月20日
上月21日至本月20日
付款周期
20天
20天
制单日
每月21日
每月21日
付款日
次月10日
次月10日
对帐日
每月23日
每月23日
商品清退日
目标销售量
合同有效期
其他重要约定1
其他重要约定2
其他重要约定3
采购部
财务部
总经理
法务
总裁办
（三）上柜通知单
上柜通知单
日期：
供应商名称
品牌
厂家业务人员姓名
联系电话
合作方式
合作期限
铺位号
面积
营业人员属性
上柜日期
上柜时间
第四章供应商编码申请流程
一、目的
此流程设置的重点是为了增强关于供应商资料、商品信息、合同信息录入的准确性，避免申请的盲目性。
二、涉及人员及职责
1、采购部：
主要负责供应商编码的申请，并提供相应基本信息。
2、信息部：
进行录入。
3、财务部：
根据合同、商品价格资料进行审核。
三、具体流程（流程及相关说明）
（一）流程图
（二）相关说明
1、采购部填写申请表，提供具体相关资料。
在合同报批时可申请供应商编码。
2、信息部在系统中生成编码，录入具体信息资料。
3、财务部合同管理组进行审核,重点是价格部分执行。
四、相关文件及表单
供应商编码申请表
供应商编码申请单
制单日期：
年月日
供应商编号
供应商名称
供应商简称
楼层/品类
地址
省市
联系人
电话
网址
e-mail
手机
传真
邮编
企业性质
企业种类
法定代表人
税号
开户行
帐号
制单人：
采购经理：
录入人：
录入时间：
第五章供应商变更流程
一、目的
此流程设置的重点是为了对供应商更名和主体变更在实际工作中更加规范，确保日后的结算工作顺畅进行。
二、涉及人员及职责
1、采购部：
主要负责受理、批准相关供应商更名和主体变更的相关事宜，并对供应商变更或更名后的资质及结算信息表进行收取。
2、财务部：
根据采购部提供的批准后变更公司名称证明或主体变更函、委托公司变更申请确认书进行审核。
负责及时在系统中审核、执行、并保管相关变更的文档。
三、具体流程（流程及相关说明）
（一）供应商变更公司名称的流程图
相关部门
采购部
总经办
财务部
（二）供应商变更公司主体的流程图
相关部门
采购部
总经办
采购部
财务部
（三）相关说明
1、供应商变更公司名称的流程：
供应商提出变更公司名称的申请→采购部要求供应商填写苏宁银河百货《变更公司名称告知函》→供应商在《变更公司名称告知函》上加盖名称变更后的公章，并附工商局出具的名称变更证明（复印件加盖该公司公章），提供给采购部→采购部将《变更公司名称告知函》和工商局出具的名称变更证明交财务部具体操作执行。
2、供应商变更公司主体的流程：
供应商提出变更公司主体的申请→采购部确认并要求供应商填写苏宁银河百货《关于申请我司主体变更的函》→采购部在系统中做新的合同审批表，生成新合同，进行审批。
采购部凭《关于申请我司主体变更的函》及审批后的合同审批表，与供应商签订《主体变更三方协议》，加盖三方公章→采购部将《关于申请我司主体变更的函》以及盖有三方公章的《主体变更三方协议》及审批后的合同审批表交财务部具体操作执行。
四、相关文件及表单：
1、供应商名称变更告知函
变更公司名称告知函
公司
感谢贵公司与我司经营过程中的友好合作，自年月日起，我司将公司名称改为，并已到工商部门进行变更登记，特此函告。
附：
工商局名称变更证明
公司
日期：
2、供应商申请主体变更函
关于申请我司主体变更的函
公司
感谢贵司与我司经营过程中的友好合作，因原因，我司欲将贵我双方年月日签订的《联营合同》中我方的全部权利和义务转让给公司，转让后我司将对公司承担连带责任。
请贵司配合签订主体变更三方协议，特此申请。
由于变更给贵司带来的不便，敬请谅解!
公司
公司
年月日
3、主体变更三方协议
三方协议
甲方：
（我司）
乙方：
（原联营方）
丙方：
（现联营方）
甲乙双方于年月日就签订了《联营合同》（以下简称原合同）；乙方因需要，欲将原合同中乙方的全部权利义务转让给丙方，甲乙丙三方经协商，在平等自愿的基础上，达成如下协议：
1、甲方同意在保持原合同内容不变的情况下，且在不损坏甲方权益的前提下，乙方将原合同中乙方的权利义务转让给丙方。
2、丙方声明已全面阅读并理解原合同，承诺承担原合同中乙方的权利和义务。
乙方承诺对丙方承担连带保证责任。
3、本协议经三方签字或盖章后即生效。
甲方：
乙方：
丙方：
日期：
日期：
日期：
第六章品牌撤场流程
一、目的
规范专柜撤场流程，防止专柜撤场后有遗留问题。
二、涉及部门及职责
1、采购部：
（1）根据销售、毛利情况及品牌调整需求，拟定调整品牌。
（2）负责退场过程中的相关流程及问题协调。
2、财务部：
跟进收取税票、审核往来账目情况、结清货款。
3、其他相关部门：
整理遗留问题。
三、具体流程（流程图及相关说明）
首先由采购提交《专柜撤场报告》，经相关负责人同意后填写撤柜通知单到相关部门。
（一）相关说明
1、由采购根据销售、毛利及品牌调整情况，拟定调整品牌并提交《专柜撤场报告》。
列明：
清退品牌、清退日期、清场原由、销售情况、销售排名、毛利状况及拟顶替品牌等内容。
2、由采购主管/部长将《专柜撤场报告》报采购经理、财务、公司总经理审批，审批同意后上报集团营销总部审批。
3、《专柜撤场报告》审批同意后采购出具《撤柜通知单》到相关部门。
主要有：
连管部、行政部、财务部，提醒各部门处理遗留问题，此时由财务部将撤场供应商的所有未结货款进行停付处理。
4、在采购、连管配合下，供应商拆走专柜内其自身的设备、陈列架、货品及其它附设的装璜。
若专柜曾经改动或损伤原先的装修（包括天花、地面、地板、柱面、墙壁、线路等），则厂商有责任在专柜撤走前将基础装修恢复原貌，或支付因此而产生的所有费用。
（交现金/货款中扣除）同时由我司现场人员填写《苏宁银河厂家制作装修登记表》。
（二）流程图
相关部门
采购部
总经办
连管部
行政部
四、相关文件及表单
撤柜通知单
撤柜通知单
日期：
供应商名称
品牌
厂家业务人员姓名
联系电话
合作方式
合作期限
铺位号
面积
营业人员属性
撤柜日期
撤柜时间
第七章附则
岗位说明书
采购部经理岗位职责说明书
一、采购部经理岗位概览
岗位编号
岗位名称
采购部经理
职务级别
管理类
所属部门
采购部
上级督导
总经理
下属人员
采购经理助理/采购部长/采购主管/计划员
岗位发展图
经理-分管副总-总经理——
工作设备
电脑/打印机/碎纸机/电话/传真
岗位资质
资质类别
资质系数
资质要求
性别
不限
年龄
不限
学历
本科或以上学历，市场营销或经营管理专业优先。
经验
有五年以上大型百货商场管理工作经验，有成功招商案例。
技能
基本要求
1、良好的沟通能力和灵活的应变能力；
2、良好的团队领导技巧；
3、良好的组织与协调能力；
4、优秀的阅读和写作能力，能够快速阅读与撰写常用工作文件
5、熟练使用一般的办公设备如电脑、电话、传真、打印机等；
6、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件；
5、具有一定的英语听说读写能力。
专业要求
1、市场营销或经营管理相关专业毕业；
2、具有统筹管理能力，能够有效开展部门内部工作；
3、熟悉采购流程及各项采购技巧；
4、优秀的公关能力并熟悉掌握商业谈判的方式和技巧；
5、了解全球一线品牌厂商和国内供应商的具体情况；
6、掌握部门内训的方式方法和技巧。
二、采购部经理岗位职责
岗位目标
遵照公司发展要求，及时有效的进行品牌引进和管理；策划组织有效的促销活动。
岗位理念
提升品位，高效引进
职责序号
职责名称
职责内容
职责一
制度建设
1、严格执行公司各项规章制度；
2、建立公司采购管理制度；
3、指导部门制定建立本部门内的相关管理制度和条例。
职责二
采购计划制定与实施
1、策划采购部的工作体制，制定部门跟进计划并适当调控。
2、制定市场调研的计划并安排实施，定其采集、上报其他商场及其他供应商的销售情况。
了解国内消费市场的情况,包括各大城市消费者、商场、品牌情况。
与供应商保持良好的沟通。
提交调研报告、数据分析，对商场调整改进提出建议。
3、掌握品牌引进渠道，安排确定品牌布局，制定重点品牌推广计划并安排实施。
职责三
采购管理
1、掌握品牌引进渠道，安排确定品牌布局，制定重点品牌推广计划并安排实施；
2、监管自营商品的选择及购进情况，负责部门人员的管理、定期召开工作例会；
3、统筹下辖各组工作，协调与店面、行政部、市场部、财务部、结算部等各部门的工作，审核应定期上报的营业报告、销售、采购及库存预算报告；
4、安排合适的人员定期进行市场调研并形成报告。
职责四
采购合同管理
1、严格审定与供应商的合同，切实履行合同条约。
规范合同管理，保障商场与供应商的利益。
2、负责与重点供应商的谈判，指导业务人员洽谈合同。
3、负责促销合同的制定和审核。
职责五
人员管理
1、跟进部门人员工作，确保工作目标的完成；
2、定期举行内部培训，提升内部人员的岗位技能和知识；
3、每月定期对内部人员进行公平公正的考核评价。
职责六
其他事务
领导布置的其他事务和相关事务。
采购部长/主管岗位职责说明书
一、采购部长/主管岗位概览
岗位编号
岗位名称
采购部长/主管
职务级别
管理类
所属部门
采购部
上级督导
采购部经理
下属人员
采购主管/无
岗位发展图
采购部长/主管——经理/部长——总经理助理/经理——
工作设备
电脑/打印机/碎纸机/电话/传真
岗位资质
资质类别
资质系数
资质要求
性别
不限
年龄
不限
学历
大专或以上学历，市场营销专业优先。
经验
有三年以上大型商场工作经验。
技能
基本要求
1、良好的沟通能力和灵活的应变能力；
2、良好的组织与协调能力；
3、能够快速阅读与撰写常用工作文件；
4、熟练使用一般的办公设备如电脑、电话、传真、打印机等；
5、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件；
6、具有一定的英语听说读写能力。
7、对采购工作充满热情。
专业要求
1、市场营销或经营管理相关专业毕业；
2、熟悉采购流程及各项采购技巧；
3、良好的公关能力并熟悉掌握商业谈判的方式和技巧；
二、采购部长/主管职责
岗位目标
及时有效地实现品牌引进和管理，辅助策划合理有效的促销计划。
岗位理念
提升品位，高效引进
职责序号
职责名称
职责内容
职责一
制度建设
1严格执行公司各项规章制度；
2、协助经理建立公司采购管理制度。
3、协助经理指导部门制定建立本部门内的相关管理制度和条例。
职责二
市场调研
1、按市调计划定期对市场、商场、专柜情况进行调查并做出相应反应；
2、组织收集调研信息，为商场调整做好准备。
了解其他商场销售动态及促销活动。
职责三
采购计划制定与实施
1、根据全年计划，协助部门经理制定详细的分进度招商或采购计划；2、协助采购经理做出商品调整计划；
3、协助拟定销售计划，与促销部门配合制定促销计划；
4、根据经理安排跟进自营商品的进、销、存；
5、与楼层部长/主管紧密沟通，共同跟进各专柜商品的一切经营活动和专柜动向。
职责四
供应商协调
1、保持与供应商的良好沟通；
2、协调供应商与财务部每月结账问题，协调供应商专柜货品问题，协调商场各项费用与供应商分摊问题。
职责五
监管工作
1、监管专柜部门的档案、文书；
2、监管供应商资料及合同；
3、复核、监管所有报告，按时交部门经理复核。
职责六
其他事务
1、促销活动期间做好跟进、配合，并提出建议。
2、领导布置的其他事务和相关事务
计划员岗位职责说明书
一、计划员岗位概览
岗位编号
岗位名称
计划员
职务级别
管理类
所属部门
采购部
上级督导
采购部经理
下属人员
无
岗位发展图
计划员——采购主管——采购部长——
工作设备
电脑/打印机/碎纸机/电话/传真
岗位资质
资质类别
资质系数
资质要求
性别
不限
年龄
不限
学历
大专或以上学历。
经验
/
技能
基本要求
1、良好的沟通、组织和协调能力；
2、做事细致谨慎有条理；
3、能够快速阅读与撰写常用工作文件；
4、熟练使用一般的办公设备如电脑、电话、传真、打印机等；
5、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件。
专业要求
较强的文字功底。
二、计划员岗位职责
岗位目标
规范部门内部文件、合同等文书管理。
岗位理念
细节致胜，敬业第一
职责序号
职责名称
职责内容
职责一
制度建设
1、严格执行公司各项规章制度；
2、协助经理建立公司采购管理制度。
3、协助经理制定建立本部门内的相关管理制度和条例；
4、内部管理制度和条例的整理。
职责二
内勤管理
1、部门管理人员的考勤；
2、部门行政用品的领用、保管、发放；
3、费用报销；
4、部门人员调休、请假手续的办理。
职责三
会议管理
1、会议通知的拟定，会议资料的准备；
2、预定会议室、通知与会人员等；
3、做好会议记录，及时传达会议精神，并做好上报、存档工作；
4、参加秘书会议，并将有关事项，正确向采购部各员工传达。
职责四
资料整理
1、接受文件，初步审核，及时送交相关人员；
2、拟写工作报告及相关材料；
3、协助采购部经理监管一切文书处理，存档文件；
处理、监管所有报表能定期交采购部经理审核，交总经理或有关部门；
4、确保所有文件、报告定时交采购部经理；
5、传阅的文件并确保文件能定时交采购部经理办公室作存档；
6、复印文件给有关部门、同事（签收、记录）收发文件、传真。
职责五
其他事务
领导布置的其他事务和相关事务
升级会员 