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2归档文件整理细则

归档文件整理细则

一、整理原则

（一）原则。

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件整理。

将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（三）“件”。

归档文件的整理单位。

二、整理方法

归档文件以"件"为单位进行整理。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

三、文件归档时间

（一）公司所有员工经办事项所形成、取得的部门级档案，要在取得后当日向部门档案管理人员移交存档；公司级档案，要在取得后二日内向公司办公室档案管理员移交存档；

（二）各类合同、协议等文件加盖印章后，应留存一份原件交办公室存档；如遇特殊情况（合同对方要求我方首先加盖印章、加盖印章后还须粘贴印花税发票等），不能立即交办公室存档的，办公室档案管理员需预留复印件，经办人三日内将该文件原件移交办公室归档；

（三）档案交接必须履行交接手续。

交接双方在各自的《档案交接表》同时签字，分别保存。

《档案交接表》写明移交日期、文件标题、内容、原/复印件/份数/每份页数、移交时间、交接双方签字；

（四）部门与办公室进行档案移交时，如有电子文档，应同时移交。

办公室对电子文档进行整理保存；

（五）各部门档案管理人员发生变更时，要将档案进行完整的交接，档案交接清单交公司办公室存档一份，以备查阅。

四、文件修整

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

（一）修裱破损文件。

归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等现象。

这类文件在装订前需要进行修裱。

（二）复制字迹模糊或易退变的文件。

对字迹模糊或易退变的文件，采用复印的方式进行复制。

比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。

（三）超大纸张折叠。

折叠的操作要求：

注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

此外文件页数较多时，宜单张折叠、以方便归档后的查阅利用。

（四）文件整理归档时需去除易锈蚀的金属物（如订书钉、曲别针、大头针等），以避免对档案潜在的危害。

五、文件装订

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

六、文件的文类

根据《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991年7月4日印发）及公司实际情况，把归档文件划为8个一级类目，具体分类见附1

七、文件排序

公司归档文件采用“年度——问题——件号”的方法进行综合分类管理。

（一）一般应以文件签发日期（落款日期）判定文件所属年度。

（二）跨年度形成的文件，归入办结年度。

（三）几份文件作为一“件”时，件的日期应以排在最后面的文件的日期为准。

（四）文件没有标注日期时，需要分析文件内容等手段确定归档日期。

归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

归档文件应在确定分类方案之后安排列顺序逐件编号（编号示例见附1）。

归档文件应按年度顺序编制归档文件目录。

（附2）归档文件应逐件编目。

来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

当文件本身标注保密等级为“机密”以上时，可将密级填入备注项。

几份文件作为一“件”时，以密级最高的文件密级为准。

（一）件号：

文件的排列顺序号。

（二）责任者：

制作或承办文件的部门或个人。

填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，勿使用"本处"等含义不明、难以判断的简称；未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。

（三）文号。

文件的发文字号。

（四）题名。

文件标题，一般应照实抄录。

有副题名或并列题名的归档文件在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。

并列题名，即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录；题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称；没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加"[]"号；有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加"（）"号。

（五）日期。

文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位时前面加"0"，如20100608。

（六）页数。

每一“件”归档文件的实际页数，并填写原件、复印件及份数。

（七）备注。

用于填写归档文件需要补充和说明的情况。

包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

其中文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明；有重复的文件需在备注中说明；传真件需在备注中注明；文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；文件密级应在备注中注明；只有请示没有批复的，注明缺批复；只有复印件缺原件的，注明缺原件。

需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒内备考表中。

（八）归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）。

（九）归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹。

归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表（附3）、档案盒封面及盒脊项目（附4）。

（一）不同形成年度的“件”不应放入同一档案盒。

（二）档案盒封面标明“东北亚物流”。

（三）档案盒盒脊设置机构、年度、起止件号和类目号。

1、年度。

盒内文件的形成年度，如2010。

2、起止件号。

盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用"－"号连接，如"12－89"。

3、类目号。

分类后类目编号。

4、备考表。

置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

部门级档案分类、编号

（一）部门级档案编号规则

1、一级类目标识采用部门名称汉语拼音的首字母，如“GL”即“GuanLi”（管理部）的简称。

2、二级类目标识采用“双位制”，由英文字母组成，英文字母为二级类目名称主词的汉语拼音首字母，如“JL”即“JiLu”（记录、报表类）的简称；

3、二级类目标识后的档案序号按存档顺序编制，首位数字不能为“0”，如1号文件不能为“01”。

4、公司暂不设三级类目。

5、编号示例：

11-GL-JL-1

档案序号

二级类目编号

一级类目编号

年份后二位缩写

（二）部门级档案分类、编号明细表（附5）

附1档案分类方案及编号样本

一级类目

二级类目

编号方法及示例

基本范围

类目名称

类目号

类目名称

证照印章类

证件

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—ZJ—1

房证、土地证、公司证照、关联公司证照、他项权证

印章

编制方法：

年度—类目号—印章号—刻制编号—件号编号示例：

09—YZ—1—1—1

刻章申请、印章卡、印章说明、印章交接、印章废止

文书类

内部发文

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—NW—1

公司内部发文

内部请示

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—QS—1

公司各部门因工作需要经公司领导审批的说明、申请、请示、报告

会议

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—HY—1

员工大会、中层会议和专题会议的会议通知、会议分发的材料、会议记录、会议纪要；参加公司外部单位会议的通知、公司外部会议报告、会议分发的材料等

对外报送

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—BS—1

公司对社区、办事处和省、市相关职能部门及对外单位、个人报送的材料

法律事务

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—FL—1

与公司处理各种纠纷所形成的法律文书（起诉状、上诉状、答辩状、判决书、公证书、委托书）、庭外和解书、外部人员证明；

宣传类

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—XC—1

单位编辑的出版物样本与定稿；反映本企业活动的报刊、广播稿；企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）

职工培训

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—PX—1

企业教育培训工作的计划；职工培训各种表格，成绩统计。

后勤福利

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—HQ—1

节假日福利发放计划，领取记录，体检，旅游等

协议合同

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—XY—1

房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件，日常经营形成的合同；

经营决策

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—JY—1

公司设立申请、请示、报告、证明及批复材料；委托书、任命书、选举书；出资申请、批复；出资证明；验资报告；国税、地税登记表及变更登记表；企业名称预先核准通知书；企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件；转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告；董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件；厂务公开文件；厂长（经理）责任制、任期目标。

财务管理

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—CW—1

借款申请、借款合同、抵押合同、贷款批复、公证书、董事会形成的同意贷款抵押的决议、财务审计等

资产管理

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—ZC—1

房地产的权属证明材料，铁路专用线，财产交接等

计划总结

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—JH—1

公司各部门年总结、年度工作计划

表格类

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—BG—1

各种统计表，交接表等。

其他

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—QT—1

包含党群，政府政策等其他文件

安全

消防类

安全消防

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—XF—1

消防检验，安全管理等方面的材料。

项目建设类

按建设项目设置

编制方法：

项目建设档案类目号—项目代号—项目类别代号—案卷流水号

编号示例：

XM-1-1-1

建设项目的综合性文件以及项目准备、项目建设、项目竣工验收、项目运行维护与更新改造等各方面文件材料

设备仪器类

按设备种类或使用性质设置

编制方法：

设备仪器档案类目号—设备类别代号—设备代号—件号

编号示例：

YQ-S1-1-1

同一设备仪器内，含该设备的购置、随机文件、安装调试、验收、运行记录、维护修理和设备管理等全过程材料

车辆类　

编制方法：

车辆类目号—车辆代号—案卷流水号编号示例：

CJ-1-1

购车合同、车辆相关证件、保单、随车工具交接单、加油记录、维修记录等车辆使用过程形成的有存档价值的材料。

会计业务

KJ-1

会计凭证

编制方法：

会计业务档案类目号—凭证代号—年度—流水号编号示例：

KJ—1—09—1

各种凭证

KJ-2　

会计账薄类

编制方法：

会计业务档案类目号—账簿代号—年度—流水号编号示例：

KJ—2—09—1

各种账簿

KJ-3

财务报告类

编制方法：

会计业务档案类目号—财务报告代号—年度—流水号编号示例：

KJ—3—09—1

财务报表、税务报表

人事管理类

RS-1

员工档案

编制方法：

人事管理类目号—员工档案代号—职工姓名—件号

编号示例：

RS—1—邱永芳—1

招聘人员录用审批表、员工履历表、身份证（复）、照片、资格证书（复）、工资调整审批表、岗位调整审批表、员工录用表、失业人员再就业录用表、签订劳动合同备案名册、市内职工商调表、劳动合同等（注6）

RS-2

保险档案

编制方法：

人事管理类目号—保险档案代号—职工姓名—件号编号示例：

RS—2—邱永芳—1

社会保险：

增、减员申报资料；缴费资料；缴纳养老、失业明细表；医疗保险：

住院资料；工伤报批手续；费用票据；住房公积金：

业务受理、账户变更、账户注销回执；缴费、变更明细

　RS-3

工资档案

编制方法：

人事管理类目号—工资档案代号—职工姓名—件号编号示例：

RS—3—邱永芳—1

工资汇总表、工资发放明细表

　RS-4

考勤档案

编制方法：

人事管理类目号—考勤档案代号—职工姓名—件号编号示例：

RS—4—XXX—1

考勤汇总表、考勤记录表、请假单、外出公务申请单、未打卡说明、串班申请、情况说明

RS-5

其他

编制方法：

人事管理类目号—其他类代号—件号

编号示例：

RS-5-1

非公司职工相关人事档案

声像类

电子文件

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—DZ—1

公司各项工作中形成的特殊载体形式的档案

照片

编制方法：

年度—类目号—件号编号示例：

09—ZP—1

附2归档文件目录样式

件号

责任者

承交人

文号

题目

日期

原（复）/份/页

备注

附3备考表样式

盒内文件情况说明

整理人：

年月日

检查人：

年月日

附4档案盒脊样式

长

春

东

北

亚

年度

2011

类目号

机构

东北亚

起止件号

1——30

归档年度，如2011

类别编号，如NW，指内部发文

各个办公室名称，公司级文件填写东北亚

附5部门级档案分类、编号明细表

一级类目划分

一级类目

管理部

物业部

采购部

检查部

编号

一级类目

日杂市场

农贸水产市场

食品调料市场

粮油市场

编号

一级类目

保卫部

编号

二级类目划分

二级类目

编号

二级类目下的主要内容

生产经营记录、报表类

报修记录、管理员巡查表、业户出勤统计表、海鲜大厅出货登记表、业户来电来访登记表、采购月（周）报表、业户签收文件表、转租转兑情况统计表、业户违反规章制度情况统计表、业户捐赠物品情况表、消防设施器材巡查及检查记录、业户反映问题记录表、顾客投诉记录表、业户赔偿设施明细表、内部整改记录

交接、验收类

管理员交接记录、物品交接记录、业户接受协议确认单、盖章合同及复印件交接表、冷库验收单、房屋验收单、设备检验报告

业户证件、档案类

业户证件复印件、业户档案、业户水电表明细、地税明细表、签订合同明细表

公文、制度类

公司公文、员工考核资料、业户摆货须知、留存于部门的公司级档案复印件

部门会议纪要类

部门工作会议、专业性会议、临时会议的会议记录、会议纪要、例会检查记录、检查处理情况等

部门工作计划、总结

部门工作计划、工作总结

食品安全档案

食品协议准入档案簿，食品运输、贮存、销售检查簿，食品退市记录簿，食品营业人员培训制度档案簿，食品安全责任制度档案簿，食品质量承诺书，健康证管理档案簿，食品进货查验记录，食品安全信息公示记录簿，入场资格审查资料

部门日常管理类

文件学习签字表、协议版本、征求意见、市场调研、市场平面图及改造图等图纸、部门员工培训档案、仪器（设备、设施）日常维护保养资料

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