江苏万德玛物流中心SOP.docx

江苏万德玛物流中心SOP.docx

《江苏万德玛物流中心SOP.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《江苏万德玛物流中心SOP.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

江苏万德玛物流中心SOP

江苏万德玛物流中心SOP

一、物流中心基础服务SOP流程图：

物流中心基础服务SOP

一、定单处置规范

一、流程：

客户提交发货申请　→　客服专员制单　→　财务查款、审核　→　商务部审核、→下发货指令至物流公司　→　物流公司发货　→第二天物流专员反馈发货信息至客服专员　→　　同时以短信平台方式反馈客户。

（E电台负责发送）

二、注意事项：

1、请您天天中午12点前办理汇款事宜，14：

00以后打款的客户第二天发货。

天天客服专员接收定货申请截止到下午15：

00，15：

00客服主管需将所有客户定货申请汇总发送物流中心商务主管审批发货。

2、客户定货之前需提交发货申请、开票申请、购销合同、汇款凭证、资质证明材料方可受理。

3、客户须按发货申请（见后附表一）要求填写相关信息（电子邮件或传真）；

4、发货申请备注栏涉及到开具出库单、现金收据、购销合同的请写商业公司全称及单价。

5、为保证客户定货顺畅，凡涉及到协议品种（百为哈、可同、乐孚亭、舍曲林、百为乐、利鲁唑、）需要提示客户在定货前与区域领导协商签定协议。

6、百为乐4片、6片最低发货量50件，百为乐10片最低发货量5件，一孚晴7片装最低提货量为5件，百为哈每次最低提货量为5件，克霉唑阴道片每最低提货量为5件，其它单品发货量最低2件，利鲁唑最低提货量5盒；

产品的装箱数量：

百为乐400盒/件、百为哈100盒/件，其余是200盒/件

7、保证金转货款须大区领导签字方可生效；

8、定货方式：

现款现货，款到发货；

9、依照路程远近，在途货物一样估量抵达时刻为您定货后第二天起的5日之内。

县级城市需要中转、延长3天左右。

二、开票处置规范

一、流程：

客户提交开票申请　→　客服专员　→　商务助理审核　→　财务审核→　开票寄出　→　反馈至客服专员→反馈客户

二、注意事项：

A.客户须按开票申请（见后附表二）要求填写相关信息（电子邮件、传真）；

B.客户在收到发票后须将回执传真到公司；

C.请客户提供在有效期内的合格资质，请将复印件加盖红章件资质邮寄到我公司审核后方可开票。

资质内容：

1.企业法人营业执照。

2.药品经营许可证。

3.药品经营质量治理规范认证证书（GSP证书）。

4.组织机构代码证。

5.税务记录证。

6.购销员的法人委托书（注明有效期）。

7.购销员的身份证复印件。

8.购销员的上岗证复印件。

9.药品质量保证协议。

10.质量体系调查表。

另附开票信息

邮寄地址：

江苏省泰州市中国医药城药城大道1号R12幢收件人：

谭晓燕电话：

0523-；关于开票信息有变更的情形，须及时以传真件通知客服人员。

三、退、换货处置规范

一、流程：

客户提交申请　→合作进展领导→　客服专员　→　物流中心商务主管审核、处置　→客服专员跟踪处置进度→反馈客户

二、注意事项：

一、当客户有退/换货需要时第一时刻与合作进展领导联系，客服专员协助和谐相关部门；

二、申请退/换货具体内容：

（品名、规格、批号、数量）信息须准确无误；　

3、关于退/换货具体缘故要加以说明；

4、退换货具体数量依据：

客户接到客服专员的可退、换货的通知后，需将退/换货物寄回公司指定的收货地址，物流中心依如实收数量进行退、换货处置。

五、费用说明：

货物在运输进程中造成的外包装破损发生相关退换货的费用由公司承担；药品滞销、配送进程中造成的货物外包装破损和协议终止发生相关退换货的一切费用均由客户自行承担解决；

六、换货属于同产品调换，不涉及货物本身金额问题（运费除外）；

7、补充说明：

（1）公司与客户签定协议中的赠货部份及因市场按期促销而取得的赠货均不在公司制订的退/换货执行范围内，不得以任何形式折算价钱后向公司申请退/换货。

（2）不同意非质量问题的退换货。

（3）不同意客户擅自退货，必需通过公司许可后方能够把货退到公司指定的地址。

八、退换货申请单见附表三。

四、申请开具法人委托书规范：

一、流程：

客户提交申请　→合作进展领导→　客服专员　→　质量部→邮寄至客户（客服专员）

二、注意事项：

A开具法人委托书区域不得有冲突。

B需要客户说明被委托人（单位）委托产品、委托区域。

C法人委托书的委托期限最多为一年，一样三个月。

D被委托人需要提供身份证复印件、被委托的公司需要提供一证一照。

江苏万德玛药业有限公司

法人授权委托书

兹委托同志（身份证号：

）负责我公司产品：

；在的销售、回款等相关工作事宜。

委托期限：

2010年月日至2010年12月31日。

特此委托！

委托单位：

江苏万德玛药业有限公司

法人代表：

2010年月日

五、销售资料邮寄规范：

一、流程：

请客户提交申请　→　客服专员预备资质→快件邮寄→反馈客户

二、注意事项：

A.首营资料因区域要求不一样，请您写所需要资料明细纸件传真至公司；

B.首营资料原则上与商业彼此互换，如有特殊要合作进展领导向公司说明情形；

C.宣传品类资料申请需要您与所在区域领导联系，由区域领导提出申请，公司方可按需邮寄）；

D.申请单样表见附表四。

备注：

本公司可提供的资料清单：

一、企业资质：

一、药品经营（生产）企业许可证复印件；

二、营业执照复印件；

3、GMP/GSP认证证书复印件；

4、质量保证协议书；

5、供货企业质量保证情形调查表。

二、销售人员资质：

一、企业法人委托书原件（需注明授权销售的品种、地域、期限及销售人员的身份证号码）；

二、销售人员上岗证书复印件；

3、无兼职和无不良行为记录证明原件；

4、销售人员身份证复印件；

五、销售人员确认表。

三、药品资质：

一、药品质量标准复印件；

二、药品生产批件复印件；

3、非处方药品审核记录证书复印件（如为非处方药需提供）；

4、包装、标签与利用说明书备案复印件；

五、样品及同批号的出厂查验报告书（查验部门红章）；

六、注册商标批准文件复印件；

7、价钱批准文件复印件；

八、样盒及说明书原件；

9、产地物价复印件。

四、供货时应随货提供的资料：

一、应提供机打出库单（供货单位名称、药品名称、生产厂商、批号、数量、价钱等内容的销售凭证和购销合同，并盖上单位红章；

二、生产企业供货时应提供同批号的出厂查验报告书，并非超过三个月生产期的药品。

五、宣传品：

产品彩页、促销装、促销礼物、产品医学文献册

六、如何处置客户咨询

一、流程：

客户碰到问题需要咨询　　致电客服专员告知能够解决问题的人员姓名和电话。

客服和谐处置，将结果反馈客户。

二、标准用语：

碰到任何想要了解的情形不明白和万德玛的谁联系时，都能够拨打万德玛的客服电话，咱们会帮您。

七、如何处置返款/返利

一、流程：

A、返利流程：

客户提交返利申请（领导）→客服专员制单→财务审核→物流中心发货→反馈客服专员→反馈客户

市场活动或合同约定返利：

（1）市场活动返利，需要查对是什么活动，是不是符合活动内容和活动政策的规定，譬如：

活动中需要提供书面促销方案的，必然要客户提供相关方案，把此方案附在返款申请表后。

（2）合同/协议约定返利：

要审核是不是符合合同/协议约定的返利内容，符合以后填写相关项提交财务

B、返款流程：

客户提交返利申请（领导）→客服专员制单→财务审核→反馈客服专员→反馈客户

商业公司开票后返款：

需提供发票（近两个月的发票），并填写大体费用报告表。

（1）需要客服查对客户什么时刻打款，打款到哪个账号，什么时刻开票的，如有高开查对扣除高开税金以后实际返款金额，

（2）提供的发票应注意必需是近期两个月内的发票（游乐餐饮费除外），发票开头必需是万德玛药业（不准写海南或江苏）

打款后未发生业务退款：

需要与财务出纳核查什么时刻进账的，不需要提供税票，直接填写返款申请单提交财务。

账上余款退回：

（1）发货的余款退回，客户多打款到公司账上，查对扣掉货款以后申请退款

（2）只发了部份货的余款退回，例如客户那时申请发6件货，只发2件，账上余款退回，需要审核货物实际发出情形，且必需要有物流中心负责人签字以后提交财务

保证金退还：

查对客户什么时刻打的保证金，把退金缘故写清楚，依照上面的返款表格填写详细信息，

二、注意事项：

（1）客户姓名处应填写商业公司名称或代理商名字

（2）付款单位名称处：

注意，商业公司全称或加盟商名字必需查对准确

（3）开户银行：

注意，开户银行地址必需详细

（4）银行账号：

注意，提供商业公司账号（有个别提供代理商个人账号）

（5）以上返款均需要客户提供发票（发票必需是两个月之内且发票名头必需是万德玛药业），其中，如商业公司与本公司未发生业务往来的申请退款可直接申请退款，不需要提供发票。

（6）自己要留有电子版或纸质版复印件存档，提交返款时刻要写清楚。

（7）提交返款以后要及时跟踪财务的进度情形，及时通知客户。

八、商务助理（开票专员）工作SOP：

1、搜集全国商业公司资质（营业执照、药品经营许可证、GSP证书、税务记录证、组织机构代码证、销售人员委托书、身份证复印件、销售人员上岗证、公司账号税号等开票信息），复印件留存一份，原件转交质量治理部存档；

审核重点：

企业资质是不是在有效期内；

2、处置每日开票申请：

（1）申请开票的客户是不是已发货（在备注注明发货日期）；

（2）申请开票的客户是不是要高开；

（3）申请开票的客户是不是已提供合格的商业公司资质；

以上三点如全数合格，则签字确认后，转交财务部进行货款及高开税款是不是已经到账的确认工作；

3、财务签字后，转交质量治理部进行最后审核，无误后转财务部开具增值税票。

4、汇总全国商业公司资质信息表，明确标注年检时刻，在即将过时前一个月进行提示相应客服专员。

5、关于一次拿货分批开票的客户，要汇总开票信息表，详细记录分次明细，及时与客服查对；

6、每日上午10点钟前，将前一日所有已开票的信息以邮件形式反馈至各区域客服。

7、及时与财务维持联系，在税票低于25张时，以邮件形式提示各区域客服。

九、物流专员SOP：

1、汇总每日发货申请，做成一张完整的EXCEL指令单，其中包括：

日期、品种、批号、小号、数量（件）、收货人、收货地址、联系电话、运单号、估量抵达时刻；

2、打印纸质，随出库单一路，亲自前去华为仓库，进行监督审核整个发货全进程；

3、详细在汇总指令表上，记录每客户每品规的具体发货批次的小号；

4、审核华为人员出库的货物数量及批次是不是与出库单维持一致；

5、将出库单外封（或内放）于箱内，随货同行；

6、每日上午10点反馈给客服专员及大区总监前一日出货记录，其中包括：

日期、品种、批号、数量（件）、收货人、运单号、估量抵达时刻；

注：

反馈表格中，将收货地址、联系电话及小号去掉。

附表1

万德玛药业有限公司发货申请单合作发展经理：

申请地区

客户名称

申请时间2010年月日

申请货物清单

品名

规格

数量（盒）

单价（元）

金额（元）

收货地址

收货人

联系电话

备注：

商务部签字

财务部签字

总经理签字

贴电汇底单处

为了方便公司查款请将电汇底单一同传真至

传真：

直线：

增值税票开票申请表（客户名称：

）

购

名称

货

纳税人识别号

单

地址、电话

位

开户行及帐号

货物名称

规格

单位

数量

单价

金额

备注

合计（大写）

联系人及电话

：

发票邮寄地址：

附表3　　邮寄资料申请表

需准备资料名称

首营（）其它（）

需准备资料明细（请打√并填写所需数量）

需提供资料的产品名称

被委托人或公司名称

被委托人身份证号码

委托书数量（万德玛或厂家）

委托的区域、效期

万德玛证照数量（含经营许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、GSP证书）

质量保证协议、体系调查表、购销合同数量

厂家对万德玛的委托书数量

厂家证照数量（含生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、GMP证书）

产品资料数量（含新药证书、注册批件、质量标准、药检、商标注册证、物价批文、A4说明书、说明书原件、条形码证书）

宣传品：

产品彩页、促销装、促销礼品、产品医学文献册

其他

传真：

附表4江苏万德玛药业有限公司

药品退换货申请单

申请退/换货日期

申请人

客户名称

所属地区

申请退/换货具体内容：

（品名、规格、批号、数量）

原发货单价

退/换货金额

销售类型

现款□　　　　赊销□（账期：

天）　　　　压批□

是否开票

已开□（a普票□b增殖□）　未开□

发票退回

已退□　未退□

退/换货原因：

1、滞销□　2、外包装破损、中/小包装短少□　　3、终止协议□　4、质量问题□

退/换货损失处理意见:

　区域营销总监：

财务部意见：

财务经理：

商务部意见：

商务总监：

以下由商务部根据实际验收情况填写

收到退/换货日期

验收人

批　　号

实收数量

换发货情况

客户名称

联系电话

收货地址

运输方式

1、门到门□2、自提□

换发货情况：

（品名、规格、批号、数量）

传真：