财务审批规定.docx

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财务审批规定

财务审批规定

（目录）

第一章总则

第二章人工费用

第三章广告企划费用

第四章租赁费用、装修费用

第五章办公费用

第六章税费、咨询费及银行涉及的相关费用

第七章差旅费

第八章业务招待费

第九章其他费用

第十章费用报销审批流程补充规定

第十一章涉业务往来及内部借支的资金管理

第十二章附则

财务审批规定

第一章总则

第一条为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、科学、规范、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

第二条公司所有财务事项，所有部门均应遵守按本规定执行。

第三条公司所有收支业务均通过财务部执行。

第四条公司的原始票据均应遵守如下要求：

1、所有报销票据必须是符合税务要求的合法凭据。

收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。

2、原始票据的粘贴：

交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须

紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

注：

原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

3、填写单据要求：

各个部门在填写各种报销凭证时必须使用黑色或兰色水

笔且书写规范，清楚填写所属部门、领款/经办人以及业务内容。

4、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理；同一业务产生的票据不可分次报销。

第五条本规定中各费用定义

1、人工费用——所有人员工资、奖金、津贴、补贴、社会保险费等支出；

2、广告企划费用——包括各类媒体广告性、宣传性支出，DM、展台等支出；

3、租赁费用——总部及各分店由于经营需要租赁店面、办公场所、员工宿舍等产生的租金、管理费；

4、装修费用——租借房屋以及经营店面的日常装修支出,自有产权房屋的装修改造等；

5、办公费用——用水、电、暖、冷气等费用；固定电话费及其初装、移机等费用；办公用品、工程材料、大型促销活动礼品等物品的采购等。

6、税费、咨询费及银行涉及的相关费用。

7、差旅费——在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的用餐补贴。

8、业务招待费——业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。

9、其他费用——不在上述分类中列明的费用。

第二章人工费用

第六条人工费用报批流程：

人资行政部制工资报表----人资行政部总监----财务部经理（总监）----主管副总----总经理。

最终审批后，交由财务部执行。

第三章广告企划费用

第七条广告企划费用审批基本原则：

公司所有广告费用支出计划，均应

报营运副总/营运总监审批，若涉及可向厂商收回部分收入的，应附广告收入清单及合同，报送公司财务部备案后，在计划内执行。

第八条广告企划费用报销流程：

1、总部：

市场部经办人（附发票清单及合同复印件）----部门经理---营

运副总----财务部经理（总监）---主管副总---总经理。

2、分店：

市场部经办人（附发票清单及合同复印件）----部门负责人---

财务负责人---店总---营运副总----财务部经理（总监）---主管副总---总经理。

第九条广告企划费用报销注意事项

1、广告费收入如需于专柜费用结算单上扣款，市场部需以内部联系单知会财务部结算中心。

2、当月涉及促销活动费用须在次月报销的，市场部应于次月5号前将促销当月发生的相关费用预报给财务部。

第四章租赁费用、装修费用

第十条有关经营性租赁店面的租金、管理费：

总部：

财务部经办人制单----会计稽核----财务部经理（总监）----主管

副总---总经理。

分店：

财务部经办人制单----会计稽核----财务部负责人---店总----总部

财务经理（总监）---主管副总---总经理。

第十一条办公场所及员工宿舍租金：

总部：

总务部经办人---总务经理----财务部经理（总监）----主管副总---

总经理。

分店：

分店总务经办人---财务部负责人----店总。

第十二条装修费用报销流程：

工程部经办人---工程部经理----财务部经

理（总监）----主管副总---总经理。

第五章办公费用

第十三条用水、电、暖、冷气等费用报销流程：

总部：

工程部经办人----工程部经理---财务部经理（总监）----主管副总

---总经理。

分店：

工程部经办人----工程部负责人---财务负责人---店总---总部工程

部经理---财务经理（总监）---主管副总---总经理。

第十四条固定电话：

固定电话费及其初装、移机等费用

总部：

人资行政部经办人----人资行政部总监----财务部经理（总监）----主管副总---总经理。

分店：

人资行政部经办人----人资行政部负责人----财务部负责人----店总。

第十五条办公用品、工程材料、大型促销活动礼品等物品的采购。

采购原则上一律待申购流程审批后执行。

第十六条采购分为月度集中采购、日常临时性采购。

1、月度集中采购：

分店总务根据仓库物品的库存量，结合下月需求量，下月备用量，拟定下月月度集中采购物品需求计划表（物品申购单），同时附仓库物品库存量统计表，在每月月末前三天提交至总部总务，总部总务根据分店实际库存量及计划表采购物品。

2、日常临时性采购、自行采购：

其中，日常临时性采购属于日常工作临时性需要，仓库无库存或库存不足时产生的申购并由总部采购并调货行为。

固定资产类别物品申购前必须有相关部门维护、维修确定不可使用后，再由需求人按实际需求填制申购单，待流程审批后转交总部总务实施采购。

其中，自行采购适用范围属于临时性采购物品的范围，但事情紧急、量小、金额小的（500元以内），为不影响工作的正常进行，待申购流程审批后，且经总部总务经理同意后，由分店总务自行实施采购的行为。

3、临时性集中采购程序

各分店因大型促销活动需要批量采购相关物品的，总部总务应以总部（分店）市场部拟定的且经各级领导审批完毕的采购明细表为准进行采购。

（市场部需将分店每期促销活动方案及企划广告费用于活动促销期前五天分发给总部财务部审核备查。

）注意事项：

大批量物品采购需订制，总部市场部应于促销活动期前1个月呈报相关部门领导审批，总部总务根据采购清单进行询价、比价，法务部对采购合同法律条款进行审核，财务部对于采购合同进行相关事项复核。

第十七条采购报销流程：

1、总部：

总务经办人（附申购单及采购清单）----总务经理---费用归属部门负责人---财务部经理（总监）----主管副总---总经理。

2、分店：

总务经办人（附申购单及采购清单）---总务负责人—财务负责人—店总---总部总务经理---费用归属部门负责人—财务经理（总监）—主管副总---总经理。

第十八条采购流程中相关人员职责

1、分店仓管：

负责物品入、出库检验及进出存账目处理。

2、分店总务：

根据库存量拟定月度集中采购物品需求计划表（物品申购单），其中企划用品需求应在征得市场部经理的认可后拟定。

3、分店财务：

负责盘点、复核仓库物品的库存与进出库情况以及复核供应商的往来款。

4、店总：

负责《物品申购单》的复核。

5、总仓仓管：

负责物品入、出库检验及进出存账目处理。

6、总部总务：

负责汇总、拟定月度集中采购物品申购单及物品采购。

7、总部财务：

负责监督控制采购的各个环节、严格控制库存、优化库存管理，从而提高仓库物资的使用效益。

第六章税费、咨询费及银行涉及的相关费用

第十九条税费、咨询费及银行涉及的相关费用包括如下内容：

1、税费、咨询费——国、地税涉及的各项税金缴纳及聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐等发生的费用。

2、银行涉及的相关费用---银行手续费、利息支出等。

对分店发生的以上

税费、咨询费必须用书面请示总部财务经理或财务总监，经审批后执行，银行手续费、利息支出以银行出具的相关扣费单据为准。

第二十条税费、咨询费及银行涉及的相关费用报销流程：

1、税费、咨询费：

财务部经办人---财务部负责人审核（总部、分店适用）。

2、手续费、利息支出：

出纳制单---财务负责人审核（总部、分店适用）。

第七章差旅费

第二十一条差旅费报销应严格遵守如下规定：

1、公司员工出差应严格履行报批手续（即公司员工出差，应在OA系统中

填写《出差申请单》），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。

2、出差人员超标准乘坐交通工具须经主管副总签字同意方可报销，并须事先请示；飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经总经理签字同意方可报销。

3、差旅费用的报销，严格按照制定标准执行，任何人不得提高或降低费用标准，出差返回后应于5日内凭《出差申请单》及有关费用核收单据到财务部办理报销手续，差旅中的交通费如涉及打的或乘坐公交的，应在对应的士票或公交票的背面列明起点与终点，否则财务部门可以不予办理报销手续。

第二十二条公司车辆外出产生的相关费用报销流程。

包括车辆耗油费、过路过桥费、停车费等。

总部：

经办人---总务经理----人资行政部总监----财务部经理（总监）----

主管副总---总经理。

分店：

经办人---总务负责人—财务负责人—店总

第二十三条员工出差费用报销流程。

因公出差发生的乘车费、船票、机票、住宿费及用餐补贴等。

总部：

经办人（附发票及出差申请单）---部门经理----人资行政部总监----

财务部经理（总监）---主管副总----总经理。

分店：

经办人（附发票及出差申请单）---部门负责人----人资行政部负责

人----财务负责人---店总---财务经理（总监）---主管副总---总经理。

第二十四条报销额度按公司差旅费开支标准执行；因公市内外出办事，应填写《临时外出申请单》，外出办事产生市内交通费的报销可参照第二十一条相关内容执行。

第八章业务招待费

第二十五条业务招待费据工作与业务需要招待标准分为常规临时性的限额招待与计划性的超限额招待。

第二十六条常规临时性的限额招待:

各部门人员因公邀请客户到公司洽谈业务或出差确需安排接待的，须事前电话请示部门负责人且经主管副总同意后，限额接待。

并应严格遵守如下原则：

1、正常的沟通联系、上门拜访、洽谈业务不应涉及接待费用。

2、用餐标准不能超过80元/餐/人；普通访客陪同相伴人数不得超过2人，重要访客陪同接待人数不得超过来访客人人数；陪同人数如有变动或临时性接待费用需超出标准的，应提前报总经理批准。

第二十七条计划性的超限额招待：

公司相关部门为与优质合作商或相关单位保持良好的沟通和合作关系而产生的外联招待费用。

各部门涉及此项招待费的，应在执行本规定其他条款的同时，在申请单中详细列明招待时间、招待地点、招待事由、对象、人数、招待金额，同时备注本公司陪同人员名单。

第二十八条业务招待费报销流程：

总部：

业务部门经办人（附发票及招待费报批单）---部门经理----人资行

政部总监----财务部经理（总监）----主管副总---总经理。

分店：

业务部门经办人（附发票及招待费报批单）---部门负责人----人资

行政部负责人----财务部负责人----店总—财务经理（总监）---主管副总---总经理。

第九章其他费用

第二十九条保险费用：

对公司财产等投保而交纳的各项保费

总部：

部门经办人---部门负责人---财务部经理（总监）---主管副总---总经理。

分店：

部门经办人---部门负责人---店总---总部部门负责人---总部财务

经理（总监）---主管副总---总经理。

第三十条存货盈亏：

库存商品的报损、报溢金额（不包括非正常损失）。

总部：

仓管制单----总务经理审核----财务经理（总监）----主管副总---

总经理审批。

分店：

仓管制单----总务负责人审核----财务负责人---店总---总部总务

经理---财务经理（总监）----主管副总---总经理审批。

第三十一条福利费：

用于职工福利方面支出，如节日补贴、医药费报支等。

报销流程如下：

人资行政部经办人—人资行政部总监----财务部经理（总监）---主管副总---总经理。

第十章费用报销审批流程补充规定

第三十二条上述各项费用的审批流程若未分别列明总部或分店的，默认为总部与分店分别适用；总部、分店未设经理职务的，上述审批一律由部门负责人签字执行，若分店也未设部门负责人的由总部直属领导签字执行。

第三十三条各部门领导因公出差或其他原因无法正常履行审批职责的，应将审批权限授予部门相应负责人，以确保公司业务的有序开展。

第三十四条总部、分店各部门报批通过的费用开支，单项超过10000元的，

一律按要求签订业务合同。

第三十五条上述费用（例：

月宿舍租金、办公室租金、保洁费等）若涉及

合同期内分期支付的月固定费用可参照以下简易流程执行：

总部：

费用归属部门经办人（请款单据应注明合同起止期间）—部门负责人

--财务部经理或总监—出纳检查付款。

分店：

费用归属部门经办人（请款单据应注明合同起止期间）—部门负责人

—财务负责人—-出纳检查付款。

第三十六条各分店费用（除招待费及店总个人费用）报销在500元限额内的，由费用报销部门负责人、财务部负责人、店总审批后方可执行。

超过500元限额的（除固话费、合同期内月固定费用），一律须经总部财务经理、主管副总、总经理审批后执行。

第三十七条总部、分店涉及费用的报批（报批指OA申请）各自应按如下流程执行：

总部：

部门经办人---部门负责人---财务经理（总监）---主管副总---总经理（总部报批费用项目涉及分店的，应分发知会店总）

分店：

部门经办人---部门负责人---店总---总部部门负责人---总部财务经理（总监）---主管副总---总经理---分发分店财务部负责人。

第三十八条上述报批的费用项目如涉及营运部、市场部的，一律应报主管副总审批。

所有审批通过的报批单中如费用项目涉及采购的，应分发给总务部相关负责人。

第三十九条上述应执行报批流程的费用项目主要包括市场部发生的各类媒体广告性、宣传性支出（喷绘、DM等）、总务部采购、业务招待费、装修费用、办公费用等。

第四十条总部、分店涉及业务合同的签订各自应按如下流程执行：

总部：

部门经办人（合同审批表及合同）---部门负责人---法律顾问---财务经理（总监）---主管副总---总经理---总部盖章生效。

分店：

部门经办人（合同审批表及合同）---部门负责人---店总---总部部门负责人---法律顾问---总部财务经理（总监）---主管副总---总经理---分店盖章生效。

上述合同签程涉及营运部、市场部的，一律应报主管副总审批。

第四十一条总部、分店签订生效的经济合同，业务部门经办人应将审批表及合同各复印一式两份，业务部门和财务部各持一份作为备案资料，将原件移交行政部统一保管。

第十一章涉业务往来及内部借支的资金管理

第四十二条供应商货款按双方合同及公司结算流程办理。

其他部门通知中止付款或财务发现异常情形需中止付款的，应事先报总部财务。

按合同及总经理批准后的修改付款条件的工作联系单执行，各分店供应商货款的审批流程如下：

财务经办人—会计—财务负责人—店总---财务部经理（总监）—主管副总—总经理。

第四十三条支付押金、保证金由管理保证事项部门提出，经会计核实、财务负责人审核后办理，如需扣还无规定赔偿金额的，应由总经理批准方可付款。

报销流程如下：

业务部门经办人—部门负责人—会计---财务负责人。

第四十四条备用金。

因工作需要一定现金周转的部门和个人，可申请备用金。

第四十五条备用金借支程序

1、各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预

支一定数额的备用金。

借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。

2、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公

务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。

3、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金，实行

定额备用金的借支人须每半年结清一次。

借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。

每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。

4、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销

费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。

5、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。

因特殊需要借款

的，应在预计归还期归还，否则须书面提出申请经店总同意，可推迟还款。

或从工资中扣回，到期未还再借款的，一般不予办理。

6、各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门有义务及时通

知财务部门清帐，否则造成的损失由相关部门负责。

第四十六条总部备用金和费用审批权限与授权

1、在2000元（不含本数）以下的，由部门经理确认，主管副总审核，财

务部经理或总监审批；

2、在2000元（含本数）以上的，由部门经理确认，总监或主管副总审核，

财务总监核准后，报总经理审批；

3、部门经理的备用金借支由总监或主管副总审核确认，按第⑴、⑵款规定权限分别报财务部经理或财务总监审核后，报总经理审批；

4、总监或副总的费用报销由财务总监审核后，报总经理审批；财务总监和总经理、董事长的费用报销交叉审批。

5、各审批人因不可抗力原因（如请假出差）无法审批的，经总经理同意后，可授权他人在此期间代为审批，但该授权人无审批直接付款权限。

第四十七条分店备用金和费用审批权限与授权

1、在1000元及以下的，由部门负责人确认，财务负责人审核，分店店总

批示后出纳即可直接付款，若借支金额超出店总权限，应上报总部主管副总、总经理审批后执行，但当月累计金额不得超过5000元。

2、店总发生的备用金借支和费用的报销，一律须由主管副总确认，财务经理或总监审核后，报总经理审批；

第十二章附则

第四十八条审批人职责与分工

1、出纳：

对所有费用报销单据审批流程的完整性及相关数据的准确性做最终的审核。

2、部门经理：

对本部门的所有费用内容发生的真实性、必要性、合规性审核。

3、财务经理：

对公司所有费用报销的合理性、合法性以及真实有效性进行监控；对超出预算额度或各部门规定的额度范围外的支出进行监控并向董事会汇报。

4、部门副总/总监：

对各分管部门所有费用支出的计划性、平衡性进行审批。

5、店总：

执行各店费用总额及费用率指标，负责对各店所有费用支出预算

的计划性、平衡性进行控制、审批。

6、总经理：

对董事会授权范围内的所有企业的费用支出的控制。

对企业经

营过程中的所有费用预算的控制和审批。

第四十九条报销时间安排。

从2013年10月1日起，费用报销时间为每周的星期二和星期五，其余时间一律不再接受费用报销（特殊紧急情况经领导批准的除外）。

同时，为了确保各个部门当月的费用能及时报财务入帐，每月的最后一个星期不受第一条款的限制，工作时间均可到财务部报帐。

第五十条本规定从2013年10月1日起正式执行。

第五十一条本规定最终解释权属财务部。