行政管理制度.docx

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行政管理制度

行

政

事

务

管

理

制

度

编制：

人资事业中心

时间：

2012年6月26日

总则

1.目的：

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

2.范围：

本规定所指行政事务包括办公室管理制度、考勤管理制度、话费管理制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、收发文件管理、车辆管理等相关行政制度的工作程序及行为规范。

3.其他。

目录

总则2

第一章办公室管理制度3

第二章考勤管理制度5

第三章考勤机使用制度11

第四章早会制度13

第五章印章管理15

第六章档案管理17

第七章公司会议室管理制度21

第八章公司会议管理制度23

第九章话费报销制度25

第十章收发文件管理27

第十一章合同、协议管理29

第十二章办公用品的管理30

第十三章空调使用管理制度36

第十四章车辆管理制度38

第十五章劳保用品发放管理制度44

第十六章附则48

第一章办公室管理制度

目的：

为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

范围：

适用于公司所有成员。

第一条员工按时上下班，禁止无故迟到或早退以及擅自离岗；

第二条员工上班时必须佩戴公司工牌，在周一至周五的工作时间员工应衣着正装，即：

白色衬衣，黑色西裤（黑色正装群），黑色皮鞋；周六至周日，员工应规范穿着，男士切忌花哨，不得着短裤凉鞋；女士禁止穿无袖衣裙、超短裙、露背装和时装拖鞋。

第三条办公区域禁止吸烟，违者一次罚款50元，并没收香烟；员工上班期间（除正常工作应酬外）禁止饮酒，如发现一次罚款200元，并在公告栏处张贴以作警示。

第四条办公大厅及各独立办公室工作时应保持安静，禁止无故串岗，不得聚众谈笑，争执吵闹，高声喧哗；

第五条员工上班时不得吃零食、看小说、杂志，不得打电话闲聊和办理个人事务，禁止工作期间玩游戏、网络聊天、浏览与工作无关的网页；不得带与工作无关的私人朋友进入办公场所。

第六条员工要举止文雅，讲究礼貌，待人和气，尊重上司和同事，不得造谣生事，挑起事端。

第七条部门电话为固定电话两部，只可拨打固话小号（如有外部业务可拨打），上班时间禁止拨打私人电话，一经发现一次罚款20元；报销移动电话费的人员手机必须保持24小时畅通，不能及时接通电话的人员经核实后每次按30元处罚。

第八条员工应保持办公设施用品的整洁，保障办公场所设备的安全对公共设施、办公用品和文件资料等不得丢失、乱放、挪用和损毁，禁止擅自翻动他人文件、资料等；

第九条员工应坚守岗位，节约资财，提高财物使用效益。

不得利用管理处文具用品、通迅等设施谋取个人便利，不得侵占公司财物，损害公司利益。

第十条出入会议室或上司办公室时需先敲门示意，进入房间随手关门；

第十一条员工下班离开办公室之前，要把办公用品等收拾整齐，应及时关闭空调、电脑，节约用电。

所有部门应认真配合、监督他人及自己的言行一致性，对违反上述规定者除规定金额以为的其他每次10元处罚，月违反规定三次以上者扣除当月绩效，情节严重者直至解除聘用。

本制度自员工入职时执行。

第二章考勤管理制度

1.目的：

为了有效地发挥员工积极性，使每位员工在工作中能做到有章可循。

2.范围：

济宁市成友食品有限公司行政后勤人员。

3.权责：

行政部负责统一监督执行

4.细则：

4.1工作时间

4.1.1公司各部门员工工作时间安排：

夏季时间：

5月1日-10月1日上午08:

00-11:

30；下午13:

30-18:

00；

冬季时间：

10月1日-5月1日上午08:

00-12:

00；下午13:

30-17:

30。

4.2考勤管理

4.2.1员工上班必须亲自到指定的地点（二三分厂门卫处）签到签退，不得代人签到或授意他人签到签退。

4.2.2工作时间要按时上下班，不得迟到、早退，上午9：

00后签到及下午17：

00前签退上下班者均视为旷工半日；迟到、早退一次，处以当事人10元/次罚款，当月迟到、早退累计5次者，视为旷工一日，旷工一天扣发三天的基本工资（本数据以考勤机数据进行衡量）。

4.2.3员工工作时间外出时，须经部门负责人批准签署，到行政部填写《外出登记单/出差登记单》，注明事由及归来时间，无记录者视同该员工早退。

4.2.4员工请假须到行政部填写《请假条》，持请假条交由部门负责人签批，签批后交还行政部；请假未经批准擅自缺勤视为旷工。

一个月内旷工一天扣发三天的基本工资，旷工二天扣发一周的基本工资，旷工三天将构成重大行为过失，公司有权对其作出辞退处理。

4.2.5员工因紧急事故或疾病而迟到或缺勤，应立即通知部门负责人，次日需到行政部补办手续，连续三日不上班又末办手续者，行政部负责追踪并上报；连续一周者视为自动离职。

4.3加班

4.3.1公司为满足业务和工作职责需要，管理人员可以要求员工加班（每月一般不超过36小时）。

若不能安排员工补休的则按加班时间支付加班报酬，此项适用于正常日工作时间的员工加班。

4.3.2员工平常下班后继续在本岗位或相关岗位工作1小时以上才可以计算加班。

因工作需要加班时，必须填写好《加班申请表》（见附件1）经部门负责人批准后，报人力资源部审核后计算加班工资，员工加班参与部门负责人绩效考核中管理项目得分。

4.3.3因紧急工作，而需员工加班的时候，员工在加班超过晚上21：

00的情况下，可以申请报销住地和办公地之间的实际出租车费。

此项费用考核计算在部门建设费用中。

4.3.4加班报酬按以下方式计算：

加班工资=本人月基本工资/（当月应出勤天数×8小时）*实际加班小时。

4.4休假

4.4.1公休假：

公司各部门月公休假为2天。

4.4.2公司员工每年可享受以下带薪法定休假日：

元旦：

2012年1月1日至3日放假调休，共3天；

春节：

1月21日至28日放假调休，共8天；1月29日（星期日）上班；

妇女节：

3月8日公司女性放假1天（根据公司工作情况定）；

清明节：

4月4日放假调休，共1天；

劳动节：

4月29日至5月1日放假调休，共3天；

端午节：

6月23日放假公休，共1天；

中秋节、国庆节：

节假日当天可放假调休，共2天。

具体休假日期将由行政部统一以通知形式公告。

4.4.3事假：

4.4.3.1员工如确有急事、要事需解决，可向所属部门申请事假，事假期间将扣除所有薪金。

4.4.3.2本人或家庭因有突发情况，来不及事前请假的，必须当日同部门负责人电话联系请假，并于事后两个工作日内补齐相关手续，否则，按旷工论处。

4.4.4病假：

4.4.4.1员工因病休假需向行政部呈交县级以上医院证明书及药费收费单，经批准后方可有效。

特殊情况可在次日补办手续，未有特别原因连续三日未办手续而缺勤者，视为自动离职。

4.4.4.2员工工作满一年以内的，每年可以享有三天带薪病假；员工工作满二年以上、五年之内的，每年可享有十天带薪病假；员工工作满五年以上的，每年可享有十五天带薪病假。

4.4.5工伤假：

4.4.5.1员工于工作期间因公受伤，须于二十四小时内由其所属部门填写工伤事故申请表呈行政部，并附医院之诊断证明书、急疹收费单据，经行政部确认可请工伤假，工伤期间，薪资发放视公司情况而定。

4.4.6婚假：

4.4.6.1在公司工作满半年以上的员工，符合国家婚姻法规定，25周岁以下的员工可享有3天的带薪婚假，25周岁以上员工可享有7天的带薪婚假，婚假不包括公休假和法定假。

4.4.6.2享假员工需事先提出申请，事后附结婚证书复印件给行政部核实。

4.4.7恩恤假（丧假）：

4.4.7.1员工家属成员包括配偶、子女、（双方）父母、兄弟姐妹、爷爷奶奶（外公、外婆）去世，可享有三日带薪丧假。

4.4.7.2外省员工可享有二日、本省员工享有一日路途假。

丧假不包括公休假和法定假。

4.4.7.3享假员工须事先提出申请，事后附死亡证明或其它证明给人力资源部核实。

4.4.8生育、哺乳、产护假：

4.4.8.1符合计划生育规定的女员工产假、流产假和节育措施假，按《女职工劳动保护实施办法》执行。

4.4.8.2女员工一旦怀孕，立即通知部门直接负责人，并将有关怀孕及预计分娩期的证明副本提交给行政部核实，并给予180天的生育、哺乳假。

4.4.8.3生育、哺乳假期间暂不发放工资。

女员工生育、哺乳假期满后，如有实际困难，经公司人力资源部批准，可请哺乳假至婴儿一周岁，未经批准的，作擅自离职处理。

4.4.8.4符合计划生育规定的男员工产护假，标准为2天带薪休假，领取独生子女证的员工，可享有5天带薪休假，产护假可在婴儿出生一个月内享受。

5.假期申请

5.1所有员工享用任何假期，必须填写《假期申请单》（见附件2），每项申请必须经过批准，倘若申请以下假期，则必须呈交证明文件：

A病假、B生育、哺乳、产护假C婚假D恩恤假E工伤假

5.2请假核准权限

5.2.1一般行政后勤员工员工请事假，除公司规定公休外，请假者必须到行政部填写正规请假条，请假2天的须经本部门经理批准，报行政部审核存档；请假3-7天需经本部门总监批准，报行政部审核存档；7天以上的须经副副总经理或总经理批准，报行政部存档。

5.2.2经理请假2天以上的，必须经过总监批准，请假单报行政部存档。

5.2.3总监请事假须经副总经理或总经理或者副副总经理或总经理批准，行政部备案。

5.2.4主管以上员工出差必须到行政部填写员工出差登记单，行政部备案。

所有员工出差必须经部门负责人批准，并在考勤表上进行标示，以便于月底进行统一核对。

6.本制度自2012年6月26日正式执行。

7.附件.

附件1：

《加班申请表》

附件2：

《假期申请单》

附件1：

《加班申请表》：

加班申请表

部门

姓名

加班事由：

加班小时

从年月日时起至年月日时止，共（）小时。

办公室行政

部门负责人

附件2：

《假期申请单》：

假期申请单

部门

姓名

请假事由：

□事假□病假□伤假□婚假□丧假□年假□串休□其它（）

假期从年月日时起至年月日时止，共（）天，次日正常上班。

办公室行政

部门负责人

申请人

第三章考勤机使用制度

1.目的：

为进一步规范各部门考勤情况，强化公司内部考勤管理，精确、规范数据考勤，体现公平、公正、公开的考勤原则。

2.适用范围：

公司内除生产计件人员外所有参与管理经营的高管、中基层管理人员及所有普通员工；

3.考勤地点：

二三厂门卫处

4.细则：

4.1考勤时间及次数：

白班：

早上7:

00—8：

00中午11：

30—12：

00晚上5：

30—7：

00

夜班：

上班前18：

30——19：

00下班前7：

00——8：

00

4.2考勤机使用流程：

4.3指纹考勤方法和注意事项

4.3.1按指纹前，应注意手指是否干净（注：

手指上不要带有脏物及可能的化学腐蚀物），按指纹前手指保持清洁，确保指纹考勤的一次成功率。

4.3.2将已经存档的手指平放于刷指纹镜面上，指纹机语音提示“谢谢”，

看到显示自己的名字/指纹机号码后即操作成功；如果不成功，就需要再

次放入指纹，或者用备用指纹刷。

4.3.3刷指纹时要尽可能大面积接触感应板，不要有翘、刮、滑、晃动、

抠镜面等动作。

指纹考勤机上其他键盘不许随便按动，刷指纹成功后，不

得重复、随意乱刷。

4.3.4刷指纹时，如考勤机不能识别指纹或不能正常工作，要第一时间向

行政部反应并采取措施，否则视为未出勤；

4.3.5指纹考勤机对手指干燥、过冷等都将会感应失灵，需提前处理后再

试（可用口呵温、润）手不可有水；手指指纹处脱皮严重者（如十指都无

法准确采集指纹），可到行政部审核领取个人密码，每天实行密码考勤，

直到指纹可用时终止。

4.4考勤机使用制度：

4.4.1考勤机作为下步主要考勤工具，各部门手工考勤做为辅助依据；

4.4.2考勤时，如发现考勤机显示姓名与本人姓名不符或指纹录入不上时，需及时通知办公室行政调度，对指纹进行重新录入；

4.4.3员工因公务外出，不能及时按指纹者，可于次日到办公室行政调度处补《出差记录》。

4.4.4如出现漏按、忘按指纹者，三次以内（含三次）可于行政调度处及时补录，超出三次，按迟到处罚：

10元/次。

4.4.5禁止用手拍打考勤机，如发现一次罚款20元；若机器损坏严重，由损坏者自行维修；

本制度于2012年6月26日正式执行。

第四章早会制度

1.会前准备：

1.1当天负责早会主持的同事7：

20将早会所需音响及电脑等设备准备完毕；

1.2距早会开始三分钟前，进行各部门集合，说明会场纪律、排队站好。

2.早会流程：

2.17：

40开始，播放音乐（怒放的生命），早会主持同事负责设备的开关；2.2人资事业中心点名；

2.3如有新同事入职，须让新同事进行自我介绍。

如没有，此项可以省略；

2.4主持人带领大家问好；（主持人：

成友的各位精英们大家早上好！

大家：

好!

很好！

明天会更好！

）2.5检查仪容仪表，由当天早会负责人主持仪容仪表的检查（着装、工牌等），全体同事进行监督，行政部负责记录及下发负激励通告；2.6主持人分享故事或者同事之间互动（最近发生在自己身上、公司层面或者其它有正面激励的故事和小游戏）；2.7询问其他部门是否有事情宣布；（人资事业中心、技术质量事业中心、运营事业中心、营销事业中心、财务事业中心、采购事业中心）2.8全体解散。

3.例会制度：

3.1如遇特殊情况第二天不能主持早会者（请假），请在前一天与其

他同事进行调换，违者负激励10元；

3.2开会期间，不允许交头接耳、大声喧哗，违者负激励10元；

3.3如有新同事入职，须让新同事进行自我介绍；

3.4主持人应确保早会的质量使用普通话，由人资事业中心行政部负责监督，违者负激励10元。

3.5不按时参加早会者按迟到处理，负激励10元。

3.6自7月18日起办公室人员（战略管理委员会、总经办、人资事业中心、营销事业中心、财务事业中心、各事业部总监）必须穿正装、戴胸牌、违者负激励10元。

第五章印章管理

1.公司章保管权限：

1.1公司（含子公司）公章、合同章、人力资源章归行政部管理；

1.2财务专用章和发票专用章由财务部负责人保管。

2.职责及范畴：

2.1印章保管人必须认真履行用章登记制度，注明用章人姓名、用章事由（内容）、用章日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。

2.3公司印鉴的使用一律由副总或副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3.使用范围：

3.1公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

3.2公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经副总经理或总经理签字方可开出。

持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回，未经副总经理或总经理批准，盖章后出现的意外情况由批准人负责。

3.3凡以公司名义下发的文件，须有副总经理或总经理签发的文稿，方予用章。

文件用章后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。

如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送副总经理或总经理签字后，方予用章并填写用章登记。

3.4合同（协议）的用章应经公司副总经理或总经理签批，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。

附件：

《公司章使用登记表》

公司章使用登记表

日期

申请/使用人

用途

份数

章名称

批准人

保管人

第六章档案管理

1.归档范围：

公司的章程、规划、年度计划、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密二级。

档案的密级由档案提交人提议，副总经理或总经理办公室主任核定密级。

3.立卷归档要求：

3.1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

3.3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

3.4卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

3.5按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

3.6声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

4.档案管理期限

4.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为三年至六年左右，短期为三年以下，一年以上。

4.2凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

4.3凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

4.4凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

5.档案的借阅与外调：

5.1各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

5.2公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门领导同意或总经办批准。

5.3借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

5.4借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经副总经理或总经理批准。

5.5有密级档案只许在总经办翻阅，不许带离总经办；有密级档案复制时，需经总经办主任批准。

5.6有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经总经办主任以上级领导批准。

5.7对已到保密期限的档案要请总经办鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

5.8借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过六天。

5.9借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

6.档案的鉴定与销毁：

6.1总经办档案负责人定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

6.2任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

6.3档案鉴定工作由总经办主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

6.4档案材料鉴定小组审定，凡属密级档案须经副总经理或总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司总经办主任批准后方可销毁。

6.5销毁档案材料，经批准销毁的公司档案，要由二人以上并在指定地点进行监销。

档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

7.罚则

7.1公司员工凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以公司内通报批评。

7.2公司员工凡违反本制度中第5项第4点，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经副总经理或总经理批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

7.3公司员工凡违反本制度第5项第8点，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

7.4公司员工凡违反本制度第5项第9点，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

附：

1.《档案借阅登记表》

2.《档案明细表》

档案借阅登记表

日期

借阅人员

用途

批准人

归还日期

备注

第七章公司会议室管理制度

1.目的：

为进一步使会议室的使用有序、科学的管理，充分发挥会议室的空间资源，特制定本制度。

2.范围：

本制度适用于公司总经办、二厂培训室、三厂食堂等会议室，适用于济宁成友食品有限公司所有部门。

3.会议室使用标准

会议室

管理部门

使用标准

人数要求

总经办

人事部

董事长参加的会议、绩效会议、培训等或接待客人

30人内

二厂培训室

人事部

管理人员会议、培训等

60人内

三厂食堂

人事部、三厂后勤

大型会议、培训、公司举办的晚会等

超过200人

4.会议室使用细则：

4.1会议室由公司行政部负责管理；

4.2会议举行一小时前，行政部应对会议室空调、投影仪、音箱、话筒、白板、白板笔等设施准备齐全到位，配备饮用水、水果（必要时）；

4.3公司各部门使用会议室时须提前一天填写《会议室使用申请表》，经行政部同意后，领取会议室钥匙及提示挂牌；

4.使用部门应保持室内公共卫生、禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔纸屑；使用完毕后，将会议室打扫干净，地面不得有纸屑、泥渍，桌椅摆放整齐，电源、门窗、暖气关闭好。

5.使用部门在清扫完毕后，将钥匙及提示挂牌后交于人事部，人事部经检查合格后，方可离开；会议设施出现损坏时，由使用部门赔偿，由人事部联系相关部门进行维修；未将会议室清洁干净而私自离场的，人事部有权对其部门负责人罚款50-100元。

三、会议室环境卫生要求

1、总经办的卫生于每日早上班前清扫，二厂培训室每周清洁两次（不限时）；

2、有重要会议时由人事部提前做好全面清洁所需会议室；

2、注意保持会议室公共卫生环境；

4、严禁将会议内物品外搬，如有需要，可向人事部提交申请，方可挪用，需在规定期限内归还。

3、严禁在会议室内吸烟；

4、严禁将坚硬物品放在在会议室内桌子上，以免划伤桌面。

本制度由人事部拟定并解释，于下发之日开始执行。

第八章公司