客户服务部管理规范.docx
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客户服务部管理规范
***公司营销中心
客
户
服
务
部
管
理
手
册
分目录
一、职能定位……………………………………………………………
二、组织结构……………………………………………………………
三、岗位职责……………………………………………………………
、客户服务部经理岗位职责 ……………………………………
、客户服务部内勤岗位职责 ……………………………………
四、管理规范……………………………………………………………
、售后服务标准 …………………………………………………
、不良产品退换货程序 …………………………………………
、维修服务网点的建设 …………………………………………
、办事处审计检查管理制度 ……………………………………
五、操作流程……………………………………………………………
、维修点开发流程 ………………………………………………
、维修配件返厂、对换流程 ……………………………………
、信息反馈流程 …………………………………………………
、办事处审计检查管理流程 ……………………………………
六、工具表格……………………………………………………………
***公司营销中心
客户服务部管理手册
一、职能定位
1、全面负责***公司售后服务的管理工作，包括相关售后服务标准的确定、实施规范、政策制定和修改，以及服务资源的统一规划和配置，是公司售后服务工作的具体指导和监督部门。
2、具体指导各办事处和区域市场的售后服务工作，如服务网点的规划、建设、维护和各环节的检查，以保证服务质量。
3、负责收集用户和客户意见，整理和分析产品售后服务中反馈的数据和信息，分别转送公司相关部门。
4、负责审批和指导各区域市场的不良品和维修配件的计划、发放及处理，有效控制售后服务费用。
5、负责对公司售后服务政策的最终解释，加强与用户的沟通，裁定和调解售后服务中的纠纷。
6、和企划部一道协助营销副总处理由于用户服务而引起的突发性公众事件。
7、负责组织协同销售计划部和财务部对各办事处进行定期的巡查和审计工作。
二、组织结构
根据客户服务部部门职能制定本部门组织结构，如下图所示：
三、岗位职责
1、客户服务部经理岗位职责
（）、行政隶属
上级主管：
营销副总经理
本职工作：
组织为客户和顾客提供产品服务保障，协助对各办事处进行审计。
（）、主要职责
A．制定各项售后服务工作的具体标准和实施方法。
B．对不良品和维修配件的发放、退换进行审查控制。
C．指导各区域市场特约维修点的规划、开发、建立和日常维护，建立售后服务网络体系。
D．建立各特约维修部（维修工）的管理档案，加强培训、支持等管理工作，保证政策的落实和服务质量的提高。
E．负责每月维修费用的预算、结算和报批工作。
F．负责对产品质量和服务信息进行分析，每月编制质量信息反馈表报营销、生产、品质、采购、技术等部门。
G．负责对各项售后服务政策的解释和宣传，解决服务中的用户纠纷。
H．负责本部门的日常管理工作，以及协助行政部的月度和季度考核工作。
I．制定对各办事处的巡访计划，负责组织销售计划部和财务部对办事处的帐目进行审计。
2、客户服务部内勤岗位职责
（）、行政隶属
上级主管：
客户服务部经理
本职工作：
各项售后服务数据统计及反馈
（）、主要职责
A．协助客户服务部经理从事维修点协议和档案的管理工作。
B．协助指导各区域售后服务工作的实施，宣传和解释相关政策，提供服务咨询。
C．根据维修报表统计产品维修数量、配件使用数量和维修费用，建立相关台帐。
D．负责统计产品质量和服务中的信息统计、汇总和反馈。
E．负责与各区域市场的具体售后服务工作的沟通和问题反馈。
F．协助对各办事处审计数据的统计分析，并协助经理完成审计报告。
G．其他由部门经理交办的工作。
四、管理规范
1、售后服务标准
第一条：
公司向消费者公开承诺，如因质量问题，从购买之日起，吸顶灯及嵌入式灯镇流器保修年，灯管保用半年，塑件不保修；节能灯保用一年。
各终端应严格按此标准对消费者所购产品进行维修或换货，对超出保修期限的，可核收配件费及所更换配件的的维修费。
第二条：
节能灯的退换货评判标准：
A．能亮的一律不换；
B．不亮的（包括破碎的）如灯头未老化（八成新）的可给予一支换一支，灯头老化的不予更换。
C．灯管变灰或接桥间发黑的，不予更换。
D．公司从月日起，对节能灯实行喷码（见通知），考虑到产品销售周期，自出厂之日个月内的，可一支换一支，超出个月的，一律不予更换（此规定只针对经销商，对顾客的保修期仍为个月）。
第三条：
如产品出现批量质量异议，在经销商提出问题的两天内，由客户服务部负责协调，由技术部派技术人员上门认定，如确属质量问题，公司负责全部退回，并承担所有运输费用。
第四条：
若运输途中发生意外而造成货物损耗、丢失等情况，由客户服务部协同物流部配合客户向货物运输中的承运方进行索赔。
第五条：
售后服务工作采用逐级负责落实，即各物流和办事处对其所辖专卖店的售后服务负责，各专卖店对其所辖分销商售后服务负责，各级经销商必须依据本服务条款保证售后服务。
第六条：
公司向各特约维修点提供电子镇流器、环形灯管、平面排管等配件，各维修点可凭有故障配件向物流商或办事处更换配件。
第七条：
凡是在售后服务中出现的用户纠纷，各办事处和区域经理必须妥善调解，遇到例外或责任难以界定的问题，由客户服务部负责做出最终解释和裁定。
2、不良产品退换货程序
第一条：
凡***品牌的各地零售终端必须严格执行售后服务标准，对符合退换标准的产品应给予无条件退换货；对于属于维修责任的产品，必须明确告知消费者本区域***维修点的地址。
第二条：
消费者凭有效的购买凭证进行维修，以界定维修责任和服务内容；各维修点必须承当负责区域的产品维修工作，热情接待，当场维修；对于一时无法维修的，必须明确承诺在三天内进行修复；逾期不能修复的，给予退换产品处理。
第三条：
各维修点定期将不良的产品和配件与各物流商或办事处进行对换，再由物流商或办事处每月定期集中返厂，其中运输费用由公司承担。
第四条：
各物流商或办事处将不良产品返厂前，应先经过各办事处经理或区域经理的初步鉴定，填写《不良品产品返厂申请表》，该表中应详细填写返厂的产品明细、数量、返厂原因等，并由办事处经理或区域经理签字确认后，向客户服务部提出申请，方可返厂或就地处理，《产品返厂登记表》应随返厂产品一同返回，以便于核对数量等。
第五条：
凡无《产品返厂登记表》、未经办事处经理或区域经理签字确认的以及无客户服务部审批的返厂产品一律不予受理。
第六条：
为便于管理，各物流商或办事处应将本月需退厂的不良产品集中，并在规定时间内返厂；原则上每个物流、办事处每月只允许返厂一次，对于未能在规定时间内返厂的，本月不再受理，存放到下月返厂。
第七条：
如出现产品的批量质量问题或其他例外原因，由办事处经理或区域经理向客户服务部申请特批。
第八条：
公司物流部收到各地物流商或办事处的返厂不良品后，应在次日内对该批产品的数目和状态进行鉴定和审核，并将结果反馈客户服务部和各发运物流商和办事处，对于数目和状态不符合的，原则上以公司物流部实收为准。
第九条：
客户服务部对于符合换货要求的产品安排换货或冲帐，对不符合要求的，应在返厂登记表回执栏内详细填写不能换货的原因及数量，并及时反馈给物流商或办事处。
第十条：
所有不良品和配件返厂处理必须在货品到厂三日内，处理和反馈完毕。
第十一条：
各物流、办事处的退换日期：
1每月第一周：
黑龙江、辽宁、天津、北京、山西（含内蒙）、河北；四川、贵州、陕西、甘肃（含青海、宁夏）、新疆、重庆、云南；
2每月第二周：
安徽、江苏、上海、浙江；福州、厦门、泉州、江西；
3每月第三周：
湖北、湖南、山东、河南；广东、广西、海南。
3、维修服务网点的建设
第一条：
建立特约维修部的目的和意义：
建立特约维修部的目的是为便于消费者及网络成员的售后服务工作，保障经销商及消费者的合法权益；提高***品牌的知名度和美誉度；建立有效管理,控制一些不合理的退货,避免不必要的责任和损失。
第二条：
建立维修部的布局及具体要求
特约维修部计划在全国的重点城市率先实行，随着深度分销市场渠道整理的展开而推进,目前要在广州、深圳、厦门、福州、上海、武汉、杭州、长沙等地先设点。
为便于消费者及各网点售后服务的运作，要求维修部建立在灯饰店集中的专业市场或街道，利用原有分销网络中具备实力强，设施全，在当地人缘好等条件的***销售点设立维修部（建议选择专卖店一级的客户）。
特约维修部先由办事处、物流或直属区域经理根据所负责区域市场的具体情况，对售后服务点进行统一的规划，提交《特约维修部的申请表》，报至营销中心客户服务部备案审批，具体操作见维修点流程。
第三条：
对特约维修部的支持与管理
A．根据每个维修点所覆盖的区域大小和销售规模，以维修费的形式给予一定的经济补偿，具体金额由办事处和区域经理建议，由客户服务部决定；维修费与客户的返利一同发放。
B．按维修点覆盖区域的销售规模，决定首批配件的保有量，由各维修点交纳一定比例的押金，今后由办事处和物流商采用以旧换新的形式保证供应，最后集中与营销中心对换。
C．在客户的日常巡访维护中，对零配件管理、修理技术指导、返修品鉴定、服务质量改善和维修人员培训等方面，加强对各维修点进行咨询指导；同时记录产品质量和售后服务等的反馈信息。
D．各办事处和区域经理对于维修点在售后服务中产生的用户纠纷，要及时响应，裁定协调，妥当解决，并记录和分析原因，集中向客户服务部汇报。
E．建立维修点的管理档案，在其一般的客户档案中，增加维修服务的信息内容，以便对售后服务中出现的产品质量、责任界定、服务内容、配件管理和费用控制等问题进行跟踪监控，及时调整解决。
4、办事处审计检查管理制度
第一条：
对各办事处的运作检查和帐目审计是公司对外驻机构的例行性的稽查工作，各办事处必须无条件的接受检查，真实具体地提供帐目数据和反映实际情况。
第二条：
由客户服务部负责牵头成立审计小组，具体组织实施，参与部门有销售计划部、财务部和临时指定的相关部门及人员。
第三条：
审计小组应制定各办事处的具体巡查审计计划，包括审计内容、审计方式、完成时间和相关费用等，报批营销中心副总同意后，方可进行。
第四条：
办事处的审计可采用定期与不定期、告知与突击检查相结合的形式进行，审计中的相关费用不能由审计对象承担。
第五条：
各办事处经理应组织各相应岗位的工作人员配合审计小组的工作，不得以任何理由妨碍和干扰审计工作的正常进行。
第六条：
审计结束后，审计小组必须在规定时间内完成审计书面报告，上报营销中心副总。
第七条：
对审计中各办事处暴露的问题，审计小组作为非直线领导。
不能擅自命令和处理，必须报请营销中心副总，由直线部门负责下达处理和整改指令。
第八条：
审计检查结果作为对办事处相应岗位的考核依据。
附：
售后服务协议书
甲方：
***照明有限公司
乙方：
为进一步做好***产品的售后服务工作,解除广大经销商在经营过程中的后顾之忧，经双方协商，甲方同意授权乙方作为甲方在省市市场（地区）的特约维修点，协议内容如下：
1．乙方作为甲方在上述市场（地区）的特约维修点，全权负责甲方产品在该区域内的售后服务工作，具体为：
负责该市场内所有售点的***产品的退换、维修及技术咨询等工作；
2．甲方根据售后服务标准和配件发放标准，向乙方提供库存保护和部分常用配件，供乙方在销售过程中为广大顾客和下线客户进行服务时使用（附配件明细表，售后服务标准）。
3．甲方为乙方提供维修费用元月，乙方必须按照甲方的售后服务标准对客户的***产品进行维修，如因违反服务标准导致客户投诉的，按元例给予处罚。
4．乙方为顾客或客户更换配件后，应将损坏的配件妥善保管，并定期向甲方进行以旧换新，甲方将根据乙方交还的旧配件品种及数量给予一对一等量换新。
5．乙方所更换的配件应符合甲方的更换要求，如超出甲方的更换标准而更换者，其配件费用由乙方自行承担。
6．每个销售年度结束或双方合作协议中止时，乙方应将甲方所提供的周转配件全部无偿返还甲方，如出现短缺，将按甲方出厂价将短缺部分补足。
7．下一销售年度开始时，甲方将按乙方销售需求重新进行配件铺底工作。
8．本协议一式二份，双方签字盖章生效，协议有效期至 年 月 止。
9．未尽事宜由双方协商解决。
甲方：
***照明有限公司 乙方：
代表：
代表：
日期：
日期：
五、操作流程
1、维修点开发流程
2、维修配件返厂、对换流程
3、
信息反馈流程
、办事处审计检查管理流程
六、工具表格
***维修配件使用明细清单
维修点：
所属月份：
单位：
件
配件品名
更换数量
合计
备注
第一周
第二周
第三周
第四周
第五周
制表人：
区域经理：
（本表一式三份，维修点、物流或办事处、客户服务部各持一份）
***产品质量市场反馈表
所属月份：
单位：
件
退回不良品情况
退换配件情况
备 注
品名
数量
不良率
退货原因
品名
数量
外观
电子件
灯管
其他
制表人：
客服部：
生产部：
技术部：
品控部：
营销中心：
不良品（配件）返厂申请表
区域
单位
名称
x
发货人
拟返厂
时间
要求处
理方式
维修后返回（）换货（）退货（）
返厂产品明细
返厂原因
公司收货明细
产品
数量
金额
外观
电子件
灯管
其他
实收数量
备注
合计
区域经理意见
客户服务部意见
公司
物流部接收人签收
接收
时间
反馈
时间
不符合返厂要求的产品数量及原因
1、本单要求一式二联，一份由退货单位留存，一份随货同行，并在有货单的纸箱上注明，以便于接收人核对数量，反馈退货单位。
2、收货人在收到货物日内应将全部货物鉴定审核完毕，并及时反馈发货方，对不符合返厂要求的，应注明名称、数量及原因，并征询发货方的处理意见。
***产品维修配件申请单
所属区域：
维修点：
填表日期：
配件品名
单价
数量
金额
备注
配件品名
单价
数量
金额
备注
所收押金
合计
制表人：
区域经理：
客户服务部：
营销副总：
（本表一式四份，维修点、物流商或办事处、客服部、发货中心各持一份）
***产品维修配件更换单
所属区域：
填表日期：
配件品名
数量
实收
实发
备注
配件品名
数量
实收
实发
备注
制表人：
区域经理：
客户服务部：
营销副总：
（本表一式四份，维修点、物流商或办事处、客服部、发货中心各持一份）
升级会员 