电梯程序文件.docx
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电梯程序文件
文件控制程序
编号
Q/HS.CX-01
页码
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1．目的
为了保证公司在质量保证体系中所使用的文件为有效文件，防止过期或作废的文件使用。
2．范围
适用公司所有文件和资料的管理。
3．职责：
3.1职责
3.1.1总经理负责确定公司的质量方针、质量目标。
3.1.2质量保证工程师负责质量保证手册审核和日常运做，负责体系运做的全面管理。
3.1.3各职能部门负责本部门业务范围内工作程序的制定、发布、实施和修正。
3.1.4质量保证工程师负责组织相关部门对接部门文件进行程序运做的协调性处理。
3.1.5管理机构框架：
所有参与体系管理人员组成体系维护组。
A、总经理负责质量保证手册批准。
B、质量保证工程师由总经理任命。
负责审核质量保证手册和批准程序文件。
C、各部门负责人负责日常体系维护和重大体系变化的协调。
D、各部门执行各部门管理指令，并有义务反馈体系运做中不适宜问题。
4．工作程序
4.1质量体系文件分类：
4.1.1质量保证手册：
体系的纲领性文件，可作为对外宣传的资料。
4.1.2程序文件：
公司业务工作的主流程，说明主要业务工作过程如何运行。
4.1.3相关支持性程序文件：
支持主流程的有效运行，为主流程顺利运
文件控制程序
编号
Q/HS.CX-01
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行提供保证。
4.1.4执行文件（含三类文件）：
程序文件、作业指导书、控制记录表格。
4.1.5记录：
记载工作内容的资料。
4.1.6外来文件：
非公司内部文件，要求公司相关部门必须执行的工作要求、技术规范、设计文件、鉴定报告、型式试验报告、监督检验报告，供方的产品质量证明文件、资质证明文件，国家有效标准、法律法规等。
4.1.7技术文件：
是产品生产技术指导性文件，并为产品生产提供依据和规范。
4.1.8受控文件是指根据管理需要公司可以对其内容进行更改控制的文件分为：
外来文件、质量保证体系文件及其他需要控制的文件等。
对受控文件的管理要求要加盖“受控文件”印章，并编制受控文件清单。
4.2文件的编制、会签、审批:
4.2.1质量保证工程师对文件的编制、审批进行控制。
4.2.2公司办公室对文件的发布、分发、回收、处理标识及更改进行控制，以保证与质量有关的所有依据性文件处于受控状态。
所有发布的文件按统一的内容和格式编写。
4.2.3质量保证手册：
由办公室组织编写，质量保证工程师审核，总经理批准。
4.2.4程序文件、相关支持性程序文件、执行文件：
由办公室编写，技术负责人审核，质量保证工程师批准。
4.2.5跨部门使用的文件要与相关部门协调一致，如不能取得一致同
意，质量保证工程师组织协调。
4.2.6当文件出现变更时，由办公室做出变更通知并经技术负责人审核，质量保证工程师批准后，由办公室依此对保存的文件进行变更；当文件作废时，编制部门发出作废通知并经质量保证工程师批准后，由办公室
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编号
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依此删除，有必要存档的作废文件，由办公室负责保存。
文件变更的审批记录表由职能部门和办公室同时存档。
4.2.7技术文件（含图纸、资料、工艺文件），由职能部门全权负责管理和控制。
4.2.8外来文件控制由办公室进行控制，各部门根据工作实际需要进行申请，由办公室进行收集或购买相应的外来文件；收集或购买相应的外来文件应填写《外来文件登记表》，使用时应填写《文件发放登记表》。
其中安全技术规范和标准必须有正式有效版本。
使用部门对所使用的文件进行管理控制。
4.3文件的发布/发放
4.3.1职能负责人负责批准业务范围内工作程序并在同意发布的程序文件上签字确认。
对于需要各部门负责人联合签发方可有效实施的程序文件，由程序编制部门牵头负责协调，各部门负责人完成会签。
4.3.2文件的发布：
所有体系文件由办公室在公司会议上发布。
文件发布由文件编制部门提出申请，质量保证工程师批准后通知办公室进行发布。
办公室同时保留一份由职能部门签批的文件原本。
4.3.3体系文件的发布,以办公室保存的文件为有效版本。
如使用文件由使用人员根据工作需要提出申请，批准后由办公室资料管理员复印或打印发放。
4.3.4有效程序文件由办公室统一进行发布。
保证各部门使用的文件及记录表格均使用公司发放的有效版本，任何个人、职能部门保存或擅自复印或打印的文件，只能作为工作参考，不能作为工作依据（除在发放登记表上记录的文件），由此造成的工作失误，由工作者本人承
担失误责任。
4.3.5因工作需要发放到工作现场的文件，由需求部门提出申请，经文件编制部门负责人同意后填写《文件发放申请表》和《文件发放登记表》
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由办公室打印发放。
需求部门和批准部门的体系管理人员负责控制现场使用文件的有效性。
4.3.6办公室对各部门提交发布的文件的格式和表格的使用、文件编号、批准签名等进行检查，若发现有差错,要退回提交人进行纠正并重新提交。
文件检查无误后，办公室在公司会议上发布文件或发布文件更新通知，张贴在公司的展板上以示告知，并发通知给相关部门。
4.4文件的归档，更新和取消
4.4.1所有批准文件的存档都以质量保证工程师签字批准同意发布的纸板文件为准，对应的电子版须与各部门负责人签字的纸板文件相一致，办公室负责保存相应的纸板和电子版文件。
如更新时应同时更新纸板和电子版文件。
4.4.2办公室将责任部门提交的原版文件归档，并同时更新旧文件或清除被取消的文件。
如需保留旧文件作参考，需在文件上加盖“作废存留”章，由需用部门另行存档。
过期、失效的文件需加盖“作废”章。
作废文件是否需要保留，由文件编制部门负责人确定。
4.4.3文件在分布/分发后，文件编制部门要通知相关使用人员，同时要更新旧文件或清除、取消旧文件；需要作为参考资料的旧文件应加盖“作废存留”章等进行识别。
4.4.4取消、更新程序文件时应填写《文件更改记录表》，需要取消、更新的程序文件应经过部门负责人签批。
4.4.5外来文件发布，应按照发出部门的对应要求进行文件（复印件）展示，并填写《外来文件登记表》。
相关职能部门使用该文件时需填写
《文件发放登记表》后借出。
外来文件版本变更或被新文件取代后，应尽快更新使用的文件，并做好记录；旧文件如有参考价值的应加盖“作废存留”章，如没有参考价值的应加盖“作废”章，同时在《外来文件登记表》上注明，以保证外来文件的有效性。
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编号
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4.5程序版本的变化说明：
4.5.1新编制发行的程序为第一版，对应的流程图及附表不做版本标识，与其程序文件保持一致。
4.5.2当文件内容发生实质性变化时，即称为改版。
改版时由职能部门将改版内容通知办公室，并填写《文件更改记录表》，由办公室进行更新。
公司新颁发的文件版本为：
C/0,A表示第一版，改版后按照A、B、C、D等一次类推；0表示修改的次数，文件修改后按照1、2、3依次类推。
4.5.3当文件中的部分章节或部分条款发生变化时，版本不再进行变化，只进行修改。
4.5.4以下内容的改变不属于程序的实质性变化。
这种改变不算改版和修改。
只进行相应部分内容的修正即可：
A、版式排列的变化。
B、工作人员名单的更换。
C、表格、流程图的外观性调整。
D、非实质性语言的变化。
4.6体系的维护
4.6.1各部门体系维护人员负责随时将本部门体系变化情况与办公室沟通，办公室根据情况进行体系文件的相应变更。
4.6.2进行定期内部审核和管理评审，对审核中发现的问题进行纠正和预防，确保体系的健康持续运行和改进。
4.6.3办公室负责组织进行不定期体系管理状况的用户调查，以确保程序文件的有效性。
保证质量保证体系的良好运转。
4.6.4各相关部门需对体系文件进行更改时，应向文件编制部门提出，由编制部门通知办公室进行更改。
5.程序文件的编制要求
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5.1不论文件的描述采用什么形式，文件内容要包含如下12个方面。
如果其中确实存在有不适用的条款时或不需要的条款,各部门可根据具体情况进行剪裁。
5.1.1编制文件的目的、适用范围。
5.1.2使用文件的部门、组织或人员。
5.1.3逻列与此程序相关的文件，以帮助阅读人员很好的执行和了解此程序内容。
5.1.4对程序中提到的术语进行必要说明。
5.1.5输入内容、工作过程、输出结果。
5.1.6人、物、信息、环境应具备的条件。
5.1.7各环节转换中的要素说明（谁:
做什么、做的程度、如何做、如何控制）。
5.1.8形成的记录或报告。
5.1.9必要的纠正预防措施。
5.1.10给各种配套附件（如流程图、表格、支持文件）赋予编号标识。
5.1.11文件的特殊性说明。
5.1.12以上各部分要素若没有相应内容，则用N/A（不适用）明。
5.2程序文件内容题目如下：
目的、适用范围、参考资料、定义、过程输入、过程输出、工作过程、职责、下序文件（或称:
执行文件）、执行标准、资源、考核、附件、备注。
各部门可根据具体情况可进行剪裁。
5.3程序文件的格式及字体：
程序文件--4号字；执行文件--4号字；文件内容--4号字；编制、部门、编号、日期、版本等为—小4号字；格式--按此文件格式执行,包含页眉页脚。
5.4章节的编号:
所有章节系统按以下顺序编号:
1.
1.1
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Q/HS.CX-01
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1.1.1
1.1.2（最多为三位数字）
A.（第4层）
B.
C.
a.（第5层）
b
c
5.5程序文件.流程图及记录表的编号
所有程序文件.流程图及附表应根据下面的要求按顺序和数目进行编号:
“XX—YY—AA-BBN”
XX：
表示公司代号
YY：
表示主流程文件的编号（从01开始，两位数）
AA：
表示支持主流程的文件的编号（从01开始，两位数）
BBN：
文件类型编号从1开始,一位数，如：
记录表、流程图
说明:
如果执行文件还有支持文件则为三类文件,其编号应在执行文件的后面从01开始按顺序进行编号,为两位数.
5.6部门代号:
Q--企业标准HS----HS
ZL-----质量保证手册CX-----程序文件
GY-----工艺文件BG-----电梯安装质量控制表格
01-----序号XS-----销售部
GC----工程部BG—---办公室
JL—---记录LC-----流程图
例如：
Q/HS-CX-01,表示：
本公司，程序文件，编号为01的序；
文件控制程序
编号
Q/HS.CX-01
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例如：
Q/HS-CX-01-JL01,表示：
程序文件的第一个记录；
5.7文件的保存期限为长期，如修改或再版原文件加盖“作废存留”，同时将原有文件交回办公室。
新版为有效版本文件。
5.8文件修改或再版须经质量保证工程师批准，方可更改同时原文件加盖“作废存留”，将原有文件交回办公室。
新版为有效版本文件。
6.记录
文件发放审批表Q/HS-CX-01-JL1
文件发放登记表Q/HS-CX-01-JL2
外来文件登记表Q/HS-CX-01-JL3
文件修改审批表Q/HS-CX-01-JL4
文件销毁记录表Q/HS-CX-01-JL5
受控文件登记表Q/HS-CX-01-JL6
记录控制程序
编号
Q/HS.CX-02
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1．目的
通过对公司所有与质量有关的记录之标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制，确保其真实、完整、准确、清晰，以证实质量质量保证体系有效运行，并为实现可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据，为保持和改进质量保证体系有效性、可靠性提供信息。
2．范围
记录控制适用于公司所有记录：
空白表格、记录的标识、贮藏、保护、检索、保存期限和处置所需的管理与控制公司的记录主要是电梯安装、维修和服务以及质量体系运行、审核过程中的有关记录。
3．定义
记录：
是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据。
空白表格是规定性的文件，填写了内容的表格则为记录。
另外，当某些文件过了有效期也成为记录，如计划、临时更改通知等。
记录可用于实现和证明可追溯性，提供验证的证据，提供纠正措施和预防措施的证据。
4．工作过程
4.1空白记录表格的编制、审批：
由主要使用部门组织编制，其部门经理负责审批，并负责存档记录修改、更新。
4.2记录的标识、归口、保存期：
通过记录的标识，使其易于识别和检索，可通过以下方法进行：
4.2.1名称：
以记录空白表格的唯一性名称对其进行标识。
4.2.2编号：
以空白记录表格的唯一编号对其进行标识，便于检索。
4.2.3记录分类：
记录按格式填写/收集后，由保存部门按时间顺序或
用户名称或合同编号等进行分类，以便于保存和检索。
4.2.4已填写的记录由使用部门按易于识别、查阅和检索的原则进行分类归口管理、归档。
4.2.5各部门在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集
记录控制程序
编号
Q/HS.CX-02
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的记录有效、真实性。
4.3记录空白表格的使用和填写规定：
4.3.1质量记录使用由使用人员根据工作需要提出申请，由资料管理员复印或打印发放。
4.3.2填写记录的人员应认真填写每项内容，确保记录完整、准确、清晰、反映实际工作内容。
4.4贮存、保护
4.4.1各部门的质量记录统一由公司办公室资料管理员进行保存，同时要确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.4.2质量记录的保存应按照编号、时间顺序或合同号、用户名称等进行分类保存。
4.4.3对于超过保存期的记录，由办公室资料管理员整理报部门负责人审批后，统一销毁并作好记录。
4.5空白记录表格类别的增减、更改：
4.5.1记录表格类别的增减：
记录表格类别的增减按照相应程序文件的要求进行：
同类记录表格的增减，根据质量策划的结果直接确定。
4.5.2记录表格的更改：
由表格的原起草部门负责对表格进行修改。
并填写《文件更改记录》。
4.5.3办公室资料管理员根据《文件更改记录》对存档记录表进行更新。
并通知相关部门此文件已经进行了更新。
对原来的表格加盖“作废”或“作废存留”章，以示区别，从而保持有效文件的有效版本。
4.6公司办公室资料管理员所保存的记录表格为有效版本，各部门、人员使用的记录表格也均为有效版本。
4.7记录的管理：
所有关于记录控制的文件和记录，按《记录控制程序》的要求进行管理；采取“谁建立，谁负责”的原则。
记录控制程序
编号
Q/HS.CX-02
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4.7.1人事档案由办公室归口管理,每年年底送公司挡案室。
4.7.2产品销售合同档案由销售部归口管理,每年年底送公司挡案室。
4.7.3电梯安装工程、维修保养档案，安装、维修过程、自检记录等相关记录由工程部归口管理,每年年底送公司挡案室。
5.档案存贮有效期限
5.1技术档案有效期限：
长期；
5.2人事档案有效期限：
长期；
5.3合同档案有效期限：
产品、安装合同档案及记录为长期保存；
5.4维修保养合同档案及记录有效期限:
四年；
6.记录:
《文件（记录）归档登记表》Q/HS.CX-02-JL1
《文件借阅登记表》Q/HS.CX-02-JL2
7.参考文件
《文件控制程序》Q/HS.CX-01
合同控制程序
编号
Q/HS.CX-03
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1.目的
为公司电梯的销售合同、安装合同、维修、保养合同的签订活动提供标准的程序和行为指导。
对电梯销售合同执行的控制与管理，以保证公司相关政策贯彻和履约工作的完成；保证安装合同、维修、保养合同按照合同规定条款执行。
2.范围
2.1适用于公司销售部其他部门的工作。
2.2电梯的销售是指公司所代理的产品销售及安装合同、维修保养合同的签订，执行、管理和跟踪。
3.职责
销售部负责实施电梯销售从合同签约到发运的合同控制、管理和跟踪，与产品生产商和公司各部门协调解决合同执行中出现的问题；负责电梯安装合同、维修保养合同的顺利移交和接收。
4.工作过程
4.1电梯的销售合同：
4.1.1销售人员获得项目资料：
与客户接触，访问客户，了解客户的需求和电梯参数。
同时提供详细的电梯参数和土建布置图。
4.1.2销售员与客户进行商务谈判，并确认该项目签约的可能性，若有签约可能，则起草合同文本进行评审。
评审通过后签订合同。
4.2安装合同、维修、保养合同：
4.2.1销售员获得项目资料，与客户进行商务谈判，并确认该项目签约的可能性；若有签约可能，则起草合同文本进行评审。
评审通过后签订合同。
4.2.2对于维修、保养合同，销售员应了解电梯的规格、型号、层站、制造厂商，必要时应索取电梯的电气原理图等资料。
4.2.3符合相关的法律法规和现行的标准要求。
4.3签订合同：
合同控制程序
编号
Q/HS.CX-03
页码
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4.3.1完成合同评审，即可签订合同，买卖双方授权代表在合同文本（产品销售合同包含合同规格表和土建布置图）上签字盖章。
4.3.2公司所签订的所有合同应交公司办公室进行存档，各需要部门可保存复印件以供参考，复印件上可以删除不影响各部门参考的内容（如价格等）。
5.合同（或投标文件）的评审
5.1合同（或投标文件）评审准备的文件：
5.1.1合同（或投标文件）评审表
5.1.2合同（或投标文件）文本
5.1.3电梯土建布置图（产品销售合同提供）
5.1.4电梯配置表（产品销售合同提供）、电梯规格表
5.1.5对于电梯维修、保养合同应提供：
电梯的规格、型号、层站、生产厂商，必要时应索取电梯的电气原理图等资料，作为评审附件。
5.1.6应符合相关的法律法规及现行标准、技术条件等的要求。
5.2销售员附上评审文件、合同文本/附件，同时检查文件是否齐全,评审文件内容是否符合要求。
5.3销售部经理对评审文件（或投标文件）进行审核。
5.4合同（或投标文件）评审人员进行评审：
5.4.1销售部经理对合同所涉及的公司要求、法律法规的条款进行评审。
5.4.2工程部经理对安装、维修所涉及条款，以及安全要求、技术条件和相关标准进行评审。
5.4.3财务对价格、毛利、付款条件、违约条款、履约风险进行评审。
5.5合同（或投标文件）评审人员发现有不符合公司要求或不能满足的
款项时，应将所发现的问题记录在评审表中，并将评审意见返回销售部门
进行修改，待销售员与客户协商确认后，将修改后的评审文件再转给合同审核人员重新进行评审。
合同控制程序
编号
Q/HS.CX-03
页码
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5.6必要时可组织专题会议进行评审。
5.7对于评审无误的合同,销售部经理报总经理审批。
5.8总经理审批后,方可转办公室审核盖章。
5.9合同评审通过后,销售人员必须按已批准的评审文件内容进行投标、签约，如超过一月仍未签订合同,原批准的条款应再行确认。
5.10签约前,如已批准的评审内容有变化,应对变更的条款重新进行合同评审。
6.合同执行
6.1电梯产品销售合同执行、管理和跟踪：
6.1.1从收到合同定金、即合同生效对电梯成品发运过程和合同执行情况进行跟踪管理，并根据合同的各期收款情况,及时准确地通知制造厂家安排生产、发运等指令。
6.1.2合同生效后应及时将合同文本、规格表、合同附件、土建图、标准布置图传递在制造厂家，并及时跟踪合同按照合同条款严格执行。
6.1.3当制造厂家在合同执行过程中如发现问题，应及时与销售部门负责人进行沟通，必要时与用户进行协商，对变更情况与用户进行确认，用户确认后方可进行变更。
6.2产品销售合同交货期的跟踪：
6.2.1合同交货期前1个月，应通知工程部与现场确认合同详细的发货的时间。
6.2.2通知现场进行安装前的土建勘测和准备。
6.2.3在现场确认后通知制造厂家按期发货。
6.2.4并通知客户对交货期进行确认，同时跟踪客户付款情况。
6.2.5如果交货期有所变更，应及时反馈在制造厂家，对交货期进行变更。
6.3产品销售合同的变更:
合同控制程序
编号
Q/HS.CX-03
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6.3.1合同在执行过程中，用户需要对合同条款进行变更时应，应填写《合同变更申请表》，对变更的内容进行评审，变更评审通过后，与用户签订合同变更协议；合同变更协议、合同变更的评审表与原合同一起存档。
变更的条款应及时通知制造厂家和相关部门，按照变更后的内容执行。
6.3.2合同在执行过程中，制造厂家、公司由于内部原因需要对合同条款进行变更时，应及时通知销售部与用户协商，对合同条款进行变更，并签订合同变更协议。
6.4安装、维修、保养合同的执行、管理和跟踪：
6.4.1公司与用户签订的安装、维修、保养合同，应及时将合同和相关附件传递相关部门。
并跟踪合同付款情况。
6.4.2相关部门按照公司管理程序实施。
6.4.3在实施过程中合同需要进行变更，参照6.3条款执行。
7.产品销售合同及合同评审保存期：
长期或该电梯报废拆除；维保合同及合同评审保存期：
四年。
8.记录
《投标文件、合同评审表》Q/HS.CX-03-JL1
《合同台帐》Q/HS.CX-03-JL2
《合同变更申请表》Q/HS.CX-03-JL3
9.流程Q/HS.CX-03-LC1
Q/HS.CX-03-LC1
流程
材料、零部件采购过程控制程序
编号
Q/HS.CX-04
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1.目的
为了规范公司的采购管理，保证公司所采购物资的质量符合规定要求，使采购过程处理于受控状态。
2.范围
本制度适用于公司对采购物料和供应商的管理。
3.职责
3.1各需求部门提交采购申请，采购员负责制定采购计划，执行采购作业。
3.2质量检验人员负责对采购物资进行验证。
3.3总经理批准《采购申请单》。
4.工作规定
4.1物料需求部门根据本部门的工作需求填写《采购申请单》，经部门负责人审核，公司总经理批准后由采购人员进行采购。
4.2物料申请应考虑产品的使用要求和性能选择相应的供应商,必要时应对供应商或产品进行审核。
4.3采购人员根据采购申请上所要求的物料进行采购，并按照要求交货期完成采购到货。
4.4如果在采购过程中发现的物料与采购申请单所要求的不一致时，应及时通知物料申请部门，并与申请部门沟通经同意后方可采购代用物料。
4.5关键物料、主要部件应有生产厂商的产品合格证，关键材料应有生产厂商的材质证明,必要时应签订采购合同。
4.6采购物料经检验合格后方可入库。
4.7所采购的物料经检验不合格，应及时与供应商联系更换或索赔。
5.工作程序
5.1采购物资分为三类：
5.1.1重要物资：
构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产
品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资。
材料、零部件采购过程控制程序
编号
Q/HS.CX-04
页码
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5.1.2一般物资：
构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影
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