公文流转.docx

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公文流转

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公文流转

　　篇一：

公文流转制度

　　公文流转制度

　　第一章总则

　　第一条为了使公文处理规范化、制度化，提高工作效率和公文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，结合实际情况，特制定本制度。

　　第二条公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻方针、政策，施行行政措施，指示和答复问题，指导和布置工作，报告情况，交流经验的重要工具。

　　第三条办公室是公文流转的管理机构，主管对上级、同级来文和内部各科室、下级文件的公文处理工作。

　　第四条公文流转必须做到及时、准确、完全。

公文由办公室设专人统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

　　第二章公文流转内容

　　第五条本制度所称的公文流转，主要包括：

　　1.收文处理，包括上级、同级来文和下级请示、报告等。

　　2.发文处理，包括向上级主管部门和其他同级部门等外部机构报送的文件、局内部发送文件以及节假日通知安排等。

　　-1-

　　第三章收文办理

　　第六条上级、同级来文和内部各科室、下级请示、报告，按以下程序处理：

　　1.签收

（1）在协同办公系统及时签收、保存、打印非密级公文。

（2）在机要局或邮局的送件单上签字，注意核对、清点，急件应注明签收具体时间。

　　2.阅文。

认真阅读每一份公文，了解内容，弄清需要办理的事项。

　　3.拟办。

在收文上附上文件阅办单，由办公室相关负责人提出拟办意见。

　　4.呈办。

将文件送局长室各相关局长批阅。

　　5.登记。

（1）对文件进行编号，并在收文登记簿上做好公文的登记工作，经费类和非经费类公文需要分别登记，登记内容包括：

收文顺序号、收文日期、来文机关、来文文号、来文日期、文件标题、拟办意见等。

（2）在协同办公系统“待办事项”中，找到相关事项，填写拟办意见、提请相关责任人批阅办理。

　　6.转办。

将领导实质性批示登记以后，将公文送至相关受文科室，并请收件人在收文登记薄上签字。

　　7.归档。

收文件办结后受文科室将公文送办公室汇编-2-

　　和留存备查，原件注明办结后分类归档，并在收文登记薄上进行标记。

　　8.绝密件和特提、特急件的办理。

绝密件收文后及时登记；由办公室主任用专用文件夹呈送单位主要负责人阅，不得擅自扩大阅文范围；送阅文件后，须立即存放保险柜，并作好登记；在规定时限内清退回发文单位，所有清退文件须通过机要渠道传递，并保留依据。

特提、特急件、区领导批示件应在收到后立即办理。

　　第四章发文处理第七条凡以单位的名义印发的文件，均由办公室按以下程序进行校核，确保公文质量和印发时效。

　　1.由拟发文部门起草文件，科室负责人校对。

　　2.校对后，递交至办公室，办公室公文办理人员对（公文流转）材料进行初步审核，并附拟文稿纸，据实填写发文号、文件份数、机密程度等内容。

　　3.审核。

审核时，严格把控行文的内容，做到主题鲜明、重点突出、结构严谨、内容完善、逻辑严密、条理清晰，遣词用句符合现代汉语语法和语言习惯，符合公文书面语言规范和特点；严格把控行文的格式，做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。

　　4.送签。

将拟文稿纸、来文审核底稿、修改稿及相关背景材料及从前至后依次排列整理成送签全套件，呈报有关领导审签或会签（联合发文），严禁出现逆向流转。

　　-3-

　　5.复核。

由办公室复核文件审签程序是否完备规范，审签程序不完备、不规范的，应补齐或纠正。

　　6.付印。

由公文承办人员按照公文办理有关程序和规定对文件进行编号并填写成文日期、印发日期、印制份数等。

　　7.发文。

涉密文件以纸质文件编号印发，做好取件登记；非涉密文件，将word制作成pdF文档，盖上电子印章后按发文范围及时从网上发出，将印刷的纸质公文分到相关部门、科室。

　　8.归档。

文件归档共存3份，归档办件从上至下依次包括文件付印清样、拟文稿纸、来文单位报请行文的文件以及其他所附材料、承办人员审核修改的底稿、文件成品。

　　9.倒查。

办件归档后，承办人员应立即对完成的公文校核工作进行倒查，确保各个环节要求均按规定落实到位。

　　第五章附则

　　第八条本制度由办公室负责解释

　　-4-

　　篇二：

公文流转系统

　　zdsoft公文流转系统

　　浙江大学网络信息系统有限公司

　　20xx年7月

　　1.1业务流程图

　　图例说明：

　　此类功能是公文流转的支撑，需要用户进行

　　初始化设置或使用系统提供默认设置；

　　/发文办理操作的地方。

　　产品功能简介

　　1.2公文设置

　　1.2.1

　　权限管理

　　公文流转系统提供了基于角色管理的权限控制，通过模块权限、功能权限、业务范围三级权限与角色的关联，角色与帐户的关联，帐户与业务范围的关联，实现系统、严谨、易管理的权限管理。

　　1.2.1.1权限细分

　　系统按模块、功能、业务范围三个层次定义了三级权限结构，可以做到对帐号权限的精确定义，充分满足了公文流转过程中对安全性和权限的要求，提高了系统安全性。

模块权限：

包括模板管理、流程管理、发文拟稿、公文统计等系统定义的功能模块

　　的权限；功能权限：

系统的每一个功能模块都包含了多个功能，如流程管理就包括了新建、

　　查看、删除等功能点，收文处理包括了撤回、跳转等功能点，功能权限实现了对这些功能点的权限控制；业务范围：

系统可按公文密级类别进行用户权限的控制，保证带密级的公文在流转

　　中的安全性。

　　1.2.1.2角色管理

　　系统完全基于角色进行权限管理，无需再为帐号进行逐一权限授权，用户可根据单位实际情况先进行角色的管理和角色的授权，然后在用户授权时就可以简单的进行角色授予即可。

　　系统还预设了领导、办公室主任、文书、设置人员、普通用户几个默认角色，方便用户使用。

　　1.2.1.3角色切换

　　基于角色管理允许一个帐户有多个角色，但在使用中只能有一个角色为当前角色，所有处理业务均以此角色权限进行限制，在需要做其它角色业务时，可在系统中直接进行角色切换，不用再次登录。

　　多角色用户系统提供一个默认角色功能，在进入系统时自动设为当前角色，默认角色可在个人设置中维护。

　　1.2.1.4成员管理

　　成员管理为流程定义、流转中的人员选择和公文发送的主送、抄送对象提供了用户自维护的单位机构、用户组管理。

　　1.2.1.5通讯单位管理

　　通讯单位管理提供了添加非本软件平台单位功能，这些单位在系统管理中没有维护，但在公文的主送、抄送机关、发文单位、收文的来文单位中需要使用。

　　在添加的非本软件平台单位信息中还可以包含邮件信息，在公文发送时，可通过邮件实现向这些单位发送公文的功能。

　　1.2.1.6自定义用户组管理

　　自定义用户组可实现除按部门划分以外的用户归类，提供便捷的人员选择。

用户组在使用级别上分为单位、个人两个级别，权限上单位级为公用，个人为自用；在使用场合上分为公文流转、公文发送两种，公文流转用户组用于流程定义、流转中的负责人选择，公文发送用户组用于公文发送对象选择。

　　1.2.2流程管理

　　系统具有强大的工作流引擎，能定义xml标准的工作流，实现固定流程和自定义可变流程，自定义流程提供了灵活的运行绑定功能，在流转过程中实现后继流程的定义，结合系统提供的流转功能可满足各种流程运用需求。

　　1.2.2.1工作流引擎

　　系统工作流引擎采用了标准的xml语言定义，有强大的流程处理引擎，使用工作流引擎作为公文流转系统的核心业务支撑，可实现的流程定义、跟踪、查询和管理，提供固定/可变流程、串行/并行流程、单人/多人负责设置。

　　1.2.2.2固定流程

　　固定流程是在流程定义时已完全确定流程及流程负责人，并且在流转过程中是不允许改变的流程。

可实现用户的固定、强制业务流程。

　　1.2.2.3自定义流程

　　用户在定制流程时可以选用系统提供的初始化流程生成流程定义，流程中的每一个步骤都是可以设定的，设定类别有是否可插入步骤，是否可修负责人，是否可忽略，在流转过程中，流程定义中的设定的信息都将影响下一步的走向。

　　1.2.3公文模板

　　公文模板方减少了排版的功能，提高了公文草拟的效率。

系统提供了最常用的下行文和上行文模板，并具有模板定制功能，可满足用户个性化、多样化的公文模板需求。

模板的分类管理提供了模板使用的权限范围管理。

　　1.2.3.1模板定制

　　用户可新建或从已有模板导入进行公文模板的定制，定制过程通过微软oFFice编辑控件，对系统定义公文元素进行排版。

　　1.2.3.2模板管理

　　提供了模板的新增、查询、修改、删除管理，并提供了恢复系统预设模板功能。

系

　　统默认提供下行文（单独发文）、上行文（单独发文）、下行文（联合发文）、上行文（联合发文）4套按照国家公文标准格式定义的预设模板。

　　1.2.4公文电子印章

　　系统提供将jpg或gif格式的印章图片通过不可逆加密算法进行加密，保证印章安全。

公文电子印章可授权给多人使用，授权人可自行设定自己使用电子印章密码。

　　1.2.5常用批注

　　常用批注提供了维护常用批注用语功能，并且可在公文处理时，把当前的批注直接加入到常用批注用语中。

收/发文批注完全独立，并提供公用和个人两种分类，公用批注是单位内所有用户均可使用，个人批注是用户自用。

　　1.2.6系统参数设置

　　系统参数设置提供了一个灵活定制系统运行方式的调整设置。

可设置参数有公文编辑器启用、归档公文发送。

系统参数设置只会影响到本单位的应用，不会影响其它同平台单位。

　　公文编辑器启用：

系统默认为启用，此时在公文处理过程中将通过公文编辑器进行

　　公文正文编辑和浏览。

不启用时，正文将以附件上传的形式进行编辑；归档公文发送：

系统默认不启用，认为归档后的公文不再进行发送。

当然，用户可

　　以根据实际需要，开启该功能，已达到归档后仍然可以再次发送该公文。

　　1.3公文办理

　　公文发送实现上下级单位之间或者同单位不同部门之间的公文编辑、流转、处理、收发、管理，全面提高工作效率，增强协同工作的能力。

　　1.3.1收/发文分离

　　公文流转系统包括了收文办理和发文办理，并根据实际工作情况需要对收/发文办理业务进行了分离，实现了从流程、模板、常用批注、代理人、关联人等功能和收/发文模块都进行隔离，充分在功能上体现出收文办理与发文办理的不同。

　　1.3.2流转功能

　　流转功能是为了提高系统在公文流转过程中的可用性专门增加的一些功能，主要包括了代理人、关联人、撤回、跳转等功能。

　　1.3.2.1代理人

　　当用户因出差、病休等原因未能及时处理公文，可以找另外一个人来代替执行公文处理操作。

另外的这个人就是代理人。

代理人将全权执行原负责人应当处理的操作，从而保证公文流转的顺畅。

　　篇三：

公文流转

　　公文流转

　　一、主要开发模式

　　纵观目前市场上成型的公文流转系统，其开发模式上的差别主要体现在系统结构和开发的技术手段，系统结构主要指终端操作人员与应用服务系统的相对关系，开发的技术手段指系统的平台及其主要开发技术。

　　1、系统结构

　　按照系统终端情况的不同，可将公文流转系统的开发结构分为b/s（浏览器/服务器）和c/s（客户端/服务器）两种模式，它们各具特色，是当前公文流转系统开发的主流。

（1）b/s模式

　　b/s模式的系统以服务器为核心，程序处理和数据存储基本上都在服务器端完成，用户无须安装专门的客户端软件，只要通过网络中的计算机连接服务器，使用浏览器就可以进行事务处理。

b/s模式具有易于升级，便于维护，客户端使用难度低、可移植性强等特点，同时也受到灵活性差、应用模式简单等问题的制约。

在早期的oa系统中，b/s模式是被广泛应用的系统模式，一些mis、eRp系统也采取这种模式。

b/s模式系统主要的应用平台有windowsserverFamily、lotusnotes、linux等，其采用的主要技术手段有notes编程、asp、jaVa等，同时也使用com+、activex控件等技术。

（2）c/s模式

　　c/s模式系统以服务器作为数据处理和存储平台，在终端设计有专门的应用程序进行数据的采集和初次处理，再将数据传递到服务器端，用户必须使用客户端应用程序才能对数据进行操作。

c/s模式具有专业化程度高、开发手段灵活、运行速度快等特点，但受到维护成本大、适应性弱等问题的影响。

c/s模式是早期电子政务开发中主要应用的模式，同时一些专业的mis软件也经常使用这种模式。

c/s模式系统几乎可以适应任何的操作平台，开发技术也多种多样，大部分计算机语言都能开发出c/s模式的应用系统。

　　2、开发手段

　　公文流转系统的开发手段多种多样，lotusnotes、asp、Visualstudio等主要的技术手段都能开发出公文流转系统，它们具有不同的特点，在不同领域发挥着自身的优势。

（1）基于lotusnotes的公文流转系统

　　lotusnotes被视为最为成熟的公文流转系统平台，由于其本身具有强大的工作流（workflow）设计能力，与公文流转复杂的工作流相适应，因而成为了大型公文流转系统开发的首选技术手段。

利用lotusnotes既可以实现c/s模式的公文流转系统，也可以使之适应b/s的应用模式，其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。

但lotusnotes的灵活性较差，外在表现形式单一，开发成本高。

　　参考系统：

冠群联想的问鼎协同办公系统

（2）基于exchangeserver的公文流转系统

　　exchangeserver与lotusnotes有相似之处，都具有强大的工作流设置能力，在早期的办公自动化系统中，exchangeserver被广泛使用，在客户端使用outlook等电子邮件系统进行操作，在使用上不直观，灵活性差，同时基于exchangeserver的二次开发难度也较大，系统之间的兼容性和扩展性差，目前在市场上单纯地基于exchangeserver的公文流转系统比较少见。

参考系统：

无

　　（3）基于框架的公文流转系统

　　框架具有很强的灵活性和扩展性，能够与操作系统平台进行良好的结合，与各类应用程序可进行数据传递，其系统同时可应用b/s和c/s两种模式，在外在表现形式上十分灵活，开发难度和成本低，能够方便地使用各类中间件。

框架下的开发工具很多，主要有Vb、Vc、asp等，作为一种通用的开发手段，框架的应用范围很广，但其专业性不强，在开发公文流转系统时需要进行复杂的重定义工作，同时在规模大的应用过程中稳定性一般。

目前广泛使用的基于浏览器，使用asp开发的办公自动化系统一般具有简单的公文流转功能，从技术手段上分可将其划入本类。

　　参考系统：

书生的书生公文

　　（4）基于jaVa的公文流转系统

　　jaVa具有很强的数据处理功能和稳定性，在大规模数据处理和安全性方面占有优势，适合开发浏览器形式的应用系统，j2ee的开发模式适合工作流性质软件的开发，有比较强的灵活性在开发模式上与asp相似。

目前市场上没有完全基于jaVa的公文流转系统，由其实现的公文流转功能主要表现在一些由jaVa开发的办公自动化系统中。

　　参考系统：

上海永信计算机服务有限公司的政府oa办公系统ois

　　二、关键技术

　　公文流转系统涉及到比较复杂的办公流程，在开发的过程中受到诸多方面的制约，综观目前的公文流转系统，其成功与否受到几个关键技术的影响，包括身份验证技术、数字签名与传输加密技术、工作流定义技术、审批应用技术、电子签章和痕迹跟踪技术等。

　　1、身份验证技术

　　由于政府机关公文处理工作具有保密性、严肃性的特点，因而公文流转系统必须使用与之相适应的身份验证技术，并基于此形成完备的用户权限体系。

目前的公文流转系统多采用直接的用户名和密码的身份控制机制，少量系统也使用智能卡的身份验证体系。

目前的身份验证技术主要有简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡等硬件识别、生物识别等，它们的安全程度不同，开发和应用成本也有很大差别。

　　2、数字签名与传输加密技术

　　政府公文流转过程中严格的保密性是公文流转系统基本的要求之一，也是政务类应用软件验收的硬性指标，所以一个成熟的公文流转系统必须使用数字签名技术，并在其基础上对数据传输进行加密，数字签名技术也是识别用户身份，确定公文责任的主要技术。

在一些公文流转系统中以应用了小型的ca数字签名认证系统。

　　3、公文流定义技术

　　政府机关公文流转的一个重要特征就是流程复杂，难以用标准的程序化语言解释，因而公文流转系统必须有与之相适应的工作流程定义系统，使操作人员能够自主地设定公文流转流程。

目前一些基于lotusnotes的公文流转系统借助于notes系统强大的工作流设置引擎实现了一般的流程设定，但整体效果与实际工作仍存在一定的差距。

有无灵活的工作流定义体系成为了影响公文流转系统成功与否的关键要素。

　　4、审批应用技术

　　在公文处理过程中，发生着大量的审批修改行为，而且大部分操作者是政府机关中的领导人员，所以在公文流转系统中的审批技术是否适合领导的办公习惯就显得尤为重要。

目前流行的审批技术是利用手写板对公文进行全文批注，再以矢量图形的形式保存，接下来由具体的文书人员对审批后的公文进行处理。

根据目前的发展趋势，这一类型的审批技术将仍在公文流转系统中占主导地位，但具体的应用形式可能产生变化，如引入手写识别、采用新型的硬件设备等。

　　5、电子签章技术

　　传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中，由于没有具体规定的出台，因而对于电子签章的合法性问题还存在很大的争议。

在一些公文系统中，使用模拟化的电子签章，在公文上直接加盖，再由高精度打印设备打印，或作为二次加盖传统公章的凭据。

在政府机关未形成大范围的无纸化办公的前提下，电子签章技术的发展趋势呈现以数字化的虚拟签章使公文在系统中生效，一旦需要出现纸介质公文时，在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证，并加盖传统的公章。

　　6、痕迹跟踪技术

　　公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，需要对各种修改行为进行跟踪，并形成附属公文的流程跟踪报表。

目前的公文流转系统大多实现了这一功能，或在数据库中、或在文档上保留公文处理的痕迹，以备审核。

　　公文流转系统开发策略

　　公文流转系统具有广泛的市场需求，可以说是近期电子政务市场中的一个热点，在目前的市场中没有一种公文流转产品能够在占有压倒性的优势，市场空间很大。

公文处理在具体的机关工作中表现为非标准化的流程，难以以程序的模式完成，在样式和格式上有国家标准可供参考。

为了保证产品能够适应政府机关的需要，同时降低开发成本，一套成功的公文流转系统在开发的过程应注意以下几个方面的问题。

　　一、需求分析是重点。

电子政务是对传统行政办公模式的一次革新，也是政治体制改革的一大推力，但目前电子政务尚处于起步阶段，各级政府机关的信息化程度并不高，因而目前一个阶段的电子政务工程主要是对政府机关内部原由的办公流程进行信息化改造，在引入新技术的同时导入一些公共管理理念。

目前的公文流转系统必须适应政府机关的需要，与其传统办公流程能够无缝结合，可以在短时间内使工作人员掌握系统的操作方法，发挥出系统效能。

在开发公文流转系统的过程中，必须有熟悉机关办公流程的人参与，并尽可能地在机关中进行实地调查，详细地了解公文处理的流程，形成完备的需求分析报告。

　　二、遵循习惯是关键。

考虑到政府公务人员的实际计算机水平和项目实施的周期，系统不应存在操作上的难度，尽可能地模拟传统办公中公文处理的流程以及操作的模式，特别是对一些高层领导，可设计出一些人性化的操作模式，如全文批注，或在适应期采用手工和数字相结合的手段，如领导仍在纸介质文件上批注，由办公室人员二次录入或扫描入系统。

　　三、新技术是优势。

目前的电子政务开发中比较注重新技术的应用，在系统中如何一项或多项新的技术会使系统更加受欢迎。

针对公文流转系统的特点，可在几个关键技术方面考虑使用新技术，如在身份认证方面可以使用指纹识别、笔迹识别等生物特征类技术，在加密传输上可以引入ca中心的概念，在审批技术上可以应用全文批注、声音批注等，在工作流定义方面使用可视化模式。

　　四、开放兼容是亮点。

目前在政府机关中已经引进了一些电子政务应用系统，并很可能在某些发挥着十分重要的作用，因而在公文流转系统的开发过程中必须充分考虑到系统与已存在的系统之间的兼容性，在可能的情况下应设置足够的开放式接口，读取这些系统的数据或向这些系统传递数据。

如公文系统必须与政府机关中使用的主要文字编辑软件保持高度的兼容，使数据能够在它们之间畅通无阻地传递；又如公文系统与其他人事信息系统或工资信息系统相互兼容，可在生成公文过程中引入已存在的信息。