会计记账软件操作步骤.docx

会计记账软件操作步骤.docx

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会计记账软件操作步骤

会计记账软件操作步骤

为了切实搞好会计核算工作，结合国库集中支付改革新业务，经过实际操作和经验总结，制定出预算单位会计记账软件操作步骤，希望各预算单位会计及时安装软件并装入2013年1月份期初余额和1-6月底本年发生数。

本次各预算单位开设的零余额账户专门用于财政授权支付业务核算，上级部门直汇资金、部门划转资金一律在各乡镇财政管理所基本账户中，杜绝汇入或划转到零余额账户中，截至现在结余乡镇财政管理所基本账户的资金及以后各年度直汇、划转资金均在乡镇财政管理所基本账户核算。

1.软件安装

将乡镇学区、中学会计核算资料中的会计记账软件、会计科目（乡镇学区、中学帐套科目）在财政群中下载安装在本机D盘上→将360等杀毒软件退出后→点击会计记账软件→点击SETUP（

）→点击下一个→点击是→点击下一个→点击下一个→点击下一个→点击结束这时记账软件已安装结束。

平时数据库未启动时可点击

图标（可复制到桌面），数据库存放路径为C:

\ProgramFiles\InterBaseCorp\InterBase\bin\ibguard

2.建立账簿

将本机日期改为2013年7月1日→开始→程序→农发财会→点击农发财会平台（可复制到桌面）→点击帐套管理→输入密码jq→点击确定→点击新建→输入帐套名称【如清水县红堡镇学区（事业）】→输入帐套标识62052101（下一个为62052102，62052103……但不能重复）→输入单位名称（如清水县红堡镇学区）→输入会计主管（财务主管姓名）→点击下一步→点击科目级数为8→会计科目模板中选择无模板（用户自建科目）→点击下一步→点击下一步→点击完成（正在进行建账操作时间长）→点击备份→选择备份路径为D盘，击右键建立新文件夹命名为帐套备份→双击帐套备份→击右键建立新文件夹命名为清水县红堡镇学区（事业）→双击红堡镇学区（事业）→击右键建立新文件夹命名为2013年度→双击2013年度→输入文件名建账备份→点击保存→点击确定→点击确定，可以依据以上步骤建立多个帐套→点击取消或X退出。

数据备份必须分账套、分年度、分建账备份和启用备份、分月份备份（2013年每个帐套备份数据为8个，以后各年度为13个），这样以便恢复数据时能够选择准确（注：

在该窗口中的删除、恢复功能必要时使用，恢复是选择D盘上帐套备份中需要恢复数据进行使用，删除是删除所选帐套）。

3.账务处理系统

（1）登录帐套和退出

登录：

开始→程序→农发财会→点击账务处理（可复制到桌面）→选择所登录帐套→点击确定（稍等）→用户名为财务主管姓名→点击确定→点击工具→可以修改口令（输入相同的新口令和确认口令后点击确定）

退出：

点击帐套管理→点击退出或直接点击X→点击确定即可退出

（2）增加操作员并授权

点击工具→点击用户管理权限→点击增加→增加用户中输入凭证录入、凭证记账、结账备份、建立会计科目、查询打印明细账及科目余额表等的用户名（会计姓名）、相同的口令和确认口令，点击确认，选择会计姓名→分别点击用户（点击授权、点击确定）、点击凭证（点击全选再点击凭证审核再点击授权、点击确定）、点击账簿（点击授权、点击确定）、点击报表（点击全选、点击授权、点击确定）、点击结账（点击全选、点击授权、点击确定）、→点击其他（点击授权、点击确定）、点击资金管理（点击授权、点击确定）→再选择会计姓名1→分别点击用户（点击授权、点击确定）、点击凭证（点击全选并点击凭证录入和凭证记账、再点击授权、点击确定）、点击账簿（点击授权、点击确定）、点击报表（点击全选、点击授权、点击确定）、点击结账（点击全选并点击期末结账、点击授权、点击确定）、→点击其他（点击授权、点击确定）、点击资金管理（点击授权、点击确定）→继续点击增加→增加用户中输入审核凭证的用户名（会计姓名1）、相同的口令和确认口令，点击确认→选择会计姓名1→分别点击用户（点击授权、点击确定）、点击凭证（点击全选并点击凭证审核和凭证查询再点击授权、点击确定）、点击账簿（点击授权、点击确定）、点击报表（点击全选、点击授权、点击确定）、点击结账（点击全选、点击授权、点击确定）、→点击其他（点击授权、点击确定）、点击资金管理（点击授权、点击确定）→再选择会计姓名1→分别点击用户（点击授权、点击确定）、点击凭证（点击全选并点击凭证录入和凭证记账、再点击授权、点击确定）、点击账簿（点击授权、点击确定）、点击报表（点击全选、点击授权、点击确定）、点击结账（点击全选并点击期末结账、点击授权、点击确定）、→点击其他（点击授权、点击确定）、点击资金管理（点击授权、点击确定）→点击取消或X退出。

（3）更换操作员

点击更换操作员→选择用户名为会计姓名、输入密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）→点击确定（平时在凭证录入、记账和凭证审核时进行操作）

（4）帐套参数设置、常用凭证摘要及会计科目建立

帐套参数设置：

点击系统→点击帐套选项→点击凭证参数并点击凭证号每月从1开始（当年凭证会从1自动编制结束、否则每月从1开始编号太乱）→点击确定即可。

常用凭证摘要建立：

点击凭证摘要→点击凭证摘要左下角增加摘要图标→输入助记码01→输入常用的具体摘要内容（如发放本月工资、财政直接支付XXX工程款、财政授权支付办公费等）→点击确定→点击保存（重复以上可以继续增加多个摘要、可以点击修改摘要图标进行修改、可以点击删除图标进行删除摘要、可以点击预览进行打印）→点击退出图标或X退出。

会计科目建立：

点击会计科目→点击右键并点击科目导入→查找范围中根据需要选择D盘中乡镇学区、中学会计科目或基建帐套科目其中一个→点击打开→点击是→点击确定后已显示五大类科目，但基建帐套应点击帐套选项→点击系统选项→将资产类改为资金占用类、负债类改为资金来源类后点击更改确认→点击确定（在会计科目下有增加科目、修改科目、删除科目、预览打印图标分别进行各项操作，击右键也可以增加科目、修改科目、删除科目、科目导入、科目导出、科目拷贝、科目粘贴等）→依据县核算中心移交各单位的辅助明细账中有余额的往来科目（如应收医疗款、其他应付款、其他应收款、预付工程款等）明细点击右键并点击增加科目、按照二级科目代码顺序建立有数据的二级往来单位或个人明细科目，除备用金外，因为备用金余额一律输入现金科目（如点击资产类在114其他应收款科目下增加科目代码：

11401科目名称：

王XX的二级明细科目点击确定，点击负债类206应付账款科目下增加科目代码：

20601科目名称：

XX公司的二级明细科目点击确定，反复多次建完为止）。

注：

所有本年度有数据科目中途一律不能修改，否则会出错，主要包括往来科目明细、专项科目明细等，在下一年度对以上无数据的科目可修改，有数据科目从科目余额表中查询。

与以上三类科目不同的特殊帐套科目可以不导入科目自建或导入同类科目进行修改，但必须参照前三类科目分清科目级次、性质、核算内容等自行建立，否则容易出错，这样以便操作和对账。

注：

在资产类增设“零余额账户用款额度”（编号103，建设单位编号234）会计总账科目。

“零余额账户用款额度”科目用于核算单位在财政下达授权支付额度内办理的授权支付业务。

本科目借方，登记收到财政下达的授权支付额度；本科目贷方，登记授权支付的支出数；本科目借方余额反映未支用的授权支付额度。

在资产类增设“财政应返还额度”（编号111，建设单位编号235）会计总账科目。

财政直接支付年终结余资金账务处理时，借方登记单位本年度财政直接支付实际预算指标数与财政直接支付实际支出数的差额，贷方登记下年度实际支出的冲减数；财政授权支付年终结余资金账务处理时，借方登记单位零余额账户注销额度数，贷方登记下年度恢复额度数（如单位本年度财政授权支付预算指标数大于零余额账户用款额度下达数，借方需同时登记两者差额，贷方登记下年度单位零余额账户用款额度下达数）。

（5）期初余额装入

点击初始→点击科目初始化→依据旧账套2013年1月份科目余额表期初余额（即2012年期末余额）按最明细科目装入初始化表中年初数，依据旧账套2013年6月份科目余额表本年发生数借方及贷方发生额按最明细科目装入初始化表中借方累计及贷方累计，使各科目期初余额等于2013年6月份科目余额表中期末余额，并核对各科目余额准确无误→点击平衡，试算平衡后，启用账套并备份数据→点击退出。

（6）科目余额表查询和打印

注意事项：

平时需要时查询或打印科目余额表、但年底必须打印出结账前和结账后的科目余额表，结账前科目余额表装在所有科目明细账之前，结账后的科目余额表装在所有科目明细账之后与本年度所有凭证一起进行归档保管。

每月按照1级科目设置的各帐套科目余额表及时报送各分管股室，以便各分管股室及时检查和指导，对记账不及时不准确的预算单位及时提出整改，希望各预算单位会计做好配合。

本表查询和打印：

点击报表→点击科目余额表→科目级次为8→月底前未记账时可点击包括未记账→点击确定显示所有科目余额及发生额→点击预览→点击纸张设置（针式打印机中自定义帐页纸张24.10*27.94cm）→点击横向→点击确定→点击确定→点击关闭→点击是→再点击预览显示需要打印的科目余额表（账簿中）→点击打印（也可以点击导出保存在另一个地址、输入文件名→点击保存进行设置后查询或打印）→点击关闭→点击退出。

但报送的科目余额表必须设置成A4纸张打印。

（7）启用帐套备份

点击启用帐套→点击下一步→在输入备份文件中选择在D盘上→点击帐套备份→双击清水县红堡镇中心卫生院（基本）→点击2013年度→在文件名中输入启用备份→点击保存→点击下一步→点击确定→点击启用→点击确定即可。

（8）原始凭证取得及粘贴，凭证录入、查询、修改和打印及会计实务

原始凭证取得及粘贴：

小幅发票必须使用清水县小幅发票粘贴单汇总，所有发票使用原始单据封面进行分类汇总后，再使用修改后的原始单据汇总单汇总，现金支票、转账支票、电汇单进行粘贴，现金借款的使用修改后的现金借款单，并附全与原来相同的涉及相关资料。

凭证录入、查询和修改：

注意事项：

在7月份直接录入，其余月份在上月结账后方可录入下月会计凭证，录入凭证必须按照会计事项所发生具体日期录入，更不能串月录入，录入凭证时间按照会计事项发生日期录入，录入凭证时选择最明细科目、录入借方金额或贷方金额要准确。

涉及国库集中支付改革的试点单位在2013年1月1日如果有恢复零余额账户用款额度凭证及收到财政部门批复上年末未下达授权支付用款额度凭证必须先录入，在本年度年底国库集中支付改革单位收支结转前必须录入注销零余额账户用款额度、本年内财政直接支付实际预算指标与实际支付差额挂账、授权支付指标与已下达额度差额挂账凭证，每年年底必须做收支结转凭证，平时涉及房屋大型维修、设备等购置必须列支出后，同时逐笔逐项记增加固定资产和固定基金科目，并在国有资产系统增加卡片，如果固定资产有拆除、捐赠、报废等的要同时逐笔逐项记减少固定资产和固定基金科目，并在国有资产系统注销卡片。

凭证录入：

点击凭证→点击凭证录入进入当前会计期间→点击确定→日期按发生日期设置、否则记账后涉及科目发生额顺序会错误→输入附件张数为发票、支票及电汇单等有效张数之和→简明扼要地输入摘要，→会计科目录入选择必须正确，可输入代码或双击科目栏进行选择最明细级的科目、否则无法保存（会计科目栏涉及银行存款科目及零余额用款额度科目输入支票或电汇单号码并且发生几笔做几笔，不能合并录入；现金科目按照出纳交接票据可合并录入；往来科目按照实际发生额录入；涉及收入类科目的输入功能分类代码）→借方金额、贷方金额按照科目余额方向输入相应栏，有冲减科目的选择相反方向输入，往来科目例外→前一行科目金额输入后点击回车键进入下一行，但摘要栏必要时必须进行修改，否则出错，中途或结束发现有关科目做错进行修改时，注意这时使用回车键下一行的科目发生额会出错，必要时可以使用增行或删行进行修改，当凭证编制结束无误后点击保存自动进入新凭证单→这时查询相关凭证可点击首张、前张、后张、或末张进行查询或者点击凭证查询→输入相应的查询条件，并输入条件比值（或者点击已审核、未审核、全部及已记账、未记账、全部中1-2项）→点击确定进入会计凭证簿，可以选择相关凭证点击修改或删除，但删除凭证时只能删除最后一张未审核、未记账凭证，可以双击相关凭证进行查询凭证或修改未审核、未记账凭证，也可以在明细账中双击相关凭证发生行进行查询或修改。

凭证单张打印：

先在针式打印机中自定义凭证纸张24.10*13.97cm，然后打开凭证，点击设置→可以调整左25、右10、上5下40的边距，调整凭证分录行高位9，凭证分录数位5，科目栏为70，选择自定义纸张凭证纸张（24.10*13.97cm）纵向→点击纸张设置→点击纸张→选择打印机名称DASCOMDS-610II→点击纸张大小选择在针式打印机中自定义的纸张凭证纸张（24.10*13.97cm）→点击纵向→点击确定→点击确定→点击确定→点击预览，如果预览显示正确→再点击打印即可→点击关闭→通过点击首张、前张、后张、或末张选择所打凭证，按照顺序反复进行能够及时打印凭证后依次粘贴在发票等的前面妥善保管，待凭证够装订时使用凭证封面进行装订。

记账凭证装订：

凭证封面上，注清单位名称，按照年度、记账凭证起止日期、记账凭证年度、月份期间，册数可按月或年编制，凭证张数为本册凭证张数，并注清本册记账凭证起止号，附记栏注清帐套名称，保管期限为15年，会计主管为财务负责人，装订人为会计，装订日期为本年和本册最后一张记账凭证月份。

凭证批量打印：

点击凭证查询→输入相应的查询条件，如会计期、并输入条件比值如1-12中某一个数→点击确定进入会计凭证簿→双击某一张凭证→点击设置→可以调整左25、右10、上5下40的边距，调整凭证分录行高位9，凭证分录数位5，选择自定义纸张凭证纸张24.10*13.97cm纵向→点击纸张设置→点击纸张→选择打印机名称DASCOMDS-610II→点击纸张大小选择在针式打印机中自定义的纸张凭证纸张（24.10*13.97cm）→点击纵向→点击确定→点击确定→点击确定→点击预览，如果预览显示正确→点击关闭→点击退出→点击操作→点击凭证批量打印→点击打印，这时会计凭证簿中所有凭证按照顺序全部打印。

会计实务详见基层卫生医疗机构财务与会计实务（卫生部规划财务司2012年6月印刷）。

（9）凭证审核与记账

建议：

凭证审核和记账按月进行（一月一次），便于本月发现有错误凭证时能够及时修改，跨月后只能做冲减凭证进行更正。

每月底与预算股、国库股、国库支付中心、商业银行、分管股室及时对账，对账结束后方可进行审核记账。

凭证审核：

点击工具→点击更换操作员→选择用户名为会计姓名1、输入密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）→点击确定→点击凭证→点击凭证查询→点击凭证查询条件中会计期，再在条件比值中输入1-12中某一个数→点击确定进入会计凭证簿→点击操作→点击批量审核→点击确定→点击退出，凭证审核已结束。

凭证记账：

点击工具→点击更换操作员→选择用户名为会计姓名、输入密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）→点击确定→点击凭证→点击凭证记账→点击开始→点击结束，本月所有凭证已全部记账完毕。

（10）明细账查询与打印

明细账查询：

点击账簿→点击明细账→平时选择需要会计期间，年底打印明细账时必须选择会计期间为本年度1到本年度12→在未记账时点击包括未记账，记账结束时可不点击包括未记账→点击确定已显示所有科目明细账，可点击+号查询明细一级科目明细余额和发生额。

明细账打印：

首先进行页面设置：

点击预览→点击纸张→点击打印机名称选择针式打印机→点击在针式打印机中设置好的帐页纸张（针式打印机中自定义帐页纸张24.10*27.94cm）→点击纵向→点击确定→点击确定预览正确后→可点击打印或点击关闭→如果打印某一科目明细账，点击上方打印即可，年底打印所有科目明细账，将科目选在现金科目上→点击账簿→点击正式输出中明细账打印→选择会计期间为本年度1到本年度12→点击科目无发生不显示→点击确定可以输出所有科目明细账。

（11）结账

结账（1-11月）：

在本月所有账簿登记准确无误后，点击结账→点击结账→点击下一步→在输入备份文件名点击→点击保存在→点击D盘→点击帐套备份→双击清水县人民法院（行政）→双击2013年度→输入文件名1-11中所需月份数一个备份，如1月份备份→点击保存查看备份文件名正确后→点击下一步→点击确定→点击确认→点击是→选择分年度、分月底结账日期后→点击确定→点击确认→点击确定方可录入下一会计期间凭证。

年终收支结转：

年底收支结转首先打印出按8级明细科目设置的科目余额表，根据收支科目最明细一级科目余额结转，分清发生额的借贷关系（收入最明细科目输在借方金额栏，对应结余科目输在贷方金额栏；支出最明细科目输在贷方金额栏，对应结余科目输在借方金额栏）必须把正常经费和项目资金分开对冲到相应结余科目中，项目资金按照每一个对应科目结转。

年终（12月）结账

注：

12月结账之前必须与预算股、国库股、国库支付中心、商业银行、分管股室及时对账，对年底财政直接支付和财政授权支付结转资金、零余额账户用款额度科目余额进行账务处理，核对往来科目余额准确无误，将本月凭证、收支结转凭证审核记账结束后进行。

12月结账：

点击结账→点击结账→点击下一步→在输入备份文件名点击→点击保存在→点击D盘→点击帐套备份→双击清水县人民法院（行政）→双击2013年度→输入文件名12备份→点击保存查看备份文件名为12月备份→点击下一步→点击确定→点击确认→点击确定→选择本年度、12月31日的结账日期后→点击确定→点击确认→点击确定（需要时间长）→点击确定进入下一年度→点击初始→点击科目初始化→点击平衡→点击确定→点击退出→点击系统→点击帐套选项→点击系统选项→点击确定→点击初始→点击启用帐套→点击下一步→在输入备份文件名点击→点击保存在→点击D盘→点击帐套备份→双击清水县红堡镇中心卫生院（基本）→击右键建立新文件夹命名为2014年→双击2014年→输入文件名启用备份→点击保存查看备份路径准确时→点击下一步→点击确定→点击启用→点击确定进入下一年度1月份方可录入凭证。

（12）帐套选择及年度切换

帐套选择：

点击帐套管理→点击帐套选择→选择所选帐套名称→点击确定→选择用户名为会计姓名、输入密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）→点击确定进入所选帐套进行查询或录入凭证、审核、记账等操作

年度切换：

击帐套管理→点击帐套年度切换→选择所需年度→点击确定（时间长）进入所选帐套、所选年度进行查询或录入凭证、审核、记账等操作。

（13）数据恢复

开始→程序→农发财会→点击农发财会平台（可复制到桌面）→点击帐套管理→输入密码JQ→点击确定→选择帐套→点击恢复→在此输入帐套恢复文件名中选择D盘→双击帐套备份双击所选择帐套名称→双击2013年→选择建账备份→点击打开→点击确定（稍等）→点击确定→点击确定→点击取消。