信息化精编市农业大学办公自动化系统用户需求说明书.docx
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信息化精编市农业大学办公自动化系统用户需求说明书
市农业大学办公自动
化系统用户需求说明
书
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吏•金智科技
WISCOM
南京农业大学
办公自动化系统
用户需求说明书
项目名称：
南京农业大学办公自动化系统
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办公自动化系统用户需求说明书
1引"
1・1编写目的11.2文档书写约定113术语定义1
2办公自动化系统功能II求1
2.1系统总体目标12.2系统框架223公文处理22・3・1发文管理223.2收文管理（校外来文）4233报吿6
23.4督办管理72.4日常事务7
241J会议的创建与发布82A1-2与会人反馈是否掺会82A13到却况汇总统计824：
1・4会议纪要8242接待管理82.5个人办公92・5・1待办爭直9
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2.5.2常用蕙见92・5・3个人配置错误!
未定义书签。
2.6系统管理102.6.1用户簣理10
2.6.2部门管理10
263was管理10264角色管理10265权限分配11266模块管理11267模板管理11268如字典11269系统日志11
2.7痕能性再求112・7丄档秦接口12
2.7.2短信接口12
2.73与身份认证系统的对接12
27-4与信息门户系统的对接11
2.7.5性能12
11
2.7.6安全12
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1引言
1.1编写目的
本功能说明书描述了南京农业大学办公自动化系统项目建设的功能需求。
主要依据是南京农业大学两办的办公业务需求,主要目的是整理用户的业务描述并使之确走化，提供由南京农业大学和金智教育倍息技术有限公司双方共同确走的开发系统的业务需求目标,并对所实现的软件功能做全面的规格描述,以便逬行下一步的设计工作。
同时,在用户业务需求的基础上•经过需求分析和数据整理•以向整个开发期提供关于南京农业大学办公自动化系统的业务和数据的技术倍息和整体描述,成为软件开发的技术基础,也作为系统设计和实现的目标及测试.验收依据。
本说明书将作为系统测试的墓本依据和系统验收的基础标准。
本说明书同时提供给用户和设计开发人员及相关测试人员，经双方协商后走稿。
1-2文档书写约定
OA为办公自动化系统
办公自动化系统为南京农业大学办公自动化系统
13术语定义
2办公自动化系统功能需求
系统总体目标
本系统以南京农业大学办公倍息的采集和处理为中心,覆盖学校两办日常行政办公各个方面,通过计算机信想系统存储、处理和发布学校办公倍想，从而使学校日常办公实现
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无纸化.自动化和网络化。
2.2系统框架
通过对南京农业大学办公环境和业务流程的分析，我们提出南京农业大学办公自动化系统的功能需求,OA的业务簣理系统主要包含内容为：
公文簣理（发文簣理、收文管理、it示报告、窗办管理）；日常事务（会议纪要、会议管理、接待管理）；个人办公（待办事宜、常用意见、个人配H）；系统簣理（用户管理、部门管理、群组簧理、角色營理、权限分配、模块管理.模板营理.嫌字典、系统日志），下面分别详细描述。
2.3公文处理
23.1发文管理
实现发文的网上拟稿、部门领导审核、跨部门会签、审稿、签发、编号、成文、用
印.校对、发布.归档等功能,其中簣理员用户可以走制文件流转过程,系统按照预先
定义的工作流程逬行流转,系统提供严密的授权簣理,保证文件不被未授权人处理和查
看,实现对文档传递过程中有效的实时监控,保证文件网上流转准确。
发文表单的字段
有：
标題、发文字号、缓憩（一般、紧急、加憩X主送.抄送.抄报.拟稿部门.拟
稿人拟稿日期、标题.主题词.附件、文件日期.签发人等。
发文簣理的功能组成如下:
■痕迹保留：
通过保留WORD文档的修订痕迹来实现区别不同人员的修改。
■发文拟稿：
由拟稿人选择公文流转类型编写并填写相关的文稿倍息；同时按照预先走义的擁逬行发送。
■部门审核：
审稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。
■发文会签：
由部门秘书发给是相关部门领导会签并提出修改意见＜修改文稿并保留修
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办公自动化系统用户需求说明书
改痕迹。
■办公室审稿：
审稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。
■发文签发：
拟稿部门秘书将文件送给会签部门电子公文秘书•再由相应会签部门电子公文秘书将文件送给本部门领导审签。
相关部门领导填写部门会签慮见，修改文稿并保留修改痕迹。
文件发送：
将文件发送到各部门相关人员。
憲见查阅：
只要流转过程中用户都可以查阅文件处理过程中别人签署的意见。
文件查询：
通过各种条件组合,实现查询。
擁跟踪：
自动跟踪并显示文件的流转过程,可以查看流转的情况，文件流转时间,
经手人•拥亍的操作,解执行的操作。
■发文传阅：
校级秘书可以将文件传阅给校领导或相关部门电子公文秘书,各部门电子公文秘书可以将收到的发文传阅给本部门的相关人员。
■自动编号：
文件每年庚按机关代字的流水自动进行编号,其中机关代字，系统提供可以维护功能。
各部门的机关代宇与各部门绑走•发文编号在各部门领导审批通过后由各部门电子公文秘书完成*各部门只能按自己部门的机关代字逬行编号。
■电子签S:
流程中有用印权限的人员可以在正文（Word）文件加盖电子印S的功能。
加盖电子印章的Word文件不可再修改。
如实在要修改,需要将文件撤消印章后才可再修改。
修改完后再豪新加盖电子印S。
■模板走义：
管理员可自定义各类公文的红头模板,包括文件内容格式和排版格式。
模板制作使用Word文档,方便易用。
■发文登记簿：
对于办理完成的文件,系统提供发文登记簿方便统计查询。
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■擁收回：
供发送人收回已经发送的发文，避免由于接收人外出或有事的情况下延误发文过程。
收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。
■擁跟踪：
自动跟踪并显示文件的流转过程,可以查看流转的情况，文件流转时间,经手人•拗亍的操作*解执行的操作。
■济灌催办：
流程管理员可以查看到所有在办的文件状态，擁管理员可以手工对相关文件进行催办。
每催办一次•当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒,并且待办事宜标题前会有〃催办‘‘的字样。
■文件转办：
如果文件的当前处理人由于出差.休假等原因,不能及时处理待办公文（»先未作授权儿为了保瞳整个流程的流转畅通■流程簣理员可以文件转给其他人处理。
■濮走义：
管理员可以对流悽进行走义,可自己多个发文擁.如行政发文、党委发文等。
可定义单独每个擁的发启权限、流程的回监控权限、流程的默认查看权限等。
学校发文擁图如下图：
部门发文擁图如下图：
23.2收文管理（校外来文）
收文管理主要对学校收到的外来文件逬行收文校办登记、主任拟办、校领导阅批.下发、归档.查询等功能。
用户在登记收文的时候,首先需将纸质文件扫描。
用户流程可以自行走义，文件按系统设董好的流程正常流转。
用户可以查看、打印文彳牛的流转过程记录（包括办文的通知时间、办理时间、办理结果、意见、以及领导批示意见等）；并对文档逬行实时融；主办和协办部门在网上的填写意见；同时系统对于文件的权限有严格的限
制。
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收文管理的主要功能组成如下：
■收文登记：
机要员进行收文基本倍恩I和内容的录入。
对于接收到的文字材料，可以通过扫描仪先扫描成电子格式（PDF格式），然后通过文件引入的方式引入到系统中。
登记内容包扌舌文彳牛标题.主题词、来文单位（可选X来文字号、份数、收文类别（可选）；收文号（格式为：
校收［年份］+流水+号k来文日期.收文日期、登记人.办卿§限、紧急程庚（可选：
选项有"一般"、"紧悪I”S"加急"X来文原文、备注。
其中收文日期、登记人系统自动生成登记人员可以再进行修改；缓悪I提供选择功能,选择项为一般、
■收文编号：
编埶则为按收文类类别年度流水、系统提供收文自动编号功能；■收文拟办：
由拟办的负责人填写或畴拟办意见。
■收文办理：
供主办部门和协办部门相关人员填写办理慧见。
主办部门由校级秘书通过擁〃提交〃操作将文件送达「主办部门必须反馈办理情况流程才能继续下T节。
协办部门由校级秘书通过”传阅‘‘操作将文件送达相关部门电子公文秘书,部门电子公文秘书可将文件逬行〃二次传阅‘‘•匸次传阅‘‘只能传阅给本部门内的用户。
协办部门也可能填写意见或办理情况。
收文登记簿：
对于完成收文登记的文件,系统提供收文登记簿方便统计查询。
文件转办：
办理过程中模块管理员有督办和催办功能,并可更改受理人；
收文传阅：
接收人可以将收到的收文传阅给本部门的相关人员。
文件查询：
通过收文日期、来文日期、原文文号、收文字号.文件标题、来文机关宇
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■擁收回：
供发送人收回已经发送的发文，避免由于接收人外出或有事的情况下延误发文过程。
收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。
■擁跟踪：
自动跟踪并显示文件的流转过程,可以查看流转的情况，文件流转时间,经手人•拗亍的操作*解执行的操作。
■济灌催办：
流程管理员可以查看到所有在办的文件状态，流程管理员可以手工对相关文件进行催办。
每催办一次•当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒,并且待办事宜标题前会有〃催办‘‘的字样。
■文件转办：
如果文件的当前处理人由于出差.休假等原因,不能及时处理待办公文（»先未作授权儿为了保瞳整个流程的流转畅通■流程簣理员可以文件转给其他人处理。
■濮走义：
管理员可以对流悽进行走义,可走义擁的发启权限、流程的管理监控权限、極的默认查看权限等。
目前已定义了收文溺呈。
收文擁如下图:
233请示报告
校内i膏示是学校内部各部门向校办或向领导谴示工作的一种方式。
该系统现校内
it示的网上起草、部门领导审批.会签.校办主任审核（拟办X校领导批示、部门办
理、归档.统计查询等功能。
用户可以走制文件流转过程,系统按照预先走义的工作流程逬行流转;系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看,实现对文档传递过程中栩^的实时监控•保证文件网上流转准确。
校内it示表单的宇段有：
标题、》由、申谶人.申谶部门、联系方式.部门编号.学校编号.主办部门.备注.附件等。
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校内谴不流程如下图：
23.4督办管理
实现督办单制作、通知.跟踪、人工催办.承办人承办、督办结果反馈、统计查询等功能。
督办流程可自行定义■督办单按设置好的＞擁正常流转。
窗办人员可以查看、打印
S办单流转过程记录*对未按时完成事项进行催办单。
督办管理表单字段如下：
制发日期、完成时限、标题、文件编号、会办时间、负责部门、督办人联系电话、电子邮箱、督办类别（阅知、跟踪反蹑其他K附件.警办事由、办理情况（需要加填写提示.若完成谴写明完成情况、若未完成请写明逬展情况和仍需解决的问题）
督办管理的功能组成如下:
督办济灌可自行定义，督办单按设畫好的流程正常流转。
督办人员可以查看、打印督办单流转过程记录＜对未按时完成事项，制发催办单。
it示登记簿：
对于所有的请示报告文件，系统提供谶示登记簿方便统计查询。
督办单宙办公室工作人员登记发起。
督办流衢S述如下：
办公室工作人员登记督办单后＜发送给办公室领导,办公室领导同慧后发送至办公室警查科,办公室警查科再分发到真体办理部门,部门办型吉束将结果反馈至督查科，督查科反馈至办公室领导蛛程序和要求报校领导。
督办管理流程如下:
2.4日常事务
2.4J会议管理
会议艇包括会议的创建与发布.与会人反馈是否参会、以及实际到会情况的汇总统
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计。
24X1会议的创建与发布
党办和校办揩走专人创建会议，会议倍息内容包括：
会议标題、时间.地点、会议内容、备注.与会人.抄送等。
会议发布后<与会人和抄送又撅会收到会议提醒。
与会人是指实际要参会的人员*抄送对象主要是让他们提醒本部门内的与会人员。
24X2与会人反馈是否参会
与会人收到会议通知后,如果不能参加会议,则需要提出谴假并说明原因。
如果无谓假反馈，则默认认为与会人承诺正常到会。
不能参加会议时,谴假申谴发给党办和校办播走的人审批,审批同意请假,则不参会不计考核。
不同意谓假，贝U与会人还得正常到会。
2-4X3到会情况汇总统计
系统根据会议的安扫闲谒假情况生成签到表供壬r印。
会议结束后<党办、校办根据签到情况,录入签到昨到系统,由系统统计出缺席数据。
24X4会议纪要
会议纪要用于会议召开后,由会议室秘书把整理后发会议纪要登记分发给相关人员,
以便进行数落实拥元
会议纪要的内容包括：
纪要类型（党委会议、校长办会会议、其他K标题.时间.
地点、参加人员.列席人员.扫寺人.记录人.主要内容、签发人、正文（以附件的形式
2・4・2接待管理
接待1£^的捋派.接待方案的提出、接待过程的落实与反馈等过程流程化的管理。
也可以由校办揭走专人对学校日常接待事务进行台帐的登记。
登记的内容主要有标题.事
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由、时间.来宾姓名、来宾单位、来宾人数、接待人、接待费用.备注等。
2.5个人办公
2.5.1待办事宜
用于篥中簣理个人所有的待办工作。
待办事宜可作为公文簣理、日常事隽等子系统的统一入口。
对于有明确擁的任务，处理完后自动从待办事宜中去除,放到已办事宜中,对于那些没有换的任务•由用户自己确定是否处理完毕。
如果有新的待办事宜*系统给予文字.声音和图林提示。
传统的工作方式下，办公人员在事隽处理过程中,很难详细地掌援自己应该处理的事芻的数量.内容.紧憩程度和处理情况,而作为整个办公事务擁的f环节,如果处理不及时或不当,会盛影响整个工作逬程和工作效率。
因此,每位办公人员都非常希冬有一位〃秘书〃将各种待办公文分门别类地整理出来*办公人员按照文件内容、紧急程度、优级阅读和处理文件■处理完毕的公文由‘‘秘书〃交下T门或办公人员处理，如果在办公处理过程中有新的办公事务递交过来，'秘书〃会马上给予提示。
办公人员日常事务榭舌为两大类。
一类是自己主动开始办理的事务,如公文的起草、倍息查询，称为主动办理类事务;另一类来自于其他人员和部门需要您办理的事务,如审批.会签、批示等,这类事务称为彼催、警办类事务。
一般情况下，日常处理的工作大多数为被催、督办类事务。
系统设计过程中•我们将这类事务的处理统一归纳到专门设计的待办事宜功能中逬行。
工作授权：
当用户因公务出差或其他原因不能办理自己的公务时,可以授权其他人临时办理自己必须及时处理的事务。
2.3.2常用意见
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■每个用户可以在些模块中维护自己在审批过程中的个人常用意见，以便填写意见时选择用。
2.6系统管理
2.&1用户管理
系统用户的注册、注销.S本倍息维护。
支持用户批量倍息导入注册。
2.6.2部门管理
部门划分、用户所厲部门分配。
支持多级部门嵌套
一个用户可以同时兼职多个部门每个部门可以捋定专人维护本部门的组织人员倍息。
2.63群组管理
群组划分、用户所厲群组分配。
“支持多级群组嵌套
“一个用户可以厲于多个群组
2.6.4角色管理
角色划分、用户所厲角色分配。
“支持多级角色嵌套
“一个用户可以厲于多个角色
2.63权限分配
扌旨走系统簣理员和和各模块级簣理员。
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“本工作由系统管理员担任。
“权限设走是基于LotusDomino数据库艇权限。
2.6.6模块管理
走制系统的模块相关倍想，如模块名称、摸块所厲分类划分，排列顺序、启用傑用。
2.6.7模板管理
发文酢中用到的文书模板管理。
“可以设定多个文书模板。
“模板文件以Word格式存储。
2.6.8数据字典
系统用到的相关关健字（数据宇典）的内容维护。
269系统日志
对各用户登录系统的情况,系统会自动记录，日后可以逬行查询和追溯。
2610流程定义
通过WorkflowDesigner工作流自走义工具可以完成系统所用到的各个流程的自走
义臨
可以指走擁的各级审批步骤,每个步骤的审批人员,审批权限，并且可以设定会签
（又可分有顺序会签与无顺序会签），代理权限（当设有职务代理人时，此流程是否可以由职务代理人代行办理,并且可能根据】擁的畫要性,决走某个流程是否由职芻代理人代办）等。
2.7非功能性需求
2.7.1档案接口
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薜实现OA到档秦®^统接口。
2.7.2短信接口
预留短倍接口.供将来系统升级时拓展短倍相关功能。
2.73与身份认证系统的对接
与身份认统对接*统一身证和单点登录。
2.7.4与信息门户系统的对接
将0A系统中的待办事宜集成到倍患门户系统中,用户可以在门户系统中直接查看到0A系统的待办事宜。
在门户系统增加逬入0A系统的入口•通过门户验证的用户可以通过这个入口不需要输入帐号、密码直接逬入0A系统，即实现单点登录。
2.73性能
性能要求主要表现在系纟彌走性和访问速度两方面。
系统的稳定性表现为系统在规走的操作环境中响应的一致性，以及在系统面临访问
高峰等压力情况下的运行稳定性。
系统访问速庚应满足：
在桌面带克10M,并发用户200左右,数据库中的数据容
i在20000条的时候，客户机（PIIISOO或以上•内存128M或以上）单独运行办公自
动化系统时,登录系统的时间小于3秒,访问单个链接的时间小于3秒。
2.7.6安全
系统安全有以下几方面要求:
Is月艮务器上数据的安全:
不丢矢不损坏、访问权限受到控制。
在出现不可预料原因使得数据损坏时＜能从最近的备份数据中恢复。
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