材料设备采购管理办法.docx

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材料设备采购管理办法

成都XXX集团材料（设备）采购管理办法（供参考）

1编制目的...................................................1

2适用范围...................................................1

3相关部门工作职责...........................................1

4工作程序...................................................2

4.1甲供材料（设备）采购工作程序...............................3

4.2认质认价材料（设备）管理工作程序...........................5

4.3单包方式发包的项目材料（设备）采购工作程序.................5

附表:

材料（设备）合格供应商名单....................................9

材料（设备）进场计划表.......................................10

甲供材料（设备）采购实施计划.................................11

材料（设备）验收申请单.......................................12

材料（设备）验收记录.........................................13

材料（设备）入库登记台账.....................................14

材料（设备）出库登记台账.....................................15

甲供材料领用申请单.........................................16

材料（设备）询价比较表.......................................17

认质认价材料（设备）价格申报表...............................18

限额领料单.................................................19

材料领料单.................................................20

1编制目的：

为提高公司材料（设备）采购管理效率，健全材料（设备）采购管理制度，保证工程的质量和进度，节约工程建设成本，特编制本办法。

2适用范围：

适用于XXX集团有限公司及下属房地产开发公司、建筑公司以及新建、改建和扩建的下属生产公司的工程材料采购。

3相关部门工作职责

3.1工程技术部

（1）负责协调确定材料（设备）的规格、品牌及技术性能参数及工程所需数量;

（2）负责组织制定项目材料进场验收标准（包括质量和数量）并组织材料（设备）进场验收工作;

（3）负责组织甲定乙供材料的认质认价工作。

3.2招标管理部

（1）对需要招标采购的材料（设备）根据采购计划组织或负责编制材料采购招标文件;

（2）根据集团招标管理办法组织材料采购招标的全部流程。

3.3采购部

（1）组织编制材料、设备供应管理的各项制度报总裁办审批后组织执行；

（2）负责市场调查，了解市场行情，掌握建材价格，建立材料价格信息库并及时做好录入更新工作；

（3）开展供应商调查，建立供应商目录和档案；

（4）根据工程进度和材料需求计划，制定材料（设备）采购计划；

（5）参与材料（设备）采购招投标和采购合同的制定；

（6）参与大型设备的选型、定性审核；

（7）协助工程部开展采购材料（设备）的质量检验工作；

（8）负责材料（设备）的采购管理、运输管理和交货管理工作；

（9）组织下属各材料部门及时做好材料（设备）的入库出库等台账；

（10）做好材料（设备）资料的收集、整理；

（11）及时将有关合同、文件资料收集归类汇总，涉及计价有关资料应交一份到预算中心存档，涉及工程竣工验收的技术资料应交由工程技术部门管理。

3.4预算部

（1）在工程施工招标时根据采购部的材料价格信息库分析的价格走势,负责组织造价人员编制甲供材料清单；

（2）从成本控制角度参与招标采购材料的合同谈判；

（3）在工程实施过程中,对材料入库出库台账、限额领料等情况与施工预算做对比分析,搞好施工成本的动态控制.（本条适用于单包方式发包的工程）；

（4）从成本控制角度定性和定量复核认质认价材料的合理性。

3.5总裁办

（1）负责材料（设备）采购定标审批及合同签订审批工作；

（2）负责材料款支付的审批工作。

4工作程序：

4.1甲供材料（设备）采购工作程序

4.1.1材料供应选择

（1）采购部负责公司材料信息库的建立，并随设计的深入不断改进和完善，定期收集材料价格信息，填写相关信息表，并分析价格走势；

（2）工程技术部组织预算部、采购部，综合设计要求、成本控制、合同管理及现场施工管理，项目施工招标前编制《甲供材料清单》，报领导批准；

（3）依据工程技术部提供的材料（设备）的规格、品牌及技术性能参数等要求，编制入围供应商考察名单，并组织考察、汇总意见，报领导批准后形成《合格供应商名单》。

4.1.2材料（设备）采购计划

（1）工程技术部依据进度要求，编制《材料（设备）进场计划》；

（2）采购部依据《材料（设备）进场计划》综合考虑材料（设备）供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料（设备）采购实施计划》，报领导批准。

4.1.3采购合同的签订

（1）需招标的材料和设备，招标管理中心按公司《招标管理办法》执行，合同签订后由相关部门实施；

（2）采购部负责甲供材料采购合同准备及初步洽谈，预算中心、工程技术部分别从投资控制和技术、供货时间、质量控制等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续；

（3）采购部在进行大宗材料采购时须预留不少于15天的合同审批时间及15天的合同洽谈时间。

4.1.4材料采购的实施

（1）合同签订后，材料采购员按合同进行跟踪，协调并确保材料（设备）供应时间符合要求；

（2）材料（设备）采购属一次签订合同，分批供货的，由材料采购员按批准的《材料进场计划》向供货方下达供货通知单；

（3）若因公司原因会影响材料供应商的交货及交货时间，材料采购专员应及时书面通知供货方，以减少可能发生的索赔或纠纷。

4.1.5材料（设备）进场与验收

（1）甲供材料进场之前，工程技术部提前协调、落实进场条件（含道路、堆场或仓库）；

（2）材料采购员负责与甲供材料（设备）供货方协调，确保材料移交之前的成品保护工作；

（3）甲供材料进场后，由材料供应商填写材料验收申请单（含质量保证资料），报工程技术部组织验收；

（4）项目工程技术部、项目预算部、采购部依据项目《材料验收实施细则》进行材料验收

（5）材料采购专员负责收集材料（设备）所有质量保证资料，并协调供货商顺利完成材料（设备）的验收。

4.1.6甲供材料的入库与出库

（1）工程技术部负责及时协调已验收合格甲供材料（设备）的入库或移交；材料采购员及时办理登记入库或移交手续，同时建立好甲供料采购台账；

（2）施工方凭工程技术部批准的《甲供材料领用申请》到材料库管员处办理出库手续。

4.2认质认价材料（设备）管理工作程序

4.2.1工程部对施工单位提出的认质认价材料（设备）价格申请表，负责审核材料规格、型号、档次等技术参数及质量是否符合施工图要求；

4.2.2涉及材料变更的，工程部应检查其是否附有材料设计变更确认单或在备注栏注明材料设计变更编号、图纸号，并审核是否属实；

4.2.3采购部组织询价比价后在审核认质认价材料（设备）价格申报表时应附上材料（设备）价格比较表；

4.2.4预算部负责从造价角度审核材料单价，必要时应根据情况参与材料询价认价工作。

4.3单包方式发包的项目材料（设备）采购工作程序

4.3.1大宗建筑材料、装饰材料和大型机电设备采购程序

（1）项目经理根据施工图纸及施工图预算，经核算所需材料设备后，制订《材料设备总需求计划表》报材料采购部、工程技术部、预算中心，材料采购部制订《项目总采购计划表》一式三份，一份交项目经理，一份留存材料设备部作市场调查，一份交财务资金部做财务预算用；

（2）材料采购部根据公司规定，确定需要招标采购的材料与设备，操作流程按《招标管理办法》执行；

（3）需加工制作的大型设备及特殊材料要充分考虑材料的加工周期，项目部提前做好材料需求计划并与供应商到施工现场与项目技术人员进行技术交底；

（4）材料采购部对经审批核准后的《材料设备采购计划》表中需采购的材料设备进行市场调查、询价、议价或招标采购，以及对供应商评审合格后按照甲供材料采购办法流程签订采购合同；

4.3.2项目零星材料、设备维修的材料及零部件、仪器设备送检/维修的采购程序管理

（1）由项目各施工工长按月提交《请购单》，并经项目经理核准后生效；

（2）设备维修备品可备适当库存；

（3）项目采购员收到《请购单》后进行询价、比价、议价后，以下达《采购订单》的方式进行采购；

（4）项目采购员按月汇总采购清单到集团材料采购部。

4.3.3签批要求

（1）材料采购合同，合同金额在10万元人民币及以上需经副总裁审批，10万以下1万元及以上需经总经理签批。

（2）项目1万元以下的零星采购订单，须经项目经理签核，或经项目经理授权人员签核。

4.3.4紧急采购

（1）紧急采购时，必须在购单上需特别注明紧急程度，说明紧急情况的原因。

（2）需要紧急采购的，应在采购前电话与按照正常采购程序的直接审核人取得联系并说明原因，事后接到电话联系的直接审核人应及时予以补充签字手续。

4.3.5材料设备进场验收

（1）材料设备进场，项目材料员应组织库管员、项目部技术人员凭《采购订单》共同验收，并要求共同签核供应商提供的送货单，且送货单要求有供应商业务专用章或公章

（2）材料设备验收入库，必须填写《入库单》，并需验收各方共同签字确认，并且应及时录入入库台账。

（3）库管员需将送货单与入库单分别装订

4.3.6材料出库管理规定

（1）各单位技术部门或工程管理部门根据施工组织设计和施工进度计划等相关技术资料，编制年度和季度的材料需用量计划，作为总体材料消耗控制的依据。

同时，编制月份物资需用量计划，要求对各个施工部位各种材料的计划消耗量分项列出，作为具体部位材料限额领用的基本依据。

（2）对于钢材、商混、水泥、砂石料、砌体砖、墙地砖、油漆、涂料等主要材料，库管员应按照材料限额表中的领用限额，进行材料发放。

对领发次数较多的材料，可使用“限额领料单”和“材料领料单”在限额范围内领用。

其中限额领料单作为数量控制和核算凭证，领料单作为记帐凭证。

对领发次数不多的材料，可将材料限额表和材料领料单结合使用，只使用材料领料单，不需要使用限额领料单。

（3）对超过限额的材料领用，必须由该部位施工员说明原因，经主管领导审批后，方可领用。

（4）库管员必须要求领料人在领料单上签字，签字确认后方可出库，同时录入材料出库台账，出库台账至少应注明领料单编号、领用人、领用日期、使用部位、材料名称、规格、数量等，出库台账应和领料单一一对应上。

说明：

本办法尚未完善的表格，应根据具体情况由项目相关部门制定实施。

材料（设备）合格供应商名单

材料（设备）类别：

编号：

序号

企业名称

企业地址

企业资质

材料（设备）供货范围

联系人及联系方式

1

2

3

4

5

6

材料（设备）进场计划表

部门：

日期：

年月日编号：

序号

材料名称

规格型号

数量

要求材料进场时间

1

2

3

4

专业工程师：

日期：

工程技术部经理：

日期：

总经理：

日期：

此表经批准后方可移交采购部材料采购员，以上表中关于材料的规格型号可以以附件的形式加以说明

甲供材料（设备）采购实施计划

日期：

编号：

序号

材料名称

规格型号及数量

进场时间要求

备货期及运输时间

签订供货合同时间

备注

1

2

3

4

填表人：

采购部经理：

总经理：

材料（设备）验收申请单

申请人：

日期：

编号：

序号

材料（设备）名称

规格型号

数量

生产厂家

合同号

备注

1

2

3

监理单位:

日期:

工程技术部经理:

日期：

采购部经理:

日期：

施工单位（供应商）：

日期：

材料（设备）验收记录

日期：

编号：

序号

材料（设备）名称

规格型号

数量

配件

质量等级

质保及厂家资料

备注

1

2

3

4

监理单位:

日期：

专业工程师：

日期：

材料专员：

日期：

设计单位：

日期：

施工单位（供应商）：

日期：

验收记录必须附产品质量检验合格证书、企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）

材料（设备）入库登记台账

部门：

第页

序号

材料（设备）名称

单位

数量

供应商

检验单号

入库日期

验收人

备注

材料（设备）出库登记台账

部门：

第页

序号

领料单编号

材料（设备）名称及规格

单位

数量

用途（部位）

出库日期

领料单位及领料人

甲供材料领用申请单

领料单位：

领料日期：

材料（设备）名称

单位

数量

规格

用途说明

备注

领料人（签字）：

工程技术部专业工程师：

材料库管员：

材料（设备）询价比较表

NO.：

询价人员（会签）：

时间：

年月日

序号

材料名称

规格型号

单位

数量

厂商全称

联系电话

备注

1

2

3

4

5

6

7

询价情况说明（本表有发起单位部门负责填写）：

XXX集团有限公司

认质认价材料（设备）价格申报表

工程名称：

编号：

施工单位：

日期：

序号

材料（设备）名称

规格、型号

品牌

单位

数量

申报单价（元）

申报合价（元）

审核单价（元）

审核合价（元）

使用部位

施工单位

（认价申请原因）

施工单位（盖章）：

负责人（签字）：

工程部意见

（根据合同约定及实际施工情况，确认是否对申报的乙供材料、设备予以认价）

经办人：

负责人：

设计部意见

（确认材料、设备的品牌、规格、型号、产地及质量参数是否符合设计和合同要求）

经办人：

负责人：

采购/招标部意见

（根据设计及合同要求对材料品牌、规格、价格进行回复）

经办人：

负责人：

预算中心意见

（根据设计及合同要求对材料价格进行复核）

经办人：

负责人：

成本总监（财务总监）意见

总裁（或其授权人）意见

备注：

1.本表适用于认质认价材料（设备）认价专用申报表，由施工单位填报，甲方审批。

2.重要材料及设备的质量参数须作为附件备查。

此表格一式四份，工程部、采购招标部、预算中心各留存一份，施工单位留存两份。

3．权限审批：

10万元以下由成本总监终审；10万元及以上50万元以下由总裁授权人终审；50万元及以上由总裁终审。

限额领料单

料单位：

发料仓库：

工程项目

工程部位

材料名称

规格型号

计划用量

额定损耗百分比

领用限额

实发

数量

单价

金额

日期

领用

退料

限额结余数量

数量

领用人

发料人

数量

退料人

收料人

部位施工员：

生产计划员：

仓库管理员：

计算公式:

1.领用限额=计划用量×（1+额定损耗百分比）；2.限额结余数量=领用限额-领用数量+退料数量。

XXX集团XXX项目部

材料领料单

填制日期：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第　　号

发料单位：

　　　　　　　　　　　　　　　领料单位：

工程名称或工程对象：

　　　　　　　　　　使用部位：

材料编号

材料名称

材料规格

单位

数量

标准料价

领料人（签字）

请领

实发

单价

金额