公文写作一般步骤.docx

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公文写作一般步骤

公文写作一般步骤

公文写作一般步骤篇一公文写作的步骤

公文写作的步骤

商务文书写作需要经过六个步骤：

制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。

以下对这六个步骤的要点做详细说明。

一、制定行动目标

在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。

1.制定目标的误区

在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。

因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。

很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。

认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。

这就需要再问自己一个问题：

作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？

换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？

只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。

2.避免误区的案例

下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。

在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。

这封邮件就是一个商务文书。

在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。

因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。

要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。

总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。

换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能

否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。

二、确定文章正式程度

确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：

1.判断依据：

正式指数

判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。

正式指数主要根据以下三个问题确定：

●撰写者本身是否了解目标读者？

●目标读者的地位比撰写者低吗？

●商务文书的内容是好消息吗？

商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。

例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：

形式

形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。

媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。

按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。

一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。

称谓

称谓就是指对目标读者的称呼。

语气

语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。

三、确定文章总体风格

撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。

1.把握依据：

游说矩阵

把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。

如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标

表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。

这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。

图1游说矩阵

由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：

第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。

2.总体风格设定

根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：

简单型

简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。

简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。

说服型

由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。

因此，这类商务文书通常篇

幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。

解决问题型

解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。

换言之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。

艰难型

艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后行。

【案例】

安排新年晚会

某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。

在这个事件中，

秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：

1.秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，

预算也没有超出5000元。

这种情形属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。

2.秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500

元。

这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有所值”的认识。

3.秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工听新年音乐

会。

这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。

撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，从而使商务文书逻辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。

四、确定文章层次结构

撰写商务文书的第四个步骤是确定文章的层次结构。

商务文书的层次结构主要包括五种类型：

连贯式、并列式、分析问题式、问答式、行动结果式。

1.连贯式

所谓“连贯式”，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。

突出的重点

连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。

采用这种层次结构的商务文书在整体上是浑然贯通、连成一体，因此读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读，否则表达的意思就不再完整。

适应的情形

在日常工作中，这种层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求都是内容清楚明白。

2.并列式{公文写作一般步骤}.

所谓“并列式”，是指商务文书的各层次之间是并列的关系，又被称为“天鹅下蛋式”。

突出的重点

并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提择要，作为后续并列内容的引子。

并列式层次结构的各层次间是并列关系，所以便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。

适应的情形

在日常工作中，这种层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。

要点提示

商务文书的层次结构包括：

①连贯式；

②并列式；

③分析问题式；

④问答式；

⑤行动结果式。

3.分析问题式

所谓“分析问题式”，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。

在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为以下四个类型：

第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等。

第二，“提出问题并分析问题”，例如情况简报。

第三，“提出问题并解决问题”，例如公告和通知。

第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，例如指导性的通报和决议。

4.问答式

所谓“问答式”，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。

突出的重点

公文写作一般步骤篇二公文写作步骤规范

公文写作步骤规范

现代人应掌握的七种能力，即获取信息能力、组织管理能力、科学研究能力、发明创造能力、文字表达能力、讲演能力、社会的交际能力，写作能力作为其中的一种，是极为重要的。

公文写作能力作为学生干部必备素质之一，在发展学生干部全面素质的同时，欲加显示出其重要性，但同时也更突出其薄弱性。

所以，对广大团学干部的文字处理能力急待提高。

一、何谓公文

公文，顾名思义，“公”——公务、公事；“文”——文书。

公文有广义与狭义之分。

狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。

广义的公文，除狭义公文之外，还包括党和国家机关常用的应用文。

二、写作原则

合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；

实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等）

主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划等）

条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）

用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字；

格式规范——统一标准、力求美观。

三、公文格式

（一）公文用纸

统一采用国家标准GB/T148中规定的A4型纸，其幅面为210mm×297mm。

页边距一般为：

上下边距为2.54厘米，左右边距为3.17厘米。

（可根据行文内容进行调整）。

双面印刷，左侧装订（一般为2颗订），钉距适当（一般为上三分之一处、下三分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。

（二）行文格式主要要求

1.标题：

字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号小标宋体（白体/衬线字体，较易辨识，也因此易读性较高，多用于正文、报刊杂志内文）字（加粗）或二号黑体（无衬现字体，标题、表格内用，显着、醒目。

不用于内容因易疲倦导致重读跳读），可分一行或多行居中排布。

多行标题的常见的一个问题：

回行题式不规范。

根据国家发文规定：

“回行时，要做到词意完整”。

但实际操作中却往往使标题产生歧义，如：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济

发展环境的实施意见

2.正文：

标题下空一行（为标题字号的距离）开始，正规字体一般用仿宋体，字号一般为3号。

文中如有小标题可用3号小标宋体字（加粗）或黑体字。

对齐方式一般采用两端对齐。

（但为了节约纸张、方便阅读，要求上交的文件字体为仿宋体，字号为4号，小标题为4号宋体加粗或黑体）

3.结构层次：

正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

4.表格：

正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。

正文中穿-1-

插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

但有的公文中也常穿插一些小表格。

（另：

若文档为表格形式，其文件标题不包含在表格内排版）

5.附件：

公文如有附件，在正文下空1行左空2中文字符用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”），附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致，附件序号后无需加冒号（如“附件3”）。

6.落款：

正规行文格式中总少不了单位落款一项，即发文机关或单位名称，字体、字号同正文一致，落款应居右对齐。

7.日期：

即成文时间，字体字号与正文相同（3号仿宋体）。

成文时间现多用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

应居于落款中间。

（若时间字符多于落款，则落款居于日期中间）。

（日期插入方法：

“插入”→“日期和时间”→选择“语言（国家/地区）”中的“中文（中国）”→选择汉字表示法，例如：

二〇一〇年六月十一日）

8.印章：

加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

（联合行文印章从略）

9.行距：

1.5倍行距（或固定磅值）。

10.页码：

用4号半角阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页不标识页码。

11.颜色：

公文中图文的颜色未作特殊说明均为黑色。

-2-

公文写作一般步骤篇三公文写作规范流程

公文写作规范流程

纸张尺寸：

A4（宽210㎜×高297㎜）

版心尺寸：

（宽156㎜×高225㎜）

页边距：

上：

37㎜、下35㎜

左：

28㎜、右26.4㎜

行距：

固定值：

28.8磅（即为每页22行，每行28字）

00001（第一行；公文份数序号：

版心左上角第一行加粗，3号仿宋字）机密★

一年（第一行：

秘密等级和保密期限：

3号黑体字，版心右上角第一行；）

（第二行：

紧急程度：

右上角第二行）特急

（第一、二、三行行间距为固定值23.7；如没有份数序号，秘密等级和保密期限，则为第一行输

入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距设置为71磅，即为25㎜）

第四行：

板桥乡人民政府文件

号，用3号仿宋体排列居中，选中把行间距设（在字形选择框中选择“常规”，在选择字号直接输入62，即单个字体的宽度和高度都是62磅，也就是22㎜，字体颜色中选择红色，在字符间距选项中“缩放”选择框中选择“68%”即15㎜）第五行第六行：

（第五行、第六行分别输入大小为3号字的回车符，并把这两行行间距设置为固定值16磅，即3号字的高度值，）第七行：

（发文字号：

板府发〔2021〕1

置为固定值16磅）

第八行：

（输入一个大小为11磅的即约4㎜的回车符，插入一条长度为156㎜，宽度为1㎜的红

色反线，打开自选图形工具栏，选择直线工具，下画一条

与版心同宽的横线，双击横线，打开自选图形格式对话框，选择“颜色与线条”选项，设置线条

颜色为红色，线条虚实为“实线”，线条粗细为“2.8磅，即为1㎜”，单击确定。

）

第九行：

红色反线下空两格，两个回车好即可

第十行：

（在第九行、第十行分别输入一个3号字大小回车符，并把这两行的行距设置为固定值

16磅）

关于兵役登记和预征工作的

第十二行通知（文档标题为2号大标宋字，排布居中；公文标第十一行：

题过长，需占用两行位置的，把两行行距设置成固定值33磅；因为2号字的高度是22磅，把行

距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观。

）

第十三行：

在文档的第十三行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”

“16磅”；

第十四行：

县人民政府：

在文档的第十四行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居

左顶格排布，后标全角冒号。

然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16磅”；

第十五行：

为切实做全乡的安全生产工作，彻底改变安全生产的被

动局面。

自文档的第十五行起，输入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行顶格。

输入完毕后，选择全部正文，设置成3号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8”磅。

根据公文格式

标准一般情况下正文每页排22行，每行排28个字的要求，正文的行距应该设置为28.8磅。

第十六行：

成文日期二0一一年十一月三日成文日期的标注位置需要经过

计算。

对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足加盖印章时“印章上距正文2mm～

4mm，下压成文日期”的要求。

由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是45mm，加上与正文

的距离2mm～4mm，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在

47mm～49mm之间。

这个距离减去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，则需要在正文的最后

一行与成文日期之间空出一个41.4mm～43.4mm的距离，换算成磅值，就是117磅～123磅。

因此：

1.在正文最后一行的下面输入一个高度为117磅～123磅的回车符，然后把这一行的行距设

置为与回车符高度相等的“固定值”；

2.在空行的下面输入成文日期，并设置成3号仿宋体字，采用右对齐方式；

3.把光标放在成文日期的最后，连续输入8个空格，以满足《格式》中单一机关发文成文日

期“右空4字”的要求。

第十七行：

主题词：

安全生产表彰决定1.根据公文的标题、正文，结

合本单位的主题词表，确定公文的主题词。

2.把光标放在公文末页的倒数第二行，用黑体字

居左顶格输入“主题词”三个字，后标全角冒号；3.在全角冒号的后面，用3号小标宋体字

输入“人事”、“表彰”、“决定”这三个主题词，每两个主题词之间输入两个空格，即空1个字的

位置。

第十八行：

报送：

抄报：

抄送：

主送：

顶左格，两字之间空一格用防宋字，报送机

关与正文相同，28.8磅。

第十九行：

标注版记间隔线：

主题词：

安全生产表彰决定

板桥乡党政办存3份（共印200份）单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在“印发

机关和印发时间”行和“主题词”行的下面各划一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置

自选图形格式”对话框，选择线条虚实为“实线”，线条粗细为“2.8磅”，即1mm。

单击“确定”，

完成线条格式设置。

第二十行：

1、注单页页码：

单击“插入”→“文本框”→“横排”，在单页页面的下页边画一个与版心

同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框格式”对话框，选择“颜

色与线条”选项卡，把文本框的线条颜色设置成“无线条颜色”，单击“确定”；然后，依次在文

本框中插入特殊符号“—”→输入单页码如“1”→插入特殊符号“—”→输入两个空格，选中该

行，设置成白体（Tahoma）4号字，行距40磅，即约14mm，右对齐，这样就满足了一字线

距版心下边缘7mm，单页码居右空一字的要求。

2.标注双页页码：

单击“插入”→“文本框”→“横排”，在双页页面的下页边画一个与版心

同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框格式”对话框，选择“颜

色与线条”选项卡，把文本框的线条颜色设置成“无线条颜色”，单击“确定”；然后依次在文本

框中输入两个空格→插入特殊符号“—”→输入双页码如“2”→插入特殊符号“—”，选中该行，

设置成白体（Tahoma）4号字，行距40磅，即约14mm，左对齐，这样就满足了一字线距版心下边

缘7mm，双页码居左空一字的要求。

如附图所示，一份漂亮的公文就设计完成，

剩下的工作就是打印、装订和盖章了。

公文写作一般步骤篇四公文写作【课程作业】

商洽性文件的主要文种是（）。

C.函

供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

C.正本

公文的主题是公文制发者所要表达的（）C.意图或主张

公文的作者是指（）A.制发文件的机关

公文版头的作用是（）D.标明公文制发机关

用于行政管理的“命令（令）”

，其发布权限属于（）A.地方各级人民政府公文撰写者的政治素养，最主要的是学习（）A.马克思主义理论

公文的成文时间，正确的写法如（）。

B.

公文对结构的要求是（）A.完整

公文的标题一般由哪些要项组成（）。

D.发文机关名称、内容、文种公文与文学作品不同，它要求文件内容必须（）B.实事求是

合理安排正文的结构，使层次清楚，条分缕析，言之有序，是为了（）A.突出主题公文与文学作品不同，它要求文件内容必须（）B.实事求是

根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为（）D.本机关制发的和内部使用的公文根据公文作用的活动领域，公文可分为（）。

B.通用公文、专用公文

会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）A.标题需写明会议名称与文种

用于行政管理的“命令（令）”，其发布权限属于A.地方各级人民政府

根据文件来源，在一个机关内部使用的公文属于（）D.本机关制发和内部使用的公文简报不具有以下哪一特点（）B.明确的针对性

公文提纲的内容包括（）A.公文标题B.公文开头C.表述层次及论点、论据、字数安排

公文包含的意思是（）。

A.制发者是法定的机关

B.是在公共事务活动中形成的C.具有规定的体式D.具有固定使用的特点E.直接发挥社会管理效能和法定效力的文书等的信息载体遵守行文规则是为了（）A.确保公文迅速、准确传递B.避免行文紊乱D.确定行文关系E.控制发文数量分办文件应注意（）B.分清主次C.分清缓急D.分清阅件与办件

密级标志经常用以下一些文字表示（）。

B.

秘密C.机密D.绝密

主送机关有以下几种（）A.上级机关B.下级机关C.平行机关能够联合行文的机关应是（）A.同级政府之间B.政府各部门之间

D.政府部门和同级人民团体之间

维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复E.内容不全，挂一漏万

我国《经济合同法》对违约有明确规定，其违约责任主要有A.支付违约{公文写作一般步骤}.

金

B.支付赔偿金C.承担保修、包退、包换

××市××局二OO×年工作计划对

会议纪要和会议记录是一回事。

错

调查报告和工作报告相同。

错

用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作条例错

为了维护政令一致，凡下行公文内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与其协商一致。

（对）

请示根据内容需要，有时也抄送到下级机关对

公告和通告在行文时，都要写上行文机关。

错

发布公告一般通过广播、电视和报刊等宣传工具迅速发出对

公文上可证实作者合法性、真实性及公文效力的标识有印章和签署。

对

衡量一个企业是否经营得好，主要应从这样一些方面考察：

其一，是否人尽其才；其二，是否有正确的经营方针；其三，是否有强有力的领导班子（）。

对{公文写作一般步骤}.

制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的C.行文对象及行文内容

公文区别于其他信息记录的特点是（）D.具备法定的权威性

“接受请示的机关应对请示事项表明是否批准的态度或予以明确