1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法.docx
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1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法
1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法
工程项目档案工作业务指导
在南京地铁一号线一期工程项目档案通过国家建设工程项目档案专项验收（20061023）和“三条线”通过国家建设工程项目档案专项验收（20121102）工作基础上，重点与大伙儿交流南京地铁建设工程归档文件编制治理。
南京地铁建设工程
归档文件编制治理
第一章总则1
第二章差不多规定1
第三章归档文件的质量要求3
第四章归档文件的范畴与名目编制5
第五章案卷的编目与装订11
第六章归档文件的治理、验收、移交13
第七章附则15
第八章汇表与附件16
第一章总则
为加大南京地铁工程建设工程归档文件的治理工作，明确工程文件治理的有关规定，统一工程项目档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程项目档案，特制定本方法。
本方法是按照国家档案局、国家计委、建设部有关建设工程档案验收治理的有关规定，并结合南京地铁工程的特点和实际情形而制定的。
本方法适用于南京地铁建设工程文件的编制、治理、验收和归档。
工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的治理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；工程文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；工程文件的归档要有序、完整，要便于运营治理、修理养护、改扩建和都市建设的档案利用。
第二章差不多规定
建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程归档文件的形成和积存纳入工程建设治理的各个环节和有关人员的职责范畴。
在工程文件的编制、治理、验收和归档工作中，建设单位（各处室、单位）应履行下列职责：
1、总师室负责地铁档案工作业务指导及监督检查和集中统一治理工作；负责线网规划、工程建设前期、爱护区治理和科研等文件的收集、归档；完整、准确、系统接收各处室、单位须归档的各类地铁档案文件；
2、办公室负责工程建设综合性文件及信息化工作和文书档案的收集和归档工作；
3、党人处负责人事治理档案和宣传、媒体、监察等文件的收集和归档工作；
4、合约预算处负责工程招投标、合同、决算等文件的收集和归档工作；
5、财务审计处负责工程会计档案和财务决算、工程审计等文件的收集和归档工作；
6、技术处负责工程项目可行性研究及有关专题报告（含批复）和审图等文件的收集和归档工作；
7、经济与进展处负责工程项目报批、进展打算及绩效考核、资源开发招商、合同等文件的收集和归档工作；
8、安全与法务处负责对安全治理和建设矛盾和谐、运营服务质量评判、有关法律事务的处理和内保等文件的收集和归档工作；
9、建设分公司、项目治理公司负责建设用地及征地、拆迁文件；勘察、设计、施工、监理类等文件；竣工验收、建设治理、专项验收类等文件的收集和归档工作；组织施工、监理等单位档案治理人员的业务培训；配合总师室进行工程项目档案专项验收；
10、土地分中心（开发分公司）负责地铁委建项目、土地运作上市等文件的收集和归档工作。
在组织工程竣工初步验收前，总师室应邀请市档案部门对工程档案进行专项预验收；在工程竣工验收前，总师室应报请国家或省档案部门对地铁工程项目档案进行专项验收（目前完成一条线工程项目档案专项验收和三条线工程项目档案竣工初步验收）。
在工程文件的编制、治理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责：
1、勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能把握本方法的有关规定，按照工程进度及时编制工程文件。
2、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件治理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件。
3、监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。
配合建设单位对工程文件进行时期性检查、评比和竣工验收。
4、各单位形成的工程文件通过验收并整理立卷后，要及时向建设单位移交。
建设单位将开展劳动竞赛等评比活动，各单位档案工作人员的调换和归档文件的质量将直截了当阻碍竞赛活动的评比。
第三章归档文件的质量要求一样编制要求
1、归档的工程文件一式三套，分别由建设单位、运营分公司（施工单位或其它单位不在此列）。
三套文件中一套原件，其他两套尽可能采纳原件，原件不足能够用复印件。
竣工图三套（消防、人防验收用竣工图和工程决算用竣工图，由承包单位另行预备）必须为蓝图，不可用复印件和白图。
2、工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。
工程文件应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
3、工程文件应采纳耐久性强的书写材料，如：
碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4、工程文件中文字材料的纸张宜采纳A4幅面（297mmx210mm）、80克重的白色书写纸；页边与文字区间隙：
装订边30mm,翻口边20mm,天头边20~25mm,地角边20~25mm。
5、图纸宜采纳国家标准图幅,图纸一样采纳蓝图,竣工图应是蓝图。
运算机出图必须清晰,不得使用运算机出图的复印件。
二、竣工图编制的要求
1、竣工图必须编制各专业竣工图的图纸名目，绘制的竣工图必须准确、清晰、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情形。
2、施工图施工没有变动的，可在施工图图签邻近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。
3、凡一样性图纸变更，可按照设计变更依据在施工图上直截了当改绘，在所修改处标上变更依据编号，并加盖及签署竣工图章后作为竣工图。
4、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据（建设单位工作通知单和设计单位的技术工作联系单）以及施工讲明，加盖并签字竣工图章。
重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。
5、施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸名目中注明“取消”，并将取消的依据标注。
6、专门情形下，按施工单位上报的施工方案（白图）进行实施的项目，必须经设计单位确认，作为修改依据。
设计单位确认后，要出蓝图，以便施工单位制作竣工图。
第四章归档文件的范畴与名目编制
归档范畴
与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设要紧过程和现状、具有储存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档的范畴。
归档文件应包括工程建设全寿命期的文件，包括前期预备、设计、施工、竣工验收和运营调试等时期。
二、名目编制
按照南京地铁工程建设的特点和具体情形，南京地铁建设工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专
业、
系统多，单位广，还要按专业系统划分。
工程归档文件框架结构见结构
地铁工程归档文件由九部分组成：
总体卷：
全线总体文件（要紧由建设单位有关部门收集、整理）
理）
第I卷：
综合文件（要紧由各施工单位和建设单位有关部门收集、整
第H卷：
合同治理及竣工决算（要紧由建设单位合约预算处和施工单位收集、整理）
第皿卷：
竣工图（要紧由各施工单位收集、整理）；
第W卷：
勘察设计文件（要紧由建设单位建设处收集、整理）；
第V卷：
施工文件（要紧由各施工单位收集、整理）；
第W卷：
监理文件（要紧由各监理单位收集、整理）；第％卷：
科研项目文件（要紧由各施工单位和建设单位有关部门收集、整理）；
第忸卷：
运营调试和治理文件（要紧由各施工单位和建设单位有关部门收集、整理）。
三、“南京地铁（项目）工程归档文件名目”详见附件
工程归档文件结构表
工程归档文件
全线总体文件
工程前期文件
征地拆迁文件
综合资料
全线竣工验收文件
综合文件
交工验收文件
工程总结
质量、安全监督文件
竣工图缩图
合同治理及竣工决算
招投标文件
合同及协议
工程支付报表
工程决算文件
竣工图
勘测设计文件
地质勘祭文件
测绘文件
初步设计文件
工程施工图设计文件
设计变更及有关文件
施工文件
进度操纵文件
工程质量验收文件
测量资料
原材料检测资料
试验和检测资料
监测资料
施工原始记录
施工日记
声像资料
监理文件
监理治理文件
监理旁站记录资料
测量抽检资料
监理平行检验资料
第三方抽检资料
监理日志及声像资料
科研项目文件
运营调试和治理文件
四、归档范畴与要紧内容
1、全线总体文件
⑴工程前期文件要紧包括：
前期设计文件和地质、地震、环评等各专项文件。
⑵征地拆迁文件
征地拆迁文件要紧包括：
征地拆迁文件、红线图等。
⑶综合资料
综合资料要紧包括：
上级批准文件及指挥部文件、指挥部与各有关单位往来文件、财务决算资料、竣工审计报告、环保、消防、人防、档案、劳动、安全、卫生等报告。
⑷全线竣工验收文件
全线竣工验收文件要紧包括：
初步验收文件和竣工验收文件。
2、综合文件
⑴交工验收文件
验收文件要紧包括：
土建、装饰装修、设备等子单位以上工程的质量验收文件。
工程交接文件要紧包括“工程交接表”及有关的附件，交工、同意单位都要进行归档。
⑵工程总结
工程总结要紧包括：
设计总结、勘察总结、施工总结、监理总结、施工大事记等。
施工单位总结要紧包括：
工程概况表，工程竣工总结以及施工单位档案总结（包括案卷名目、工程档案编制讲明、档案案卷名目、档案移交清单、专门载体档案名目、档案总结）。
工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，由总包单位编制并统稿，各分包单位的总结可附在后面，施工总结应包括以下要紧内容：
A、施工差不多情形：
包括工程范畴；要紧内容和技术难点；开工时刻和竣工时刻；工程完成情形。
B、打算治理：
工程进度情形（包括与合同工期.打算工期的对比情形）；提早和滞后的工程项目及缘故分析；打算治理方面的体会。
C、质量治理：
质量保证体系及运行情形；工程质量情形自我评判；质量治理的体会及其教训；质量评定情形。
D、技术治理：
施工组织设计与指导施工情形；要紧施工方案比选与执行情形；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情形及技术攻关情形；技术治理工作方面的体会；安全生产情形等。
工程档案编制讲明包括：
工程项目简介（开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情形等）、工程项目档案简介（分部工程的名称和档案的卷数）、文件材料立卷过程中须讲明的咨询题。
监理总结要紧包括：
专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评判意见报告以及监理单位档案总结（包括移交档案的总名目、工程档案编制讲明、档案案卷名目、档案移交清单、专门载体档案名目）。
工程竣工总结应包括以下要紧内容：
工程规模及要紧工程量；质量、进度和投资操尽情形；对完成工程以及施工单位的总体评判；技术治理以及监理工作方面的体会和要紧做法。
⑶质量、安全监督文件质量、安全监督文件：
质量报监资料，质量监督总结，安全监督总结等文件。
⑷竣工图缩图竣工图缩图包括工程施工（合同中标内容）范畴内的平面图（标出操纵点（节点）、座标和高程），完成工程的立面图（含地质柱状图）。
竣工图缩图在原图纸大小的基础上适当缩小，缩小比例以图纸的清晰为准。
3、合同治理及竣工决算
⑴招标、投标文件（包括资格预审文件）
⑵合同、协议文件
⑶土建、装饰装修、设备等支付报表
⑷工程决算文件
4、竣工图
竣工图包括竣工讲明和竣工图表
竣工讲明应包括以下差不多内容：
⑴要紧工程数量、技术经济指标、施工过程和工艺。
⑵工程变更的详细情形，包括工程量、施工方案、技术标准、材料等。
⑶要紧技术咨询题的处理情形。
⑷其他需讲明的咨询题
5、勘察设计文件
⑴地质勘察文件
⑵测绘文件
⑶初步设计文件
⑷土建、装饰装修、设备等施工图（及设计运算书）
⑸土建、装饰装修、设备等工程设计变更及有关文件
设计变更的有关规定见“南京地铁工程设计变更治理方法”。
“设计变更及有关文件”涉及面广、形式多，包括各类设计变更、施工图会审、洽商记录等，但变更手续必须完备、资料必须齐全。
6、施工文件
⑴进度操纵文件。
进度操纵文件要紧包括：
工程开工报告、施工组织设计、各类施工方案、进度打算审批表及与进度有关的所有审批报表。
⑵工程质量验收文件
为区别于第I卷“综合文件”中的子单位工程验收文件，该卷中工程质量验收文件要紧为分部以下工程的质量验收文件。
⑶测量资料测量资料包括操纵网设置、工程定位测量、基槽开挖测量、限界测量等资料。
⑷原材料检测资料质量证明文件应反映工程物资的品种、规格、数量、性能指标等，并与此同时实际进场物资相符。
复印件应与原件内容一致，加盖原件存放单位红章，注明原件存放处，并有经办人签字和时刻。
涉及结构安全、功能的有关物资应按工程施工质量验收规范及有关规定进行复试或有见证取样送检，有相应试（检）验报告，并按材料品种、性能对复试报告进行汇总。
⑸试验和检测资料试验资料要紧包括施工试验记录和功能性试验记录。
施工试验记录是按照设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和运算结果，并得出试验结论的资料通称。
检测资料指原材料检测之外的成品、半成品检测。
⑹监测资料
⑺施工原始记录施工原始记录要紧包括：
预检记录、隐藏工程验收、施工记录等文件。
依现行规范，对涉及工程结构安全、实体质量及建筑观感、需做质量预控的重要工序，应填写预检记录。
隐藏工程验收应分专业、分系统、分区段、分部位、分工序、分层进行，隐藏工程未经检查或验收未通过，不承诺进入下一道工序的施工。
⑻施工日记
施工日记应以（子）单位/标段工程为记载对象，从工程开工起至工程竣工止，按不同工况由技术负责人/专业工长负责逐日记载，并保证内容真实、连续和完成。
施工日志除记录与工程施工有关的生产、技术、质量、安全、资料配置等情形外，还应记录施工过程中发生的重大、重要事件。
⑼声像资料
7、监理文件
⑴监理治理文件监理治理文件要紧包括：
监理规划、监理实施细则，监理月报，监理会议纪要，监理通知，监理联系单、备忘录、分包单位资质审核材料等。
⑵监理旁站记录资料监理旁站记录资料要紧包括：
监理旁站记录汇总表及旁站记录；不合格台账，质量事故报告及处理意见。
⑶测量抽检资料
⑷监理平行检验资料监理平行检验资料要紧包括：
平行检验汇总表及平行检验记录，见证汇总表及见证记录，监理对材料、半成品、成品和工程质量抽测。
⑸第三方抽检资料
第三方抽检资料要紧包括：
测量、监测、检测、防雷、信息监控中心等资料。
⑹监理日志及声像资料
8、科研项目文件
9、运营治理调试文件
第五章案卷的编目与装订
一、案卷编目步骤为便于工程文件的保管查找，文件采纳统一的编目标识，组卷编目的步骤按照如下的顺序进行：
分类组卷T编目（卷内文件排列T编页号T填写卷内名目T填写卷末备考表T填写案卷封面）7填写案卷名目T装订。
二、卷内文件的排列
1、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
三、编制卷内文件页号应符合下列规定：
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1开始。
2、页号编写位置：
单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原名目可代替卷内名目，不必重新编写页码。
4、案卷封面、卷内名目、卷内备考表不编写页号。
四、案卷封面、卷内名目、备考表等填写要求1．案卷封面（按地铁提供的标准样张打印）案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程
名称、专业名称、卷内文件的内容。
编制日期：
应填写案卷内全部文件形成的最终日期保管期限：
永久
密级：
隐秘
2．卷内名目（按地铁提供的标准样张打印）
序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号，没有文号者可不填。
文件材料题名：
填写文件标题的全称（及要紧内容或部位）。
日期：
填写文件的产生日期。
页号：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
3．备考表（按地铁提供的标准样张打印）备考表要紧标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情形的讲明。
组卷单位负责人、组卷人均需本人亲笔签字。
日期：
填写最后完成日期。
备考表置于卷内文件材料尾页之后。
五、文件排列与装订
1、文件盒中文件的排列顺序为：
封面－扉页－卷内名目－竣工文件内容（按名目顺序以及施工和试验顺序排列）－备考表（封底）。
2、工程文件应采纳线绳三孔左侧装订，装订时必须剔除金属物。
建设单位负责案卷的装订工作，施工、监理单位负责文件的分盒排列，分页存放，并剔除金属物。
31
文件盒式样.文件盒统一采纳牛皮纸双裱压制的卷盒式，由工厂定制，外表尺寸为
OmmX220mm，厚度为40mm和50mm两种。
第六章归档文件的治理、验收、移交工程文件的治理工程文件治理实行责任制。
项目经理是施工文件治理工作的第一责任人，项目总工是直截了当负责人。
分包单位对自己工程文件的质量负责，总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责，并承担全面质量责任。
总监理工程师是监理文件治理工作的第一责任人，同时，项目监理部对施工单位的归档文件负有监督、检查的职责。
南京地铁建设分公司、项目治理公司对工程建设归档文件的质量负责，对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。
地铁总公司总师室负责建设单位各职能处室建设文件的归档和档案治理工作。
建设单位合约预算处负责合同治理类文件、决算类文件的收集、整理并归档。
建设单位其他处室负责所管项目文件的收集、整理并归档。
二、工程文件的验收
1、工程文件验收的要求同步性：
工程文件应与工程施工同步，在分部（分项）工程验收和竣工验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收；
规范性：
应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求；
完整性：
各类施工资料应完整齐全，并相互交圈；有效性：
资料内容应真实、有效，不得弄虚作假；科学性：
资料分类、编号、组卷应合理、科学，便于追溯、查询；竣工图：
应按规定要求绘制、整理。
工程文件验收组织程序
⑴分部（分项）工程文件验收组织程序
项目经理部自查：
由项目总工组织有关治理人员自查，通过后上报监理单位审查。
监理单位审查：
对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。
建设单位验收：
地铁建设分公司、项目治理公司与现场项目工程师、监理组成归档文件验收组，按本方法的要求，对工程文件进行质量验收，对所存在的咨询题提出整改意见。
归档文件验收通过后，才能组织工程验收。
⑵竣工文件验收组织程序
项目经理部自查：
由项目总工组织有关治理人员自查，通过后报送项目上级主管部门审查。
施工单位主管部门审查：
对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。
建设（监理）单位验收：
建设单位总师室、建设分公司与项目监理部一起组成档案验收组，按本方法的要求，对工程文件进行质量验收。
并对工程文件的真实性、完整性、准确性作出评判，对所存在的咨询题提出整改意见。
三、工程文件的移交标段工程中所有工程都通过验收后三个月内，施工、监理单位必须向南京市地下铁道总公司移交一式三套归档文件和对应要求的声像文件，同时办理工程文件移交手续，有关各方签署《南京地铁竣工文件等入库档案材料审批单》。
为便于档案的归档和查寻，工程文件移交前，先行移交名目册（书面资料）和案卷名目、卷内名目（电子文件）。
移交名目册包括以下内容：
1．档案材料移交清单；2．档案治理工作总结（编制依据、标准、项目（26个专业）工程档案组成部分及内容）；
3．档案案卷名目（含载体）；4．档案材料竣工卷册名目；5．档案材料质量审核书；6．全部案卷的封面及卷内和备考表（六项电子文件）。
第七章附则
一、在编制工程文件中，如发觉有案卷名目不能包含，又必须单独列出的内容时，各单位均可提出，经建设单位和谐后，在各卷名目后增补，并将增补后的总名目装盒存档。
二、各单位编制的工程文件经建设单位和有关主管部门检查，不符合要求时应及时重新编制。
三、工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。
四、分部（分项）工程验收前，要对工程资料进行验收，若工程资料不合格，不能进行工程验收。
五、建设单位将会时期性地对施工、监理单位的资料进行检查，并进行评定，评定的结果将作为劳动竞赛等评比活动的依据。
六、为保证监理、施工单位文件的质量，提升监理单位对施工单位指导、协助的力度，对归档文件实行捆绑式评定（即施工、监理单位的资料一起评定），监理单位文件得分为所管各施工单位得分的平均值。
七、工程文件未经审查验收或验收未通过的项目，竣工档案质量评分标准未达85分以上，不办理项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。
八、本方法与原有规定有矛盾时，以本方法为准，由制定单位负责讲明。
第八章汇表与附件
一、封面、卷内名目、备考表等
二、工程交接表
三、档案案卷名目、专门载体档案名目、移交清单
四、南京地铁工程归档文件质量评分标准
五、工程归档文件初（终）验收表
六、南京地铁（项目）工程归档文件编制名目（另行规定）
南京地铁（项目）工程归档文件
（1号黑体加粗）
工点（合同标段）（小2号黑体加粗、与合同名称相同）
设备系统（合同标段）（小2号黑体加粗、与合同名称相同）第卷（小2号黑体加粗）
第册（小2号黑体加粗）
第分册（小2号黑体加粗）
施工单位（或监理单位）（小2号黑体加粗、法人全称）建设单位（小2号黑体加粗、法人全称）
年月
（小2号黑体加粗、子单位验收后一至半个月至内）档号：
（不用填）
档案馆号：
（不用填）
编制日期：
（该时刻为本盒档案的最晚时刻）
保管期限：
密级：
（字体全部小二黑体加粗）
卷内目录（2号宋体加粗）
（单位简称）
备考表（2号宋体加粗）
本盒文件共页，其中文字部分页，图表页，
图纸张。
立卷人:
日期
检查人:
日期
组卷讲明：
（卷内文件材料概述）
文件查找讲明：
（按卷内名目查找）
工程交接表（2号宋体加粗）
工程名称
工程部位
序号
单位、分部工程名称
单位
工程数量
备注
交工单位
接收单位
（盖章）
（盖章）
（签名）交工日期:
（签名）接收日期:
档案案卷目录（2号宋体加粗）
第页
顺序号
归档时间
案卷题名
档号
份数
张数
编制
密级
保管期限
备注
年
月
日
单位
日期
升级会员 