第二章 物业管理的招标与投标.docx

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第二章物业管理的招标与投标

三、物业管理招标与投标的一般程序

招标与投标是按法律规定程序进行的一种经济活动。

其全过程必须严格依照法律的有关规定进行，否则就可能会引起一些纠纷。

物业管理招标投标的一般程序如下：

1.准备阶段

（1）选择招标方式。

是公开招标还是邀标。

（2）成立招标领导小组。

在政府物业管理行政主管部门指导下，由委托方（房地产开发商或业主委员会）成立招标领导小组，小组成员可聘请有关部门人员和物业管理专家组成。

（3）确定招标项目、招标指导思想及原则。

（4）向社会发布招标公告。

通过新闻媒体向社会公开发布招标公告。

公告内容主要包含招标的物业名称、投标单位条件、报名投标截止日期，报送投标书截止日期，以及联系地址、电话等有关事项。

2.招标阶段

（1）编写招标书。

招标书的主要内容有：

①拟招标的物业基本情况。

包括占地面积，建筑面积，房屋类型与数量，公用设施，场地情况等。

②物业管理内容。

包括基础服务管理、特殊要求管理，还有专项管理。

③对招标的有关说明。

如物业管理委托期限，物业移交日期，给物业管理提供的条件（如提供管理用房、商业用房面积）、物业管理服务收费及维修基金标准，以及其他需要说明的问题。

④物业管理考核标准与奖惩措施。

⑤投标开标时间。

此外，对投标申请书的具体内容和要求还应做出较详细的说明，以便投标单位编制标书。

（2）投标单位资质审查。

在报名截止日期后，对报名投标单位进行资质审查，从中选择若干家参加投标，并书面通知各投标单位。

（3）招标单位向投标单位提供招标文件，接受咨询，在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标单位的招标机构在投标人购买招标文件后，统一安排一次投标人会议，即标前会议。

标前会议通常安排在现场；或者先到现场视察，再集中开标前会。

召开标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。

（4）投标书的报送。

参加投标的物业管理企业应在规定的报送投标书截止日期前，将投标书密封送达投标领导小组（办公室）。

3.开标阶段

（1）按照标书中规定的时间、地点，在法律公证机关公证员及有关投标管理部门工作人员、投标单位代表共同参与监督下，公开开标并登记。

（2）由评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书，确定中标单位。

评标委员会成员通常由物业管理专家组成。

（3）公证员宣读公证书，确认预选中标单位。

4.中标和订立合同

确定中标单位后，应书面通知中标者，再由中标单位与委托方正式签订物业管理委托合同，开始实施对该物业的物业管理。

四、物业管理招标的组织机构

根据招标投标国际惯例，任何一项招标都要有一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。

物业管理招标也不例外。

通常招标机构的主要职责是：

编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。

招标机构的设立有两种途径：

一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。

根据我国《招标投标法》第二章第十二条的规定，“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。

任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。

招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。

任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。

对于自行设立招标机构的，通常是在招标人所在单位下属设立一个招标委员会或招标工作组，全权负责招标事宜。

这种招标机构一般随招标项目的产生而产生，也随招标活动的结束而解散，因而属于非常设性机构。

而对于后者，即招标代理机构，是依法设立，从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织，属常设性的经营实体。

以下就上述两种成立物业管理招标机构的途径分别予以详述。

1.自行设立招标机构

根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。

（1）开发商自行招标

开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。

具体做法是：

开发商董事会挑选代表组成招标委员会，这些代表通常包括分管项目工程建设部门的董事、相关职能部门的代表以及小业主的代表等。

招标委员会是招标工作的最高权力机构，下设秘书处和专业技术部。

其中专业技术部的职能是聘请有关专家和本单位的技术人员参与招标文件的编制工作，并组织评标委员会或小组进行标书的评审工作，最后向招标委员会提交评价报告和中标推荐人名单（仅供参考）。

招标委员会可以采纳专业技术部所提供的方案，也可完全拒绝而自行作出裁标决定。

招标委员会在裁标时通常采用投票的方式决定，一般三分之二的票权赞成即可授标，并由招标委员会派代表与中标人签订合同。

非常设性招标委员会的特点之一便是其开放式的组织机构，即招标委员会的主要工作人员都非正式编制，而大多数是通过向外聘请或通过内部调用，具有很强的灵活性和流动性。

通常物业管理招标委员会向外聘请的专家主要有工程技术、房地产、市场营销、法律以及财务等方面的专门人员。

开发商自行招标的机构设置如下图所示。

（2）小业主自行招标

所谓小业主是指相对于大业主（即开发商）而言的住户及租户。

由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。

业主委员会是由业主（代表）大会选举产生的，代表全体业主行使权力的常设机构，是物业实行自治管理的充分体现。

业主委员会委员由热心公益事业、责任心强、有一定的组织能力和必要的工作时间的人士担任。

业主委员会行使以下职权：

①召集和主持业主（代表）大会，向业主（代表）大会报告工作。

②采取公开招标或其他方式，聘请物业管理公司对辖区内物业进行管理并与其签订委托管理合同，解聘不称职的物业管理公司。

③审议物业管理公司制订的对本辖区内物业的年度管理计划，以及财务预决算和执行情况。

④审议、决定物业维修基金和公用设施专用基金的使用。

⑤审议、决定物业管理服务费用的标准和使用。

⑥对物业辖区内公共设施的兴建、更改、扩充、改善以及房屋的维修等与业主利益有关的事宜作出决议。

从以上可以看出，业主委员会的职权之一便是有权代表全体业主通过公开招标方式聘请物业管理公司。

与开发商自行招标的做法一样，业主委员会也是通过其下设的一个招标委员会或招标工作组来全权负责招标工作事宜，其招标委员会的具体组织结构与开发商董事会下属的招标机构设置大致相同。

2.委托招标代理机构招标

招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。

与非常设性招标机构最大的区别在于，招标代理机构是依照《公司法》设立，并完全按照《公司法》规定进行运营的经营性法人组织。

正如我国《招标投标法》所规定的，招标代理机构应当有从事招标代理业务的营业场所、组织机构和相应资金。

因此，招标代理机构的组织机构与其他经营性法人组织无异。

例如招标代理机构同样要求所有权与经营权相分离，通常采用经理制，设总经理、副总经理；经理层下设市场部、技术部、财务部、行政管理部等常见的职能部门，分设部门经理等，如下图所示。

招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。

招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。

专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。

然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理委托人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。

招标代理机构在评标后，向委托招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人（开发商董事会或业主委员会）自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求委托招标人接受中标推荐。

完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。

五、物业管理投标的组织机构

要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。

物业管理企业一般采用经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部，各部门再根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处（如下图所示）。

基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。

在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分别如下：

（1）开发部：

开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。

其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。

无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。

（2）财务部：

财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。

该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。

（3）工程部：

工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。

在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。

首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目，进行投标。

其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。

在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。

通常在投标书完成时，应得到总会计师和总工程师的签字认可。

最后，开发部完成投标书后，经过总经理签字授权，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。

大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。

六、物业管理招标的内容

物业管理的具体内容十分繁琐，因此，物业管理招标通常都采用“一揽子”方式，也就是将所有与某物业有关的管理项目“捆绑”起来，形成“项目包”，再将其作为标的进行招标。

另外，从纵向来看，由于物业管理具有超前介入的特点，物业管理的内容应包括从开发设计期间到物业竣工验收前的管理顾问服务以至到用户入住后的管理运作服务。

一般来说，几乎所有的物业管理内容都可以进行招标，但并非所有的物业管理内容都适合招标。

这是因为，“一揽子”的物业管理招标方式，使得“项目包”中的内容均可以一定的标准进行统一衡量，形成一个总标价，以便于招标人进行评价。

而有些物业管理内容，既不能以价格将其统一，又难以用打分法评价其得分高低。

对于这些服务内容，一般就不被纳入招标的内容。

这些物业管理内容主要是一些衍生的优化性服务，如小区内的精神文明建设、办公楼的市场形象塑造等，由于这些内容所花费的工作量以及所产生的效果均难以计量，通常不列入物业管理招标的内容。

简单地说，物业管理招标的内容主要包括两部分，即前期顾问服务和实质管理服务。

根据物业性质的不同，这两部分的内容也不同，具体可分为非经营性物业管理招标内容和经营性物业管理招标内容。

（一）非经营性物业管理招标的内容

非经营性物业是指住宅小区等主要以居住为目的的物业。

非经营性物业管理的目标在于为居民创造一个安全、舒适、优美的居住环境，因此，非经营性物业管理招标的目的在于以经济合理的价格为住户提供良好的居住环境。

非经营性物业管理招标的内容如前所述分为前期顾问服务和实质管理服务两个部分，各部分的具体服务内容如下：

1.前期顾问服务内容

（1）开发设计建设期间提供的管理顾问服务

由于物业具有不可移动性，一旦建成则很难改变，因此物业的开发设计和施工是至关重要的。

如果在开发设计阶段没有考虑到以后物业管理的问题，那么日后这些疏忽往往会成为物业管理的难题。

如某些物业没有安排必要的管理用房、园林绿地、交通空间等，给日后物业管理带来很大的烦恼。

因此，在开发设计建设阶段引入物业管理企业的管理顾问服务是十分必要的。

具体的服务内容有：

①对投标物业的设计图提供专业意见。

②对投标物业的设施配备及建筑材料选用提供专业意见。

③对投标物业的建筑施工提供专业意见并进行监督。

④提出本投标物业的特别管理建议。

（2）物业竣工验收前的管理顾问服务

①制订员工培训计划。

对于不同类型的

物业小区，物业管理员工如果要做到服务细心、熟练、周到，必须要经过物业管理企业的专门培训。

②列出财务预算方案。

编列财务预算方案的目的在于体现保本微利、量入为出的物业管理原则，另外也为物业管理所需的第一笔启动资金的筹集提供依据。

（3）住户入住及装修期间的管理顾问服务

①住户入住办理移交手续的管理服务。

②住户装修工程及材料运送的管理服务。

③迁入与安全管理服务。

前期顾问服务主要是应开发商的要求为其提供的，所需费用也通常向开发商而非小业主收取。

2.实质管理服务内容

住户入住后的实质管理服务是直接与住户日常生活密切相关的，具体内容包括：

（1）物业管理的人力安排。

即根据物业管理的工作量安排物业管理人员，以达到既经济、又高效地进行物业管理工作。

（2）保安服务。

（3）清洁服务。

（4）房屋及设施的维修保养服务。

（5）财务管理服务。

（6）绿化园艺管理服务。

（7）其他管理服务。

如车辆管理及上门特约服务等。

由于实质管理服务与小业主的利益关系最密切，其物业管理费也主要向小业主收取，因此这部分服务内容招标时，应选择服务周到、服务质量高且价格合理的物业管理企业。

（二）经营性物业管理招标的内容

经营性物业是指以经营性房屋为主体的物业，如酒店、写字楼、零售商业中心、工业厂房、货仓等。

经营性物业最重要的特点就是具有商业特性，即开发商的目的在于从经营性物业所获得的利润最大化。

因此经营性物业物业管理的一个主要目标便是利润目标，即物业管理企业通过有效的经营管理服务，充分合理、最大限度地发挥物业功能，提高物业出租率、出售率及营业收入，促使物业保值增值，提高租金收入，从而满足委托方的盈利目标要求。

经营性物业的这一特性使物业管理超越了原有的交换式劳动范畴，成为一种创造性的附加劳动。

因为在经营性物业出租后，由于物业管理的追加，而使物业的使用期限和使用功能大大提高，也会招引更多的租户和顾客，从而提高物业的营业收入，创造更多的价值。

这时，物业管理就成为了凝结在物业价值中的物化劳动，是一种可资本化的劳动，能够创造新的价值。

经营性物业管理招标的内容同样分为前期顾问服务和实质管理服务。

经营性物业管理的前期顾问服务内容与之前介绍的非经营性物业管理的前期顾问服务大致相同。

不过，物业管理企业在经营性物业竣工验收前新增的一项重要服务内容便是代开发商制订物业的租金方案和租赁策略，以及进行广告招租宣传，最大限度地提高该物业出租率，增加租金收入。

这正是经营性物业商业性的体现。

而在实质管理服务中，经营性和非经营性物业管理的内容也大致相同，如同样有保安、清洁、绿化和房屋设备维护等基本项目。

但有所不同的是，经营性物业管理的服务是一种创造性的附加劳动，其管理目的不是维持物业的基本使用功能，而是不断保持物业使用功能上的先进性，因此经营性物业管理企业除了要经常对物业进行高标准的维护之外，还要经常更新物业的设施和使用功能，以保持物业设施的先进。

另外，经营性物业的实质管理服务还应增加租赁管理服务的内容等。

综上所述，无论是非经营性物业，还是经营性物业，其招标的内容都主要为前期顾问服务和实质管理服务。

由于这两种服务的性质不同，因此在招标中的规定也不同。

前期顾问服务方案的好坏对整个物业的价值至关重要，而顾问服务的工作量又难以进行定编计算，因此在评标时，应该主要侧重于对顾问服务方案的评价。

与之相对的实质管理服务，由于服务内容已逐渐标准化，易于定编计算工作量，因此在评标时对于这部分的内容，应将报价作为主要考虑因素。