公共管理系学生会办公室章程.docx

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公共管理系学生会办公室章程

第一章办公室简介

办公室是公共管理系学生会综合服务性部门，起到了整个学生会承上启下，上传下达的枢纽作用，主要负责协助主席的工作和学生会日常工作安排，建立并管理各部门的工作档案和工作日志以及各种会议的组织、策划、记录、通知、考勤等。

起草和发送学生会文件资料，拟订和改进各项工作条例与制度，定期对新老干事进行考核、评议。

第二章办公室职责

1、管理财务、整理以及协调和监督各部门的工作；

2、负责学生会各级会议的通知，会议到场情况考勤、会议记录等会务工作；

3、完成学生会各部门信息上传下达、协助主席团完成工作统筹调度；

4、负责收集学生会各部门活动策划及活动总结，做好活动记录整理存档；

5、负责系部学生档案、证件的管理存档；

6、保管学生会内部的所有文件及物品、妥善做好档案的保存工作，坚决执行档案保管的保密性原则

7、负责办公室的值班事务，及时落实上级领导的通知指令。

第三章办公室工作计划与内容

一、办公室物品管理

1、清点学生会办公室原有物品，并做好标记以便查找；

2、对办公室内进行定期整理，淘汰废旧物品，保养有用物资；如需进行物资采购，需制作购置申请书并与秘书长联系；

3、定期打扫办公室，塑造干净整洁办公室形象；明确要求、检查到位；

4、做好物品外借登记，完善办公室外借制度；

二、会议记录管理

1、增加主席助理一名，主席助理认真做好学生会各种会议记录，并做相关记录整理存档，

2、办公室干部定期检查归档情况，为以后学生会部门活动和考核提供必要的参考和依据。

3、协助主席完成相关信息的上传下达，并定期完成工作总结。

三、活动记录管理

1、活动记录员负责系部活动及学生会内部活动的记录，并做好相关记录整理存档，必要时可采取新闻稿形式记录，以便协助宣传部完成宣传工作；

2、办公室干部定期检查归档情况，为以后学生会部门活动和考核提供必要的参考和依据。

3、活动记录登记表必须要明确活动日期、参与人员、活动负责人签名

四、各部门联系工作

1、落实制作学生会、团总支、党支部、班团干部的通讯录，以方便日后沟通联系；

2、完善办公室借用使用制度，形成有序的办公室借用使用模式，提高学生会运行效率和质量。

五、财务用资管理

1、整理及完善学生会财务用资制度，

2、设立专项办公室负责人，系统整理财务数据，做好相关记录整理存档。

六、组织学生会内部活动

1、开展系部学生会特色活动，加强学生会各部门成员之间沟通与交流，形成良好轻松的工作气氛，建立团结友善、互助互爱的公管系学生会大家庭。

七、值班工作

1、值班内容：

查阅校园网主页的（通知通报、公示公告）、校园网学生处、团委、教务处的通知通告、公共邮箱、张大邮箱和（视情况而定）；

2、注意流程：

根据信息的内容及急缓程度，传达至相关部门部长或主席处，并记得填写通知记录表；

八、办公室设备维修

1、设施：

电脑、风扇、空调、打印机、网络等

2、方式：

联系水电科（36244152）网络信息中心（36244003）或自行联系电脑维修（校外）

九、仓库管理

1、公共管理系仓库：

38栋211宿舍（主要存放音响、麦克风、排插、桌椅、帐篷等大件物品）；38栋502宿舍（主要存放文娱女生部、宣传部、办公室等小件物件）

第四章办公室日常制度规范制度

一、日常管理规范制度

1、举止要文明、大方、不讲粗话，注意场合、分寸，不得出言不逊。

2、遵守公共秩序，爱护公共设施，不准随地吐痰、乱扔弃物，办公区域内禁止大声喧哗、嬉闹。

3、电脑及其他办公设备须爱惜使用，正确使用，不得有意损坏公共财物，如有损坏，请主动报备赔偿。

4、会后，办公室桌椅须立即归位，文件、设备须摆放整齐,及时恢复办公室清洁整洁状。

最后一个离开办公室的人员，须保证所有电源处于关闭状态，门窗关闭方可离开。

5、值班人员需负责办公室的清洁卫生

二、物资使用管理规范

1、公共管理系办公室所有固定物资、档案资料须分类整理后存放在规定的位置，统一交由

办公室指定的物资管理人员分配管理；

2、办公室物资管理人员负责所有物资，要爱护物资，严禁损坏，若有损坏或遗失须照

价赔偿；

3、办公室钥匙由老师、学生会主席和各部门部长持有，严禁转借他人，未经同意，任何人不得擅自配钥匙；

4、办公室所有物资及其使用情况须详细记录在册；各部门的物资，由各部门的部长统一负责和管理，并做好登记；

5、各部门若须购置新物品，须向办公室提出书面申请，经老师同意后，统一购买和分配使用；

6、每个学期期末办公室须对本学期所有物资进行分类整理和清查。

三、物资借用制度：

1、借用的物资均不可超过一周，如需继续使用应续借；

2、借用办公室物品时，须填写“公共管理系学生会办公室物资申请借用登记表”，需出示

学生证，经审核签字后方可外借；

3、被借物品归还时，物资管理人员须检查物品是否完好，并填写“被借物资归还情况登记

表”，并由归还人签字；

4、物品借用人要爱护物品，严禁损坏，所有物品若有损坏须照价赔偿；

5、学生会各部门借用物品应向办公室值班人员申请登记，并在使用完毕后一天自觉归还；

6、办公室值班人员须做好值班记录及物品被借用记录；

7、若有其他系申请借用我系物品，须由最高负责人签字。

三、账本管理制度

1、系学生会办公室必须备有一本账本，用以详细记录学生会的财政收支情况。

2、系学生会经费应做到专人负责、专人监督，做到财务公开化，使用合理化，不得以个人名义挪用公款。

4、社团活动创收部分，要列为本社团的活动经费。

5、报销需凭单据（无单据报销账目，由负责人证明如实填写）和负责人、经手人签名并在单据后面注明用途后方可报销。

6、对于账目不清的部门，责令其进行整顿，问题严重的上报有关部门审议并按有关规定处理。

7、换届时必须在全体成员的监督下，由各部门负责人办理换届手续。

8、每学期、每年度做好用资结算，由办公室账本管理人员、主席团负责人签名，并交由老师检查。

附一：

公共管理系学生会办公室各时期工作具体内容

第一学期

9月：

1、开学办公室卫生大扫除、清点整理办公室物资；

2、制作新通讯录（学生会、党务办、党支部、团总支、全系班团干部）添加各班、各组织主要负责人飞信、微信，方便日常的工作的传达和联系；

3、值班工作开始，进行合理的排版，并制作值班人员通讯录，并添加值班人员的飞信和微信，方便日常监督工作和传递信息；

4、进行第一次物品采购，收集购物清单，联系秘书长；

10月：

1、制定办公室部门工作计划；

2、进行招新工作，注重选才标准、面试方式（建议：

办公室规模少于等于6人）

3、出成绩后，加分文件整理（学生会职位分、工作分、活动分）参考模板

4、值班、卫生工作的重新排班（新加干事）注意制作新的值班人员通讯录和添加其飞信与微信；

5、完成聘任书

11月：

1、办公室用品借用规定（文件规范化）

2、干事培训（多交流、office软件、部门负责人自学）

3、完善绩效考核制度文件（操作可行性）

12月：

1、绩效考核实行

2、收集整理各部门的工作总结，汇总出学生会的总体工作总结

3、完成期末的物资清理和办公室清扫工作

第二学期

3月：

1、汇总各部门的优秀干事，组织筹办公共管理系优秀干事表彰大会；

2、各部门的德能分加分的汇总整理工作；

3、制作女生节活动奖状证书；

4月：

1、进一步强化办公室值班的管理监督工作；

2、加强对办公室器材的管理工作；

5月：

1、开始准备为毕业晚会的筹备进行一系列文书工作；

6月：

1、开始准备制作全系各班级班干部的聘书；

2、协助系部党务办、团总支制作聘书；

3、负责学生会换届工作前期的筹备工作，制作新一届学生会干部聘书，组织筹办学生会的换届工作；

4、配合毕业晚会各工作小组的工作，做好毕业晚会的后勤保障工作；

5、负责收集整理学生会各部门的工作总结，并完成本届学生会的工作总结。

附二：

办公室用品

1、文具类：

签字笔、大头笔、双面胶（普通、海绵）、透明胶、黄色胶布、剪刀、戒刀、标签纸、便利贴、文件夹、打印机、墨盒、钉书机、订书钉、回形针、铭牌座、聘书、荣誉证书等

2、工具类：

电池、线圈、排插、抹布、扎绳、尼龙绳、蚊香、纸巾、应急维修工具等

附三：

办公室公文写作技能培训

A、公文简介

1、公文写作：

指公务文书的写作，是文件的拟稿工作，它是机关制发文件的第一个工作环节。

2、公文种类：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议、计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等

3、办公室常用公文类型：

函、请示、报告、通知、申请书、计划书（6种）

B、常用文书写作格式

1、函

定义：

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

格式：

·标题：

一般发函为《关于...........（事由）的函》；复函为《关于........（答复事项）的函》

·正文：

一般包括三层：

1、开头。

主要说明发函的缘由。

2、主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

·结尾：

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

·结语：

根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如：

“特此函询”；“特此函告”、“特此函复”等

·结尾落款：

一般包括署名和成文时间两项内容。

举例：

关于各学工系部借用学生工作处器材的函

学生工作处：

我系由于组织全系学生参与“三月学雷锋，忆英雄”观看电影活动需要，现需要借用贵处广播及投影设备，希望予以批准。

可否，请批复。

公共管理系学生会

2013年3月10日

2、通知

定义：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。

格式：

·标题：

第一行正中。

“通知”、“重要通知”、“紧急通知”、“关于.......的通知”；

·称呼：

写被通知者的姓名或职称或单位名称；

·正文：

另起一行，空两格。

开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。

布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

·落款：

一般包括署名和成文时间两项内容。

举例：

关于印发《广东警官学院本科教学工作合格评估整改方案》的通知

各系、部、处、室、馆、中心：

《广东警官学院本科教学工作合格评估整改方案》业经省公安厅、教育厅批准，现予印发。

请各部门按照学院整改方案要求，细化分工，明确责任，采取有效措施强力推进，确保按时高质量完成各项整改任务。

特此通知。

附件：

广东警官学院本科教学工作合格评估整改方案

广东警官学院

2013年3月12日

3、计划书

定义：

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。

写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

格式：

·计划名称：

包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××学校团委2001年工作计划”；

·计划的具体要求：

工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，

也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度；

·最后写订立计划的日期

计划的具体要求：

·情况分析（制定计划的根据）why

·工作任务和要求（做什么）what

·工作的方法、步骤和措施（怎样做）how

举例：

2013年学生会办公室部门计划

新年伊始，新一学期的工作又开始了，这个充满活力的部门又要投入新的工作任务中。

对于新学期的工作，学生会将继续实行自我服务，自我管理，做好学校与学生之间联系的桥梁和纽带，为广大同学锻炼自己，奉献他人，全面提高自身综合素质提供平台。

凡事预则立，为了更好的指导本学期工作，现制定学生会工作计划如下：

一：

工作重点

⒈加强干事素质培养

学生会干部素质的高低，直接决定了学生会工作的效率，可以说，加强干部素质的高低，是学生会工作能否成功的关键。

加强干部素质培养，重点是培养学生会各成员的团队精神，让他们时刻想到自己是学生会的一员，个人荣辱涉及整个集体，从而关心、爱护这个集体，进而为这个集体的成长壮大献计献策。

重点是要克服“有别人”的思想，不要总在等待别人的活动，要切实做到眼到手到，要积极主动。

在这当中，可能有的同学觉得在大家面前太表现自己有点不好意思，其实这就是学生会的工作，既需要细心又要大胆，能放得开，还要克服认为作为干部吃亏的思想，要意识到，正是这样，才使得我们的校园更加美丽。

也只有这样才能真正锻炼、提高、展示自我。

作为学生会的一员，时刻要有主人翁的精神，积极思考探索，不要总处在等待命定的状态，要自觉树立积极工作、主动思考的意识。

对于这一点，也不是一天两天就能形成的，需要做好打长期仗的准备，我们需要各成员之间也要多磨合，培养出默契感。

2：

在四月份的时候，我们部门将举行一项活动，具体活动尚未确定，但在这次八部联动的活动中，我们一定会讨论设计出最新的活动内容，然后制作出精确的策划，具体安排到每个人的工作内容，加大整座校园的宣传力度，使得同学们的参与积极程度增加，为活动博得更多的关注度，为活动的成功举办打下坚实的基础。

3：

六月份的毕业生晚会，毕业生晚会一直是传媒院的重头戏，所以我们定将不折不扣的完成，虽然在晚会具体的节目上，我们出不到多大力，但是办公室的力量不容小觑，我们会协助各部门完成工作，做好细节，统筹完善，我们的计划会随着实际情况而做调整，一便更好的为同学们服务，让同学们更加支持办公室，更支持学生会。

常规工作应该常抓不懈，学生会的管理职能就体现在常规工作中，学生会常规工作的好坏，直接关系到学生会工作的成功与否。

二：

常规工作

1：

会内工作，学生会的每周例会，我们都不能迟到、缺到现象。

统计好每个学生会成员的出席情况。

2：

我们的每周的部门例会应该照常举行，我们应该搜集讨论出更多新鲜的创意，丰富我们的活动，使得我们部门举行的活动更加吸引人，这才是每周例会的真正意义，并不是闲谈拉家常，这只是一种浪费时间。

3：

在实行我们的基本职能的前提下，我们应该更坚守我们的原则，规范自身，对待工作，我们需要加强仔细程度，及时上传下达，将信息传递给每个人，是我们的工作与责任。

4：

在办公室举行的活动中，我们需要具体动作创新，在保持传统活动精神的前提下，对活动的内容、形式、运作要有所创新，有所突破，很多活动如果再这样发展下去将毫无生命力，每个活动都包括前、中、后三个阶段：

前期活动的策划；中期活动的举行，后期活动的总结。

在活动前期一定要认真的做好详细的活动调查，调查对象主要包括校内大学生、学校党政机关和校外社会企业，并对活动的可行性进行评估分析。

抓好活动精髓，提高活动立意，在我们本着为同学们创造学习环境、建设锻炼平台，提供表现机会的时候，有必要在活动精髓及活动立意深思熟虑。

要真正做到举办活动有意义，体现广大学生的需求，实在的为同学服务，体现活动真正的价值，总而言之，价值体现在需求。

整合现有资源的同时，可以根据实际情况，扩大活动规模。

一个好的学生会要靠我们的共同努力去创造，我们将以热情的服务，端正的态度去完成本学期的工作任务，我们一定会在不久的将来更加出色，更加辉煌！

附四：

公共管理系学生会会议登记表

日期：

X月X日

时间：

出席部门及人数：

主席团，办公室，生活部，实践外联部，学习部，文娱女生部，宣传部，体育部，纪检部，学生会主席助理等X人

主题；1.

部门

主要内容

主席团

办公室

学习部

宣传部

体育部

纪检部

生活部

实践外联部

文娱女生部

公共管理系学生会办公室

附五：

公共管理系学生会物品购买申请表

申请部门：

________申请人：

________联系方式：

________

序号

物品名称

数量

备注

部门申请理由：

领导意见：

年月日

附件六：

公共管理系办公室日常规范

为规范办公区域的管理，创造文明，整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的系部形象。

特此制定办公室日常管理规范。