三甲医院办公室工作制度及岗位职责.docx
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三甲医院办公室工作制度及岗位职责
办公室工作制度及岗位职责三甲医院
办公室工作职责
一、在院长领导下，负责全院的行政管理工作。
充分发挥“参谋助手、信息反馈、督促检查、协调综合”职能作用。
二、安排医院各种行政会议，做好会议记录。
负责综合全院的工作计划、总结及草拟有关文件，并督促各部门贯彻执行。
三、负责行政文件的收发登记，转递传阅，立卷归档，保管、利用和保密等工作。
四、做好印鉴管理，文件打字，人民群众来访来信处理，参观和来访的接待工作。
五、做好宣传出版和通讯报导工作。
六、必须按医院规定办事，对某些重大问题，须先请示院长。
七、对医院制定的有关制度、规定进行整理、打印，下发至各科室。
公文办理制度
一、上级下发的公文，由办公室统一拆封并及时录入计算机登记在册，编写收文顺序号并附文件处理笺送院领导审阅批示后办理。
会议下发的正式文件参会者应及时送交办公室作统一公文处理。
二、承办科室收到交办的公文后应及时处理，不得延误、推诿。
紧急公文应按时限要求办理，如有特殊情况不能按时完成的应及时向院主管领导报告并予以说明。
三、各职能科室负责人应每天上市局及镇OA系统查阅文件，应在当天内签阅（急件应当时处理）并发送回办公室，缩减公文在本科室的滞留时间，以提高公文的时效性和办理效率。
四、公文办理中遇有涉及两个以上科室职权的事项，主办科室应主动与有关部门协商，如有分歧，主办科室负责人要出面协调，仍不能取得一致则报请院领导协调决定。
五、送院领导批示或交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
六、各职能科室公文承办完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时将公文清退给办公室归档，任何人不得保存应该归档的公文。
对于遗漏（失）的公文应由所签收公文的科室负责追查，遗漏（失）公文的追查情况办公室将不定期在院行政办公室会议上通报。
七、各职能科室（办公室除外）一般不得对外正式行文，如与相应的其他机关因工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
并注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。
八、各职能科室拟制公文时，公文送院领导签发前应由办公室审核并编写文号和主题词。
审核的重点：
是否确需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。
九、公文正式印制前，文稿应由主办科室负责校对，并签署校对人姓名，复印后主送、抄送件由办公室负责寄发。
办公室主任职责．
一、在院长、副院长的领导下，负责全院的文秘、行政管理、党务、工会工作。
二、协助医院领导经常了解掌握党的路线、方针、政策和国家法律、法令的贯彻执行情况以及党纪、政纪方面的重大问题。
三、经常参与调查研究，向领导传递综合信息和反馈各方面的动态，为领导决策和指导工作提供可靠的依据。
四、负责组织行政查房并进行有关工作的协调。
五、负责组织起草、审核医院年度计划、总结及各种公文，严把办文关，确保公文的合法性、规范性与可操作性。
六、负责检查上级文件接收、传递、催办、归档情况。
七、负责领导本室人员做好印鉴、打字、图书资料管理、信访、公务接待的安排组织并做好相关的对外联系。
八、负责医院各种会议、大型活动的组织安排和落实。
办公室副主任职责
一、分管文秘、宣传、接待等工作，协助主任完成办公室的其他工作。
二、参加行政查房，深入临床科室调查研究，保持与其他科室的良好工作联系。
三、负责起草医院年度工作计划、总结、审核各类文档，做好文字综合和文书处理工作，把好文字关和政策关。
四、参与医院各种会议、大型活动的组织与落实工作。
参加相关会议，并做好记录，重要的会议整理纪要。
五、负责指导院报、简报的出刊以及对外通讯报道工作。
负责医院通讯员培训工作。
六、完成院领导交办的其他工作。
办公室干事职责
一、加强学习，不断提高思想觉悟和政治理论水平，强化服务意识。
二、做好上级文件接收、传递、催办、归档、院内文件的印发、归档等工作。
做好保密工作。
三、协助草拟、制定医院年度工作计划、年终总结及其他全院性文件材料，努力提高办文效率和质量。
协助有关文件资料的上报。
四、坚持深入临床科室调查研究，主动帮助解决临床科室反映的困难，综合协调各科室间工作关系。
五、做好会议通知及会场安排，协助做好公务接待工作。
六、做好群众来访、外单位来访人员的接待工作。
做好群众来信、来访投诉的登记、编号、归档工作。
七、配合做好法制监察工作。
八、协助办公室打字，下发文件、通知到各科室。
八、协助科室人员复印文件资料，妥善保管办公室纸张、复印机等器材物品。
九、做好打印机、复印机等设备的使用管理和维修保养，保持性能良好。
十、完成办公室临时交办的其他工作。
宣传干事职责
一、负责院报、简报的编辑出版以及对外通讯报道工作。
二、负责全院标识、横额、告示牌等的总体设计及制作。
三、负责医院政务、院务公开专栏与宣传栏的设计与更换。
四、负责医院网站内容的更新完善，协助做好网站维护。
五、负责医院大型会议、重要活动的摄影工作，做好对外宣传报导。
六、配合医院中心工作做好各项宣传工作。
七、配合上级新闻单位来院的采访工作。
八、完成办公室临时交办的其他工作。
人事干事职责
一、不断增强服务意识，严于律己，以身作则。
二、掌握医院人员编制情况，制定职工基本情况表，根据聘任条例，协助医院领导做好人事安排，职工需求预测等工作。
三、做好职工转正、定级、升级、聘任、离退休、离职、调入、调出等工作，办好有关手续，并及时通知有关部门。
四、负责管理人事档案，不断完善档案资料，注意保密和安全。
五、协调院内有关部门及时办理临时工的用人手续、登记注册及日常管理。
六、负责政审、外调、回函，开具有关人事方面的证明信。
七、负责考勤工作和各种休假统计工作。
八、根据劳动工资及院内结构工资方案，协助有关部门做好工资核定。
九、按时完成人事、劳资等综合调查统计报表工作。
十、协助职评小组做好职称评定工作。
十一、负责做好年度考核及评优、评先等上报工作。
十二、配合妇委会做好计划生育、晚婚晚育工作。
十三、承担人事方面及其他临时性工作。
办公室失职追究制度
一、失职是指办公室人员在履行职务中没有尽到工作职责的行为。
二、办公室人员有下列情况之一，属失职行为：
（一）不按《国家行政机关公文处理办法》规定进行公文处理造成不良影响的；
（二）不及时处理办公室行政事务贻误工作造成不良后果的；
（三）泄露国家秘密和工作秘密的；
（四）贯彻领导或者上级批示命令不力，贻误工作的；
（五）不按党的政策、国家的法律、法规、规章和规范性文件办事，造成工作损失的；
（六）接受吃请影响执法或处理公务有失公平、公正的；（七）其他有关制度规定认为失职的。
应追究直接责任人的责任。
情节较轻的，本人应作三、办公室工作人员违反上述规定，应根据情节轻重，造成不良后果或影响的，各股室负责人应对其进行戒勉谈话。
出书面检查，
按照有关规定给予行政处分和质控，并将失误追究与年度考核评优、晋级晋升挂钩。
直接责任人的主管人员负领导责任。
四、医务股、护理部、防保股、财务股、总务股、公关科工作人员的失误，除适用所在部门工作制度外，一并按本规定进行失职追究。
五、受处分的人员有陈述权、申辩权，对处分不服的可以向上级部门提出申诉。
员工请、休假审批制度
一、规范医院行政管理，加强劳动纪律，合理调配人力资源，严格员工请、休假审批手续。
二、员工休假（自存假、婚假、产假、探亲假、工休假等）或请假（除正常排班休假外）应由科组负责人签意见并报主管部门和领导审批后交院办备案。
三、请、休假结束后应及时到院办销假。
招聘人员制度
一、科室如需要招聘医护或其他人员，须以书面报告形式上报院办，经院领导讨论同意后方可招聘。
二、新招聘人员先提供相关证件原件由院办验证（原件经审查后退还），填写《樟木头医院招聘人员登记表》，并交本人一寸彩色照片2张、证件复印件各一份存档，自费生原则上不招聘。
三、新招聘人员必须进行体检，体检结果由医务科审查，加具是否同意试用意见。
体检先自费后凭发票报销50%体检费。
四、院办根据体检结果和院长聘用意见后通知招聘人员试用与否，再作相关安排和配置登记。
五、严格审查护理及医疗人员的体检结果，不能虚报。
六、试用期间主要由院办、业务部门对该聘用人员的思想品德和业务技术水平进行考核。
新毕业生见习期一年，其它人员试用期为：
士级三个月，师级二个月，中级以上一个月。
七、试用期满者，本人填写试用人员转聘表，科室加具试用鉴定，是否同意聘用及聘用职务，交主管部门加具意见后，由院务会讨论聘用与否。
八、试用人员按劳动合同法签订劳动合同。
人才引进招聘制度
一、凡调入人员必须执行市人事局、卫生局的有关文件规定及条件。
二、准备调入及招聘的人员必须经过试用期，考核后，达到标准要求的才给予办理手续及招聘。
三、引进及招聘的人员必须是高学历、高水平，为本院所急需。
四、吸收合同制工人时，必须严格按照上级有关招工条件，并经过考核、公示，院领导班子集体讨论。
五、在引进及招聘人才过程中，必须坚持原则，秉公办事，做到公正、公平、公开。
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六、在招聘人员过程中，杜绝感情用事、拉关系等不良作风。
七、凡被招聘的人员在工作中发现违法违纪，医德医风及服务态度较差的，必须给予处分及辞退。
八、所有招聘人员必须按规定签订劳动合同。
岗前教育制度
一、医院要对每年新分配到岗的职工及实习生、进修生实行上岗前教育，岗前集中培训的时间不得少于三天。
具体工作由院办、医务股和科教科负责。
二、岗前职业教育主要内容：
（一）政治思想教育；
（二）医疗卫生事业的方针政策教育；
（三）医德规范教育；
（四）医院工作制度、操作常规、医疗安全措施及各类人员岗位职责；
（五）当地医疗卫生工作概况及所在医院情况；
（六）现代医院管理和发展的主要内容。
三、岗前教育要由院方考核合格方可上岗。
四、其他新上岗的职工，要依照本制度进行自学和考核。
五、岗位前教育集中培训应与试用期教育结合起来，新上岗的医务人员在试用期内，除进行专业技术培训外，仍坚持岗位教育培训，并在转正前做出评价。
年度考核制度
一、医院要对每个工作人员进行年度考核。
毕业生见习期考核，招聘人员试用期考核，技术人员聘任期考核，职务晋升考核等方面的考核。
二、通过适当的方法和程序，对被考核人的责任和表现进行衡量和评价。
对工作人员的德才表现和工作实绩进行考核，并依据考核结果实施奖惩、升降、转正、聘用、调整职务或培训。
三、考核的主要内容：
政治立场、思想品质；组织观念；医德医风和服务态度；工作能力和工作表现；业务素质和技术水平；具体为德、能、勤、绩四个方面。
（一）德：
主要指工作人员的思想品德、组织观念、服务态度、医德医风等方面。
（二）能：
即能力。
主要考核工作人员的知识水平和业务技术、管理水平，以及是否胜任现职的能力。
（三）勤：
即勤奋。
主要考核工作人员的勤奋精神，出勤情况和工作态度以及创新精神。
（四）绩：
是指工作人员的工作成绩。
主要包括完成工作的数量、质量和效率，以及社会效益。
使考核必须以工作人员所在职位履行的岗位职责和所承担的工作任务为基本依据，四、考核内容要素切合工作实际，更为合理和客观。
五、考核人员要遵守客观公正原则，要做到从实际出发，实事求是。
六、考核按定期或不定期进行，每年考核不少于一次。
专业技术人员管理有关规定
一、聘用大中专毕业生，须在三年内取得执业资格，否则，不再聘用。
二、在编新录用的大、中专毕业生，须在三年内取得执业资格，否则，调离工作岗位。
三、现在我院工作多年，仍未取得执业资格者，须在二年内取得执业资格，否则，聘用人员不再聘用，在编人员调离工作岗位或降级使用。
四、聘用大中专毕业生转聘后未取得专业技术资格证、执业证（含财务收费人员从业资格证）的，按现行转聘工资待遇，不再变动升级。
五、未取得执业资格的聘用人员，劳动合同期满后，原则上不再聘用，经院部同意续聘的，工资待遇不再变动升级。
车辆管理制度
一、救护车由医务股负责调度，救护车司机由急诊科管理，分正、副班司机，实行24小时值班制度，随时应对抢救危重患者的需要，救护车内的抢救装备必须保持完善，不得随意挪用。
二、行政用车由办公室、医务股负责调度，根据行政业务需要，合理安排。
三、各科室公务用车（三人以上），需填写用车申请单，经主管负责人、院办或医务股审批后，由车队长安排出车。
私人用车原则上不予安排，如有特殊情况需用车者，须经院领导批准并按规定交纳费用。
四、加强车辆保管和维护，及时擦拭、检修、保养和做必要的消毒，以保证使用
五、未经批准司机不得私自出车。
私自出车发生交通事故，由肇事者本人承担全部责任并赔偿损失。
六、注意节约用油。
报销油料必须以派车单里程进行计算，严防浪费。
七、车辆行驶中应严格遵守交通规则，安全驾驶，严禁违章开车，违章罚款由当事司机承担。
档案管理制度
一、岗位责任制度
（一）热爱本职工作，忠于职守，认真钻研档案业务知识，不断提高档案管理水平，做到档案工作标准化、规范化、科学化。
（二）积极宣传《档案法》和《档案法实施办法》，认真执行有关档案工作的政策、规定。
（三）认真执行党和国家的档案保密、保卫规定，做到不丢失、不泄露，严格执行档案管理工作制度，确保档案安全。
（四）负责收集、整理、保管与本院工作有关的资料。
（五）建立档案目录、编写检索工具，为查找利用档案提供方便，并做好档案接收和移交工作。
（六）服务热情，切实做好档案的咨询、借阅、利用和登记工作。
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（七）搞好档案室和库房的环境卫生。
库房要保持通风、干燥，做好“八防三无”工作，确保档案的完整与安全。
（八）做好清理鉴定工作，对确无保存价值的档案与文件材料，及时提交鉴定及销毁情况分析报告，经主管领导批准后监督销毁。
（九）接受上级主管部门和同级档案部门的监督、指导。
及时上报本院档案工作情况统计报表和汇总部门档案工作情况统计。
二、档案收集制度
（一）明确收集范围，负责收集与本院工作有关的档案资料。
（二）收集反映本院工作活动具有查考利用价值的各种门类、载体的材料，如：
文书档案，即党、政、工、团档案；科技档案，包括基建档案、设备仪器档案和本专业的科技档案；专门档案，包括会计档案、声像、实物档案。
（三）按照各门类、载体资料所规定的时间，通知各部门将档案资料收集、整理送交档案室，档案员做好催收登记工作。
（四）负责督促、指导、检查各科室档案资料的完整情况，如发现缺漏及时补充。
（五）对接收和移交的档案资料，要认真清点，及时进行审核监交，认真填好审核监交备考表并署名。
三、档案归档制度
（一）归档范围
凡是反映本院工作活动，具有查考利用价值的各门类、载体的材料均需归档，包括上级机关、本院内部、同级单位和非隶属单位的文件材料和各下属科室的有关请示及院部的批示。
（二）归档时间
1、党、政、工、团的文件应于翌年上半年立卷归档完毕。
2、业务档案分级管理，属永久、长期保存的，根据使用情况，定期向档案室移交，其余由科室保存。
3、科研项目文件材料，在申报科研成果前应将本项目材料整理后交档案室，无获奖的科研课题，结束后应该将材料整理移交档案室归档。
4、基建文件材料归档应与工程建设同步进行，工程建设竣工验收后三个月内整理后向档案室移交。
5、会计档案由财务部门立卷保存，存放档案室。
6、仪器设备档案投入使用后，一个月内整理、立卷并存放档案室。
7、声像档案自形成后一个月内存放档案室。
（三）归档要求
1、归档的文件材料必须齐全、完整（包括底稿与正文，请示与批复）
2、归档的文件材料必须准确地反映本院各项工作活动的真实历史面貌。
3、归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。
4、照片、声像档案要有文字说明（包括时间、地点、人物、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带应有解说词，照片应连底片）
四、档案保管制度
（一）坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全。
各门类档案（包括文书、科技、专门档案）由部门立卷后按时存放档案室。
（二）档案保管要有专库（室），专柜，由专人负责。
档案库房要有防火、防盗、防光、防霉、防虫蛀鼠咬、防高温、防尘等设施。
库房内严禁吸烟、生火及存放食品。
库房周围不得堆放易燃、易爆物品。
定期检查防护设施，发现问题及时处理。
（三）保持库房整齐、清洁、有序。
搬动档案时，尽量减少人为的损毁及物资的损坏。
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（四）坚持“以防为主、防治结合”的方针，经常清查整理，对缺损的文件资料及时采取有效的补救措施。
（五）档案保管实行谁主管谁负责的原则，管理人员要遵守纪律，执行制度，忠于职守，不失密、泄密。
非管理人员未经同意，不得擅自进入库房。
（六）档案工作人员要加强责任心，下班前要检查库房、门窗、文件柜是否上锁关好，确认无误后方可离开。
（七）档案员因工作调动，应按要求严格交接手续，列出档案交接清单，交接人、监交人签名以示负责。
五、档案保密制度
（一）档案工作人员，应严格遵守保密制度，保守党和国家机密，忠于职守。
（二）认真执行保密守则：
（三）不该说的机密绝对不说；
（四）不该知道的机密绝对不去打听；
（五）不该看的机密绝对不看；
（六）不该记录的机密绝对不记；
（七）不在不适当的场合或无关人员面前谈论机密；
（八）私人通信中不准谈论涉及机密；
（九）不在非保密本上记录机密事项。
（十）绝密文件应由专人收拆、登记、立卷、归档和保管，无关人员不得接触。
（十一）借阅档案人员，必须履行借阅手续。
未经批准，不得借阅无关档案资料，不得擅自拍照、复印或将档案带出借阅室。
（十二）销毁秘密以上文件，必须经有关领导批准后，在监销人员的监督下销毁，个人不得销毁秘密文件。
（十三）发现失密、泄密现象，应及时向领导汇报。
六、档案借阅制度
（一）各部门、科室凡因工作需要，均可查阅与本部门有关的档案。
（二）本院干部、职工因工作需要查阅有关档案者，经院领导同意后方可查阅，但不得借出档案室。
（三）为了便于查找档案资料，凡借阅档案资料应办理登记手续说明所需文件资料内容，方可查阅。
（四）凡借阅档案资料，应保护档案的完整，不得拆散案卷或撕去其中张页，不得在文件上划线、打圈、涂改和污损案卷。
（五）个人不得查阅涉及本人有关问题的档案。
确有必要的，可通过有关职能部门查阅。
并登记备案。
秘因工作需要摘录或复制档案内容者，须经档案室工作人员同意，（六）确因工作需要复印时，须经院领导批准，并严格履行审密以上的文件、资料不得自行复印，批、登记手续。
未经同意者，不得自行复制、复印和拍照。
（七）外单位需查阅档案，须持单位介绍信经院领导审批后方可查阅，但不得借出。
七、档案利用制度总结档案利用规律，为档案利不断摸索，
（一）档案工作人员要熟悉室藏档案的情况，用者提供最优质、最全面的服务。
必要的查找工具（如档案机关档案室要积极开展各类档案利用工作，编制实用、
（二）目录、卡片、专题索引），做到调卷迅速准确。
组积极配合有关部门编写全宗介绍、（三）机关档案室应进行档案信息开发利用工作，积极有效地为机关工作服务。
发文汇集和专题文件汇集等，基础数字汇编、大事记、织沿革、．
（四）凡利用档案都应按规定利用手续，并填写《档案借阅登记簿》。
档案人员在向利用者提供档案时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，由利用者如实填写。
八、档案鉴定制度
（一）机关档案鉴定工作，应根据国家有关机关档案保管期限的规定，坚持全面、历史的观点，实事求是地正确鉴定档案的价值程度。
（二）成立档案鉴定工作小组，遵循“保存从宽，销毁从严，孤本从严，本机关文件从宽，上级文件和其他机关文件从严”的鉴定工作原则。
（三）确认为无保存价值和保管期限已满的档案，鉴定小组要认真商量，提出处理意见，报主管领导审批。
销毁时，由两人负责在指定的地点销毁并在销毁清册上签字，销毁清册应作长期保存。
图书管理制度
一、图书借阅制度
（一）凡我院员工均可凭工牌到图书室办理借书证，无须交纳押金。
实习生、进修人员或未过试用期限人员凭工牌办理借书证，另需交纳押金50元，离院或注销时退还押金。
（二）借书证只限本人使用，不得转让、租借。
（三）凭借书证借阅，每人限借两本图书或四本杂志或一本图书和两本杂志（报纸和超过300元的精装图书不外借），外借期限为一个月。
必须在清还上次所借书刊后方可再次借阅。
（四）外借书刊必须按时归还，逾期不还者，每本书或杂志每超期一天罚款0.1元。
如需续借者，必须在最迟归还日期之前到图书室办理续借手续，否则，按超期借阅论。
（五）每本图书或杂志只限续借一次。
（六）爱护书籍，所借书刊不得涂改、批注、圈点、污损、撕页，一经发现，按原书价进行罚款。
（七）妥善保管好所借图书，若发生遗失，一律按原书价的三倍进行赔偿。
（八）离院人员（包括辞职、解聘或自动离院者），必须及时清还所借书刊，经图书管理员核对验收，注销借书证后方可办理离院手续。
（九）图书管理员统计每月发生赔偿、罚款金额，及时上报财务股，由财务股统一扣罚。
二、图书室阅览制度离开时再取凭工牌或借书证进入阅览室，读者个人物品交由工作人员统一保管，
（一）所有读物只能在阅览室里查目标读物可由工作人员代为查找或经允许后自行入库查找，回。
阅，不得带出室外。
（二）保持室内安静，不影响他人，禁止闲谈说笑、大声喧哗；注意保持室内卫生，不得在室内吃零食、乱扔杂物，不得随地吐痰；严禁烟火。
违规予以警告，屡教不改者（警告三次）逐出阅览室。
（三）爱护读物，不得在上面乱涂乱划，做标记，更不得裁页、撕页。
一经发现，按原书价进行赔偿。
看电影或电子阅览室只提供信息资料的查询检索服务，禁止上网聊天、玩游戏、（四）其它与业务无关的活动，严禁浏览各类含有黄色、暴力或其它不良成分的网页，一经发现，逐出电子阅览室。
（五）注意自身仪表，不得穿工作服进入阅览室，衣冠不整者不得入内。
三、图书管理员职责．
（一）热爱图书管理工作，工作认真负责，作风严谨，讲求效率，保质保量完成本职工作。
（二）遵守工作纪律，坚守工作岗位，做到有事请假，不迟到、不早退、不做私活。
（三）做好读者咨询工作，为读者推荐图书、资料、期刊、文摘，辅导读者使用目录、借阅卡和有关工具书。
（四）能独立完成本室有关工作，出纳书刊，力争迅速、准确，手续完备，做好图书资料报刊保管工作。
（五）严格执行图书借阅制度，对违反本室规定者，做好耐心、细致的解释、宣传和教育工作。
（六）当日取到的刊物及时登记、盖章、上架。
凡未登记、上架图书、资料报刊，一律不外借。
下班前要把本室图书、资料、期刊整理好，对丢失、损坏现象及时加以处理，及时将过期期刊整理收管好，准备装订存档。
（七）熟悉本室书刊资料及有关设备情况，定期（每季度一次）、不定期地征求读者对借
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