全套采购部门岗位规范.docx

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全套采购部门岗位规范

采购部岗位规范

（采购部经理）岗位规范2

（采购部副经理）岗位规范4

（成本核算员）岗位规范6

（供应商管理主管）岗位规范8

（供应商管理专员）岗位规范10

（进口原材料采购主管）岗位规范12

（进口采购员）岗位规范14

（工贸类采购员）岗位规范16

（非工贸类采购员）岗位规范18

（笔芯采购员）岗位规范20

（国产原辅材料采购员）岗位规范22

（分厂采购员）岗位规范24

（驻外采购员）岗位规范26

（单证员）岗位规范28

（信息系统管理员）岗位规范30

（采购部经理）岗位规范

基本

情况

职位名称

采购部经理

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

物流总监

直接下属

副经理、供应商管理主管、进口采购主管、成本维护主管

设置目标

根据业务、生产、研发部门需求，及时采购高性价比的原材料和零部件，控制成本，加强采购计划及供应商管理，建立文具供货集团

职责

1.负责组织编制、实施生产物资采购计划和预算、保障供货的及时性

2.相关部门关系协调

3.组织制订采购管理制度

4采购价格和信用证审核

5负责制定、完善本部门内制度和流程

6负责采购管理（价格、采购成本、信用证审核）

7负责供应商管理，组织供应商的评审，及时向供应商反馈质量信息

8组织制订采购管理制度

9负责进口产品的采购及相关管理工作

10主持部门日常工作，部门工作计划、总结及部门员工考评

日常工作

1跟踪采购订单的执行情况，协调与生产、检验等部门的关系

2采购价格和信用证审核

3部门员工工作督促和检查

4批阅有关文件、资料、报告、申请等

5新工作的计划、安排

定期工作

1组织供应商评审并编制供方一览表

2月度、年度工作计划和总结

3组织供应商年会

4部门培训组织

5采购合同/计划审批

6采购付款审核

职权

1部门员工的考评、调动、晋级建议权

2采购价格和信用证审核权

3采购合同/计划批准权

4采购付款审核权

5预算范围内的费用使用权

6合理化建议权

7业务培训权

8异常情况处置权

9授权范围外本部门费用支出的建议权

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

参见采购部责任状

工作关系

内部工作关系

汇报

定期向直接上级提交采购部工作计划与工作总结

不定期向直接上级递交原料成本分析报告

不定期向直接上级进行口头工作汇报

督导

审阅下级提交相关的合同、产品价格等报告，并作出相关工作指导

协调

与财务部就费用预算等事项进行沟通

不定期与相关部门就订单、交期、质量等事宜进行协调和沟通

外部

工作

关系

不定期与供应商就产品质量、价格等相关问题进行磋商

不定期了解市场价格行情及新产品信息

任职资格

学历

大专

专业

相关专业

年龄

35-45岁

性别

不限

性格

热诚开朗、细心有责任性

工作经验

从事采购工作5年以上，有采购经验

具有一定的管理能力

岗位所需

知识

经济合同法律法规

产品进口知识、成本核算、基础英语

ISO9000标准和企业管理知识

岗位技能要求

良好的组织协调能力和沟通能力

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

熟练使用Office系统和Internet

供应链管理

四周

掌握基本英语阅读和会话能力

谈判技巧

一周

经济合同的拟订、审批

管理能力

一周

采购产品成本核算

行业知识

一周

职前培训

员工入职培训

公司发展战略培训

职业发展

可晋升的职位

运营副总

可转换的职位

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（采购部副经理）岗位规范

基本

情况

职位名称

副经理

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

采购部经理

直接下属

采购主管

设置目标

保质保量完成订单，大力扩展供应商范围，确保文具供货集团开展。

职责

1.采购计划（国内部分）的编制

2.采购员工作分派

3.采购合同初审

4.采购合同/订单执行和情况的跟踪

5.平合格品退货管理（国内部分）

6.供应商业绩评定结果初审

7.采购价格的谈判

8.开发样品采购

9.不合格品改进

日常工作

1.参与供应商评审

2.采购合同初审

3.采购合同/订单履行和监督

4.样品采购

5.不合格品（外购）改进

定期工作

1．采购合同履行情况统计和分析

2．组织编制合格供方一览表

3．月度采购价格变动表（每月底）

4．按月度计划及主计划编制采购计划

职权

1.参与对供应商进行初步评审的权力

2.采购合同初审权

3.新增供应商初审权

4.新增供应商推荐权

5.原料调拨审批权

6.合理化建议权

7.业务培训权

8.采购计划（国内部分）编制权

9.异常情况反映权

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

参见采购部责任状

工作关系

内部工作关系

汇报

定期向直接上级提交大宗采购资源部工作计划与工作总结

不定期向直接上级汇报公司绩效考核分析报告

不定期向直接上级进行口头工作汇报

督导

定期审阅下级提交的采购记录等书面工作报告，并作出相关工作指导

协调

与财务部就费用预算等事项进行沟通

不定期与相关部门就产品质量相关事宜进行协调和沟通

外部

工作

关系

定期与合格供应商就产品质量和价格等相关问题进行磋商

不定期与供应商就样品相关问题进行磋商

与市场信息保持联系

不定期对外寻找新的有发展潜力的生意伙伴

任职资格

学历

专业

采购资源管理及相关专业

年龄

性别

I不限

性格

外向开朗、尽职尽责、富有极强的社交和口头表达能力

工作经验

3年以上

岗位所需

知识

1．供应商的开发、选择运行

2．经济合同法律知识

3．企业管理及ISO9000标准

岗位技能要求

良好的组织协调能力和沟通能力

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

熟练使用Office系统和Internet

供应链管理

四周

掌握基本英语阅读和会话能力

谈判技巧

一周

经济合同的拟订、审批

管理能力

一周

职前培训

员工入职培训

公司发展战略培训

职业发展

可晋升的职位

采购部经理

可转换的职位

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（成本核算员）岗位规范

基本

情况

职位名称

成本核算员

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

采购部经理

直接下属

设置目标

对制造成本进行及时、有效的动态管理，确保产品成本的正确性、合理性。

职责

1.负责全公司生产制造成本的管理。

2.负责部门内部的预算工作。

3.负责各类交易会成本报价工作。

4.负责审核定额数据的正确性。

5.积极完成上级交办的其他工作。

日常工作

1.跟踪、更新老产品制造成本。

2.编制新产品制造成本。

3.审核定额测定的数据。

4.与各采购员沟通，确定采购价。

5.完成上级交办的临时工作。

定期工作

定期关注：

采购价格,分厂执行定额,及时调整成本。

1．汇总自制产品成本。

2．更新原料价格。

3．组织各分厂进行制造成本的更新。

4．编制广交会成本报价工作。

职权

1.对不合理定额的审核权。

2.对定额成本的合理化建议权

3.分厂核算数据的更改权。

工作

条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

工作关系

内部工作关系

汇报

不定期向直接上级汇报工作中所遇到的问题。

不定期向直接上级进行口头工作汇报。

督导

协调

不定期与各分厂核算员、经营系统相关人员就制造成本进行协调和沟通

外部

工作

关系

任职资格

学历

中专以上

专业

财会专业

年龄

35岁以下

性别

不限

性格

认真负责

工作经验

一年以上相关工作经验

岗位所需

知识

财务制度、产品成本的核算

岗位技能要求

计算机应用

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

成本管理

二周

职前培训

员工入职培训

职业发展

可晋升的职位

成本主管

可转换的职位

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（供应商管理主管）岗位规范

基本

情况

职位名称

供应商管理主管

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

采购部经理

直接下属

供应商管理专员

设置目标

具体负责实施公司供应商管理工作，完成供应商开发、推荐、评审及供方供货业绩、服务评定等工作，推进公司供应商队伍不断优化

职责

1.负责供应商的开发、初审、推荐

2.组织评审小组，负责供应商的现场评审工作

3.负责对供应商供货、质量、交期、售后服务工作的监督

4.负责采购及时到货率的汇总统计

5.建立建全公司合格供应商的档案资料

6.积极完成上级交办的其他工作

日常工作

1.供应商协调；

2.了解供应商供货质量及服务的情况；

3.组织对供应商的评审；

4.推荐、初审新增供应商；

5.新工作的计划、安排

定期工作

1.组织编写供应商评审计划；

2.供应商月度的业绩评定；

3.采购到货准期率的汇总统计；

4.合格供应商档案资料的整理；

5.定期向上级汇报工作开展情况

职权

1.代表采购部对供应商进行初步评审的权利

2.新增供应商的初评、推荐权

3.供应商业绩评定权

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

供应商管理分类管理完备程度

40％

供应商交易信息收集完整性

20％

供应商评审准确性

20％

供应商开发成功率

20％

工作关系

内部工作关系

汇报

定期向直接上级提交供应商现场评估计划与评估结果

定期向直接上级提交供应商供货质量及服务改进状况分析报告

不定期向直接上级递交新供应商开发报告

不定期向直接上级进行口头工作汇报

督导

定期检查各采购员提交的采购记录，并作出相关工作指导；

对采购员是否在合格供应商内采购事项进行检查；

协调

不定期与相关部门就供应商事宜进行协调和沟通

外部

工作

关系

与供应商就供货质量及服务等事项进行沟通

任职资格

学历

大专

专业

不限

年龄

26-35岁

性别

不限

性格

工作时冷静认真、耐心尽职，工作外外向开朗

工作经验

2年以上的采购经验及供方开发管理经验

岗位所需

知识

熟悉采购流程

熟悉供应商评审程序

ISO9000标准、企业管理知识

岗位技能要求

熟练使用Office系统和Internet

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

良好的组织协调能力和沟通能力

供应商管理

四周

职前培训

新员工入职培训

职业发展

可晋升的职位

采购部副经理

可转换的职位

采购主管

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（供应商管理专员）岗位规范

基本

情况

职位名称

供应商管理专员

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

供应商管理主管

直接下属

设置目标

实施公司供应商管理工作，完成供应商开发、推荐、评审及供方供货业绩、服务评定等工作，推进公司供应商队伍不断优化

职责

1、协助主管负责供应商的开发、初审、推荐

2、组织评审小组，负责供应商的现场评审工作

3、协助主管对供应商供货、质量、交期、售后服务工作的监督

4、负责采购及时到货率的汇总统计

5、建立建全公司合格供应商的档案资料

6、积极完成上级交办的其他工作

日常工作

6.供应商协调；

7.了解供应商供货质量及服务的情况；

8.组织对供应商的评审；

9.推荐、初审新增供应商；

10.新工作的计划、安排

定期工作

6.组织编写供应商评审计划；

7.供应商月度的业绩评定；

8.采购到货准期率的汇总统计；

9.合格供应商档案资料的整理；

10.定期向上级汇报工作开展情况

职权

4.代表采购部对供应商进行初步评审的权利

5.新增供应商的初评、推荐权

6.供应商业绩评定权

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

供应商管理分类管理完备程度

40％

供应商交易信息收集完整性

20％

供应商评审准确性

20％

供应商开发成功率

20％

工作关系

内部工作关系

汇报

定期向直接上级提交供应商现场评估计划与评估结果

定期向直接上级提交供应商供货质量及服务改进状况分析报告

不定期向直接上级递交新供应商开发报告

不定期向直接上级进行口头工作汇报

督导

定期检查各采购员提交的采购记录，并作出相关工作指导；

对采购员是否在合格供应商内采购事项进行检查；

协调

不定期与相关部门就供应商事宜进行协调和沟通

外部

工作

关系

与供应商就供货质量及服务等事项进行沟通

任职资格

学历

大专

专业

不限

年龄

26

性别

不限

性格

工作时冷静认真、耐心尽职，工作外外向开朗

工作经验

2年以上的采购经验及供方开发管理经验

岗位所需

知识

熟悉采购流程

熟悉供应商评审程序

ISO9000标准、企业管理知识

岗位技能要求

熟练使用Office系统和Internet

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

良好的组织协调能力和沟通能力

供应商管理

四周

职前培训

新员工入职培训

职业发展

可晋升的职位

供应商管理主管

可转换的职位

采购员

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（进口原材料采购主管）岗位规范

基本

情况

职位名称

进口原材料采购主管

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

采购部经理

直接下属

进口采购员

设置目标

负责巩固合作关系、优化采购渠道、提高采购实效、确保公司生产需求。

职责

1.负责编制采购计划

2.负责组织评审采购计划

3.负责编制订单及采购合同

4.跟踪落实货物发送及到货情况

5.负责实现我司技术/品管人员与国外供方的交流磋商

6.负责落实不良货物的退货、折扣等处理方案及其他异常处理

7.负责编制资金使用计划并办理货款支付手续（开L/C等）

8.负责业务资料分类、记录、归档

9.掌握市场行情，控制进口成本

10.负责落实产品开发、改进

日常工作

1.实施采购计划

2.跟踪订单进展情况

3.处理直接上级及/或相关部门的所交事项

4.向直接上级汇报重要事项

5．其它日常联络

定期工作

1.编制及组织评审采购计划

2.编制资金使用计划

3.编制报关预测表

4.了解市场动态、降低采购成本

5.供应商综合评估

职权

1.执行采购计划

2.评估并推荐合适的供应商

3.与供方进行商务洽谈并向直接上级汇报

4.了解市场动态，收集并推荐新产品

5.评选并推荐更实惠的替代产品

6.争取更低采购价格并向直接上级汇报

7、对进口采购员的管理工作

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

进口采购成本降低程度

40％

采购按期到货率

30％

采购按质到货率

30％

工作关系

内部工作关系

汇报

1.不定期向直接上级汇报市场行情变化

2.定期向直接上级汇报与主要客户合作状况

3.不定期向直接上级汇报重大事件处理情况

4.不定期向直接上级汇报市场动态

督导

协调

1.与财务部相关人员就进口货款支付进行沟通

2.与单证部相关人员就运输单据签收情况进行沟通

3.与技术/品管相关人员就相关品质、技术事宜进行沟通

4.与生产部/物流部相关人员就产品使用、存量进行沟通

外部

工作

关系

不定期与潜在供应商进行交流

不定期与在合作供应商进行交流

不定期与相关货运、船务交流

时常关注市场汇率变化

任职资格

学历

大专以上学历

专业

国际贸易/经贸英语

年龄

35岁以下

性别

不限

性格

外向开朗、认真负责、吃苦耐劳、耐心细致

工作经验

2年以上外贸工作经验

1年以上进口采购经验

岗位所需

知识

国际贸易专业知识

经贸英语、OFFICE及INTERNET系统

岗位技能要求

良好的组织协调能力和沟通能力

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

熟练使用Office系统和Internet

商务谈判技巧

一周

熟练应用英语（听、说、读、写、译）

行业知识

半周

良好的国际贸易专业知识

职前培训

新员工入职培训

公司进口业务情况

职业发展

可晋升的职位

采购部副经理、经理

可转换的职位

供应商管理主管

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（进口采购员）岗位规范

基本

情况

职位名称

进口采购

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

进口原材料采购主管

直接下属

设置目标

巩固合作关系、优化采购渠道、提高采购实效、确保公司生产需求。

职责

1、编制采购计划

2、组织评审采购计划

3、编制订单及采购合同

4、跟踪落实货物发送及到货情况

5、负责实现我司技术/品管人员与国外供方的交流磋商

6、落实不良货物的退货、折扣等处理方案及其他异常处理

7、编制资金使用计划并办理货款支付手续（开L/C等）

8、负责业务资料分类、记录、归档

9、掌握市场行情，控制进口成本

10、负责落实产品开发、改进

日常工作

1.实施采购计划

2.跟踪订单进展情况

3.处理直接上级及/或相关部门的所交事项

4.向直接上级汇报重要事项

5．其它日常联络

定期工作

1.编制及组织评审采购计划

2.编制资金使用计划

3.编制报关预测表

4.了解市场动态、降低采购成本

5.供应商综合评估

职权

7.执行采购计划

8.评估并推荐合适的供应商

9.与供方进行商务洽谈并向直接上级汇报

10.了解市场动态，收集并推荐新产品

11.评选并推荐更实惠的替代产品

12.争取更低采购价格并向直接上级汇报

工作条件

办公室、电脑、电话

关键业绩指标

（KPI）

考核指标

指标权重

进口采购成本降低程度

40％

采购按期到货率

30％

采购按质到货率

30％

工作关系

内部工作关系

汇报

1.不定期向直接上级汇报市场行情变化

2.定期向直接上级汇报与主要客户合作状况

3.不定期向直接上级汇报重大事件处理情况

4.不定期向直接上级汇报市场动态

督导

协调

1.与财务部相关人员就进口货款支付进行沟通

2.与单证部相关人员就运输单据签收情况进行沟通

3.与技术/品管相关人员就相关品质、技术事宜进行沟通

4.与生产部/物流部相关人员就产品使用、存量进行沟通

外部

工作

关系

不定期与潜在供应商进行交流

不定期与在合作供应商进行交流

不定期与相关货运、船务交流

时常关注市场汇率变化

任职资格

学历

大专以上学历

专业

国际贸易/经贸英语

年龄

35岁以下

性别

不限

性格

外向开朗、认真负责、吃苦耐劳、耐心细致

工作经验

2年以上外贸工作经验

1年以上进口采购经验

岗位所需

知识

国际贸易专业知识

经贸英语、OFFICE及INTERNET系统

岗位技能要求

良好的组织协调能力和沟通能力

岗位技能培训要求

科目名称

课时数

熟练使用Office系统和Internet

商务谈判技巧

一周

熟练应用英语（听、说、读、写、译）

行业知识

半周

良好的国际贸易专业知识

职前培训

新员工入职培训

公司进口业务情况

职业发展

可晋升的职位

进口主管

可转换的职位

出口业务、业务员

修订履历

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

2004-2-10

版本建立

2005-4-1

版本修订

（工贸类采购员）岗位规范

基本

情况

职位名称

工贸类采购员

职位编号

所属部门

采购部

薪金级别

直接上级

采购部经理

直接下属

设置目标

完成自己所属业务范围的采购工作和领导指派的各项工作,有序控制物资采购,降低库存物资占用率,从采购角度保证公司产品的总体质量.

职责

1.加强自身道德修养,严格按