精品会展策划基础知识了解综述.docx
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精品会展策划基础知识了解综述
会展策划基础知识了解综述
会展策划基础知识了解
1、参展的流程和注意事项
首先，展品选择是第一位的。
展品是给观摩者留下印象的最重要因素。
展品选择应依据三项原则：
1、针对性2、代表性3、独特性。
针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。
代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。
独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。
其次，参展商的现场展示。
现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。
这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。
参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。
第三，展台设计。
当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。
各参展商也越来越重视特装修。
但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。
参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。
因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：
1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。
第四，工作人员的配备是展览成功的关键。
展台的人员配备可从四个方面加以考虑：
1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；2、根据工作量的大小决定人员数量；3、人员的基本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的了解，包括专业知识、产品性能、演示方法等等。
第五，客户邀请。
前往专业展会的参观者目标都很明确。
所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。
可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。
有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。
参考下表，看一看你做到了吗?
参展计划时间表：
（一）12个月前：
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）9个月前：
1、设计展览结构；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。
（三）6个月前：
1、以广告或邮件等进行推广活动；2、确定旅行计划；3、预付展览场地及其他服务所需款项；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。
（四）3个月前：
1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3、将展位结构设计做最后的决定；4、计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场或场外的招待会；8、出国展则需购买外汇。
（五）四天前：
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2、搭乘飞机至目的地。
（六）三天前：
1、抵达，饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；7、访问当地顾客。
（七）两天前：
1、确定所有物品运送完成；2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的决定。
（八）一天前：
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2、将促销用品送达直接分配中心；3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。
（九）展览期间：
1、尽早到会场；2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；3、实地观察后尽早预约明年场地；4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。
一旦应诺，必须按质按期完成；6、将每日情况做成简报通知员工；7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。
（十）展览结束：
1、监督摊位拆除；2、处理商机；3、寄出感谢卡。
2、会议中需要使用的设备搭配
尽管现在出现了非常精密、复杂的视听设备和电教系统，但会展策划师需要准备的基本视听设备种类还是一样的：
屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置。
屏幕/放映机：
安放屏幕的位置、角度要合适，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便能看见屏幕。
屏幕的大小取决于房间的高度。
屏幕底部距离地面应该不少于1．22米。
放映机的种类：
（幕前投影仪）它的投影效果图象清晰、真实，但这种放映机一般放在会议室里离观中较近的地方。
（幕后投影仪）它放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见的，虽然图象表现不如幕前投影仪放的那麽清楚，但能使会议室显得更整洁。
灯光：
灯光亮度应该调暗，以便屏幕上的画面能够清晰，但也不能太暗否则观众无法记笔记。
音响：
音响必须保证所有的观众都能听清楚。
常用麦克风：
1．微型麦克风。
这种麦克风需要围绕在脖子上或夹在上衣的翻领上。
2．手持麦克风。
是一种传统的扩音器，说话时麦克风必须距离嘴巴很近。
3．固定于桌面的麦克风。
演讲人演讲时不能离开讲桌，限制了演讲人的行动。
4．桌面麦克风。
常用于小组讨论。
5．落地式麦克风。
这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以走动。
6．漫游式麦克风。
这是一种手持式麦克风，引线可有可无。
3、会展策划中展览设计的规定
各国、各地的展览会对会展策划展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。
很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您了解吗?
（1）有关展台的规定。
高度限制：
展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。
开面限制：
很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等，因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。
这个比例一般是70%，允许30%以下的面积封闭。
（2）有关展览用具的规定。
展架展具材料的限制：
在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。
电器的规定：
绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。
（3）有关人流的规定。
走道限制：
主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。
（4）有关消防的规定。
消防环境的规定：
如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。
消防器材的规定：
必须配备消防器材。
人员的规定：
有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。
（5）有关展品的规定和限制。
主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。
只要采取适当措施一般都可以解决。
比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。
比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。
超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。
如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。
这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。
有些展览会考虑安全，会限制操作机器。
对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。
（6）有关环境的规定。
音量限制：
背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。
色彩限制：
若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。
要求展出者使用某种基本色调或标题色调。
展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。
展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。
（7）有关劳工的规定。
很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。
不允许展出者自己动手。
比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。
美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。
（8）有关手续的规定。
展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。
4、会议如何制定总体方案
一会议总体方案的含义
会展策划师所制定的会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划的文案，是会议预案的一种。
二会议总体方案的基本内容
1）会议的名称。
会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办都、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法；
2）会议的目标和指导思想；
3）会议的主题、议题和议程；
4）会议的对象、规格和规模。
会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员；
5）会议的时间。
包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排；
6）会议的地点。
一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家地区以及什么城市举行
三是选报合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）；
7）主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团，组织很员会、指导委员会、执行委员会、学术会委员会、秘书处、筹备组的构成等；
8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等；
9）会议的接待、后勤保障措施和技术手段；
10）会议宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等；
11）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式；
12）其他应当说明事项；
四会议总体方案的结构与写法
1）标题。
写明会议的全称和策划或方案（预案），如“XX国际学术会议筹备（总体）方案”总体二字也可以不写；
2）主送机关。
直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。
以请示的附件上报的，可否定民主送机关；
3）正文。
正文部分应该涿项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加上小标题的结构体例。
开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。
表述有两种方法：
一种是详述法，详细表术各项具体安排。
另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划用原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。
直接上报请批准的方案，结尾处要写“写上方案请愿书审批”等字样；
正文写作要做总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调
4）附件。
如有附件，在正文下方写明附件的乐称和序号；
5）落款。
署制定机名称。
经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称；
6）成方时间。
写正式提交的日期。
5、展会策划方案应把握哪些关键点
展会策划方案是一个展会的“眼睛”，展会组织者通过它培育和挖掘市场，而市场透过这个“眼睛”看效益。
一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的，更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。
从某意义上来说，策划方案就是一座桥，一头连着商家、采购商，一头连着展会组织者。
组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来，商家、采购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。
可见，一个策划方案对组织好一个展会是多么重要。
对展会组织者来说，一个优秀的展会策划方案要把握和处理好如下四个关键点：
一是充分体现高度。
这里所说的“高度”专指符合政策。
组织一个展会，组织者首先看到是它的市场潜力，但你所看见的“市场”，能不能开发，怎么能让它开发，就要靠“政策”来衡量和把握。
这个时候，就需要组织者充分查阅相关国家文件规定，把国家对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用，该转述的转述，该进一步理解的进一步理解。
通过“引用”、“转述”、“理解”等方式，让展会策划方案合法化、合理化、合情化。
因为合法，说明国家允许，有关部门就没有理由阻拦；因为合理，说明展会应该组织，应该搞；因为合情，符合当地发展状况，对产业发展，对经济发展有利，说明有关部门应该积极提供支持。
所以，“高度”很重要。
提高高度的政策来源主要有：
国家和地方五年发展规划纲要；国家和地方有关展会涉及到的产业发展政策（如意见、办法、纲要、通知等）；国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神；国家和地方“两会”等重要会议、专项会议上政府工作报告和领导讲话；国家和地方主要领导的有关指示和批示等。
二是解决“市场”问题。
这是一个展会成功策划的要害，是核心。
参展商参加这个展会有何收益，有什么样的回报?
专业观众到会又有什么样的收获和价值?
整个策划方案可以说要围绕这个核心来组织，并通过方案巧妙地解疑释惑。
可见，展会策划方案并不好写，更不能轻易出手。
因为参展商、专业观众了解展会的第一个“窗口”是它，因为参展商、专业观众能看到希望与商机的也是它，因为参展商、专业观众了解展会权威性、可信度高低、组织者水平高低的还是通过它……
对一个展会来说，参展商关注的市场，最核心的是有一定目标数量的专业观众（采购商、经销商、产品使用者等）与会。
至于说这个展会有多大的客流量，他们并不关心。
或许有人会问，为什么这么说?
与会圈外人士多了，问这问那的自然就多了，参展商不仅费口舌，而且还影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。
参展商接触这样的人多了，自然十分劳累，万一此时再与专业人士交流，难免容易出现精神不济而影响工作。
此外，如果参展商还带有手提袋、宣传册等赠予与会人员的物品，如果发给了圈外人士，手提袋可能留下了，参展商关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶，大量的非专业人士与会，造成如此不必要的浪费更大更多，参展商不仅不会有收益，还会大大增加参展成本。
针对这个问题，展会组织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案：
对展会的宣传力度、影响力度、号召力度；展会的专业化程度。
比如保证专业观众与会的组织手段、途径、方式，历届展会专业观众统计信息、购销信息等；展会的权威性。
比如组织者的地位与影响、该展会在业界的口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家的分量等。
对一个展会来说，与会专业人士（采购商、经销商、产品使用者等）关注的市场，最核心的是能有多少专业厂家与会参展，展出的是哪类展品，有没有能满足他们需要的产品，怎么能采购到他们既需要、价格有所优惠、质量又有保障的产品。
对此问题，展会组织者应重点围绕如下几个方面去解答：
参展企业的数量与分量，比如有多少家世界500强企业、有多少家大型跨国公司、有多少家国内业界龙头企业等与会；展品的先进性，如有什么样的世界先进技术水平产品、国内先进技术产品等技术含量较高的展品亮相；展会组织者如何保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需的物美价廉的产品等；业内专业高峰会议组织情况，比如有哪些有权威领导、专家发布权威报告等。
三是注意法律问题。
现在会展市场不太规范，而且多数承办展会的机构属民营个体企业。
这些企业为了实现利益最大化，在各种展会宣传资料和宣传活动推介中，虚夸展会规模、影响，虚报展会数字，虚列来头大的中央、省、市政府部门和机构等为展会支持单位，向参展商、与会观众等虚承诺其他服务项目等，这些都是不良事件的由头和导火索，十分容易引发双方纷争，激化矛盾。
如果展会组织者对此类问题处理不当、不及时，就极有可能被诉诸法律。
总结全国媒体报道的案例，以及业界人士总结的此类情况和经验，如果展会上出现“涉法”问题，虽然不能说100%由展会组织者引起，但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身上。
所以，做一个优秀的展会策划方案，文字表述非常重要，既要充分表达组织者的战略意图，又不能留下任何不良把柄或痕迹。
四是创新问题。
现在各地的展会一个接一个，不同题材的展会还好说，如果说一个城市有两个以上的同题材展会要举办，那么你这个展会要独领风骚，展会组织者就必须重点考虑你这个展会的“出新”之处和“权威”程度
6、会议中出现的常见问题
无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的会展策划师经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：
1：
需要做些什麽?
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。
因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2：
谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。
无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。
他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：
作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。
下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
1 善于与人共事
2 善于注意小节
3 善于解决问题
4 善于与人协商
5 能够管理会议财务事宜
6 熟悉酒店运作
7 能够安排恰倒好处的菜单
8 能够熟练操作电脑
9 能够熟练地与视听服务公司打交道
10 能妥善接待贵宾和外国客人
11 熟知各种礼仪
12 行事果断、执着
会议筹划者的任务：
1 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
2 制定会议议程
3 了解可供使用的场所和设施情况
4 选择或提议合适的场所
5 检查并比较各项设施
6 安排交通事宜
7 协调会务工作人员的活动
8 招收、培训会务人员和广告人员
9 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
10 确定各项工作的时间安排
11 视察选定的场所和设施
12 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
13 确定印刷公司
14 安排食品、饮料有关事宜
15 讨价还价
16 同会议发言人和各位贵宾进行联系
3：
主要会议类型：
1销售会议：
一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。
例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
2年会：
可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
3产品发布会：
是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
4研讨会：
是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。
研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
5专业会议：
是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。
一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
6奖励会议：
是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
7培训会议：
一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。
这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
4：
会议筹划步骤：
目的和目标：
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。
会议的目标和目的有以下一些：
#培训#通知#教育#探讨问题#做决策
#引入新事物或介绍新人员
#激励#开发#展示#促进与改善#解决问题
#讨论如何赢利#赢利
5：
在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
1预计召开会议的日期；
2会议预计召开几天；
3打算在什麽地方召开会议；
4会议形式或程序是什麽；
5需要多大的场地；
6以前开过这样的会议吗?
结果如何；
7将有多少人到会；
8会议预算是多少；
9与会者对费用开支很在意吗?
10打算选用什麽级别的酒店和设施；
11打算选用最高级的房间标准是什麽；
12谁来制作会议邀请函；
13会议需要向与会者打印相关资料吗?
14会议的发言人有哪些?
15会议需要什麽样的视听设备；
16需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
17与会者可以携带家属吗?
18打算为与会者安排一些特别活动吗?
打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?
是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
19有谁来承担这些活动的费用。
7、展会的组织有哪些网络营销方法
如果你正在为即将召开的展会邀请出席者，如果你正准备把推广展会的印刷品邮寄给你的客户和准客户，却发现面临着一个严峻的问题——最近的炭疽热恐慌。
为了保证邮件不带有病毒，一些公司可能不会将这些材料分发给员工。
解决这个问题最好的方法就是换用网络营销。
下面我们就来介绍四种网络营销方法：
1、VIRAL营销
VIRAL营销方式可以向客户有效地推广展会。
做法如下：
群发邮件给数据库中所有的的客户和准客户，向他们解释清楚这样做的原因并表示想让他们将该邮件转发给所有可能对此次展会感兴趣的朋友和同事。
群发邮件中当然还要包括登陆你公司网站（包含展会所有信息）的链接。
2、租用电子邮件地址数据库
展会组织者要想在近可能短的时间内通知近可能多的人，可以考虑采用租用电子邮件地址数据库的方法，如果此方法使用得当，组织者会获得一个很大的客户源。
做法如下：
从出租经纪人或直接从拥有数据库的公司租用电子邮件数据库地址。
如果你已经同出租客户邮件地址的出版商、协会或其他组织打过交道，那就尽快同他们联系。
有一点要注意：
这些公司或组织的出租行为必须事先征得其订户或会员的同意。
获得了满足要求的数据库后，就可以着手给他们发送推广展会的电子邮件。
有些经纪人还从事这种电子邮件数据库的买卖，如果你意欲从他们手中购买数据库，一定要当心。
首先要看这些数据是否是最新的或是否符合你的需要的；第二，要查明这些数据的来源及是否事先经过授权。
所发送的推广展会的电子邮件用语要生动、简洁，有吸引力。
3、交换链接
交换链接就是指同展会有直接或间接关系的公司、个人交换网站链接。
拥有你网站链接的网站越多，展会的出席者可能就越多。
交换连接的方法如下：
如果一个参展商把你网站的
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