第二章医药物流信息管理.docx
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第二章医药物流信息管理
第二章医药物流信息管理
2.1医药物流信息与信息系统概述
2.1.1物流信息
（一）物流信息的概念
信息是客观世界中各种事物及其特征的反映，是事物之间相互联系的表征，它包括各种消息、情报、资料、信号，更包括语言、图像、声音等多媒体数据。
流通过程中的信息活动主要指的是信息的产生、加工、检索、存储及传递。
物流信息指的是在物流活动进行中产生及使用的必要信息，它是物流活动内容、形式、过程以及发展变化的反映。
在物流活动中，物流信息流动于各个环节之间，并起着神经系统的作用，因此，对物流信息的有效管理是现代化管理的基础和依据。
物流信息包含的内容可以从狭义、广义两方面来考察。
从狭义范围来看，物流信息是指与物流活动（如运输、保管、包装、装卸、流通加工等）有关的信息。
在物流活动的处理与决策中，如运输工具的选择、运输路线的确定、每次运输批量的确定、在途货物的追踪、仓库的有效利用、最佳运输路线的确定、库存时间的确定、订单管理、如何提高顾客服务水平等，都需要详细和准确的物流信息。
从广义范围来看，物流信息不仅指与物流活动有关的信息，而且包含与其他流通活动有关的信息，如商品交易信息和市场信息等。
商品交易信息是指与买卖双方的交易过程有关的信息，如销售和购买信息、订货和接受订货信息、发出货款和收到货款信息等。
市场信息是指与市场活动有关的信息，如消费者的需求信息、竞争业者或竞争性商品的信息、销售促进活动信息、交通通讯等基础设施信息等。
在现代经营管理活动中，物流信息与商品交易信息、市场信息相互交叉、融合，有着密切的。
例如，零售商根据对消费者需求的预测以及库存状况制定订货计划，向批发商或直接向生产厂家发出订货信息。
批发商在接到零售商的订货信息后，在确认现有库存水平能满足订单要求的基础上，向物流部门发出发货配送信息。
如果发现现有的库存水平不能满足订单的要求则马上向生产厂家发出订单。
生产厂家在接到订单之后，如果发现现有库存不能满足订单要求，则马上组织生产，再按订单上的数量和时间要求向物流部门发出发货配送信息。
由于物流信息与商品交易信息和市场信息相互交融、密切联系，所以广义的物流信息还包含与其他流通活动有关的信息。
广义的物流信息不仅能起到连接整合从生产厂家、经过批发商和零售商最后到消费者的整个供应链的作用，而且在应用现代信息技术（如、、、互联网、电子商务等）的基础上能实现整个供应链活动的效率化，具体来说就是利用物流信息对供应链各个企业的计划、协调、组织和控制活动进行更有效的处理。
总之，物流信息不仅对物流活动具有支持保证的功能，而且具有连接整合整个供应链和使整个供应链活动效率化的功能。
正是由于物流信息具有这些功能，使得物流信息胡现代企业经营战略中占有越来越重要的地位。
建立物流信息系统，提供迅速、准确、及时、全面的物流信息是现代企业获得竞争优势的必要条件。
（二）物流信息的特征
物流活动中的信息流是物流的共生物，它伴随着实物体的位移而流动。
物流过程中的信息具有以下几个特征：
1．信息量大
物流信息随着物流活动以及商品交易活动展开而大量发生。
多品种、少批量生产和多频次、小批量配送使库存、运输等物流活动的信息大量增加。
零售商广泛应用系统读取销售野战的商品品种、价格、数量等即时销售信息，并对这些销售信息进行加工整理，通过向相关企业传送。
同时，为了使库存补充作业合理化，许多企业采用系统。
随着企业间合作倾向的增强和信息技术的发展，物流信息的信息量在售后将会越来越大。
2.更新、变动快
物流信息是在物流活动过程中产生的，货物流和信息流同时流动才能发挥物流信息的作用。
在物流活动中，信息不断地产生，而且更新速度很快。
由于多品种、少批量生产，多频次、小批量配送，以及利用系统的即时销售使得各种作业活动频繁发生，加上市场状况、用户需求的变化多端，从而要求物流信息不断更新，物流信息会在瞬间发生变化，因而信息的价值衰减速度快。
这就要求系统对信息的及时性管理有较高的处理能力，管理才能适应企业物流高效运行的及时要求。
3.来源多样化
物流信息不仅包括企业内部的物流信息（如生产信息、库存信息等），而且包括企业之间的物流信息和与物流活动有关的基础设施的信息。
企业竞争优势的获得需要供应链各参与企业之间相互协调合作。
协调合作的手段之一是信息的即时交换和共享。
许多企业把物流信息标准化和格式化，利用在相关企业之间进行传输，实现信息的共享。
另外，物流活动往往利用道路、港湾、机场等基础设施。
因此，为了高效地完成物流活动，必须掌握与基础设施有关的信息，如在国际物流过程中必须掌握报关所需的信息、港湾作业信息等。
4．信息的不一致性
由于信息在物流活动过程中形成，信息的产生、加工在时间、地点上不一致，采集周期和衡量尺度不一致，在应用方式上也不一致。
为了有效控制物流系统中的种类信息，需要建立统一完善的数据采集系统。
（三）物流信息的功能
物流系统是由多个子系统组成的，它们通过物资实体的运动联系在一起，一个子系统的输出是另一个子系统的输人。
合理地组织物流活动，就是使保修环节相互协调，根据总目标的要求，适时、适量地调度系统内部的基本资源。
在物流系统中，各环节的相互衔接是通过信息予以沟通的，而且基本资源的调度也是通过信息的查询来实现的。
例如：
物流系统和各个物流环节的优化所采取的方法、措施以及选用合适的设备、设计合理的路线、决定最佳库存量等决策，都要系统实际。
也就是说，必须依靠那些能够准确反映物流活动的信息。
在整个系统的运行过程中，物流信息主要有以下作用：
1．交易功能完成交易过程中的必要操作，包括记录订货内容、库存安排、用户查询等。
该功能体现了信息记录个别物流活动的基本层次。
2．控制功能对于提供企业物流服务水平和资源利用的管理，需要信息的控制功能，通过合理的指标体系来评价和鉴别各种方案，该功能强调了信息的控制力度。
3.决策功能
大量的信息能使管理人员全面掌握情况，协调进行物流活动的评估、比较、成本收益分析，从而做出有效的物流决策。
4．战略功能
主要表现在物流信息的支持上，有效利用物流信息，有助于开发和确立物流战略。
由于物流信息与运输、仓储等各个环节均有密切关系，发挥着各种重要功能，在物流系统中有着举足轻重的作用。
因此，应该加强物流信息的研究和利用，使物流成为一个有机的整体，而不是各自孤立的活动。
只有在物流的各项活动中及时搜集和传输有用信息，并通过信息的传递，把运输、存储、加工、配送等业务活动联系起来，才能使物流畅通化、定量化，进而提高物流整体作业效率。
（四）物流信息的分类
在处理物流信息和建立信息系统时，对物流信息进行分类是一项基础工作。
物流信息有以下若干种：
1．计划信息
计划信息是指尚未实现但已当作目标确认的一类信息。
如物流量计划、仓库吞吐量计划、车皮计划、与物流活动有关的国民经济计划、工农业产品产量计划等。
许多具体工作的预计、计划安排等，甚至是带有作业性质的，如协议、合同、投资等信息，只要尚未进人具体业务操作的，都可归人计划信息之中，这种信息的特点是带有相对稳定性，信息更新速度较慢。
计划信息对物流活动有非常重要的战略意义，其原因在于，掌握了这个信息，便可对物流活动本身进行战略思考。
2．控制及作业信息
控制及作业信息是物流活动过程中发生的信息，带有很强的动态性，是掌握物流状况所不可少的。
如库存种类、库存量、在运量、运输工具状况、物价、运费、投资在建情况、港口船舶的贸易的货物到发情况等。
这类信息的特点是动态性非常强，更新速度快、信息的时效性强。
物流活动过程中产生的信息，都是上一阶段过程的结果，但并不是此项物流活动的最终结果，这种信息的主要作用是用以控制和调整正在发生的物流活动和指导下一次即将发生的物流活动，以实现对过程的控制和对业务活动的微调。
3.统计信息
统计信息是物流活动结束后，对整个物流活动一种终结性、归纳性的信息。
这种信息是一种恒定不变的信息，有较强的资料性。
虽然新的统计结果不断出现，使其在总体来看，具有动态性，而对已经发生的统计信息是一个历史的记录，是恒定不变的。
诸如上一年度、月度发生的物流量、物流种类、运输方式、运输工具使用量、仓储量、装卸量以及与物流有关的工农业产品产量、内外贸量等都属于这类信息。
统计信息有很强的战略价值，它的作用是用以正确掌握过去的物流活动及规律，以指导物流战略发展和制定计划。
物流统计信息也是国民经济信息之一。
4．支持信息
支持信息指能对物流计划、业务、操作具有影响或有关的文化、科技、产品、法律、教育、民俗等方面的信息，例如物流技术革新、物流人才需求等。
这些信息不仅对物流战略发展具有价值，而且也对控制、操作能起到指导和启发作用，是属于从整体上提高物流水平的一类信息。
另外，物流各个不同的功能领域由于其活动性质的不同，信息内涵和特征也有所不同。
按这些领域功能分类，有运输信息、仓储信息、装卸信息等。
甚至更细化分成集装箱信息、托盘交换信息、库存量信息、汽车运输信息等。
按物流的不同功能领域对信息进行分类是物流管理具体化必不可少的。
2.1.2物流信息系统概述
（一）物流信息系统的概念
物流信息系统作为企业信息系统的主要组成部分，可以理解为通过对与物流相关信息的收集、加工、处理、储存和传递来达到对物流活动的有效控制和管理，并为企业提供信息分析和决策支持的人机系统。
它具有实时化、网络化、系统化、规模化、专业化、集成化、智能化等特点。
物流信息系统以物流信息传递的标准实时化、存储的数字化、物流信息处理的计算机化等为基本内容。
（二）物流信．息系统的特征尽管物流系统是企业经营系统的一部分，物流信息系统与企业其他部门的管理信息系统在基本面上没有太大的区别，但是，由于物流活动本身具有的时空上的特点，使得物流信息系统具有如下特征：
1．不同地域对象之间的系统物
流活动从发出和接收订货开始，由于发出订货的部门与接受订货的部门并不在同一个场所，如处理订货信息的营业部门和承担货物出库的仓库一般在地理上是分离的，发货人和收货人不在同一个区域等。
这种在场所上相分离的企业或人之间的信息传送，就要借助于数据通讯手段来完成。
在信息通讯手段还不发达的年代，使用信函邮寄、电话记录、传真的方式完成信息在两地之间的传递。
随着计算机技术、数据通讯技术和网络技术的进步，利用现代电子数据交换技术手段可以高效率地完成异地之间的信息传递交换。
2．不同企业之间的系统
物流系统不仅涉及到企业内部的生产、销售、运输、仓库等部门，而且与供应商、业务委托企业、送货对象、销售客户等交易对象，以及在物流活动上发生业务关系的仓库企业、运输企业和货代企业等众多的独立企业之间有着密切关系，物流系统是由这些企业内外的相关部门和相关企业共同构成的。
这些相互独立的企业各自按照自己的方式推进系统化建设，在计算机的类型，所使用的软件、通讯格式、使用线路的速度和质量规格等方面是不一样的，在票据格式、编码体系等交易规格方面也存在区别。
解决这个问题的有效途径是使用电子数据交换，实现不同企业之间数据交换的标准化。
3．大量信息的实时处理
物流系统在大多数情况下需要逐件处理各种信息。
即便是中等规模的批发商，一天要处理的订货票据也会超过1000件，而且在接受订单后的订单检查、信用检查、库存核对、出库指令、运输指示等都需要及时处理。
如果发现信息不全面或有错误的话，需要与客户及时联系，因此，要求具有实效性。
4．对于波动的适应性
物流活动的一个特点是波动性较大，一天内的不同时间段，一周内的不同日期物流作业量有较大差别。
如有时在规定营业截止时间前一个小时，订单数量会突然增加，达到高峰；在周一或周五出库量会大于其他日期等。
这种波动对于物流系统信息的收集带来一定的困难，可采取一些均衡措施，例如，通过按不同客户分别制定订单受理截止时间等。
但是，由于消费者的购买倾向带来的物流作业的波动是无法消除的，如对于年末、节假日集中、大量采购带来的物流量波动，物流系统要具备适应能力。
为此，必须要有对于波动性的预测能力，这是物流系统管理的任务。
物流信息系统与生产管理等其他系统不同，即便事先可以预测到高峰期，但是无法事先处理。
物流作业服务本身是及时性产品，生产过程也是消费过程，无法进行事前储备。
5．与作业现场密切联系的系统
物流现场作业需要从物流信息系统获取信息，用以指导作业活动。
信息系统与作业系统的紧密结合，可以改变传统的作业方式，大大提高作业效率和准确性。
如，传统的货物检验方法是一边对照着打印出来的订货明细表，一边检查到货数量。
这种方法在数据与货物的核对上要耗费很多时间，效率低下。
现在的先进做法是，在使用条形码的基础上，利用条形码读人读取包装上的条形码信息，手持末端机上就会立刻显示出该类商品的订货数量，检验员根据屏幕显示的订货数量，核对到货数量。
省去查找数据的时间或查找商品的时间，检验员可以根据商品的码放顺序逐一检验。
6．可得性
物流信息系统必须具有容易而又始终如一的可得性（）。
即在需要的时候能方便及时的获得有关信息和数据，并且以数字化的形式获得。
目前的实际情况则是，当企业有可能获得有关物流活动的重要数据时，这类数据往往是以书面为基础的，或者很难从计算机系统中重新得到。
迅速的可得性对于消费者的响应以及改进管理决策是有必要的。
因为顾客不断地需要存取货物和订货状态方面的信息，所以这一点是至关重要的。
可得性的另一个方面是存取所需信息的能力，物流作业分散化要求对信息具有较强的存取能力，并且能从国内甚至世界范围内的任何地方能方便地对信息进行更新，以便可借助于较强的信息可得性来减少作业上和制定计划上的不确定性。
7．准确性
物流信息必须精确地反映当前的状况和定期活动状态，以衡量顾客订货和存货的水平。
精确性可以解释为物流信息系统的报告与实际状况相比的差异程度。
例如，平稳的物流作业要求实际的存货与物流信息系统报告的存货之间吻合度最好在99％以上。
当实际存货和信息系统存货之间吻合度较低时，就有必要采取缓冲存货或安全存货的方式来适应这种不确定性。
正如信息可得性那样，增加信息的精确性，也就可以减少不确定性，进而减少为安全存货而增加的需要量。
8.及时性
物流信息必须及时。
及时性就是指一种活动的发生与该活动在信息系统内的反应之间所存在的时间差尽量缩小。
例如，因订货不能及时直接进人现行的需求数据库，系统往往要花费很多时间去进行认别其实际的需求。
这样，就要耽搁很多时间，这种耽搁会使计划制定的有效性减少，而使存货量增加。
另一个有关及时性的例子涉及到当产品从“在制品”进人“制成品”状态时存货量的更新的及时性。
尽管实际存在着连续的产品流，但是，信息系统的存货状况也许是按每天、按每工班，甚至是按每小时进行更新的。
显然，相比之下，采取实时更新或即时更新则更具及时性，但是它们将会导致记账工作量的增加。
编制条形码、扫描和有助于及时而有效地更新记录。
物流信息系统及时性指系统状态（诸如存货水平）以及管理控制（诸如每天或每周的功能记录）的及时响应。
所谓及时的管理控制是在还有时间采取正确的行动或使损失减少到最低程度的时候提供及时的信息支持。
概括地说，及时的信息减少了不确定性，并帮助识别各种问题，由此，减少了存货需要量，并增加了决策的精确性。
9．以异常情况为基础的物流信息系统
物流信息系统必须以异常情况为基础（），突出物流动态问题和可能提供的机遇。
这时由于物流运作过程中通常要与大量的顾客、产品、供应商和服务公司发生关系，系统必须对各种需求作出响应。
为此，必须定期检查物流的状态变化，以便发现问题。
例如，在库存管理中，必须定期检查每一个产品的存货状况，以便于制定补充订货计划。
通常，这种检查涉及两个问题。
第一个是对产品或补充订货是否采取行动，如果是，那么，第二个问题就是到应采取哪种行动。
具有较高水平的物流信息系统是结合决策规划，识别需要对决策的“异常”情况做出及时反映
（三）物流信息系统的结构
物流信息系统结构与物流管理相对应，物流信息系统的内容应包含以下四个层次：
1．基层作业层。
将搜集、加工的物流信息以数据库的形式加以存储。
2．数据处理层。
对合同、票据、报表等业务表现方式进行日常处理。
3．计划控制层。
包括仓库作业计划、最优路线选择、控制与评价模型的建立，根据运行信息检测物流系统的状况。
4．管理决策层。
建立各种物流系统分析模型，辅助高管人员指定物流战略计划。
而一个完整的物流信息系统的结构应该是“信息采集―简单处理―传输―处理（分析、管理、运算）―决策―传输。
2.1.3物流信息系统的类型
物流信息系统的类型很多，按物流作业流程来分，可分为进货管理系统、销售管理系统和库存管理系统；若按物流环节来分，可分为仓储管理系统、配送管理系统、运输管理系统等；若进一步再按物流管理的要求来分，又可分为货物追综系统、车辆运行管理系统和求车求货系统等。
这里仅对进货管理系统、销售管理系统、库存管理系统、仓储管理系统和配送管理系统作一说明。
进货、销售、存储管理是企业经营管理的核心环节，也是企业能否取得经济效益的关键。
若能实现合理进货、及时销售、库存最小，企业就能取得较好的经济效益。
进、销、存决策支持系统由三部分组成，分别用于物流活动的三个环节。
在进货时不仅要考虑当前库存量与销售量，更要注重进行销售分析和预测，以优化进货策略，从而有效地防止货物的积压以及不合理的费用支出；在库存管理中不仅要做好日常性的事务工作，更要在分类工作的基础上开展保本保利分析并核定库存定额，及时为决策者提供信息支持；在销售管理中不仅是销售价格的制定和批零方式的选择，更主要的是进行正确的销售分析与预测，对于制定合理的销售策略和计划以及签定相关合同都至关重要。
（一）进货管理系统
确定合理的订货量，选择优秀的供应商和保持最佳的安全储备是进货管理决策子系统的重点所在。
本系统的目标是随时提供订购、验收信息；保证按要求订货、到货；建立供应商信息档案；提供最新的成本信息等。
进货可以分为定期和不定期两种。
定期进货指的是根据年度计划由本系统生成进货计划，管理人员按照计划决策；不定期进货则指的是各部门根据实际运营需要而产生的临时性进货计划。
在进货操作中主要有以下环节：
1．请购单。
各部门根据实际需要将进货计划的品名、型号、数量等信息填好请购单，在系统中备案；经审核后即可进行进货处理，凡处理过的请购单均附有“已处理”的标识，防止重复操作。
所有的请购单可以按时间、部门进行分类汇总及查询。
2．询价。
通过互联网方式寻求适合的合作伙伴，向厂家咨询最小批量价格、产品等级、有效期限，确定运输方式、付款方式，同时及时更新基础资料中的供应商档案信息。
3．采购单。
可以直接录人采购明细单，或从请购单、询价单中导出有关信息，生成采购单，并提交给收货部门进行下一步处理。
凡已提交的采购单，均在相应的请购单上加注“已处理”标识。
4．进货处理。
根据现有的库存信息以及供应商的供货时间、运输方式的要求，开出进货单，并提交库存管理部门，监督进货情况，对供应商的信誉信息进行更新，对已提交的进货单做标识。
5．退货处理。
根据质检部门提出的退货要求，与供应商协商，确认退货。
在退货单中必须注明请购单号、采购单号和进货单号，以进行相关操作。
6．供应商管理。
供应商信息库中有供应能力、信誉度等内容，可以根据要求对供应商信息进行更新，包括增加、删除和修改。
（二）销售管理系统
销售管理系统主要包含以下几个模块：
1．报价。
销售报价的方式可以多种多样，在一定范围内价格可以浮动，不同批量不同价格、不同等级客户不同价格，不同产品配置不同价格，可以随时查询对每个客户的最后一次报价情况；报价时要综合交货期限、运输方式、付款方式、预付款比例发货地点等信息。
2．销售单。
在报价过程中可以由与客户的交互信息直接生成销售单据，包括产品明细项目、数量、单价、结算方式等，并将销售单提交给库存部门进行发货处理。
3．出货处理。
根据销售单据、库存信息以及工作进度合理安排发货任务，并在销售单据上加注标识。
4．退货处理。
销售过程中如果出现产品质量问题或其他问题时，要求销售部门与客户进行协商，经确认需退货时，由销售部门提供退货产品的具体信息，并提交质检部门做进一步处理。
5．客户信息管理。
建立客户信息库，详细记录对客户的服务以及客户投诉；及时查询订单的执行情况。
6．销售预测与分析。
该模块包括销售预测、分析和商品管理功能。
通过销售分析和预测可为企业决策提供依据。
销售预测按特定需求查询及打印商品销售预测表、工具设备需求报表、库存需求报表、人力资源需求报表、成本需求分析报表等。
管理人员可以输人销售日期、月份、年度、商品类别、商品名称、客户名称、作业员名称、仓库等查询各个销售资料或销售统计资料。
此系统提供商品销售统计表、年度商品数量统计表、年度及月份商品数据统计比较分析报表、商品成本利润百分比分析报表，并可查询作业员销售业绩及各仓库经营业绩等数据。
商品管理系统是协助销售主管了解消费者对商品的偏好趋势，一般只需按需求输人查询即可。
常用的商品管理报表包括商品销售排行、畅销品及滞销品分析、商品周转率分析、商品获利率分析等
销售预测与分析系统设计要点如下：
·具备按商品、客户、作业人员、仓库等查询销售量、销售金额、成本、利润等数据及打印各种汇总报表的功能。
·在固定期间比较不同时期的资料并制作百分比评估表。
·能由使用者自定各项预测模式。
·注意检索与排序程序的算法，以缩减处理时间。
（三）库存管理系统
从企业整个物流活动过程来看，库存是一个重要的缓冲器，旨在调节“无限需求”与“库存最小”（即库存占用资金最少）的矛盾。
由于企业用于库存物资的储备资金相当高，如何对库存物资进行有效管理，最大限度地减少储备资金的占用，加速资金周转速度，就成为库存管理系统的首要任务。
库存管理的目的，就是要通过对反映库存物资运动过程的信息进行处理、分析和控制，以确定最佳的库存量，以及采集与库存量相关的各类信息（如订货点、订货量等）。
库存状态信息是指所有的产品、零部件、在制品及原材料的信息，主要包括：
当前库存量、计划人库量（在途量）、订货（生产）批量、安全库存量等。
库存管理系统采用计算机开单据的方法，对出、人库单据提供了自动生成单据编码和手工录人单据编码两种功能，并对单据号进行一次性检查。
具体有以下几个环节：
1．库存计划。
为了有效地进行库存管理，需要确定在哪个阶段、哪个物流据点设置库存，设置多少，备货保持在什么服务水平上等库存计划，以及在哪个据点备有什么样货物，配备多少货物等库存分配计划。
2．商品分类分级。
按商品类别统计其库存量，并按库存量排序和分类，作为仓库规划布置、商品采购、人员、设备配置等的参考。
3．人库。
可分为订购货物进仓、余货进仓、销售退货进仓等不同类型，开出相对应的单据；所有进仓物品需经质量和数量检验后才能人库；订货进仓需提供原始采购单据号码，以进行对照；退货进仓需提供销售单据号码，以进行对照。
4．出库。
可分为销售出货和运营领货、补货等不同形式，对应不同单据。
5．调拨处理。
对仓库中各种货物的移动进行调配和登记。
6．盘点。
库存物品采用分类法进行管理。
根据需要和可能对不同的物品采用不同的盘点方法，如永续盘点、定期盘点，对盘点数据汇总分析，以便调整库存量并做盈亏处理。
（四）仓储管理系统
1．入库作业系统
人库作业处理系统包括预定进货数据处理和实际进货作业。
预定进货数据处理。
是为进货月台调度、进货人力资源及机具设备资源分配提供参考。
其数据来自：
采购单上的预定进货日期、进货商品、进货数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及人库数量。
可打印定期入库数据报表。
实际人库作业处理。
是在实际人库作业中发生在厂商交货之时的输人数据，应包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等。
退货人库的商品也需检验，合格品方可人库。
这种人库数据
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