合同履约部管理方案.docx

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合同履约部管理方案

xx企业合同履约部管理方案

编制部门：

重庆xx建筑安装工程有限公司合同履约部

审批：

文件编号：

编制日期：

2011年10月10日

执行日期：

【xx】2011（总）字第（00X）号

重庆xx建筑安装工程有限公司

合同履约部管理方案

（试行）

第一章目的

为规范企业合同履行工作，提高企业合同管理水平，保护企业权益，特制定本规定；

第二章职责及含义

职责：

对建设工程施工合同的订立和履行进行指导、监督、检查和管理。

含义：

指项目发包方和承包方根据合同规定的时间、地点、方式、内容、标准等要求，各自完成合同义务。

第三章合同履约部管理制度

第一条、依法成立合同具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保每个项目合同的实际履行或全面履行。

未经审批部门同意，任何个人或部门不得消极处理或擅自变更、中止、终止合同。

第二条、合同履行过程中的具体负责人，按照企业审核规定执行，即由谁审核，就由谁负责合同的事前监督、事中处理和事后总结。

第三条、合同履约部等有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第四条、因企业合同履行部门过错而导致企业利益受损的，相关责任人应当承担赔偿责任并应及时采取补救措施；因客户过错给企业带来损失的，应按《中华人民共和国合同法》提请对方承担损害赔偿责任；双方都有过错的，各自承担相应责任。

第五条、合同履行部应当组织工作人员对合同履行情况进行全程监控，以确认合同履行情况符合合同要求。

重大复杂的合同项目，由总经理同意后可外聘专家参加合同履行控制工作。

第六条、合同履行部应制订合同履约流程，明确履约控制指标，明晰参加合同履行工作人员的岗位职责，编制合同履行岗位职责书，工作人员应在岗位职责书上签字，并承担相应的法律责任。

第七条、合同履行岗位职责书由企业法律部门负责编制，应标注所履行合同的编号、客户名称、合同内容、开始履行时间、全员审核部门等基本情况。

合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台账。

第八条、合同履行完毕前五天，履行部门应向总经理办公室发出通知；即时清结的合同，应在履行之初与总经理办公室协商处理验收事项；涉及货物交接的合同，在接收货物时，应通知验收人员到场。

第九条、合同履行部门应督促客户全面履行合同义务，合同已有规定的，按照约定执行；没有约定或约定不明的，必须符合国家、行业、地方标准执行及企业履约目标。

第十条、重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对账，确认双方债权债务。

第十一条客户发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。

第十二条、客户未按合同约定的时间、地点或方式履约，继续交易将损害企业利益的，合同履行部门或验人员应及时通知客户改正并向总经理报告，并提出中止履行、变更履行、不予履行等意见，总经理应将合同履行情立即转告合同审核部门及相关负责人。

第十三条合同负责人收到合同履行意外情形后，视具体情况作出继续履行、中止履行、变更履行、不予履行等意见。

第十四条合同执行中如因我方原因需要变更合同或有任何偏离时，合同履行部门应及时向客户进行通报，以保证能得到客户的理解或更改要求。

第十五条验收人员应具备与合同项目相关的专业知识和实践经验，本单位专业技术人员不足的，应邀请相关技术人员参加验收。

第十六条验收人员收到验收通知后，应做好组织接收和验收的准备，在到货、工程竣工或服务结束后的五个工作日内或合同约定的期限内提出验收意见；重大复杂的合同项目可以延迟，但最迟不得超过二十个工作日。

验收人员无正当理由拖延或拒绝验收致使企业违约的，应承担相应责任。

第十七条合同履行完毕，应指定的专门验收人员对合同履行情况进行验收总结，填写合同履行情况总结书，向总经理呈报。

合同履行情况总结书应标注履行合同的编号、客户名称、合同内容、合同履行的时间、企业收益、履行期间的困难、合同履行的启示等情况。

第十八条合同验收过程中发现有严重问题或重大可疑情况的，验收人员应及时书面向总经理反映。

经确认属客户过错的，应及时与其交涉，追究其民事违约责任或向相关部门举报，依法追究其行政违法责任直至刑事责任。

合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结惰元遗留交涉手续为准。

第二十条合同履行部工作人员和验收人员不得相互串通损害企业利益。

合同履行部门工作人员与合同审核、验收人员的职责权限应当明确，并相互分离。

第二十一条合同履行部、验收等工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款；有违法所得的，并处没收违法所得，按照企业有关规定给予行政处分：

（1）与客户或其代理人恶意串通的。

（2）接受客户贿赂或者获取其他不正当利益的。

（3）关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的。

（4）其他损害企业利益的情形。

第二十二条合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。

在合同履行过程中，对本企业的履行情况应及时做好记录并经对方确认。

向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具收条。

第四章合同履约流程

合同签定——合同履约部——工程部——财务室

合同履约部——收集资料建立档案（班组合同、施工方案、施工人员档案、开工报告、）——编制合同根踪记录表——依据合同节点——协助各部开展系统工作——收集施工资料——整理竣工资料——办理决算（甲方及班组）——款清归档

第五章合同履约部工作人员职责分工

组织机构图

合同履约部部长

（法人、总经理）

副部长副部长副部长

（工程部经理）（总工程师）（材料部经理）

组长

（市场部经理）

组员组员组员组员组员

（项目部）（市场部）（预算部）（材设部）（财务部）

第六章合同履约部各级岗位职责

合同履约部部长

总经理岗位职责

（1）认真贯彻执行党和国家的各项路线、方针和政策；主持企业全面工作；负责处理企业的日常行政、人事、安全、生产管理等事务。

（2）严格执行国家政府职能部门制定的对建筑行业有关建筑施工工程作业方面的各项法规、决议和决定。

（3）加强对员工的安全、服务意识教育，牢固树立安全和文明生产观念。

（4）负责组织制定和审批公司各项管理制度、管理办法和各项作业流程，健全和完善企业各部门岗位职责。

（5）负责组织制定企业的发展规划、编报公司年度工作计划和工作总结，指挥、督促并检查下属各部门完成各项工作。

（6）负责确定企业部门的设置、定编、定员、定岗。

（7）对本企业各部门主管级（含）以上管理人员有任免权，并进行绩效考核，有权对考核结果进行处理。

（8）负责组织、领导本企业所有员工的业务、技能培训工作，提高员工的专业素质和工作绩效。

（9）负责贯彻实施质量管理体系文件内容，按要求做好相关工作的落实与检查工作。

（10）负责审核企业资金使用、费用开支、财务预算方案。

（11）负责对企业各种生产、生活物资采购计划进行审核。

（12）负责组织、参与项目竞标工作；负责与各项目经理签订相关经理责任合同，并督促检查合同执行情况和施工完成情况。

（13）了解和掌握国家对建筑业有关的新政策、新举措和行业动态，注重科学管理，抓好质量安全工作，实行“经理负责制”，不断提高企业的经理效益和社会效益，扩大企业知名度。

（14）定期组织召开企业部门负责人工作例会，总结、研究企业现阶段生产、经营及管理情况。

合同履约部副部长

工程部经理岗位职责

（1）负责工程部领导工作。

（2）负责工程进场前的施工准备工作

（3）负责审批落实项目各分承包合同的谈判和签订工作，对工程分承包方进行评价和选择，建立合格分承包方名册，并负责分承包队伍的管理。

（4）在总经理的领导下，负责施工过程中的过程控制，包括落实年、月生产计划，并负责考核计划的完成情况。

（5）随时掌握工程进展情况，惊醒综合平衡，统筹安排，以加快施工进度，缩短施工工期，并负责工程部阶段性和年度的工作总结。

（6）在总经理领导下对各施工的现场的监督管理，安全文明施工，以及环境职业健康安全运行管理涉及的其他方面的监督检查工作。

（7）负责工程施工的成品保护检查，以及项目工程产品保护措施执行情况的监督检查工作。

（8）对部门内所有上报的申请、报告、报表、工程进度等文件的质量负责。

（9）负责组织在施过程管理、搬运、储运、防护、和交付管理，顾客、相关方满意度测评及服务管理，工程分承包管理，以及环境、职业健康安全运行的管理。

（10）在施工及交付的服务过程中，及时通过主动走访、电话、信件及交谈等方式收集顾客及相关方的满意信息并向项目分公司进行施工交底。

（11）对在施项目负责组织制订年度工程回访计划和进行顾客满意度调查，受理顾客投诉，组织回访、保修和服务工作，并将来自顾客的信息传递到相关部门。

（12）负责与部门内业务有关的环境因素、主要环境因素、危险源、主要危险源的测定和监督。

（13）定期召开部署会议，提出改进工作的目标和措施。

（14）完成总经理交付的其他工作。

合同履约部副部长

总工程师岗位职责

一、负责公司所有施工工程质量和技术工作的总体控制：

1、监督、检查施工技术操作规程的执行。

2、监督、检查设备维护使用规程的执行。

3、监督、检查安全技术操作规程的执行。

4、监督、检查其它有关的生产管理制度的执行。

二、积极开展合理化建议工作，大力提倡采用新技术、新材料应用。

三、负责对工程项目《施工组织设计》的审批。

四、负责施工安拆方案技术内容的修改和方案审批。

五、负责对工程项目基础、主体分部和单位工程的质量验收。

六、负责各个项目投标方案的编报、对工程技术文件的审核工作。

七、负责审批针对产品中严重不合格项的纠正措施，并评审实施效果。

八、参加各工程项目重要部位和施工工程竣工验收会议。

九、负责对顾客投诉进行处理并及时反馈各相关方。

十、负责组织对重大质量事故的鉴定和处理;不定期对施工现场进行检查，随时监控工程质量，发现问题及时召集项目部、生产技术处等相关部门负责人进行处理。

十一、完成上级领导安排的临时性、重要性工作。

合同履约部副部长

材料部经理岗位职责

⑴认真贯彻、执行并遵守国家的法律法规和公司的各项规章制度；负责材料设备处日常事务和人员的管理，直接对总经理负责。

⑵加大对质量管理工作的学习、贯彻执行力度，确保工程材料及设备的质量符合国家行业标准，杜绝伪劣材料进入施工现场。

⑶负责公司施工材料需求，严把工程材料的验收和发放环节，按计划供应材料，保证及时供应；随时掌握工程进度与材料进场的时间关系与使用情况，负责对施工现场各种余料的管控和回收工作。

⑷负责与供应商建立长期、稳定的业务关系和情感维系工作，为资金的良性循环创造良好、宽松的运行环境。

⑸认真分析、熟悉和掌握市场行情，严把材料价格关，保证采购价格的合理性和一定的利润空间，控制好采购成本。

⑹负责监督和管理施工现场材料使用情况，如有不符，督促有关人员限期查清原因、制定措施并处理、汇报；对铺张浪费、管理和使用不当等原因造成的材料损失，有权追究和处理。

⑺保证报表的真实性、完整连续性，做好材料的统计和分析工作。

⑻完成公司领导交办的其他工作和任务。

合同履约部组长

一负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。

1.负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：

2.收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：

负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。

负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。

负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。

来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交总经办批阅，并及时送有关部门办理。

确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。

设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。

所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。

作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

二．参加分部分项工程的验收工作

1.负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：

负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标作备案处理。

对各工程项目备案资料进行核查。

严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

2.监督检查各项目施工进度：

对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

3.在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷归档。

三．负责计划、统计的管理工作

1.负责编制各项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。

编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。

2.负责与项目有关的各类合同的档案管理：

负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。

作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。

四．负责工程项目的内业管理工作

1.协助项目经理做好对外协调、接待工作：

协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。

做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

2.负责工程项目的内业管理工作：

汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。

通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。

对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。

有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

3.负责做好文件收发、归档工作。

负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。

五．完成项目经理交办的其它任务。

合同履约部组员

项目部岗位职责

（1）认真执行公司的质量方针及作业指导书，严格按照质量保证体系和质量管理体系实施贯彻，确保工期进度、质量、安全、创建文明工地目标的实现。

（2）负责工地施工进度计划的编制及施工方案和质量计划的实施。

（3）全面负责项目部各分部分项工程的施工，严格按照施工规范、操作规范进行施工，合理安排工序，确保产品质量。

（4）负责劳动力、机械、材料等资源的调配与供应，有计划地安排施工机械和材料的进出场。

（5）负责按相关规定认真签写施工日志。

（6）全面负责项目部的安全生产活动，落实安全保证措施。

（7）协助项目经理做好与分包单位、建设单位、监理公司等单位的配合工作。

合同履约部组员

市场部岗位职责

1.负责公司营销策略的制定、实施以及市场开拓。

2.市场信息、行为的及时收集与反馈。

3.各类项目的承接、合同签订和协助各工程项目款项回收。

4.不断收集客户的需求信息，建立完善的客户资料管理体系；维护客户对公司服务的满意度和忠诚度。

5.完成公司下达的年度考核指标。

合同履约部组员

预算部岗位职责

（1）预算部门负责工程施工预算，竣工决算工作，成本核算等工作。

并负责和分包队伍工程量的核算审核，按合同确定的单价进行核算。

核算结果需要有项目经理，专职安全员，质检员的签字后生效。

（2）以施工方案管理措施为依据，消耗定额，作业效率等进行工料分析，根据市场价格信息，编制施工预算，开工前应完成预算编制。

（3）当某些环节或本部分项工程施工条件尚不明确时，可按照类似工程施工经验或招标文件所提供的计量依据计算暂结费用。

（4）成本分解

①按工程部位进行成本分解，为分部分项工程成本核算提供依据。

②按成本项目进行成本分解，确定项目的人工费，材料费，机械台班费，其他直接费和间接成本的构成。

为施工生产要素的成本核算提供依据。

③对项目成本进行预测预控。

（5）施工过程中项目成本的核算，每月为一核算期，在月末进行，单位工程为核算对象，并与施工项目管理责任目标成本的界定范围相一致。

项目成本核算应以施工形象进度，施工产值统计，实际成本归集体“三同步”。

（6）施工产值和施工成本的归集。

①应按统计人员提供的当月完成工程量的价值及有关规定，不包括各项上缴税费。

作为当期工程结算收入。

②人工费应按劳动管理人员提供的用工分析和受益对象进行账务处理，计入工程成本。

③材料费应根据当月项目材料消耗和实际价格，计算当期消耗，计入工程成本；周转材料应实行内部租赁（调配制）按当月使用时间、数量、单价计算，计入工程成本。

④机械使用费按照项目当月使用台班和单价计入工程成本。

⑤其他直接费应根据有关核算资料进行账务处理，计入工程成本。

⑥间接成本应根据现场发现的间接成本项目

的有关资料进行账务处理，计入工程成本。

合同履约部组员

财务部岗位职责

一、在总经理领导下，依据《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》等相关法规，负责组织和实施公司的会计核算、会计监督、财务管理。

二、根据《企业财务会计报告条例》要求，按期编制财务会计报表。

三、建立健全公司内部财务管理的各种规章制度，并监督、检查其执行情况。

四、核算公司内部各单位的收入和成本，分析、反映其完成情况，同时完成各种上交。

五、积极配合有关部门的工作，促进公司取得较好的经济效益。

六、负责清理公司债权，督促各项目工程欠款的催收。

与法律顾问配合，积极采取措施防止公司债权超过法律诉讼时效。

七、负责督促各工程项目及时办理竣工工程财务结算。

八、完成领导交办其他工作。

第六章合同管理制度

一总则

第一条为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护公司的合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同.

二合同签订的基本要求

第三条经济合同是法人之间为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的协议。

签订经济合同必须遵守《中华人民共和国经济合同法》及其相关规定，杜绝违法活动。

第四条签订合同前，首先审查对方是否具备法人资格及其社会信誉，确认其具有履行合法的能力方可与其签订合同。

第五条签订经济合同必须坚持平等互利、协商一致、合法的原则。

第六条签订经济合同的依据为有关文件、资料、国家及各级政府批准的计划任务书、设计图纸及施工图预算书。

三签订工程承包合同必须具备以下重要条款：

1、工程名称和地点。

2、工程承包的性质、范围及内容。

3、开、竣工的日期。

4、工程造价。

5、工程价款的支付和竣工结算的方法。

6、业主开工条件、设计图纸等有关资料提供的时间。

7、材料和设备的价格结算方法。

8、取费标准。

9、质量承诺标准及安全责任。

10、互相协作事宜。

11、违约责任。

第七条合同条款的内容必须用语确切、责任明确、字迹工整。

四合同签订

第八条合同洽谈前，公司市场部必须对发包人的综合情况及建设工程施工合同的项目进行考察。

召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。

第九条合同洽谈过程中，对于涉足担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，要重新进行评审。

合同洽谈准备会，制定谈判的原则的方案。

第十条合同主要条款商定后，由市场部负责起草文本，交相关部门（项目管理部、合同管理部、法务部）进行会审后，公司总经理认为已经基本没有异议的，提交审查意见，报公司法定代表人或委托代理人批准签字。

工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全过程。

五合同变更与解除

第十一条合同履行过程中，因甲方技术变更而提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总经理审核后方可变更。

第十二条根据合同规定的解除条件、实际施工进展情况和客户的要求，市场部与客户协商解除合同。

第十三条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。

第十四条合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

第十五条企业法律顾问负责指导市场部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。

六合同的管理

第十六条已签定的合同正本由合同履约部部长保管，副本送交财务部等相关部门。

并设置合同文本签收记录。

第十七条市场部人员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交还合同履约部部长。

第十八条合同履约部部长负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。

第十九条合同按年、装订成册，保存××年以作备查。

七合同评审

第二十条、合同评审主要目的时为了避免签订一些非良性的合同；同时核定产品的采购、生产、周期及施工成本、危险系数等的因素，确保合同的履行。

第二十一条、合同评审的流程：

八附则

第十六条本制度由总经办负责制定、解释及修改。

第十七条本制度自颁布之日起生效。