商务工作管理制度.docx

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商务工作管理制度

XXX公司

商务工作管理制度

（2011.12暂行）

2011年12月

文档修订记录

*状态：

A-创建，M-修改，D-废除

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状态*

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批准时间

V1.0

A

商务工作管理制度

序言

XXX公司自X年X月X日成立以来，一直贯彻“***”的企业宗旨，本着“***”的企业目标，以“***”承担并完成各种类型和规模的信息系统工程。

公司一直以来都非常重视制度的建设工作，围绕着行政管理、人事管理、办公室安全、保密工作、公司财产、项目管理、财务管理、商务及合同管理等方面制定了一系列制度，为公司的发展起到了重要的支撑。

随着公司的业务不断拓展，商务工作便成了公司项目工作的重中之重，为了进一步规范商务管理工作，在公司原有相关制度的基础上，重新整理、制定这套《XXX公司商务工作管理制度》，希望公司员工严格执行各项制度，为公司发展提供强有力的保障。

第一章总则

第一条商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个新项目开始前必须由项目负责部门提供项目基本信息，到商务部填写立项表。

第二条所有部门如需商务部配合工作时，必须严格按照商务工作流程（附件一）执行。

第三条本制度由公司商务部负责解释。

第四条本制度自印发之日起施行。

第二章采购

第五条拟采购部门必须填写材料需求明细表，经由项目负责人或部门负责人签字，方可提交商务处进行询价、采购工作。

第六条材料需求明细表中必须写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、相关参数等。

不得提供模糊的要求，否则商务有权不予接收。

第七条商务人员按照材料按要求进行询价。

必须问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况。

第八条询价时每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单。

第九条询价记录单必须由总经理或相关部门负责人选定供应商并签字确认。

商务人员不得自行选定。

第十条采购前商务人员必须按照合同管理流程的规定，起草合同或接收由供应商起草的合同。

第十一条采购前商务人员负责填写采购申请单，必须经由相关负责人签字后，方可进行采购。

第十二条同一个供应商所供产品金额超过人民币2000元时，必须签订合同。

参考第四章，合同管理制度。

第十三条采购时如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，商务人员可拒绝接收或将货物退回供应商。

对货物品种、质量、数量与合同不符的，商务人员及时告知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。

第十四条商务人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报经理处置，寻找替代品或变更采购计划。

第十五条采购时商务人员须按照合同约定付款方式、供货期、发票种类等问题，做好与公司内部及供应商的协调工作。

第十六条产品采购完成，送递公司或库房后，须按照以下规定执行：

（一）技术人员须检查材料技术指标是否与合同一致；

（二）商务采购人员须检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致；

（三）产品确认无误后商务人员须认真在“进销存系统”中进行入库操作，不得出现错误，并对设备类产品进行条码抄录；

（四）在“进销存系统”中打印三联的入库单据，由商务采购人员、拟采购部门经理和财务人员签字；

（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存；

（六）商务采购人员必须要求供应商随产品同时提供等额的产品发票，方可向财务申请付款，原则上不允许无发票直接付款。

第十七条采购过程中，如遇与采购计划不符的情况，商务采购人员应及时与上级保持沟通。

第十八条商务采购人员必须对公司绝对忠诚。

不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会及各类变相受贿情况，违者将按公司有关规定处理。

第十九条商务采购人员必须了解本部门的工作流程，具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，经常引进新商品。

避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。

第二十条将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。

第三章销售

第二十一条商务部严格按照销售管理流程，认真执行工作任务。

第二十二条销售前，商务人员须制作内部预算书，须交由相关负责人确认后，上报总经理审批。

第二十三条外部预算书必须由总经理批准后，方可报给客户确认。

商务人员不得自行向客户报价。

第二十四条销售前由商务部严格按照合同管理流程起草与客户的合同书，或接收客户的合同。

由相关部门提供合同基本信息。

第二十五条销售时，须按照以下规定执行：

（一）库存商品销售时，商务人员须按照合同清单、价格，在“进销存系统”中进行挂账销售；

（二）对于无库存的材料，则按照采购管理流程和制度的要求进行采购；

（三）挂账销售后，在“进销存系统”中打印出库单据，由相关部门负责人签字；

（四）出库单须由产品经手人签字，并随产品一同送抵客户处，由客户签字后返还给商务部，客户可留存一联出库单据；

（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存。

第二十六条将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。

第四章合同管理

第二十七条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

第二十八条产品类合同原则上应使用公司的合同模板。

第二十九条建设类合同应使用国家标准合同模板，或由双方约定确认。

第三十条合同谈判须由商务及相关部门负责人或总经理共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

第三十一条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

第三十二条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

第三十三条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

第三十四条合同开始部分要写明合同名称，双方的全称和合同编号。

第三十五条产品类合同正文部分要写清货品的名称、详细型号、技术标准、单价、总价、付款方式、交货期限、交货地点、验收方式、包装标准、运输方式、运费负担、售后保修条款、培训条款、解决争议条款、不可抗力条款、违约责任、仲裁条款、合同有效期、有无附件等。

第三十六条建设类合同的协议和专用条款部分，应包括工程范围、建设工期，开、竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作、解决争议条款、违约责任、仲裁、合同有效期、有无附件等条款。

第三十七条合同落款应写明双方的全称、签约人和签约日期，也可按照约定列出双方基本信息，如地址、电话、银行账号等。

第三十八条盖章时双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章。

第三十九条除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。

第四十条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第四十一条合同起草人员应站在公司立场起草及签订合同，保证公司权益不受损害。

第四十二条商务人员及参与合同谈判的相关负责人必须积极争取到合同中对公司有利的条款，尽量回避对公司不利的约定。

第四十三条合同原则上由商务部经办，拟定初稿按合同管理流程规定逐级审批，方能正式签订。

第四十四条合同最终审批权限：

（一）一般情况下由总经理最终审批。

（二）合同总价款低于2万元的，由项目负责人最终审批。

（三）联营、合资、合作合同由董事长或董事长授权总经理最终审批。

第四十五条合同依法成立，既具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。

严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

第四十六条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第四十七条总经理、项目经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第四十八条遵照《中华人民共和国合同法》的规定，签订、履行合同。

第四十九条当公司关于合同管理的规定与《中华人民共和国合同法》相违背时，则遵照《中华人民共和国合同法》的规定执行。

第五章项目档案管理制度

第五十条公司各部门员工均有保护项目档案的义务。

第五十一条各部门指定专人负责收集、管理项目档案。

第五十二条由公司总经理统一领导，公司商务部负责接收、归档、保管，并监督、指导各部门项目档案管理工作。

第五十三条各部门指定专人负责本部门的项目档案管理工作。

第五十四条项目档案管理范围：

项目合同、项目文档。

第五十五条关于归档时间的规定：

（一）凡是具有法律效用的档案，一经生效就归档；

（二）凡是有机密性的档案，随时形成，随时归档；

（三）项目实施中的文档在项目验收完毕后一个月内归档。

第五十六条各部门对项目产生的档案自行进行整理，交由商务部归档。

第五十七条商务部有权按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，对各部门进行监督执行。

第五十八条各部门的档案须在归档前由部门经理签字确认该档案是否需要归档，以免造成资源浪费。

第五十九条需归档的档案应按公司文件编码规则实行统一编号，便于分类。

如有电子版，须同时提交商务部做存档。

第六十条项目档案立卷时，应以项目单独立卷，用项目中文名称及项目编码作为卷名。

第六十一条商务部门按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，按时归档，录入公司OA系统，以便于查阅，并与归档部门办理交接登记手续。

第六十二条档案移交时，商务部必须当面清点档案，并按照（附件二）中关于项目必要文档的规定，检查档案是否完整，内容是否齐全。

第六十三条移交的档案如有问题，则返给移交人，提醒补充齐备再次移交，如无问题，双方在归档清单签字确认后完成交接手续。

第六十四条所有档案按项目年份分类归档。

档案卷上标明全宗号、年份、类别、保管期限、项目名称、项目所属部门、卷内清单、档案密级等，于档案卷内文档的左上角用数字戳编写号码，号码与卷内清单编号一致。

第六十五条凡是具有法律效用的档案，如合同，由商务部扫描保留一份电子档，并复印一份复印件。

归档时，做原件及复印件的标记。

第六十六条项目档案暂定三个密级，由低到高依次为一级、二级、三级。

第六十七条借阅档案时，必须填写借阅登记单（附件三）。

一级档案，由主管批准；二级档案，依次由主管、部门经理批准；三级档案，依次由主管、部门经理、