沟通协商参与控制程序.docx
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沟通协商参与控制程序
沟通协商参与控制程序
WCSLGC/ZH-P20-2013（D/0）
1目的
建立和规范内外沟通、参与和协商行为，增进公司内部及公司与顾客、相关方的交流和理解，确保一体化管理体系的有效运行。
2范围
公司内部及公司与相关方之间有关一体化管理体系的信息交流、沟通、参与和协商活动。
3职责
3.1总经理
负责沟通、参与和协商的负责人，对信息的传递和处理进行监督并规定相关部门的职责权限，确保在公司内建立有效的沟通、参与和协商过程。
3.2管理者代表
1）协助总经理对信息的传递和处理进行监督。
3.3生产副总
2）在总经理领导下贯彻执行党和国家政策和法律、法规以及上级的规定，组织、协调、督促、检查公司的管理工作。
3.4总工程师
坚持“百年大计，质量第一”的原则，贯彻执行国家和行业有关的技术政策、技术标准、技术规范和操作规程等规定。
3.5综合科
1）负责本程序的制定、修订及归口管理，是信息交流与沟通的综合管理部门。
2）负责公司内外综合信息的接收、识别、传递，并对信息处理进行督办、协调。
3）负责公司内部电话号码、电子邮箱等联络信息的更新。
3.6质安科
负责一体化管理体系相关信息和技术类信息的传递与处理。
3.7其他相关部门、施工项目部
1）负责本部门、项目归口管理的一体化管理程序运行中相关信息收集、处理、沟通和交流，配合质安部收集传递与目标、方针、管理方案、内审、管理评审等相关信息，并使相关信息在本单位得到充分交流和理解。
2）负责本部门、项目主管业务信息的收集、接收、处理、传递、反馈。
重大事项需请示汇报的，递交给综合科进行传递、协调。
属明确业务管辖内容的，直接与主管该业务的职能部门进行双向沟通，重要情况由职能部门及时向分管领导反映。
除公司领导直接指令交办的工作任务外，不得越级上报。
3）公司各部门收集的信息，包括建议、改进措施等意见，要及时向分管领导汇报，分管领导在每月公司会议上对其分管工作情况进行通报、协商。
4）综合科建立《工作会议制度》JXSDKF/BG-ZD27，负责公司会议记录，对重要决议形成会议记要印发至各相关单位、部门。
5）公司各单位、部门负责人要及时向下级传达落实公司会议精神。
6）综合科负责对会议纪要进行督办、落实，各承办单位要及时向综合科反馈办理结果。
7）上下级之间对信息处置意见不一致时，在充分沟通后按上级意见执行。
8）同级之间对信息处置意见不一致而无法协调时，应由各自分管领导协调解决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。
4工作程序
4.1信息交流与沟通
4.1.1信息分类
1）外部信息
a）上级部门、检测站、环保局和认证机构等监测和检查的结果及反馈的信息；
b）政策法规标准类的信息；
c）相关方反馈的信息和投诉；
d）其它外部信息，比如杂志、报纸和电视收集的信息。
e）外部信息沟通的对象：
包括顾客、监理、上级部门、环保局等主管部门和分包方，或其他相关方，以至社会公众。
2）内部信息
a）管理体系正常运行所产生的信息，如方针目标指标、监测测量记录、内部审核和管理评审报告等。
b）不符合信息，如内审的不符合、纠正预防措施处理单等
c）其它信息，如员工的建议等。
内部信息沟通的对象：
包括企业领导对各部门、项目部以至员工；包括各部门之间；各部门、各项目内；也包括员工对部门、项目部以至企业领导层。
4.1.2信息收集、处理和沟通
1）针对管理体系、过程和工程的监测测量信息通过基准判断可以确认为不符合则提出不符合项报告、纠正预防措施处理单依据相关程序文件处理。
2）其它类的信息可以以书面资料、电子媒体等方式传递给综合科，由其分类、整理，根据需要传递给相关部门。
综合科定期地通过板报、网站和会议、培训的方式将信息所表达的内容传递给每位员工。
3）工程科、市场部和项目部建立与产品质量、环境因素、风险有关的相关方进行有效的沟通，并编制《与相关方沟通一览表》（P20/JL-02），明确沟通的内容、方式、时间等安排。
通过顾客信函，监理通知书回复；联系会议记录；工程确认、验评资料、情况通报等适当的形式将有关信息传递给顾客。
通过安全生产协议书、责任书；环保协议书；安全生产、文明施工技术交底；施工公告等适当的形式将有关信息传递给其他有关的相关方，并负责就体系运行、工程施工、环境保护、职业健康安全等方面的情况与有关的相关方进行沟通，填写《信息交流单》（P20/JL-03）及《致相关方告知书》（P20/JL-04），各部门负责接收、记录来自有关相关方的信息并传递给工程科。
4.1.3信息的有效性评价
管理者代表应每年组织各部门评估信息管理在管理工作中的作用，找出存在的问题，采取措施，改进信息管理工作。
4.2参与和协商
4.2.1在制定职业健康安全方针、目标，进行危险源识别、风险评价和控制时应广泛征求每位员工的意见和建议。
综合科应将以上初稿以张贴形式告示各位员工，设立专门的意见箱，采取《员工意见及解答》（P20/JL-01）的形式征求意见，并指派专人负责整理员工意见，举行各部门代表参加的讨论会，对员工的意见和建议一一讨论，并将处理意见传达给全体员工并上报领导。
以上所有会议均形成记录予以保存。
4.2.2公司各单位对来自相关方的信息进行接收、识别，属于本单位业务范围的，由接收部门负责协调沟通；属需多个部门合作或重大事项须经领导批示的，递交综合科处理；要求答复的，由承办部门将处理结果及时通报相关方。
4.2.3当有影响员工或承包方职业健康安全的任何变更发生时，应通过座谈、会议等形式安排有关人员进行协商；适当时，与外部相关方就有关的职业健康安全事务进行协商。
5相关/支持性文件
《工作会议制度》WCSLGC/BG-ZD27
6记录
《员工意见及解答》（P20/JL-01）
《与相关方沟通一览表》（P20/JL-02）
《信息交流单》（P20/JL-03）
《致相关方告知书》（P20/JL-04）
员工意见及解答
编号：
P20/JL-01
沟通时间
沟通地点
沟通人
接待人
员工意见：
处理分析及答复：
处理意见负责人/日期：
验证结果：
验证人/日期：
与相关方沟通一览表
编号：
P20/JL-02
序号
相关方名称
沟通内容
沟通频次
沟通方式
备注
1
水利局、建设局、安监局、环保局
获取信息，寻求支持，汇报工作，了解相关方反映情况及投诉
每年1—2次
面对面交流
2
劳务分包方
公司贯标要求，分包方必须遵守相关法律法规及公司安全环保要求
经常
书面协议，安全环保交底及检查
3
材料、设备供方
公司贯标要求，要求供货、运输产品必须遵守国家法律法规及公司安全环保要求
经常
书面协议，口头沟通，检查
4
来公司办事、访问人员，公司职工
告知公司管理方针目标及管理体系运行情况，遵守公司安全环保管理要求
经常
告示牌、口头、电话；公司职工定期开会
5
进入施工工地人员及工地附近居民
公司施工工地安全环保要求，自觉遵守工地各项要求，保护施工现场
经常
告示牌、口头/书面通知
年月日
信息交流单
编号：
P20/JL-03
相关方名称
沟通时间
沟通内容
一.介绍：
管理方针□管理目标□
二.来访人员：
遵守门卫制度□不大声喧哗□不在办公室抽烟□
不带易燃易爆等危险物品□
三.送货、安装设人员（单位）：
物资、设备安全、环保□货物、材料不遗漏□运输车辆不漏油□进入工地、仓库不抽烟□安装设备走线符合规定要求□遵守门卫制度□
四.分包方：
进场签订安全、环保协议遵守门卫制度□执行有关安全操作规程遵守门卫制度□遵守国家安全、环保法规遵守门卫制度□发放劳保用品遵守门卫制度□正确使用劳保用品遵守门卫制度□
五.与水利局、建设局、安全管理、环境管理等政府部门沟通：
获取相关信息□主动寻求指导□汇报公司工作□了解相关方投诉情况□
相关方意见、建议：
对相关方意见、建议处理情况：
经办人：
日期：
致相关方告知书
编号：
P20/JL—04
尊敬的：
我公司为水利水电施工贰级企业，主要从事建筑水利水电工程施工。
能与贵方合作是我们的荣幸，现将我公司的管理方针及有关环境和职业健康安全方面的要求传递给贵方，望能协助我公司做好环境保护和危害预防的工作，以便共同发展，共同进步。
本公司的管理方针为：
科学管理，精品工程，顾客满意
以人为本，安全第一、遵纪守法
预防污染，绿色施工，持续改进
保护环境、减少安全隐患是每个公司进行生产、活动和服务时都必须考虑的问题。
我们认识到，与其他经济组织一起，节约能源，保护生态。
保护赖以生存和发展的环境，加强安全管理，树立“安全第一、预防为主”的思想是我们共同的责任。
因此，在积极推进公司技术和经济许可范围内的环境保护及危害预防的持续改进，对物料和服务供应商、工程合同方、废弃物处理方等相关方特沟通如下事宜：
1.所提供的产品及产品的原材料、生产过程、服务应满足国家、地方、行业的有关环境保护和职业健康安全方面的法律、法规要求，在保证质量的前提下，确保安全性能，减少包装材料的使用。
2．在生产、施工、活动或服务过程中排放的污染物（废水、废气、固体废弃物、噪声等）制定了控制措施，且按要求执行。
固体废弃物排放回收应按要求存放制定地点；施工噪声在施工机械使用时应分间断性施工以防噪声超标。
有毒有害废弃物应按规定送交国家有资质的废弃物处理单位进行回收。
3．在生产、施工和活动服务过程中加强安全管理，预防安全事故及人身伤害事故的发生，同时应确保所提供的产品或服务的安全性能要求。
4．在生产、施工过程中，优先考虑采用无污染/少污染、无危害/少危害的生产工艺、生产施工设备、先进的施工方法等，不得采用国家或地方已禁止使用的生产工艺与施工设备。
5．妥善保管易燃、易爆或有毒有害危险品，应采取防范措施，防止在储运过程中发生火灾、爆炸或泄露等事故，造成对环境的污染及对人身的伤害。
6．在储运过程中，应保证运输车辆状况良好，车辆排放的废气、扬尘、噪声及车辆冲洗废水要符合国家规定的排放标准，不得扰乱厂区附近居民的生活。
车辆进入现场应采取洒水、减速降尘措施。
车辆运行过程中，应遵守交通规则，防止交通事故的发生。
7．对易产生职业病的岗位人员进行识别并采取控制措施，定期进行体检，并配备劳动防护用品。
为了使地球有一个可持续的未来，为了使我们的员工有一个良好的健康的工作环境，我们期望采取的旨在保护环境和员工身心健康的活动得到各相关方的支持与配合。
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