基于Excel函数的库存管理新方法解读.docx

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基于Excel函数的库存管理新方法解读

办公自动化杂志

一、前言

使用Excel软件进行库存管理经常会遇到下列问题:

统计过程大多是手工操作,比较繁琐,统计结果往往不能自动生成,效率较低,不适于生成大批量固定格式报表。

许多企业采用Excel建模,VBA编程实现库存管理,这对于非专业人员来说,

维护和修理有相当大的难度;对于企业来说这无疑是一种资金

浪费,同时也给企业管理带来了麻烦。

为解决上述难题,本文提

出了一种解决库存管理问题的新方法,即Excel函数编程法。

Excel函数编程法充分利用Excel函数的自动运算功能,通过输入统计数据,自动计算统计结果,并可方便修改统计内容。

此方法通俗易懂,简单易学,Excel初学者很快即可学会并掌握,所以具有很大的应用前景。

本文以某厂生产销售焊接设备及配件为例,介绍如何自动生成设备及配件年生产量、销售量和库存量统计报表。

二、任务的提出

该厂生产销售整套焊接设备及其配件。

库存管理过程中,需

要自动生成年生产量、销售量和库存量统计报表,以便提高工作效率,做到生产销售平衡,避免供不应求或供大于求。

同时还要对年销售量进行排序,以供市场和技术分析所用。

为了便于录入,要对设备和配件编码。

根据设备装箱单,用

4位数字代码表示配件,1位数字代码表示设备,例如:

“1901”表

示“保险丝”,“1”表示“立焊机”。

为了便于统计,设备和配件的年生产及销售情况按季度管理,最后将各季度销售量汇总,并排序。

考虑到计算速度及实际生产销售量,采用6个Excel工作簿,即编码、1季度、2季度、3季度、4季度和总表。

“编码”模型:

A-D列分别是立焊及其配件的编码、名称、一台立焊包含各

配件的数量和单价;

E-H列对应横焊。

各季度工作簿均包含4个工作表,

即生产记录表、档案表,销售记录表和档案表,记录表模型:

B列是序号,C-V列依次是编号、数量、编号、数量、…,档案表模型:

A列是序号,B-AO列依次是编号、名称、数量、日期、编号、名称、数量、…。

“总表”主要包括年生产量、年销售量、年销

售量排序和年库存量,其模型布局与编码表布局相同,即B列是序号,C-L列依次是编号、名称、数量、单价、总额、编号、名称、数量、单价、…。

三、常用Excel命令及特殊函数

十字星下拉:

重复执行相同命令或输入相同字符。

方法:

鼠

标放在需重复执行命令的单元格右下角,出现“十”后按住鼠标左键拉至重复执行该命令的最后一个单元格。

数组公式:

返回一个一维或者二维的数组集合,用“{}”括起

基于Excel函数的库存管理新方法

冯丽娜

王刚张晓明

（沈阳大学信息工程学院

沈阳110044

摘

要本文介绍了一种以Excel办公软件为平台,以Excel函数为工具,应用于库存管理的新方法-Excel函数编程法。

通过某厂

焊接设备及配件库存管理实例,介绍用该方法自动生成各种统计报表的编程过程,并与该方法相比对其它方法的优缺点进行分析。

关键词Excel函数

库存管理自动生成

统计报表

Excel函数编程法

中图分类号TP317.1

文献标识码B文章编号100530-5407

NewMethodoftheInventoryManagementBasedonExcelFunctions

FengLina

WangGangZhangXiaoming

（FacultyofInfoEngineering,ShenyangUniversity

Shenyang

110044

AbstractThisarticledescribesanewprogrammingmethod-Excelfunctionalprogrammingmethod,

appliedtoinventorymanagement,officesoftwareexcel2003asaplatformandexcelfunctionasatool.Thispaperintroducestheprogrammingprocessofthismethodbyanexamplethatequipmentandaccessoriesinventoryofweldingandsolderingaremanagedinafactory,thismethodcangenerateautomaticallytovariousstatisticalreports.Finally,itanalyzestheadvantagesanddisadvantagesofthismethodcomparingwithothermethods.

KeywordsExcelfunctionInventorymanagementAutomaticallygenerationStatisticalreportsExcelfunctionalprogrammingmethod

总第182期

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应用经验

Application

Experiences

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办公自动化杂志

来,按组合键“Ctrl+Shift+Enter”结束数组公式的输入。

相对引用:

是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。

如果公式所在单元格的位置改变,引用也随之改变。

如果多行或多列地复制公式,引用会自动调整。

绝对引用:

是在指定位置引用单元格。

如果公式所在单元格的位置改变,绝对引用保持不变。

如果多行或多列地复制公式,绝对引用将不作调整。

混合引用:

具有绝对列和相对行,或是绝对行和相对列。

如果公式所在单元格的位置改变,则相对引用改变,而绝对引用不变。

如果多行或多列地复制公式,相对引用自动调整,而绝对引用不作调整。

ISERR（value,值为任意错误值（除去#N/A,value为需要进行检验的数值。

四、

Excel函数编程法过程及结果库存管理需要自动统计出该厂设备和配件的年生产量、销售量及库存量,并对年销售量排序,以利于来年市场调整。

1、年生产量统计

设备和配件的年生产量统计是以各季度生产情况为基础的,各季度生产情况由记录表录入,由档案表存档以便日后查看。

为能自动生成年生产量统计报表,以第1季度为例介绍档案

表编程过程:

分别在B3、D3和E3中输入“='1生产'!

C4”、“='1生产'!

D4”和“=IF（B3=0,0,IF（E3=0,TODAY（,E3”,在C3中输入“{=IF（ISNA（VLOOKUP（B3:

B120,'[编码.xls]编码'!

A:

B,2,0,IF（ISNA（VLOOKUP（B3:

B120,'[编码.xls]编码'!

E:

F,2,0,"",VLOOKUP（B3:

B120,'[编码.xls]编码'!

E:

F,2,0,VLOOKUP（B3:

B120,'[编码.xls]编码'!

A:

B,2,0}”,十字星下拉。

其它对应列编程过程与此相同,只需修改相应函数参数。

年生产量统计是对各季度生产情况的汇总,具体实现过程:

插入新的工作表并命名为

“生产算子”,将各季度设备和配件生产情况用公式“=[编码.xls]编码'!

A3”、“[编码.xls]编码'!

B3”、“=生产算子!

K3”和“[编码.xls]编码'!

D3”等链接到该工作表,如图1所示。

由于总表内部各工作表布局与编码表相同,将生产算子和编码表相关数据用公式链接到“生产总表”,年生产量统计报告便可自动生成。

2、年销售量统计

设备和配件的年销售量统计是以各季度销售情况为基础

的,其实现过程与年生产量统计完全相同,不再赘述。

3、年库存量统计

设备和配件的年库存量统计建立在年生产量统计和年销售量统计基础之上,根据年生产量和销售量统计数据以及年库存

量计算公式:

年库存量=年生产量-年销售量,用公式将年生产量和年销售量统计报表进行链接,可得年库存量统计报表如图2所示。

4、年销售量排序统计

设备和配件的年销售量排序统计是按年销售量多少对年销

售量统计报表的排序,在出库算子U3、

V3和W3中分别输入“=IF

（V3=0,0,INDEX（R$1:

R$452,SMALL（IF（$S$3:

$S$452=$V3,ROW（$S$3:

$S$452

"",COUNTIF（$V3:

$V$90,$V3

”、“=IF（ISERR（LARGE（S:

S,Q3,"",LARGE（S:

S,Q3

”和“=IF（V3=0,0,INDEX（T$1:

T$452,SMALL（IF（$S$3:

$S$452=$V3,

ROW（$S$3:

$S$452,"",COUNTIF（$V3:

$V$90,$V3”,十字星下拉,将以上数据用公式链接到“出库排序”相关列,并在D4中输入“{=IF（ISNA（VLOOKUP（C4:

C91,'[编码.xls]编码'!

A:

B,2,0,IF（ISNA（VLOOKUP（C4:

C91,'[编码.xls]图1生产算子工作表图2年库存量统计报表图3年销售量排序统计报表

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Application

Experiences

应用经验

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四、来自网络安全的需求

信息化程度的提高,极大地促进了教育事业的发展,但是随之而来的却是信息安全问题,在校园网中,黑客的攻击,给信息

系统带来不可估量的损失,攻击者可以窃听网络上的信息、

窃取用户的口令和数据库的信息;还可以篡改数据库内容、伪造用户

身份、

否认自己的签名;更有甚者,攻击者可以删除数据库内容、摧毁网络节点、释放计算机病毒等等。

内部工作人员能较多地接触内部信息,工作中的任何不小心都可能给信息安全带来危险。

这些都使信息安全问题越来越复杂,因而网络安全需要提到一个更高的认识上来。

五、方便运营管理的需求

校园网的投资较大,加上每年的维护成本,对于学校并不是一笔可以忽视的开支,根据各高校的实际情况,高校需要对各高校进行合理的运营,依靠市场化的手段推动校园网的运作规范化和提高建设水平,使校园网的作用最大化。

六、强大数据中心建设的需求

数据对于任何一个高校而言都是非常敏感的事情,数据的重要性不言而喻,目前众多高校仍然采用的是直接存储在服务器硬盘上的方式,这种方式存在众多的问题。

1、不同的数据存储在不同服务器的硬盘上,造成有些服务器硬盘空间已满,而有些服务器硬盘空间却闲置。

空间扩展比较困难,并且服务器之间无法进行空间共享。

2、随着应用的不断丰富,访问量的增加,办公、教学、科研对网络的依赖,服务器的性能受到强烈的考验。

最终可能成为性能的瓶颈。

随着信息化数字校园建设的,对关键的业务数据进行备份保护刻不容缓,也正是基于对存在问题的认识和目前各种应用带来的数据存储的实际需求,很多高校已经开始进行数据中心的建设,那么数据中心建设,应该达到怎样的目标?

数据中心的存储设备应该如何选择?

都是需要重点考虑的问题。

七、向IPv6过渡的需求

中国下一代互联网示范工程CNGI是实施我国下一代互联网发展战略的启步工程,由国家发改委、科技部、信产部、教育部、中科院等八部委联合领导。

2001年,CERNET（中国教育与科研网提出建设CERNET2计划。

可以预见的是IPv6是必然的趋势。

而学校积极主动地应对IPv6,有利于提升学校的应用水平和科研水平,并为IPv6的真正大规模部署做好必要的技术储备。

事实上,各个高校在网络改造,设备采购时候都在考虑对IPv6的支持了。

并且大家都关心的问题是:

在向IPv6过渡的阶段,如何充分利用现有设备,保护投资?

该采用何种部署策略,保证应用的平滑过渡呢?

八、小结

总之高校校园网的应用需求还有很多需要探究的地方,在这里只是提供几个方面的实际应用的需求分析总结,还需要进一步的结合实际应用加以完善。

参考文献

[1]杨新华,司文文.浅谈校园网的管理与维护[J].中国教育信息化,2008,（16[2]朱小平,周柳燕.论校园网的内容与应用[J].吉林广播电视大学学报,2005,（01

[3]李江.高校信息化应加强理念建设[J].中国教育信息化,2008,（09

作者简介

夏胜波,男,汉族,在职研究生,讲师,主要从事计算机网络教学与研究。

编码'!

E:

F,2,0,"",VLOOKUP（C4:

C91,'[编码.xls]编码'!

E:

F,2,0,VLOOKUP（C4:

C91,'[编码.xls]编码'!

A:

B,2,0}”,十字星下拉,便可自动生成年销售量排序统计报表,如图3所示。

最后,为了使操作界面更加美观,对所有工作表进行单元格格式调整、

去零操作;为了使操作步骤更加简单、清晰,要保护和隐藏某些工作表,比如应保护各季度生产和销售档案表、年生产

量、

销售量和库存量统计报表以及年销售量排序统计报表,隐藏出库算子、入库算子和设备组成表。

五、优缺点分析Excel函数编程法与其他库存管理软件相比,充分利用了Excel函数的自动运算功能,通过录入统计数据,各种统计报表

便可自动生成,操作方便、快捷;编程方法通俗易懂、简单易学,初学者很快即可学会,并能编写各种功能模块以满足企业需求,

节省人力、

物力和财力;程序可随时根据需要修改,随改即用,比如:

统计数据量可增多,程序实现功能可增多等,比专业库存管

理软件灵活。

当然,Excel函数编程法也存在自身缺点:

由于程序运行需要时间,当统计数据量太多时,程序的复杂程度也会增加,造成

统计速度低,影响工作效率。

由以上分析可知,Excel函数编程法更适用于统计数据量不是太大,实现功能可根据实际需要随时修改,并要求自动生成各

种统计报表的场合。

参考文献[1].神龙工作室,Excel2003公式·函数与图表应用大全[M],

北京:

人民邮电出版社,2007.

[2].汉龙,中文版Excel2003基础应用与提高[M].上海:

上

海科学普及出版社,2006.

[3].耿文莉,Excel在企业生产与库存决策中的应用[J].中国管理信息化,2007,10（4.

[4].倪曼,基于Excel的库存仿真决策[J].物流科技,

2007,30（9.

[5].陈忠东,Excel表在医院药学统计中的应用[J].中国药房,2007,

18（19.[6].李刚,Excel数组公式在环境统计中的应用[J].中国环境监测,2006,22（6.[7].杨鉴淞,Excel在存货管理决策中的应用[J].中国管理信息化,2006,9（10.作者简介

冯丽娜女,1986年生,硕士研究生,研究方向:

焊接自动化。

王刚男,1962年生,教授级高级工程师,硕士生导师,研究方向:

焊接自动化。

张晓明男,1987年6生,硕士研究生,研究方向:

焊接自动化。

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应用经验

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