报销指南.docx

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报销指南

报销指南

为方便老师查询财会规章制度，也为会计人员统一审核标准，财务部根据《高等学校会计制度》、《会计基础工作规范》、《山东大学差旅费管理办法》等有关文件，将报销过程中常用知识分类整理，汇编成报销指南。

使用人员可按照具体规定整理报销原始凭证，以规范经济行为，提高工作效率。

目录：

第一部分发票要求…………………………………………2

第二部分报销规定…………………………………………2

第三部分各类事项报销指南………………………………3

一、固定资产………………………………………………3

二、材料费…………………………………………………4

三、会议费…………………………………………………5

四、差旅费…………………………………………………6

五、公务接待费……………………………………………7

六、出版/文献/信息传播/知识产权事务费………………8

七、教职工探亲费…………………………………………8

八、培训费…………………………………………………9

九、办公或实验用房租赁费、物业费、水电费…………9

十、修缮工程款……………………………………………9

十一、测试化验加工费……………………………………9

十二、学生实习费…………………………………………10

十三、青苗补偿费、土地租赁费…………………………10

十四、租车费…………………………………………………10

十五、劳务费…………………………………………………10

十六、职工子女幼儿园保教费………………………………11

第一部分发票要求

一、正规的发票应套印“全国统一发票监制章”；行政事业收费、政府性基金收据套印“财政票据监制章”。

收款单位应加盖单位“发票专用章”。

税务局代开发票应加盖单位的“财务专用章”。

二、除个人通讯费、个人交通费发票外，报销的发票客户名称应为“山东大学”或“山东大学xx单位”。

三、发票报销时限：

当年发票原则上在当年报销，当年确实无法报销的必须在次年3月31日前报销。

第二部分报销规定

    一、购买材料、服务的发票应附“销货清单”。

发票背面必须有采购人、验收人签字，大额支出需要提供合同。

    报销结算单，预约报销确认单必须由项目负责人亲笔签字。

   二、对按有关制度需要履行的招标采购手续、大额资金支付审批手续、材料验收手续等按照按有关规定执行。

三、单张发票金额在伍仟元以上的报销时需用支票（或电汇）付款。

单张发票金额在两万元以下的也可用个人的银行卡直接付款，报销时必须提供刷卡POS单。

连号发票视同单张发票。

详见下表：

单笔支出金额

可选付款方式

5000元（含）以内

现金、个人银行卡

5000-20000元（含）

个人银行卡（pos单）、支票、汇款

20000元以上

支票、汇款

四、具体规定：

（一）购买购物卡的发票一律不得报销。

烟酒，海参阿胶等，会议用鲜花、纪念品、礼品，健身中心、娱乐场所的发票，手机及手机附属品、掌上电脑，个人或家庭用的物业管理费、水电费、有线电视费、停车费、车辆维修费、保险费、车辆年检费不予报销

（二）付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。

（三）因为外地的市内交通费包干使用，不再报销外地的公交、地铁、的票等市内交通费票据。

第三部分各类事项报销指南

    一、固定资产

单价在1000元（含）以上的设备、家具属于固定资产，需在资产部办理“设备购置申请表”、“设备验收单”。

单价在500元（含）以上1000元以下的设备、家具属于低值设备，需先去资产部办理低值仪器设备验收单。

（一）固定资产报销：

应提供合同、发票、“设备购置申请表”、“设备验收单”。

（二）如需要借款，借款时提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、合同。

报销时，应提供“借款单（第二联）”、“设备购置申请表”、“设备验收单”、合同、发票。

    注意：

除以上附件之外，借款时或者未办理借款直接报销的，10-20万的设备还需附资产部“评标结果表”，20万以上的设备还需附招标办开具的“付款通知书”。

    （三）进口设备

    1、直接报销：

应提供“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、“设备购置申请表”、招标办开出的“付款通知书”、“进出口公司与供应商的合同”、“仪器设备验收单”、发票。

    2、先借款后报销：

借款时，应提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、招标办开出的“付款通知书”；报销时，则只需要提供借款单（第二联）、进出口公司与供应商的合同、仪器设备验收单、发票；退余款，经资产与实验室管理部确认后直接核销原借款。

二、材料费

购买打印纸、硒鼓、墨盒需在学校定点单位采购。

符合招标采购的所有材料采购都要进行招标（含科研经费）。

单笔2万元以上的要签订合同，单笔5万元以上的材料费要经学院领导审核签字。

材料发票报销需要附购物清单，发票背面要有采购人、验收人签字。

三、会议费

会议费报销按照《山东大学会议费管理办法》（山大财字〔2014〕51号）执行。

（一）外出参加会议的会议费报销：

提供会议举办单位盖章的会议通知，无书面通知的可以打印相关网页或邮件，连同参会的差旅费一起报销。

会议指定住宿宾馆超住宿费标准的可以正常报销。

（二）举办或承办会议：

1、单位审批同意,需在《会议费预决算表》签字。

2、财务项目立项。

可联系财务管理科，电话：

64777。

3、如需对参会人员出具会议费发票。

可联系收费科电话：

64534。

4、会议费综合定额标准如下：

单位：

元/人天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合　计

三、四类会议

　　240

　　130

　　80

　　450

不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

5、自行举办会议费报销：

提供会议通知、会议决算表、会议签到簿等资料，委托旅行社承办会议的还要提供合同。

会议决算表需经所在单位领导审批签字。

举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。

严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

　　不得使用会议费开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放礼品、纪念品；不得额外配发洗漱用品。

不得在五星级酒店举办会议。

四、差旅费

差旅费报销执行《山东大学差旅费管理办法》（山大财字【2014】7号）及《山东大学差旅费报销补充规定》。

市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。

驻地到机场（车站）、外地发生的市内交通费均在80元的包干范围内，一律不再报销。

自驾车出差的填写《自驾车出差申报单》，一事一单的将过路费、汽油费、住宿费等汇集后报销。

需据实申报，不得虚报冒领。

参加会议、培训的，如提供用餐，按去、回各一天共两天发放差旅费补助（包括伙食补助、市内交通费补助），期间不计发市内交通费补助。

不提供用餐的，按出差自然天数正常计发补助。

出差当天往返的，按一天计发补助。

由其他单位负担（含搭便车）城市间交通费和住宿费的，不发放伙食补助费和交通补助费。

（一）用单位公用经费出差报销

报销时应当提供公务外出计划申报单、机票、车票、住宿费发票等凭证。

外出参加会议或培训的应附会议通知或培训通知。

城市间往返交通费、出差地住宿费发票不全的（即有搭车或对方接待住宿的情况），提供《特殊事项说明》，经项目负责人审核、所在单位领导审批后，方可报销。

（二）用科研经费出差报销

1、出差行为由项目负责人审批。

2、实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费，原则上也不得报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

五、公务接待费

公务接待费执行《山东大学国内公务接待管理办法》（山大综字【2014】4号）文件。

公务接待费包括接待来宾发生的餐费、济南住宿费、交通费等费用。

加班用餐不属于接待费范畴，可写明加班人数、标准后直接报销。

（一）单位公用经费报销接待费

报销时应提供财务票据、单位公函（邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料）、接待审批单及接待清单（正反面打印）。

（二）科研经费报销接待费

报销时应提供由学院（或科研机构等）负责人审批签字的《科研业务接待清单》，将接待专家的城市间交通费、住宿费、餐费等如实填报。

 六、出版/文献/信息传播/知识产权事务费

指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

不应使用纵向经费购买通用性操作系统、办公软件等。

该类单笔二万元以上的支出应提供合同，其中出版费需全部提供合同。

 七、教职工探亲费

（一）填写《山东大学教职工探亲路费报销审批表》，本单位领导签署意见后到人事部聘用管理科（地址：

中心校区明德楼B座五层B533联系电话：

88364303）开具报销介绍信，凭报销介绍信、车票，经财务部王延太副部长签字后至报账大厅办理报销事宜。

（二）已婚职工探望父母的往返路费，在本人基础工资、职务工资、工资津贴之和的30%以内的，由本人自理，超过部分由所在单位负担。

    （三）车票起止地点应与报销介绍信上所注明的地点一致。

出租车发票、飞机票不予报销，无差旅费补助。

    注：

探配偶1次/年（需配偶方出据未享受探亲待遇证明）；未婚职工探父母1次/年（转正定级后享受）；已婚职工探父母1次/4年。

探亲时间一般安排在寒、暑假。

    八、培训费

培训费报销参照《山东省省直机关培训费管理办法》（鲁财行【2014】5号）文件精神执行。

（一）学校承认学历的学费报销：

经人事部批准，可报销30％，其余学费经学院同意按其承担的比例可从学院发展基金或奖福基金报销。

    注：

由于发票不能分割，应在所属单位与人事部审核完后一起报销，不能单独报销。

应由个人承担的学费部分不得在科研经费支出。

（二）学校不承认学历的培训费报销：

应附报销结算单、发票、培训通知或单位主要领导批准参加培训的说明（单位盖章，院领导签字）。

培训费开支不得超过450元/人/天。

    九、办公或实验用房租赁费、物业费、水电费

房租需附租赁合同及情况说明；物业费需附与物业公司签订的合同或协议；水电费发票台头为“山东大学”。

按公私分明原则，应由个人或家庭承担上述费用的不得报销。

    十、修缮工程款

需附合同、发票、审计处出具的修缮工程预算审计书，十万以上的附议标记录，二十万以上的附招标办开具的付款通知书。

    十一、测试化验加工费

需附发票，收费项目明细、测试清单、收费标准，测试化验加工费还要提供相关合同、协议和测试报告。

    十二、学生实习费

需附本科生院审批的“山东大学学生实习经费汇总结算单”、发票。

如向学生发放补助，还应附“学生定额补助费用领款单”，实名发放至学生银行卡上。

    十三、青苗补偿费、土地租赁费

需附合同、收款人身份证复印件，代开的税务发票或收款人签字的收据。

十四、租车费

报销租车费须提供正规打印出的发票（长条的定额发票已经作废），租车公司提供证明起止地点的派车单或用车凭证。

伍仟元以上的附合同。

十五、劳务费

劳务费（包括专家费、学生助研津贴、临时聘用人员劳务费等）一律实名发放至个人银行卡。

科研经费支付的劳务费（除助研津贴）外需要学院负责人审核签字。

（一）发放给学校在编职工的专家费、劳务费、科研人员绩效奖励需填写《山东大学劳务费发放表》，携带电子表格到中心校区报账大厅18号窗口办理。

（二）学生助研津贴通过“酬金申报”系统发放。

录入学生相关信息后，打印出《山东大学劳务费（助研津贴）发放表》交财务大厅，每月月中和月末集中发放两次。

（三）校外人员劳务费（包括专家费、临时聘用人员劳务费）通过“预约报销”系统发放。

具体步骤：

进入“预约报销”系统后，在费用项中选择“劳务费”项。

在选择支付方式时，如果校外人员提供是中国银行、工商银行或建设银行的银行卡，可选择“转卡支付”方式（方便快捷，推荐使用）；如果提供的是其他银行的银行卡，可选择“汇款”方式，实名发放至校外人员的个人银行卡。

汇款时请注意收款人的开户银行需要写到支行级，如：

齐鲁银行济南分行历城支行。

十六、职工子女幼儿园保教费

（一）入校内幼儿园的保教费报销，三个幼儿园于12月5日前汇总填制表格（样式见附件），汇总后电子表格一份报送计生办（jshb@），由计生办审核。

（二）入校外幼儿园的保教费报销，由职工个人于12月1日至10日，携带幼儿园出具的由省财政厅统一印制的财政票据或由税务机关出具的正式发票（首次报销的要带幼儿园出具的幼儿园类别、是否享受减免证明，所在单位出具的在编职工证明），到校区计生办审核。

计生办统一汇总审核后报财务部，财务部审批后于12月份将报销金额支付到职工个人工资卡中。

（三）计划生育办公室工作地点、电话：

中心校区校医院东二楼210房间，电话88364598；趵突泉校区综合楼108房间，电话88382345；千佛山校区主楼026房间，电话88392278。

提示：

文中提到的所有表格均可在校园网“财务系统”-“表格下载”栏目中下载。

具体执行时若以上规定为涵盖的以财务文件规定为准。

财务文件可在校园网“财务系统”-“财会法规”栏目或校园网“办公信息”-“行政文件”中查询。