合同管理办法经典模板.docx

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合同管理办法经典模板

北京***科技股份有限公司

合同管理办法

第一章总则

第一条为加强公司对合同及诉讼事务的管理工作，维护公司的合法权益，根据有关法律规定和公司的具体情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司及各个控股子公司、分公司。

第三条公司设立法务部，作为管理与公司有关的各类争议、纠纷、诉讼事务、合同审核、其他有关法律事务咨询的工作机构。

第四条公司各职能部门及其控股子公司、分公司在对外经济、业务交往中，一律以书面形式签订合同、补充协议、变更协议、合同解除协议、合同终止协议等。

第五条本办法所称合同是指：

指公司与其他单位发生民事权利义务关系且有书面记录的文本资料，包括但不限于合同、协议等。

第六条管理原则

（一）合法性原则：

所有合同须符合相关法律法规及行业规定，使权益能够依法受到保护。

（二）书面原则：

所有业务必须正式签署书面合同，以明确双方的权利义务，禁止口头承诺、私下交易。

（三）事前签订原则：

合同应在业务交易发生前签署，禁止未签署合同即先行交易的行为。

（四）招标原则：

公司规定必须采用招投标方式订立合同的，依据公司相关规定执行，特殊情形除外。

（五）利益明晰原则：

合同应明确界定各方的权利和义务，杜绝模糊、歧义现象；合同中应明确约定合同价款、结算办法及付款方式等必备条款。

（六）先签合同后付款原则：

财务部门必须依据签署的合同文本及和合同审批单办理付款手续，特殊情形除外。

（七）业务部门负责原则：

业务部门作为合同的发起、签订和履行部门，对合同的全程负责。

法务部、财务部门，与业务部门充分协作配合，履行各自在合同审查中的义务。

（八）持续跟进原则

合同发起部门对履行过程和问题，及时反馈至法务部，持续跟进以掌握合同进程和控制法律风险。

第二章合同审核机构

第七条业务部门、法务部、财务部为公司合同的审核机构。

业务部门、财务部、法务部分别负责合同的业务审核、财务审核和法律审核。

各部门具体职责分别为：

（一）业务部门

1、规划合同标的年度预算、季度预算、月度预算；

2、对本部门需要签订的合同进行立项讨论，并保证合同签订其合理性。

3、负责合同相对方的资质、信用调查；

4、负责组织招投标或竞价工作；

5、负责合同初稿起草、办理合同审批、签字及用印手续；

6、需对合同审批中的签字或盖章的真实性负责；

7、负责合同的具体履行工作；

8、及时向法律事务部门反映合同的履行情况。

（二）财务部门

1、审核业务部门的年度预算、季度预算和月度预算并确保在预算范围内开展业务交易；

2、审查业务部门的立项文件；

3、审查业务部门的招投标文件；

4、审核合同业务的盈亏平衡点，出现亏损业务的，应提前预警；

5、审核合同价款的金额、结算及支付方式是否符合公司财务要求；

6、按照合同约定收、付款，对出现的超期应收账款及预付账款，应进行示警；

7、协同合同经办部门对供应商及客户的资信进行审查；

8、审核合同涉及的税务、发票或保险等事宜。

（三）法务部

1、法务部是公司合同监督管理的归口部门，负责合同监督管理和合同台账的建立；

2、审核业务部门提交的合同草稿，审查其合法性合规性，使其符合法律法规和公司制度的要求，并减小交易风险；

3、制定合同报审的流程及表单，如合同审批单等；

4、协助合同签订部门进行合同谈判、纠纷处理；

5、提供合同法律咨询服务；

6、对合同履行中存在的问题提出整改意见。

第八条公司的合同可分为标准合同和非标合同：

（一）标准合同

1、标准合同是业务部门与法务部联合统一制定并发布的格式合同文本。

因为每次业务不尽相同，标准合同也需要走合同审批流程。

2、如果各部门认为标准合同已不能满足业务需要，各单位应主动申请，与法律事务部一同完成对标准文本的修改。

（二）非标合同

非标合同是合同发起部门起草或者合同相对方提供的合同文本，不属于公司的标准合同。

第九条公司合同管理实行承办责任制，业务部门对合同的发起、签订、履行和争议解决总负责，并纳入部门负责人的绩效考核。

法务部和财务部协助业务部进行合同的审核、谈判和争议解决。

第三章合同的订立

第十条合同签约前的准备工作，有以下情况之一的，业务单位或部门应对合作单位的资信情况进行调查：

（一）与合同对方第一次往来交易时；

（二）合同对方的资料（营业执照、银行资信证明等）无法提供时；

（三）遇有重大合作项目时；

（四）合同对方存在各种纠纷较多时；

（五）与合同对方有大额帐期交易的；

（六）业务部门或法务部、财务部认为的其他情况。

业务部门应在合同签订前对合作伙伴的资信进行深入调查并形成资信调查报告，资信调查报告内容应包括：

概要、背景、业务情况、公共记录（包括法律诉讼，信用记录等）、综合评估意见等。

必要时应提供财务报表及财务情况说明等资料。

资信调查报告应同项目资料、合同等一并存档。

第十一条公司在签订合同时，合同对方当事人资格应符合下列规定：

（一）对方当事人为企业、机关事业单位和社会团体法人的，在订立合同时应要求对方：

1、提供法人营业执照。

必要时可到对方所在地相关部门调查核实营业执照登记情况、工商底档、近期财务报表等有关情况；

2、由法定代表人亲自签订合同；

3、合同由授权代表签订的，应要求对方出具由其公司盖章、法定代表人签名的“签订合同授权委托书”，授权委托书应载明委托权限和授权期限；

4、提供授权代表的身份证明，并由授权代表在身份证明上签字确认。

必要时，可以要求对方单位在授权代表的身份证明复印件上盖公章确认。

（二）对方当事人不具备法人资格，但经工商登记持有营业执照的，订立合同时应符合本条第一款要求。

（三）对方当事人为自然人的，应当提供本人有效身份证件，依据合同性质，核实对方当事人应具备的资质、条件，并将相关证明文件作为合同附件一并存档。

第十二条合同当事人应当在合同中填写与营业执照一致的名称、住所或身份证号码等信息，应有法定代表人（自然人应为本人亲笔签名）或授权代表的签名，并在指定处加盖单位公章或合同章。

合同对方为法人的，应要求对方合同骑缝加盖公章或合同章；合同对方为自然人的，应要求对方骑缝加印手印。

合同签订时，对方出具的营业执照复印件（加盖公章）、签订合同授权委托书、授权代表的身份证明等文件属于合同不可分割的部分，应当作为合同附件一并存档。

第十三条合同签订审核流程：

合同签订审核流程启动前，业务部门将合同的草稿提交法务部预审，预审完毕并与合同相对方沟通达成一致后，按照合同审批单，启动正式的合同审批流程，具体流程如下：

（一）业务部门经办人将合同草案及相关资料提请业务部门领导审核。

业务部门出具审核意见并对该合同草案及审核意见负责；

（二）业务部门经办人将合同草案、合同相关资料、业务部门审核意见提交财务部门审核。

财务部门出具审核意见并对该意见负责；

（三）业务部门经办人将合同草案、合同相关资料、业务部门审核意见、财务部门审核意见提交法务部门审核。

法务部门出具审核意见并对该意见负责，加盖审核同意章后，表示该合同已通过法务部门审核。

（四）业务部门经办人将合同草案、合同相关资料及三个部门的审核意见一并提交总经理审核。

总经理出具审核意见并对该意见负责。

第十四条业务部门负责人审核合同业务内容的可行性、必要性、合理性，充分了解交易背景、政策导向、利害关系，对项目进行必要的可行性、收益性调研；财务部门审核价款、酬金结算方式合法性、合理性；法务部门审核合同合法合规性、风险性、严谨性。

第十五条业务部门至少提前一天将合同提交到合同审核部门，给各部门合同审核时间预留时间。

各部门审核合同草案时，应及时提出审核意见，不得拖延。

审核人员发现合同草案有重大错误、遗漏等问题的，应及时与经办人沟通，并应在审核意见中予以明确。

业务部门依照审核意见对合同草案进行修改后，经办人应重新提请审核。

第四章合同的履行

第十六条合同签订后，应当本着“重合同、守信誉”原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际、全面履行。

第十七条合同订立后，业务部门经办人应对合同履行情况进行跟踪，每月第一个周内编制合同执行情况表，反馈至法务部，由法务部统一对公司的合同进行登记管理；如遇特殊情况，随时反馈。

履行过程中出现以下问题的，经办人应当及时向业务部门负责人汇报，同时向财务部门、法务部反映该情况：

（一）对方无故延迟履行、不完全履行合同义务，经3次催告、协商未果；

（二）对方严重违反合同约定，可能直接导致合同签订目无法实现；

（三）双方因合同条款、履行事项等产生纠纷；

（四）对方因不可抗力对合同履行不能；

（五）对方因经营不善等原因导致运转困难、资不抵债、不具备履行合同义务可能；

（六）其他可能导致合同无法继续履行，给公司造成损失的情况。

如遇重大或复杂事由，业务部门应及时草拟解决方案，提交总经理审批决定。

第五章合同的变更、解除与终止

第十八条合同条款的变更（签订补充协议、变更协议）流程：

（一）合同双方就合同变更事项协商讨论；

（二）业务部门经办人参考协商结果，本着最大限度维护公司权益的原则，提出合同变更方案；

（三）变更方案经公司签订合同的原经办人提出意见。

如经办人更换，则由接替其工作的人员提出意见；

（四）报业务部门领导审核，并提出审核意见；

（五）将变更方案和审核意见报财务部和法务部审批，并提出审核意见；

（六）经合同审核流程后，签订该补充协议或变更协议。

第十九条因不可抗力造成合同终止的，业务部门经办人应及时向部门负责人汇报，并由部门负责人上报公司总经理审批。

不论何种原因导致合同解除或终止，合同双方应签订合同解除协议或终止协议。

协议中应明确合同解除或终止后原合同中已履行和未履行的权利义务后续处理约定。

解除或终止协议应交由财务部门、法务部门与原合同一并存档。

第六章合同纠纷的处理

第二十条各部门应本着“谁发案谁负责”的原则，因合同产生纠纷、公司权益被侵害时，发案部门应及时与对方协商；协商不成，则分析纠纷事由、理清对方意图和目的、调整解决方案，并制作书面意见提交公司总经理、法务部门；同时搜集有关证据资料、确定相关经办人协助谈判或诉讼。

第二十一条其他公司、单位起诉本公司的民事纠纷案件，起诉书送达公司后，由公司将诉状转交法务部，法务部做好登记后，将案件通知引发该案的部门，引发该案的部门应：

（一）第一时间向总经理及法务部书面报告案件具体情况；

（二）将书面报告情况抄报董事会秘书；

（三）做好有关资料、证据的收集和选派人员协助诉讼。

第二十二条诉讼过程中，法务部门应及时向总经理汇报诉讼进展情况，尽心尽责对侍每一个案件。

结案后，案件处理结果应及时告知总经理及董事会秘书，案卷材料及时于法务部门归档。

第七章合同保管

第二十三条合同保管部门公司档案部门。

合同签订完毕，业务部门应及时将一份合同原件和一份合同复印件交由档案部统一登记与管理。

法务部门每月第一个周从档案部门提取合同复印件。

第二十四条与该合同有关的补充协议、变更协议、往来信函、对方公司的营业执照复印件、法定代表人身份证明等文件以及合同的其他附件是该合同不可分割的组成部分，应一并交由档案部门归档。

为方便合同的履行，合同执行部门可以留存合同复印件。

第二十五条法务部联合档案部将不定期对各部门所签订的合同以及合同履行的情况进行抽查，相关部门及人员应予配合。

必要时，将会同监察、审计部门一起进行抽查。

如发现重大问题，提出口头整改意见或下发书面整改通知书或法律意见书。

第八章附则

第二十六条本办法由公司法务部负责解释。

第二十七条本办法自公布之日起执行。

附件一《北京***科技股份有限公司合同审批单》

2018年4月日

北京***科技股份有限公司

合同审批单

合同名称

合同相对方

报审部门

经办人及联系方式

合同标的