供应商管理手册37222.docx
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供应商管理手册37222
供
应
商
管
理
手
册
第一部分前言…………………………………………………2
第二部分供应链管理14大重要流程……………………………4
流程1新供方引入流程………………………………………………4
流程2样品确认流程…………………………………………………5
流程3初品确认流程…………………………………………………7
流程4物料估价流程………………………………………………14
流程5供货比例管理流程…………………………………………15
流程6物料采购流程…………………………………………………16
流程7物料招标管理流程……………………………………………18
流程8物料价格管理流程…………………………………………22
流程9供应商呆滞物料管理流程……………………………………25
流程10供方监督考核管理流程…………………………………27
流程11供方现场评审流程…………………………………………30
流程12技术资料发外管理流程……………………………………32
流程13模具管理流程………………………………………………33
流程14付款管理流程………………………………………………37
第三部分供应商管理制度………………………………………42
制度1组织工作人员与供方业务往来的行为准则…………………42
制度2供方基本行为规范……………………………………………42
制度3供方投诉管理…………………………………………………43
第四部分供应商管理相关部门职责…………………….……44
第一部分前言
本手册作为组织（意指本公司,下同）内成员与供方开展业务活动的指导性文件以及供方与组织合作过程的工作指南，不作为组织对供方进行管理的正式文件。
实际运作应以双方签订的协议或组织发行的管理文件为准
本手册介绍了组织从新供方引入、样品确认、初品确认、物料价格管理、供货比例管理、物料采购、招标管理、供方监督考核等流程及相关部门工作指引、投诉管理、行为规范等方面的管理制度，使正在或即将与组织的供应商对供方管理流程有全面清晰的了解和认识，以便双方更好的合作。
第二部分供应链管理14大重要流程
流程1新供方引入流程
一、流程图
序号
流程
（时间供参考）
职责
序号
流程
职责
1天
1
申请
供应链/品质/开发/PMC/内销等
10
供方资格申请
供应链采购经理
3天
2
资料搜集
供应商管理工程师
11
NG
NG
会审
供应商管理
3
评估意向供方
供应商管理工程师/供应商管理
12
OK
批准
组织最高管理者
4
NG
样品制作
7天
意向供应商
13
开通供应商编码
供应商管理
NG
5
检验
OK
由商务主管交给开发综合管理,并由开发综合管理统一跟进落实
14
开通采购平台
IT专员
6
现场评审
供应商管理/供应链
15
签合作协议
供应链部长/供应商
7
NG
7天
评定
供应商管理
16
日常监督
供应商管理
8
价格谈判
供应链/财务
9
核价
NG
OK
财务
二、重要说明
1.任何有实力的供应商均可直接或通过任何方式/人员（自行推荐、经介绍、登陆采购平台）向供应链管理部门推荐申请成为组织的供应商。
2.供应链管理部门根据现有供方结构及拟增加供应商优势，确定是否安排引入新供方。
3.对有意引入的新供应商，根据物料的重要程度，供应链商务主管安排供方资料提供及送样确认，并申请供应商管理对其资料进行初审及工厂现场评审。
4.经物料样品确认合格、工厂评审合格的候选供方经PIMS流程审批后，方可进行小批试用，小批试用合格后即可批量生产。
5.供应商成组织供方前所有的事务由供应链管理部门负责统一协调处理。
流程2样品确认流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
申请
开发工程师（分老产品新供应商、新产品新供应商二类）
5
打样/送样
供应商
2
NG
寻找意向供应商
供应商管理工程师
6
委托检验
开发工程师
3
OK
供方资质审查
供应商管理工程师/供应商管理
7
OK
NG
检测
检验部门
4
发技术资料
供应链商务
8
结束
二、重要说明
1.供应商负责将样品交给开发部工程师，同时提供相关资料（如下），并填写完整、盖有该公司公章的《供应商送样测试签收/回执单》发至组织内开发部。
因未传送《供应商送样测试签收/回执单》至开发部技术支持未接收到相关信息面而造成的测试延迟等后果由供应商自行承担。
供应商负责将样品交给开发部工程师，同时提供以下资料：
⑴《出厂检测报告》；
⑶《部件规格书》、爆炸图、BOM表；
⑶有效的零部件UL，VDE，CCC，TUVPS，TUV莱茵等安规认证证书和报告（CE的认证是不接受的）；如已提供过有效的认证证书可不再提交此资料。
⑷有效的ROHS检测报告等（测试报告至少半年有效）；
⑸如果是外部可以接触到的，需要提供PAHS的测试报告；
⑹如果是可以和食品接触的部件，需要提供符合食卫生要求的报告：
如法国食品卫生、欧盟食品卫生、德国LFGB，美国FDA。
⑺样品与认证样品在结构、性能等方面完全一致的声明。
2.工程师接收到样品时，需在《供应商送样测试签收/回执单》“接收时填写”栏填写完整，并在组织规定的时间内负责将《供应商送样测试签收/回执单》“测试计划”填写完整后送至技术支持，且在承诺的测试完成时间之前跟踪反馈测试情况。
3.技术支持在接收到工程师《供应商送样测试签收/回执单》后，将《供应商送样测试签收/回执单》回传至供应商，并跟踪样品测试情况，待测试完成后将《样品实验委托单》及《供应商送样测试签收/回执单》发送至供应商及组织内的供应链管理部。
4.如供应商送样3次不合格（不含客户或工程师提出更改）或不配合工程师工作，工程师须需将异常信息反馈转至技术支持并有权向供应链管理部提出供应商更换要求或选择与工程师合作较好的供应商。
5.开发测试工程师必须认真履行职责，保证测试质量，妥善保管测试的实验数据，遵守有关知识产权保护的规定，保守客户技术秘密，遵守职业道德。
流程3初品确认流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
样品合格后
开发工程师
6
检验
OK
检验部门
2
记录归档分发
开发综合管理
7
NG
小批试用
物流中心采购员
3
初品采购
物流中心
采购员
8
NG
确认
开发工程师
4
送初品物料
供应商
9
NG
审批
OK
质量
负责人
5
仓库报检
仓管员
10
结束
二、重要说明
1.质量部门负责人：
负责初品检验职能的规划、整体协调和高效运作；有权责成相关部门对初品不良项目进行改善；负责批准初品检验报告并决定是否能转入正常批量生产。
2.主管工程师：
负责提供初品生产、检验所需的技术资料，如零部件规格书、图纸、检验标准等，对技术文件资料的完整性、有效性、准确性和合理性负责；负责对初品检验测试结果的评估和确认，对初品确认的结果负责，并负责与供应商就初品技术和质量问题进行沟通、改善和全程跟进。
3.采购工程师：
负责初品的采购、跟催及初品检验任务的委托，对初品采购及检验任务委托的及时性负责，并积极协助配合技术部门及初品检查部门的相关工作。
4.初品检验员：
负责初品检验工作，提供初品检验报告，对检验结果的准确性及报告的及时性负责。
5.其他部门：
积极配合、协助初品检验承认相关工作，并依改善要求实施相关措施。
6.初品检验内容
⑴在以下情况，应履行初品检验确认：
⑵全新开发及派生零部件；
⑶设计更改（包括降成本更改）；
⑷新开备模；
⑸模具改造（修改）；
⑹供方变更；
⑺重要4M1E变更（人、机、料、法、环）；
⑻新增ROHS或其他要求认可，技术或质量部门认为有必要初品认可的其他情况，零部件在初品确认后，方可转入小批量或批量生产、使用。
7.初品检验数量及周期;例:
如下,仅供参考：
类别
部品名
送样数（个）
检验数（个）
检测时间（日）
部品名
送样数（个）
检验数（个）
检测时间（日）
电
子
电
气
件
磁控管
30
10
21
温控器
30
10
10
变压器
30
10
13
传感器
30
10
10
电脑板
30
10
5
熔断器
50
20
3
定时器
30
10
20
高压电容
30
10
20
电机
30
10
30
继电器
30
10
25
微动开关
30
10
20
电源线
30
10
20
导线组件
30
10
3
其他电气件
30
10
另指定
灯泡
50
20
60
发热管
30
10
12
其他件
注塑件
每型腔5个以上
每型腔1个
每型腔1天
机加工件
30
10
7
冲压件
纸箱盒类
5
5
1
泡沫
有胶印刷品
5
5
2
压铸等其他模型零件
无胶印刷品
每菲林1个以上
1
1
轴承
30
10
7
其他
另指定
另指定
另指定
备注
1、初品总检测时间为部品寿命试验周期,若生产急用,可先出具初品常规项目检验报告（1日内完成提交）,但必须注明未完成项目,未完成项目继续进行；2、CTQ项目检验数30个以上。
8.初品检验项目的确定：
根据初品委托检验确认的目的不同，参照下表二进行：
序号
初品认可的目的
检验项目
检验结果确认人
1
全新开发零部件
标准中规定的全项目（包括试装配）
开发工程师
2
设计更改
（包括降成本更改）
修改部位（包括试装配）及相关联
特性
更改主管工程师
3
派生型号开发
标准中有标志的项目（包括试装配）
开发工程师
4
新开备模
标准中有标志的项目（包括试装配）
结构工程师
5
模具改造（修改）
修改部位（包括试装配）及相关联
特性
更改主管工程师
6
供方变更
标准中标志的项目（包括试装配）
进料检验主管/工程师
7
重要4M1E工程变更
变更部位（包括试装配）
主管工程师
8
ROHS或其他要求变更
或增加
变更部位（ROHS物质）
ROHS项目工程师
备注
（1）质量负责人认为有必要时，可根据需要扩大检验项目；
（2）印刷品、丝印等外观项目初品通过外观限度样板的设定可认承认；
（3）对于首样，特别是手工样板，测试项目可精简为关键的性能测试，其他型式及寿命在初品完成。
9.初品检验确认的时机：
⑴根据初品委托检验确认的目的不同，参照下表三进行：
类别
首样
确认
小批量
初品确认及试用
订单正常批量
初品确认及
以产代试
≤5件
30-50件
按订单计划量
全新结构及功能开发物料确认
●
●
╱
电子电气件派生规格开发物料确认
●
●
╱
新开备模零件确认
●
●
╱
供方变更物料确认
●
●
╱
设计（模具）
更改物料确认
重大更改
●
●
╱
一般更改
●
╱
●
重要4M1E工程变更物料确认
●
╱
●
ROSH的部件确认
●
╱
●
印刷品
（纸箱、说明书、铭牌、丝印等）
●
╱
●
⑵在下列情况下,可免小批量初品确认,直接安排订单正常批量初品确认后以产代试:
⑶首样在受控条件下生产；
⑷结构简单或特性单一的零部件；
⑸对整机性能或装配工艺无影响或影响微小的零部件、设计更改内容。
10.初品承认过程管理：
流程图
负责人
作业说明及要求
主要输出
完成
时间
设计开发
开发工程师
1.1依顾客要求评审表、开发任务书、产品策划书要求进行开发和设计，具体依设计开发程序执行;
1.2设计开发输出技术文件必须经CPD签审流程才能生效发放使用
1.3对设计更改、派生型号、备模及重要工程变更，开发工程师应在图纸及规格书中用规定符号标注
初品检验项目。
试制版图纸、
规格书、
开发首样或样机
依策划的开发阶段计划
首样确认
开发工程师
2.1全项目或关键特性检验测试,并出具首样检验试验确认单;
2.2需要时可委托检验部门检验,但必须注明检验项目、目的及标准。
首样或样机、首样检验试验确认单
视情况定
确认及审批
开发工程师
开发专业经理
3.1对检验项目及结果进行确认并提交审核,可提出以下审核结论:
-转小批量采购试用
-转批量采购以产代试
-改进后重新送样确认
-终止送样,另选供应商
3.2样品经确认合格后,视需要组织样机试制及样机测试验证.
首样检验试验确认单
样机测试报告（型式检验报告）
1天
记录归档分发
开发部门信息员
4.1首样检验试验确认单经确认后,连同规格书、图纸、采购标准等技术文件发IQC、采购工程师,并归档
发放记录
0.5天
下达初品采购订单
采购部门
5.1依样品检验试验确认单确认的结论向指定供方下达初品采购任务（在采购订单上注明“初品采购”字样）,同时发放有效采购技术标准及首样确认单.
采购订单（注明“初品采购”字样）
采购技术标准
首样检验试验确认单
1天
生产并提供初品
指定供方
6.1依采购工程师提供有效技术文件及初品采购订单,在过程受控的条件下进行生产,数量不少于30件。
6.2供方对生产的初品依规格书要求进行检验试验,并将结果填写在供方初品出厂检验报告中，经确认审批后连同初品一起提供需方仓库。
6.3初品生产调试过程中出现的问题,由开发工程师协助解决,直至合格,并出具初品检验报告。
6.4对提供的初品,供应商须在送货单及出厂检验报告中加盖“初品”印章。
初品
送货单（盖初品章）
供方出厂检验报告（盖初品章）
依采购订单规定的送货时间
初品报检
仓库管理员
7.1对盖有初品印章的送货单及出厂检验报告的零部件,向初品检验员进行初品报检。
7.2注明初品检验任务的紧急程度（加急、急、一般）。
初品检验报告（报检栏）
1天
初品承认流程图（接上页）：
流程图
负责人
作业说明及要求
主要输出
完成时间
初品检验
试验
初品检验员
8.1依技术部门提供的有效图纸、规格书进行检验试验,检验数量及项目依不同目的分别按表一及表二;
8.2将检验和试验结果填写在初品检验报告,并确保数据的准确性。
8.3CTQ项目检查数量不能少于30个,并计算CP或Z值。
8.4所检项目全部合格判初品合格,有一项NG即判初品不合格（含寿命试验）,所检项目全部合格时,不需提交开发工程师确认结果,直接送质量部门负责审批后完成。
8.5开发工程师协助指导初品检验。
8.6如供方提供了初品检验报告,在确保真实和有效的情况下,为提高效率,可通过对报告的审查,免于或部分项目免于初品检验;
8.7初品检验后用样品袋标识保存.
8.8初品常规检验项目完成后即可提交确认，寿命试验项目应继续进行，完成后出具寿命试验报告。
初品检验报告
寿命（可靠性）试验报告
供方初品检验报告
初品封样
加急:
3天
急:
5天
普通:
依表一
确认
开发工程师
9.1对初品检验员的检验结果进行逐项确认评估,当NG项确认OK时,须给定允差;NG项确认NG时,须给定对策,必要时进行设计更改.
9.2进行综合判定和处置意见,并提出以下处理结论：
-接收（问题限期改善）
-退货，改进后并重新提供初品
-退货，另选供应商
初品检验报告或供方初品检验报告
寿命（可靠性）试验报告
1天
审批
质量部门负责人
10.1对初品检验及确认结果进行综合评估分析,对确认结论进行审批。
10.2对不合格项有权责成责任部门限期整改。
初品检验报告
寿命（可靠性）试验报告
0.5天
记录归档
分发
初品组
11.1初品报告分发进料检验课、制程检验课、产品验证、生产计划、采购等相关部门，由初品组统一归档（连同初品封样）。
11.2采购于1个工作日内将初品报告提供给供方。
11.2相关职能部门依初品报告结果协同行动。
发放记录
0.5天
问题整改
关闭
开发工程师
11.1对确认的不合格项（包括寿命试验项目）,责任部门必须有效整改,直至合格,并出具整改合格验证记录。
不合格整改验证记录
视情况
试用
相关职能部门
11.2初品经审批合格后,采购工程。
师填写《初品试验报告》委托栏,计划下达试用计划,总装工艺组织跟进试用过程,品质部门负责测试验,初品试用具体《零部件试用管理规程》。
零部件批量试用报告
依计划
11.印刷品初品确认要求
⑴各类别产品首样确认须由对应工程师对设计样稿的检查确认完成，并填写首样检验试验确认单，首样确认合格后即可按排订单批量采购和初品确认。
⑵各类产品的外观项目以对应工程师签定的外观限度样板作为检验基准,装配结构及性能特性由相关的结构或电子电气开发工程师负责提供有效检验标准、图纸。
⑶初品检验员依工程师提供有效检验标准进行全项检验,全项目合格时,不需提交工程师确认,直接由质量部门负责人审批完成,并将初品样用样品袋装好标识保存,如有不合格项,则必须提交相应的工程师确认后再送品质部门负责人审批。
⑷印刷品确认具体依《印刷品确认管理规程》。
流程4物料估价流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
提出目标成本
开发工程师
5
成本维护
产品公司成本维护
2
询价
采购工程师
6
结束
3
NG
商务估价
采购工程师
4
审核
OK
供应链采购经理
客版物物料估价
二、重要说明
1.开发部提出新物料需求及目标成本提交供应链管理部。
2.供应链管理部根据开发部提出的需求及目标，询价于供应商，并进行新物料估价，同时选择新物料开发供应商。
3.新物料估价须经供应链管理部产品采购经理审核后提交成本维护进行系统维护。
4.供方收到"样品检验确认单"后向供应链商务主管提供物料报价明细资料。
5.具体管理规定见《物料价格管理办法》。
流程5供货比例管理流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
招标定比例
采购工程师
财务成本管理
5
SCM系统调整执行
供应链商务主管
2
执行
物流中心
6
监督考核
供应商管理
3
NG
比例变更申请
供应链采购经理[分月度考核变更、临时变更（如因供应商原因或我司订单的变更等情况、审厂）]
7
结束
4
审核
OK
供应链部长
二、重要说明
1.每年将在综合考虑质量、价格、交货期等因素的基础上严格根据原则制定供货比例。
2.根据供应商的供货质量表现，将实行亮灯制度管理，具体管理规定详见《供方监督考核管理规程》。
流程6物料采购流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
BOM录入
BOM管理员
7
供应商送货
供应商
2
主计划下达
（SCM系统）
生产计划员
8
NG
OK
检验
IQC（进料检验）
3
生成采购建议
生产计划员
9
NG
入库
OK
仓库管理员
5
定业务比例
供应链采购经理
10
供方监督考核
供应商管理
6
按比例下订单
物流中心
11
结束
二、重要说明
1.MC采购员下单原则
⑴按物料的采购周期每天下达订单.采购订单的下达必须以组织系统上的采购建议为准，不允许使用手工单进行采购订单的生成，（除外协包装件、海外样板、内外销客服）通用物料的比例调配、交货异常订单调配、损耗较大的物料需以手工订单申请表提交，由物流中心主任审批后方可下单给供应商。
⑵MC每两周按供应商到货情况统计供应商的供货比例，以供应商供货情况统计表形式提交供应商管理相关人员。
每月10日前将供应商上月比例执行状况如实反馈给供应商管理部门，由供应商管理部门在每月12号前纳入定期反馈内容中反馈给供应商。
⑶MC必须每天进行组织系统上例外信息的处理。
⑷对长周期物料按照长周期物料周期表下达订单，并做好标记，与供应商协定交期。
2.MC采购员跟单原则
⑴MC/采购员次在确认前日的生产异常信息，并确认异常物料的再次到料时间。
⑵MC对所下订单跟踪供应商的确认情况，在24小时之内以订单确认异常统计表汇总后发给相关部门。
⑶MC必须第一时间发放更新的送货计划及排产变动给供应商、并督促供应商及时回复（以电话或邮件形式回复）。
⑷MC在每周五前汇总四天排产异常信息到计划部门。
⑸MC采购员必须每天及时查看供应商的“生产排产计划表”、“库存表”，提前分析并发现异常信息，同时及时要求供应商进行生产调整。
⑹对当天排产的异常信息采购员在一个小时之内必须做出相应的回复。
⑺MC采购员每月25日前将下个月的月度需求计划发给供应商，并要求供应商以邮件形式确认回复备料情况。
⑻MC采购员将每周更新的滚动计划发至供应商处，以便供应商以此与月度计划对应，及时更新我司计划中的有变动的定单，并反馈物料的异常情况。
⑼采购员及时将四天排产计划的缺料情况发至供应商处。
3.供应商跟单原则
⑴供应商管理部每天上午将“生产排产计划表”、“库存表”及“生产异常信息”挂在采购信息平台上，并电话提醒采购员及时查看信息。
⑵供应商接单两天之内必须以书面形式回复相关的MC采购员有无此能力接此订单。
⑶供应商每天及时将当天送货计划中要求配送的物料送到指定送货地点，如有异常必须及时通知采购员。
⑷供应商必须在24小时内回复组织在产品生产过程产生的尾数物料，不合格物料的交货时间。
⑸供应商与组织的窗口是采购，收到工艺、开发等部门的模具更改单后必须当天通知相关采购员，与采购员沟通过生产计划后方可执行。
⑹供应商管理部将临时发生的异常信息如：
设备、模具维修、停电、停水等，挂在采购信息平台上，并电话提醒通知到相关的采购员。
⑺初品跟进：
新的订单、新的尺寸、新的编码必须在接到订单的两天之内完成尺寸初品确认，初品在二个工作日内没有结果的,第一时间与采购联系。
⑻当天排产物料不能送货的,需供应商总经理以上签字确认纸档回传。
⑼初品不合格物料需组织工程/质量人员,签版确认并通知对应采购员方可生产大货.否则不允许生产.造成呆滞物料由供应商自行处理。
流程7物料招标管理流程
一、流程图
序号
流程
职责
序号
流程
职责
1
升级会员 