哈佛管理者责任检测知识.docx

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哈佛管理者责任检测知识

哈佛管理技能培训教程：

第七单元哈佛经理工作检测第三章哈佛经理职责检测手册

第三章哈佛经理职责检测手册

一、哈佛管理者各种责任检测内容

基本准则

行政事务工作在执行业务时发挥了枢纽的作用，但它本身不可能成为目的。

行政事务工作的性质是，只有了解了业务功能，事务工作存在的价值才会得到承认

□有关内部行政管理规定的调查事项

（1）是否有内部管理规定如有，应调查规定是否体系化，有哪些具体规定

（2）部分或整体看来，规定有无重复之处

（3）部分或整体看来，有无不必要的规定

（4）部分或整体看来，有无需要更改的规定

（5）有无遗漏的规定

（6）是否完整而正确地更改了应更改的部分

（7）是否按规定执行业务

（8）有无要求更改规定的呼声的愿望

（9）所规定的内容是否被充分了解了

（10）是否在必要的部门作了充分的必要规定

（11）有无无视规定擅自带公司东西出公司或遗失的现象

（12）有无使业务工作效率降低的规定

（13）有无必要重作新的规定

（14）在发生组织变动、建议作出改善及其他影响规定的情况时，是否能适时修改规定

（15）废除、修改及核准规定的权限是否明确

□有关文件会签呈核制度的调查事项

（1）是否实行了文件会签呈核制度如已实行，应调查实行后执行过几次

（2）有无文件会签呈核制度方面的规定如有，应调查有哪些规定

（3）依据什么来规定文件会签呈核制定的基本内容，即文件事项和会签呈核手续的规定是什么应调查依据下述哪一项：

①文件会签呈核方面的独立规定；②文件会签呈核方面的其它规定；③惯例；④特定管理人员的指示。

（4）文件会签呈核方面的规定和它各项规定关系是否明确

（5）文件会签呈核的重要步骤（例如起草、会签、呈核、定稿）是否明确。

（6）每月平均作几次文件会签标准应调查下述几点：

①全公司文件会签核准的月平均次数；②分公司、分店、办事处文件会签核准的月平均次数；③会签核准文件最多的是哪个门；④各类（人事、生产、销售、进货、经营管理、总务等）会签核准文件的提出次数。

（7）是否按内容规定了具体的区别文件会签呈核项目的标准。

（8）是否把文件会签呈核事项分为决定事项和同意事项

（9）在文件会签呈核手续方面，是否明确规定相关人员的起草权、审查权、协商权、调整权、管理权、批准权的权限

（10）会签呈核文件的管理情况如何应调查是由特定部门集中管理，还是由各部门分散管理。

（11）在起草文件前是否进行了协商

（12）怎样起草文件应调查是单独起草，还是共同起草。

（13）是否规定将文件内容列成条款

（14）是否规定了文件的式样

（15）文件是否标有整理号码如果有，应调查下述哪种①职能分类号；②部门分类号；③文件分类号；④其它。

（16）是否对文件的附件作了具体规定如已规定，应调查是下述哪项规定：

①不作为附件，而是记入正文；②在附件多的情况下加以整理，使之一目了然。

（17）是否将紧急会签呈核文件或机密会签呈核文件与普通会签呈核文件分开，且按特殊手续提出

（18）共同讨论协议是否在特定机构、委员会会议、会签呈核文件审议会进行如果有这种机构，应调查机构名称。

（19）采取何种方式促进会签和协商，应从负责人、次数、方法等方面进行调查。

（20）是否确立了在会签人员不在的情况下，能由别人代理的制度

（21）有关会签呈核的决议是否明确地分为核准或和附有条件修改、保留及否决的核准。

（22）对于已核准附条件修改、保留、否决的会签呈核文件，是否明确提出了理由、条件

（23）按什么手续处理已核准但附条件修改、保留、否决的会签呈核文件

（24）是否规定了通知已核准文件的方法

（25）是否明确规定了业已核准的会签呈核事项的有效期

（26）如何报告已核准的会签呈核事项的实施情况及实施结果

（27）如何稽核已核准的会签呈核事项的实施结果

（28）是否明确规定了会签呈核文件的保存年限如规定了，应调查其具体年限。

□有关报告制度的调查事项

（１）是否考虑了各级管理人员所需报告书种类及使用方法

（２）有无重要的报告书是一时心血来潮作成而又不知不觉地被废除的情况

（3）有无方便的时候提出报告书，而在不方便的时候就不提出报告书的情况

（4）各管理人员是否要求提供自己所需要的报告书

（5）是否认为报告书过多

（6）是否果真能充分利用报告书

（7）管理人员是否认为现有的报告书足够了

（8）企业最高领导者及部属、科主管是否清楚自己需要什么样的报告书

（9）有无因循旧习而制作无用报告书的情况

（10）有无因提报告人的个人片面之见提出了无效用的报告书的情况

（11）报告书有无明确的重点

（12）记入报告书的内容是否适合报告书使用者使用

（13）是否规定了日报、周报、月报的提出期限

（14）是否按期提出报告书

（15）是否能够自行发现并修改报告相同的报告书

（16）各部门是否重复制作了内容相同的报告书

（17）是否能够通过改变报告方法来提高速度

（18）是否考虑利用拍照、复印来减少制作报告书所必须的事务工作

（19）报告书的发送途径是否明确

（20）是否对企业高阶主管用的报告书规定了一定的档案制度

（21）报告书的统计数字是否除了合计外，还与上个月比较，与上一年同月比较，与标准值比较

（22）是否能够一看报告书便可以了解目前的状况

（23）报告书是否图表化是否以记号、红线、黑框简明扼要地指出存在的问题

（24）是否对数字以及重要事项作了说明

（25）纸张大小、书写格式是否统一

□有关组织部门的调查事项

（1）是否绘制了组织系统图如果绘制了，应调查是否包括职务分类情况

（2）组织系统图是否附有职务分类规定

（3）各部门的名称与其职务是否一致

（4）组织系统图是否记有组织部门不可缺的全部职能

（5）组织部门是否有优先安排人事工作的倾向

（6）组织的职务分类是否明确

（7）组织的各部门在工作上是否取得了平衡

（8）组织的各部门是否能够完全合作

（9）是否即使改变组织结构也不影响整个部门的工作

（10）对组织的各部门是否都配备了最佳人选

（11）各组织部门的职责是否尽可能地作到了单一性

（12）组织的各阶层是否尽可能地做到了单一性

（13）组织的各部门是否适合企业所要求的特殊性

（14）组织是否有过大、过小、层级过多的倾向

（15）指挥命令系统是否繁杂

（16）组织是否有独裁经营的倾向，即不依靠组织的力量经营，而由经营者亲自指挥、监督

（17）有无从管理范围的角度出发，由一个人监督指挥许多部属的情况

（18）权限的授权是多还是少

（19）主管是否有足够的能力管理部属

（20）主管间有无纠纷

（21）主管和职员之间有无纠纷

（22）职员之间有无纠纷

（23）有无旨在组织营运的顾问制度

（24）是否为组织营运而召开各种委员会、研究会、协商会等。

□有关职务权限的调查事项

（1）各职位的责任和权限是否明确

（2）责任和权限有无重复

（3）责任和权限有无脱节现象

（4）是否充分作到了权限授权

（5）上下级的命令、报告关系有无障碍

（6）平行联系有无障碍

（7）是否每个职位都建立了职务细则职务分派表、如果建立了，应调查每人是否充分理解并活用职务细则。

（8）是否经常根据条件的变化考虑改善职务细则

（9）是否根据工作性质，将工作适当地分配给男性和女性职员

（10）是否详细作了分派规定

（11）各部门职权范围是否明确

（12）每个人的职务分配在质和量方面是否都取得了平衡如果没有，应该调查有无因事务工作量过大造成工作停滞和责任不明确的情况。

□有关分析事务工作手续的调查事项

（1）调查事务工作手续时是否制定了日程计划

（2）在正式调查前是否作了预先的调查

（3）在公司内是否充分作了启发和宣传

（4）调查现状时执行了下述几点：

①正式征得实施部门负责人的同意；②决定是否请求对方派出配合人员；③调查那里的部门业务工作分派情况；④采用询问实际工作人员的方法来调查现状；⑤不批评；⑥普遍调查现状；⑦将所得的情况列成图表；⑧无遗漏地汇集单据帐册、报表、；⑨问题和已得到改善之处一定备案；10如果建立了现状图表，证实一图表是否正确；11向实务负责人和部门主管说明调查经过。

□有关事务工作安排手续的调查事项

（1）是否谋求加快事务处理的速度

（2）是否适当地使用了机器、仪器来处理事务工作

（3）单据、转帐、报表种类是否齐全

（4）文件整理工作是否顺利

（5）是否经常研究事务工作手续

（6）更正错误工作情况是否多

（7）是否作了适当的检查

（8）有无消除违法行为的安排

（9）是否为减少需要熟练的工作量而推行了标准化

（10）是否对工作的繁简作了调整

（11）必要的资料、机器、仪器是否齐全

（12）环境是否良好

（13）是否经常将工作所需成本和工作成果加以比较

（14）是否平均地使用机器、仪器

（15）各部门是否制作过多的文件和单据的副本

（16）办公桌、备用品等的配备是否适当

（17）文件是否经常周转不动

（18）单据、帐册、报表的种类是否过多

（19）除正规单据、帐册、报表外，个人的备忘录，笔记是否包括在事务工作中

（20）是否一种单据、帐册、报表兼有多种用途反而不便使用

（21）是否根据单据、帐册、报表的传递顺序考虑办公桌的配置

（22）在办事员缺勤时，其他人是否因不了解工作而感到困难

（23）是否提出了办公标准

（24）是否有一般工作能力的人都能作事务工作

（25）对处理大量工作是否有安排

□改善事务工作的检查表

（1）改善事务工作的原则，应从下述四方面检查：

①能否取消；②能否合并；③能否改变顺序；④能否简化。

（2）研究是否符合目的应从下述几方面检查：

①该事务工作的目的何在；②该事务作是为了达到目的所真正需要的吗；③是否针对目的组织事务工作；④要达到目的，事务工作是否健全；⑤是否能用其他更好的办法来达到目的。

（3）方针、组织、外部条件的研究，应从下述几方面检查：

①组织是否分得过细，划标准有无偏差；②功能的划分是否重复或部分重复；③各管理人员和监督人员的职务及权限是否明确；④在权限授权和权力分散方面是否都成功；⑤如果改变方针，事务工作手续及事务工作是否会更简化；⑥是否对事务工作手续作了调整，使之适合外部环境条件；⑦如果充分研究外部环境条件，是否就有可能并更容易作某种程度的修改。

（4）事务工作手续的综合研究，应从下述几方面检查：

①该事务工作手续是否必要必要，其顺序是否能提高办事效率；②能否按其他事务工作手续做事，工作本身是否重叠③实际上关系不大的部门是否处理显然应在该部门处理的事务工作；④是否分别实施目的相同，但形式不同的工作；⑤是否分别实施形式完全相同，但目的不同的工作；⑥是否将同一项目记入几个不同的单据、帐册、报告书，可否把登记项目加以处理，以便统一记帐；⑦管理是否过细；⑧是否经常费力去处理一些极少发生的事情；⑨资料、统计等是否方便人使用10内部工作相互制衡，使彼此的工作能自行发现错误；11是否可以通过改变工作方法来消除工作拖拉、浪费时间现象；12是否能想出方法消除工作零乱等现象。

（5）工作和检查状况的研究，应从下述几方面检查：

①这一步骤的目的何在是否为达到目的所必要的；②这一步骤是否能包括在其他步骤中；③如果取消这一步骤，工作流程是否会缩短或加速，是否能够改变这一步骤的顺序；④如果取消这一步骤，对其他步骤会有什么影响；⑤能否取消转记，能否采取省时有力、无误的方法进行必要的转记，能否用机器转记；⑥是否能通过采用单据一次复制多份方式取消转记；⑦能否采用单据制度，能否使单据帐簿化，从而取消转记；⑧是否填写了不必要的单据、帐册、记录及报告书；⑨是否重复进行了验算和计算；10是否对详细程度和计算上的正确程度作了不必要的要求；11能否把同种类的工作，例如计算工作集中起来；12一旦削减现在的检查要点，是否会产生遗漏，遗漏的问题是否重大；13核对和盖章是否都必要，是否为盖章而盖章；14如果改变检查时间，是否会进一步减少检查次数；15工作流程是否最短；16能消减工作停滞、等待状况，能否通过分帐来解决；17能否设计种单据、帐册、报表，使之能够同时工作，而不是依次工作；18能否尽可能地归纳有的步骤，来减少准备和整理的时间；19是否必须在这个时间进行这一步骤，能否以后中处理；20无徒劳的行为能否使作法标准化，防止五花八门的情况产生；21能将信息依单据、册、报表加以分类，以便于进行下一步工作；22能否以手工操作机械23能否采用机器来减少工作步骤；24能否合并相同步骤，用机器一次处理；25能否利用一览表等节省时间。

（6）存放、领取、周转的研究，应从下述几方面研究：

①各部门是否保存过多的复印文件和抄本；②能否改变或取消存档文件；③怎样保存档案；④有无在事务工作中开出的单据该单据是否从一开始就必要；⑤能否改变办事处的布局；⑥能否通过设备或传递制度来减少周转。

（8）单据、帐册、报表的研究：

①该单据、帐册、报表是否必要，如果取消该单据、册、报表会怎样；②是否将同一项目记入几个单据、帐册、报表中，能否考虑调查登记项目来合并单据、帐册、报表；③能否采用一次复制多份方式写单据；④能否减少复写张数，果取消复写将会怎样；⑤单据复写几张，发送何处，该处怎样使用，能否取消；⑥单据、帐册、报告书中是否记入了不必要的事项；⑦有无虽领取了复印件，但在实际工作中并不需要的情况；⑧某一单据、帐册、报表的经手人是否过多，是否将署名、盖章的次数限制在必要的范围内；⑨是否将不必要的事项记入了单据、帐册、报表；10有无用备忘录、便笺办事的情况，能否使用正式的标准式样；11能否将两个以上的单据、帐册、报合并成一个；12能否将一个单据、帐册、报表分两个以上；13有无可废除的帐面；14帐簿能否随身携带；15单据是否会中途卡住；16是否彻底使用单据等使管理更有效。

（8）事务工作分派问题的研究，应从下述几方面研究：

①工作内容是否超出负责人的力②是否再低一级的人员也能作这项工作；③有无空闲时间，如有，这些时间是否得到利用④是否根据工作等级决断性工作、操作、杂务、来安排与之相适应的负责人；⑤是否适当地配工作量；⑥分派事务的内容是否相等；⑦是否调整工作量。

□有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项

（1）总问题点：

①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。

（2）用纸：

①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。

（3）印刷、装订等：

①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。

（4）版面设计：

①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；⒁项目栏的标题是否恰当；⒂记入栏的宽度和长度否恰当；⒃帐票的名称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；⒅是否包括送单据、册、报表的顺序；⒆是否印有页码；⒇要折叠处是否印有叠线；21是否虑合订时的方便；22是否考虑了防止违法的办法；是否包括管理印所需的备考

（5）文件写法的检查表：

①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。

（6）文件分类表和文件夹：

①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。

（7）办公室内：

①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。

（8）文件柜：

①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。

（9）抽屉中：

①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。

（10）文件夹中：

①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。

（11）调换位置：

①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。

（12）档案保管人和办事员：

①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。

（13）资料管理：

①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。

□有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项

（1）有无单据、帐表、报表管理规定

（2）由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表

（3）申请书式样是否已定型

（4）是否明确规定了申请书式样的附件

（5）有无单据、帐册、报表设计用纸

（6）谁是申请书的受理人

（7）采用什么方法对内容作实质性审查

（8）由谁核准

（9）采用什么方法标准

（10）是否在有关人员之间会签

（11）核准后如何处理

（12）是否采取了登记制

（13）是否规定了核准及登记后的通知手续

□有关自动化处理事务的调查事项

（1）如果要机械化处理事务，其目的是否明确应调查是以减低经费为目的，还是以高工作质量为目的。

（2）是否为了与同行竞争才使用机械化

（3）是否认为只要使用机械就能合理化

（4）把机械化的目标定在哪儿范围有多大

（5）机械化是否恰当地集中和分散

（6）在推进机械化处理事务时，是否也考虑到组织上的变化

（7）是否熟知机械化处理事务是有限的

（8）考虑采用哪种机械化方式处理事务应调查是下述哪一种：

①用单功能机来机械化处理事务；②用多功能机来机械化处理事务；③用组合机来机械化处理事务。

（9）机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持

（10）是否规定了哪些是需要机械化处理的业务

（11）是否规定在哪个部门由谁设计装置

（12）是否制定了机械化所需的人员计划

（13）是否制定了以机械化为目的的训练计划

（14）以机械化为目的的资金计划是否周全

（15）是否确定了机械化的时间

（16）机房设计是否得当

（17）是否考虑到机械化需要的各种设备

□有关工作环境的调查事项

（1）办事处应从下述几方面调查：

①到办事处的交通是否方便；②是在住宅区还是在工业区建办事处；③是否便于外人进出；④是否便于行李等进出。

（2）照明应从下述几方面调查：

①是否考虑了标准亮度；②是否尽量利用自然光线；③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。

（3）色彩应从下述几方面调查：

①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色；②会议室是否使用暖色系列；③朝北的寒冷房间是否使用暖色调；④朝南的温暖房间是否使用冷色调；⑤天花板是否使用亮度高的颜色；⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。

（4）隔音应从下述几方面调查：

①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音；②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。

（5）设计应从下述几方面调查：

①是否规定了办公室所需面积标准；②通道安排得是否适当；③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器；④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近；⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口；⑥监督人员所处位置是否易于监督部属；⑦是否使用有关部门相互靠近；⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一；⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。

□有关检验办事能力的调查事项

（1）是否就处理事务规定了标准时间

（2）负责同一事务的人处理事务的时间是否不同

（3）是否打算使处理事务的方法标准化

（4）是否规定了每人每小时工作量

（5）能否适当地调换工作

（6）是否按标准方法工作

（7）能否对工作余力加以管理

（8）是否按日程计划分派工作给工作单位和人员

（9）是否核算出处理标准事务所需的标准工时

（10）是否核算出每件工作所需的代价

（11）事务工作方法是否标准化

（12）是否明确分为判断工作和操作工作

（13）用什么方法检验工作量应调查采用下述哪种方法：

①估测方法；②依据人员和预算的比率的方法；③对实际进行统计处理的方法；④技术测定——纯工程学方法。

（14）是否根据事务性质的不同变换测定，作数量上的预估

（15）检验事务工作量时采用何种单位应调查是采用下述哪一种：

①事务工作手续；②单位业务量；③单位作业量；④单位动作。

（16）是否由专门组织检验工作量

（17）公司内是否具备检验工作量的条件

（18）是否决定了检验工作量的目的及对象

（19）是否得到上级的承认和保证

（20）收集了哪些检验资料应调查收集了下述哪些项目：

①组织图；②配备图；③工作方面的知识；④人员方面的知识；⑤事务方面的调查资料；⑥其它。

（21）是否得到受检部门人员的谅解

（22）是否得到普通工作人员的谅解和合作

（23）用多长时间检验应调查是：

1周、1个月、半年、还是1年。

（24）是否拟定了检验手册

（25）由谁负责检验工作量

□有关行政事务工作控制的调查事项

（1）是否有报告事务工作成绩，以此来管理事务工作的程序如果有，应调查报告的时间是日报，周报还是月报。

（2）是否计算过事务工作成本

（3）是否设有管理事务工作的组织、功能

（4）是否明确管理事务的方向

（5）公司内是否具备管理事务工作的工具

（6）管理效益标准是什么应调查是下述哪一种：

①时间；②数量；③人数；④成本；⑤质量。

（7）是否制定了旨在管理的日程进度控制表

（8）是否有旨在控制事务工作的手册且确实执行

二、哈佛管理者人事责