商务部岗位说明书.docx
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商务部岗位说明书
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江西XX企业集团有限公司
商务部岗位说明书
YY管理咨询公司
二零零四年六月
目录
商务部岗位说明书1
商务部经理岗位说明书1
主料采购专职岗位说明书6
辅料采购专职岗位说明书9
商务部岗位说明书
商务部经理岗位说明书
岗位名称
商务部经理
岗位编号
HT-C-001
所在部门
商务部
岗位定员
直接上级
执行总经理
职系
直接下级
主料采购专职、辅料采购专职
所辖人员
岗位使命：
尽可能为公司买到价廉物美的材料。
职责与工作任务
工作要求及标准
产生文档
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：
负责行政本部门工作计划的制定和组织实施
工作
任务
根据公司年度经营目标，负责组织拟定本部门年度工作目标
每年年初，按照要求及时完成
年度工作目标
--
根据公司年度经营计划，组织拟定本部门年度工作计划及阶段性工作计划
每年年初，按照要求及时完成
年度工作计划
--
分解年度工作计划和阶段性工作计划，并监督指导下属员工执行
月工作计划
--
定期完成工作总结
工作总结分为月度、季度及年度工作总结
工作总结
--
职
责
二
职责表述：
负责组织拟定公司采购管理制度及商务部内部各项管理制度，完善工作流程
工作
任务
组织拟定公司采购管理制度及相关奖罚制度，经批准后组织、监督实施
按照公司管理制度体系的要求进行编制
采购管理制度
行政事务部
组织制定商务部内部各项管理规章制度及实施细则
职责明确，奖罚明确，可操作性强
内部各项规章制度
行政事务部
完善商务部内部的工作流程和各岗位职责
职责明确，流程设计合理，运转高效
《职位说明书》《部门工作流程》
下属员工
督促检查各项规章制度、实施细则在工作中的具体落实
严格按照相关管理制度执行
工作记录
下属员工
职
责
三
职责表述：
负责制定采购计划，报批后执行
工作
任务
根据公司营销计划，编制主辅材料采购计划
每月初定期编写月度材料采购计划，报领导审批。
采购计划
--
安排主辅材料采购任务的完成
按时保质保量完成采购任务
--
--
组织相关部门进行设备等重大采购的商务谈判
及时组织、完成商务谈判
--
相关部门
职
责
四
职责表述：
负责合格供应商管理
工作
任务
按公司生产要求，寻找多家预选供方
收集预选供方的信息，并向直接上级反馈
供方质量保证能力调查表（审核表）
供方
组织相关部门对预选取供方进行合格评定
对较有实力的供方，要求其提供样品试制，并请相关部门进行评定
试生产产品认定试验报告单
科技中心、综合管理部、产品制造中心
组织相关部门对生产过程中发生的不合格品的供方重新评定
严格禁止不合格材料不处理而上线使用，对二次连续供货不合格的供方进行动态评定
供方动态评定表
综合管理部、科技中心、制造成中心
协助上级对合格供方进行年终复评
严格按照一年的产品质量及交货情况统计，对上年度合格供方打分及复评
供方业绩评定表
商务部
负责对合格供方档案的建设和管理
建立完善的合格供方档案并根据评定结果及时更新
合格供方档案
--
职
责
五
职责表述：
负责公司厂内的废旧物品的处理。
工作
任务
负责需方签订废品购买合合同。
按公司规定以就高不就低原则与废品买方签订购销合同，杜绝徇私舞弊。
购销合同
需方、供方
职
责
六
职责表述：
协助上级领导对生产过程中出现的不合格材料进行商务处理。
工作
任务
严格按公司意图对不合格材料进行处理
按公司要求，处理时尽可能对公司有利
不合格品通知单
质保、供方
负责对已确定不能使用的原材料，作退货处理
严禁不合格材料上线使用权用
不合格品通知单
质保、供方
对产品质量影响不太的材料，协调相关部门处理
征求相关部门意见后，降级或让步接收处理
不合格品通知单
供方、质保、科技中心
对于与供方意见异议很大时，由上级领导协调处理
负责提供相关资料，以便上级领导处理
不合格品通知单
质保、供方财务、总经理
职
责
七
职责表述：
负责收集各种原材料价格信息
工作
任务
负责铝锭期货行情、主要材料价格信息的收集
每天收集，定期汇总、分析，重要信息及时上报
信息报告
总裁
负责收集主要原材料及相关行业信息和政策
及时收集、定期汇总、分析，重要信息及时上报
信息报告
总裁
职
责
八
职责表述：
负责严格按财务制度对往来单位付款。
工作
任务
审核应付帐款审核表。
每月中旬、月底编制应付帐款审核表，同时严格按照审批的金额付款。
转帐申请单、应付帐款审批表
总裁、计划财务部
协助财务年终往来对帐
协调财务与供方年度往来对帐
对外联系函
计划财务部、供方财务
职
责
九
职责表述：
负责本部门内部的组织管理工作
工作
任务
负责部门内部的日常行政管理工作
--
工作记录
下属员工
负责组织部门内部技能培训工作
按照公司培训计划要求执行
内部培训纪录
人力资源部、下属员工
负责下属人员的考评、考核工作，并提出选拔及淘汰建议
规定时间内将员工考核表交人力资源部并提出相关建议
员工考核表
下属员工
指导下属员工拟订阶段工作计划并督促执行
拟定周工作计划，并及时检查
员工周工作计划
下属员工
负责下属人员的工作分配及工作协调
每周一布置各项任务并根据工作需要及员工工作能力及时调整
工作记录
下属员工
组织拟订部门预算，控制费用支出
根据公司预算要求，组织拟定部门预算，并不的超支
部门预算
下属员工
职责十
职责表述：
完成上级交办的其他任务，与各部门保持良好的沟通协作关系
按照临时工作要求标准开展工作并主动配合其他部门工作
--
上级领导及相关部门
权限:
1.对供应方的选择有初步筛选权
2.对供应方有评价和考核权
3.完成工作所需的其他权限
任职资格：
教育水平
大学本科及以上。
专业
财会专业
所需培训
见《公司培训管理制度》
经验
有三年以上相关行业工作经验、二年以上管理经验
知识
会计、业务往来，采购管理、物流管理知识
技能技巧
具有较强的业务知识，沟通能力
其他：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、网络、计算器）
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间
涉及相关流程
采购价格确定流程、供应商筛选流程、物资采购计划流程、零星物资采购流程、招标物资采购流程、年度采购合同签订流程、采购物资退货流程、采购物资入库流程等
备注：
主料采购专职岗位说明书
岗位名称
商务部高级主管
岗位编号
HT-C-002
所在部门
商务部
岗位定员
直接上级
商务部经理
职系
直接下级
无
所辖人员
岗位使命：
尽可能为公司买到价廉物美的材料。
职责与工作任务
工作要求及标准
产生文档
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：
根据公司生产要求，编制主要材料的采购计划。
工作
任务
根据生产计划，编制材料采购计划
每月初定期编写月度材料采购计划，报上级领导审批。
月度采购计划
产品制造中心
根据营销特殊订单要求，编写材料订货单
收到运营中心生产订单后，一个工作日内，把材料订货单，传真给供方。
材料订货联系函
运营中心、供方
职
责
二
职责表述：
协助上级领导按规定对合格供方进行认定和管理
工作
任务
按公司生产要求，寻找多家预选供方
收集预选供方的信息，并向直接上级反馈
供方质量保证能力调查表（审核表）
供方
组织相关部门对预选取供方进行合格评定
对较有实力的供方，要求其提供样品试制，并请相关部门进行评定
试生产产品认定试验报告单
科技中心、综合管理部、产品制造中心
组织相关部门对生产过程中发生的不合格品的供方重新评定
严格禁止不合格材料不处理而上线使用，对二次连续供货不合格的供方进行动态评定
供方动态评定表
综合管理部、科技中心、制造成中心
协助上级对合格供方进行年终复评
严格按照一年的产品质量及交货情况统计，对上年度合格供方打分及复评
供方业绩评定表
上级领导
负责对合格供方档案的建设和管理
建立完善的合格供方档案并根据评定结果及时更新
合格供方档案
--
职
责
三
职责表述：
负责公司厂内的废旧物品的处理。
工作
任务
负责按财务要求与需方签订废品购买合合同。
按公司规定以就高不就低原则与废品买方签订购销合同，杜绝徇私舞弊。
购销合同
需方、供方
负责厂内废旧物品的及时清理。
根据仓库的废物库存情况及时通知需方来公司清理废物，打扫厂内卫生。
出库单
仓库、供方
职
责
四
职责表述：
协助上级领导对生产过程中出现的不合格材料进行商务处理。
工作
任务
严格按公司意图对不合格材料进行处理
按公司要求，处理时尽可能对公司有利
不合格品通知单
质保、供方
负责对已确定不能使用的原材料，作退货处理
严禁不合格材料上线使用权用
不合格品通知单
质保、供方
对产品质量影响不太的材料，协调相关部门处理
征求相关部门意见后，降级或让步接收处理
不合格品通知单
供方、质保、科技中心
对于与供方意见异议很大时，由上级领导协调处理
负责提供相关资料，以便上级领导处理
不合格品通知单
质保、供方财务、总经理
职
责
五
职责表述：
负责收集各种原材料价格信息
工作
任务
负责收集铝锭期货行情
每天上网了解铝锭涨跌情况，定期汇总、分析
对外联系函
供方
负责其他材料价格信息的收集
每天收集，定期汇总、分析，重大信息及时上报
信息报告
总裁
负责原材料及相关行业信息和政策收集
及时收集、定期汇总、分析，重大信息及时上报
信息报告
总裁
职
责
六
职责表述：
严格按财务制度对往来单位付款。
工作
任务
负责编制应付帐款审核表。
每月中旬、月底编制应付帐款审核表，同时严格按照审批的金额付款。
转帐申请单、应付帐款审批表
总裁、计划财务部
负责协助财务年终往来对帐
协调财务与供方年度往来对帐
对外联系函
计划财务部、供方财务
职
责
七
职责表述：
其他工作
工作
任务
协助、配合本部门其他人员的工作
积极主动进行协助、配合
--
其他人员
完成上级交办的其他任务，与各部门保持良好的沟通协作关系
按照临时工作要求标准开展工作并主动配合其他部门工作
--
上级领导及相关部门
权限:
1.对供应方的选择有初步筛选权
2.对供应方有评价和考核权
3.完成工作所需的其他权限
任职资格：
教育水平
大学专科及以上
专业
财会专业
所需培训
见《公司培训管理制度》
经验
对公司产十分熟悉，并有三年以上相关工作经验
知识
会计、业务往来知识
技能技巧
具有较强的业务知识，沟通能力
其他：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、网络、计算器）
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间
涉及相关流程
采购价格确定流程、供应商筛选流程、物资采购计划流程、零星物资采购流程、招标物资采购流程、年度采购合同签订流程、采购物资退货流程、采购物资入库流程等
备注：
辅料采购专职岗位说明书
岗位名称
辅料采购专职
岗位编号
HT-C-003
所在部门
商务部
岗位定员
直接上级
商务部经理
升级会员 