鲜易供应链费用报销管理制度.docx
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鲜易供应链费用报销管理制度
费用报销管理制度
第一章：
总则
第一条为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条费用报销采取“预算控制、凭票报销、无票不报”的总体控制原则，所有费用预算需事前审批，特殊紧急事项需在事后两天内进行预算审批。
第三条本制度适用于河南鲜易供应链有限公司及其下属的各子公司、分公司、部门。
第二章：
费用预算申请审批流程
第四条预算费用事前审批具体规定：
鲜易供应链预算管理实施细则
第五条预算费用事前审批基本流程：
第三章：
日常费用报销标准
第六条差旅费报销标准：
自有车司机差旅费补助每车每日餐补100元、住宿补助50元，住宿补助凭正规发票报销；其他人员按《鲜易供应链差旅管理制度》执行。
第七条招待费报销标准：
按《鲜易供应链招待费用管理制度》执行。
第八条通讯费报销标准：
按《鲜易供应链通讯费管理办法》执行。
第九条办公费用报销标准：
1、办公用品、IT耗材费用总部由综合管理部统一管理；异地固定资产类办公用品和非消耗性办公用品需OA系统预算审批；消耗性办公用品执行10元/人/月，限额内据实凭正规发票报销。
2、邮寄费用按实际发生凭正式有效单据，年度预算内的据实报销，不需事前申请。
第十条水电费用报销标准：
1、办公水电费：
根据物业或其他相关单位提供的有效单据据实报销，杜绝浪费。
2、住宿水电费：
执行20元/人/月，限额内据实报销标准；基地内有公司自建宿舍的住宿水电费不予报销。
第四章：
费用报销基本制度及基本流程
第十一条报销人必须取得合法有效的内部报帐单据（行政事业收据、发票），内部报帐单据（行政事业收据、发票）要求：
1、内部报帐单据（行政事业收据、发票）的取得必须以业务的真实发生为基础，任何人不得虚构业务虚报费用，凡虚假报账的，处以虚报金额的3倍但不低于500元的罚款。
2、取得机打发票，开票方必须开具准确有效的公司全称，如“河南鲜易供应链有限公司”，单位名称不得出现简写或错别字，对方发票专用章必须加盖在正确位置上，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人。
3、取得定额发票，凡发票上面印有“付款单位”的，报账人应把公司名称手工填写完整，单位名称不得出现简写或错别字，所盖发票章必须完整，可看清开票方纳税人识别号，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人。
4、发票的真假辨别：
发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差期间不太方便随时核对发票信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。
5、行政事业收据包括：
财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。
6、节日走访、慰问发生的费用严禁开成“办公用品、购物卡”项目，可要求对方开具“食品”一类的招待发票。
7、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；
8、凡发现用假发票报账的，除当次费用不予报销外，另每次处以100元的罚款。
第十二条费用内部报帐单填写及票据粘贴要求：
1、内部报帐单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。
2、内部报帐单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）。
3、各票据应均匀贴在内部报帐单封面后的托纸上，整份内部报帐单各部分厚度应尽量保持一致。
4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴。
5、内部报帐单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。
6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。
7、内部报帐单据一律用黑色钢笔或签字笔填写。
8、内部报帐单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准。
9、有实物的内部报帐单据须由验收人验收后，附验收单位；需入库的实物单据应附入库单。
10、出租车票据需在票据背面注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料。
第十三条费用报销基本流程：
第五章：
报销时间的具体规定
第十四条为了规范费用报销，报销时间具体安排如下：
1、各部门人员在出差返回或经办业务事项办理完毕后，必须在5日内报账完毕。
2、各基地发生的费用，每月集中邮寄、报销两次（每月10号、20号付款），个人原因造成费用单据遗漏没有集中邮寄的，当月不再受理，推迟到下月报销。
3、各分、子公司当月的费用报账单所制成的凭证应于次月10日前集中邮寄回总部财务管理部稽核，财务管理部稽核人员在收到各单位寄来费用凭证的5个工作日内审核完毕，集中邮寄的票据量较大时，延长至10个工作日内审核完寄回各单位。
4、自业务发生之日起，凡超过2个月没有报账的，该项费用不再报销。
5、总部报销费用时需同时登记“**部门费用报销登记表”发财务管理部稽核，审核后会把费用的审增、审减情况及原因进行详细登记并发回给相应机构。
第六章：
借款管理规定及流程
第十五条借款管理规定
1、日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报《借款申请表》报批后，到所属财务部门申领借款。
但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续。
当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。
2、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额。
3、出差借款出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。
4、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。
5、办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。
6、借款实行“前款不清，后款不借”原则。
员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；借款人员完结事务，费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款，若报销金额小于借款的，借款人需交回剩余现金。
因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，转为个人借款从工资中扣回。
7、财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收。
第十六条借款流程
第七章：
费用审批管理
第十七条费用审批管理
1、公司各模块负责人在总公司授权内行使审批权。
2、公司所有非经营类费用预算1万元以上（含1万元）、经营类费用预算50万元以上（含50万元）支付的审批权限原则上由集团公司总经理统一审批。
3、审批人应当根据上述预算授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。
4、费用预算支付的批准方式为书面方式。
5、公司对费用预算支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用负责任，以防范资金风险，保证资金的安全。
对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。
6、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。
7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。
8、因审核过失造成借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：
各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。
按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。
9、财务人员在收到内部报帐单据后应审核内部报帐单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，是否符合规定标准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的内部报帐单据应及时制作结算凭证并交与所在单位、部门结算管理人员，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
10、财务结算人员收到内部报帐单或结算凭证后后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的内部报帐单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的内部报帐单或结算凭证财务结算人员有权拒绝付款。
第十八条各单位具体报帐签批流程
序号
单位
签批流程
1
河南鲜易
经办人→部门主管→费用审核员→财务总监→鲜易经理层
2
安阳鲜易
经办人→部门主管→分管财务经理→副总会计师→温控运营中心总经理
3
郑州鲜易
4
洛阳鲜易
5
新乡鲜之达
6
许昌鲜易
经办人→部门主管→分管财务经理→副总会计师→温控运营中心总经理
7
许昌众荣
8
集采分销
经办人→部门主管→集采财务经理→集采总经理
9
香港众品
经办人→部门主管→国际贸易财务经理→国际贸易总经理
10
众品进出口
11
昆山众品
经办人→部门主管→所在公司财务经理→所在公司总经理
12
鲜易网络科技
13
许昌鲜之达
14
四季鲜易
15
鲜咨达
16
深圳前海
经办人→部门主管→所在公司财务总监→前海总经理
17
包头众荣
经办人→部门主管→核算员→包头众荣总经理
第八章：
费用付款管理规定及流程
第十九条日常费用付款：
各部门人员在办理业务发生且本人已先行代付过的差旅费、办公费、低值易耗、招待费、邮寄费、培训费、招聘费、员工住宿房租租赁可在填报费用报账单同时将收款方信息填写完整一并审批付款，要求收款方与报账人员保持一致
第二十条专项费用付款：
（1）会务费、咨询费、政府部门规费：
经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→对应财务经理签字（集团公司由财务总监签字）→财务结算部门付款。
（2）广告费：
集团公司发生的广告费纳入全年销售费用计划，由市场中心（供应链优化部）从严掌握，只能节约，不能超支。
经办人填写汇款单→市场中心负责人签字→总经理签字→财务总监签字→财务结算部门付款
（3）采购支出（包括原、辅、包装材料及物资采购）审批：
预付款审批程序：
各单位：
经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→单位财务经理→总经理签字→副总会计师签字
职能部门：
经办人员填写汇款单→部门主管签字→总经理签字→财务总监签字
账期性付款审批程序：
各单位：
经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→单位财务经理
职能部门：
经办人员填写汇款单→部门主管签字→总经理签字→财务总监签字
（4）金融业务付款
经办人员填写汇款单→部门主管签字→财务经理→总经理签字→副总会计师签字
第二十一条固定资产的新建、扩建、技改支出审批：
经办人员签字→预算员签字→部门主管签字→单位总经理签字→主管领导签字→项目经理签字→财务部负责人签字→出纳报账
新建项目在公司成立之前发生的费用预借（经办人签字→部门主任签字→主管领导签字→财务负责人签字→财务结算部门付款）。
第二十二条其他支出审批程序：
经办人员签字→部门主任签字→主管领导签字→费用会计审核签字→财务部门负责人签字→出纳报账
第二十三条预付款审批程序：
经办人员写报告→部门主任签字→主管领导签字→财务部门负责人签字→财务结算部门付款；各级领导要从严掌握。
第九章：
附 则
第二十四条本制度解释权归公司财务管理中心。
第二十五条本制度经管理中心讨论通过并由总经理签字后生效，修改亦同。
第二十六条本制度于2016年2月1日起执行。
河南鲜易供应链有限公司
2016年1月31日
附件1：
财务费用报销流程图
流程图
说明
权责部门
相关表单文件
各部门根据本部门实际业务发生，提交相关预算申请；根据《预算管理实施细则（鲜易）》审批通过预算，当事人办理相关业务。
相关部门人员
各类预算申请单据
转下一页
当事人办理完业务后，取得相关的正规发票或单据，并整理进行整齐粘贴。
相关部门人员
报销发票
内部报帐单据
财务费用报销制度
借款单
当事人用黑色碳素笔填写《内部报帐单》，不得涂改，不得用铅笔，圆珠笔或红色字体的笔填写，并附上相关原始票据。
报销时间同事件发生间距不得过长。
相关部门人员
费用内部报帐单
出差审批单
财务费用报销制度
借款单
《费用内部报帐单》及相关单据准备完成后，相关人员提交给直接主管审核签字，直接主管必须对以下方面进行审核：
1）费用产生的原因及真实性；
2）费用的合理性；
3）票据及单据的规范性。
若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。
相关部门主管
费用内部报帐单
报销发票
内部报帐单据
出差审批单
财务费用报销制度
借款单
直接主管审核签字后，须将内部报帐单据报分管业务经理进行进一步审核签字，审核内容包括：
1）费用产生的原因及真实性；
2）费用的合理性；
3）票据及单据的规范性；
4）直接主管审核的严谨性。
若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。
相关部门经理
费用内部报帐单
报销发票
内部报帐单据
出差审批单
财务费用报销制度
借款单
部门经理审核签字后，将内部报帐单据提交给财务部，由财务部门会计人员进行报销费用的确认，主要内容包括：
1）产生的费用是否符合报销标准；
2）财务是否能及时安排此费用；
3）单据或票据是否符合财务规范要求.
若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。
财务部
费用内部报帐单
报销发票
内部报帐单据
出差审批单
财务费用报销制度
借款单
财务部对审核符合要求的内部报帐单据，需总经理审批的，呈总经理，由总经理进行批准签字，若总经理发现不符合要求，须立即退回财务部，由财务部跟进处理。
总经理
费用内部报帐单
报销发票
内部报帐单据
出差审批单
借款单
财务部出纳根据总经理批准的内部报帐单据准备好报销款项。
财务部出纳
费用内部报帐单
报销发票
内部报帐单据
出差审批单
借款单
财务部出纳通知报销人领款，领款时，报销人员必须在《内部报帐单》上领款人出进行签字确认。
如是代领人进行领款，必须出具委托书并有双方的签字或手印证明。
如属于借款性质报销,借款人必须将存于财务的借款单核销.
相关报销人员
费用内部报帐单
借款单
升级会员 