员工借款管理制度.docx

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员工借款管理制度

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员工借款管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司借款管理，明确借款申请、使用、核销操作流程，提高公司资金使用效率，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于菲律宾集团公司、各职能中心、事业部和子公司。

其他国家/地区的分支机构参照本制度制定执行。

第三条定义及分类

员工借款是指因公司经营业务需要的临时性借款，主要用于零星、紧急或专门用途的费用开支，主要包括：

（一）差旅费借款；

（二）招待费借款；

（三）行政备用金；

（四）突发事件借款；

（五）其他因公业务临时性借款。

本制度不包括公司对外借款、关联方之间资金拆借及其他任何形式的融资与贷款。

第四条管理原则

（一）员工借款管理遵循“范围限定、专款专用”、“前款不清、后款不借”的原则。

（二）公司员工的借款与报销采用属地原则进行管理，任何员工的借款与报销均应归属一地。

（三）借款由借款人本人保管，并对其安全负全责。

（四）业务结束必须在规定时间内结清余款。

第二章借款标准和流程

第五条借款起始金额

凡预计支付金额在人民币1000元以上的各项公务活动，集团财务中心给予提供借款。

预计发生费用低于1000元的，由经办人先行垫付，业务活动结束后申请报销。

第六条借款限额

（一）差旅费借款

因公出差人员借款限额，按预计出差天数及标准核定：

出差期间预计需要支付的公共交通工具费用（汽车、轮船、火车、飞机等）、住宿费、当地交通费、通讯费、出差津贴等各项开支合计金额。

该金额不包括公司直接支付的机票、酒店等费用，且借款总金额不得超过借款人基本月薪。

（二）接待费借款

借款由集团总裁办公室指定人员负责，按接待人数、天数、费用标准借款。

（三）行政备用金

定额支付，月度周转。

金额根据独立办公室场所人数月度调整，限额如下：

办公人数

备用金限额（人民币）

25人以下

1,000.00

26-50人

2,000.00

51-100人

4,000.00

100人以上

5,000.00

（四）突发事件借款

由公司指定业务处理责任人根据事件实际情况借款。

（五）其他因公业务临时性借款

根据实际情况申请并提供相关凭据，不得多借；没有相关凭据的，不得借款。

第七条借款时间

借款需提前将申请书送达财务中心：

（一）借款低于3000元的，需提前1个工作；

（二）借款金额大于3000元少于1万元的，需提前2个工作日；

（三）超过1万元、低于5万元借款的，需提前3个工作日；

（四）超过5万元借款的，需提前5个工作日。

第八条借款形式

借款可以现金，支票，商务卡，银行转账、汇款或其他方式支付。

方式由财务部门结合实际情况确定：

（一）银行转账：

借款原则上使用银行转账的方式进行支付；

（二）现金：

对于低于5000元的借款可使用现金支付，收款人在收到现金后填写收据并签字；

（三）商务卡：

由公司给予指定商务卡使用，申请人签字后领用；

（四）其他方式：

由财务部门结合实际情况确定。

第九条借款审批权限和流程

（一）差旅费借款

借款人填写《出差申请单》（附件1），报业务事项有审批权限的负责人批准，财务确认后借款，人力资源中心备案：

低于2000元以下的借款：

借款人申请直属主管审核财务审批、借款；

高于2000元、低于1万元的借款：

借款人申请直属主管审核申请单位CEO核准财务审批、借款；

高于1万元、低于5万元的借款：

借款人申请直属主管审查申请单位CEO核准财务审核集团公司副总裁审批财务付款

5万元以上借款：

借款人申请申请单位CEO审核财务审核集团公司副总裁核准集团公司董事长审批财务付款

（二）招待费借款

借款人填写《借款单》（附件2），财务中心审核，报业务事项有审批权限的集团公司副总裁审批后借款。

（三）行政中心备用金

借款人填写《借款单》（附件2），报业务事项有审批权限的负责人审核，财务审批后借款；

独立办公室属于不同一单位的，由集团行政中心负责人统一审核，财务审批后借款。

（四）其他因公业务临时性借款

参考本条流程

（一）差旅费借款。

（五）相关负责人因会议、出差等原因不能签字审核审批的，可以邮件、传真等书面形式代替签字；

若相关负责人无条件签字或书面回复时，由事先指定人选代为签字，此指定人员与负责人负连带责任。

第三章借款管理

第十条借款用途

借款专款专用，不得挪作他用：

（一）差旅费借款仅用于出差期间交通、住宿和通讯备用，借款不得用作招待；出差期间有交际应酬需要的，借款需分项列支、申请。

（二）招待费借款

接待费分为接待餐饮费、接待住宿费、接待交通费、接待礼品费和接待通信费。

（三）行政备用金

仅用限于零星、紧急办公用品和办公费用，包括待客饮料费（不含其他招待费）借款。

（四）突发事件借款

突然发生、造成或者可能对公司造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、卫生事件和安全事件。

（五）其他因公业务临时性借款

由负责执行人员和财务人员视情况而定。

第十一条以下情形公司不予借款：

（一）员工个人因私借款；

（二）贸易项下货款支付；

（三）试用期员工（除非部门负责人对借款的安全性负责）、留职考察员工、即将离职员工、异动员工；

（四）公司规定的其他情形。

第十二条责任义务

（一）借款人义务：

1.借款由本人领取，禁止代领；

2.借款人有义务负责借款安全；

3.按申请目的使用，不改变范围或超范围使用；

4.业务事项结束，及时到财务中心销账；

（二）财务中心义务

1.建立借款和备用金台账，及时、准确登录记账；

2.定期盘点，定期清理；

第十三条禁止事项

以下情形属于借款禁止事项：

1.借款申请人与领取人不一致的；

2.借款改变资金使用用途、挪作他用、或超范围使用的；

3.将借款转借他人的；

4.将大额借款拆分为多笔小额借款的；

5.公款私用的；

6.公司规定的其他情形。

第四章报销与还款

第十四条还款、报销期限：

（一）对出差人员，在返回公司一周内报销差旅费；

（二）其他业务事项借款，在事项结束后一周内还款报销；

（三）对领用备用金的部门或个人，进行定期（不定期）报销；

（四）特殊原因不能及时结算的，由经办人书面书说明原因，经财务中心负责人同意后，方可延期，但延期时间最长不得多余三个月。

第十五条还款、报销注意事项

（一）报销应先用于归还借款；

（二）如遇有新事项需要借款时，报销结余应先归还公司财务中心，重新履行新的借款程序，财务人员不得保留原借条而直接支付现金；

（三）对于购置固定资产、商品采购、广告费、代办费、房租等涉及的部分预付款，若当时没有提供相应发票，暂作为个人借款处理。

收待到货物并结清余款后，经办人务必提供发票及相关资料到财务报销冲账；

（四）财务部门在收回借款时，应当另开收据，不得退回原借款单据；

（五）备用金必须每个财年结束前清算完毕，次年重新办理借款。

第五章罚则

第十六条借款人违反本制度第十条、第十三条，除追回原借款外，视情节严重，处以借款金额30%以上200%以下罚款，并取消借款资格；

第十七条冒领、盗用他人名义借款的，一经发现，立即开除；其直属审批领导人，应付相应责任；

第十八条财务人员违反第十一条规定，借款给不符合规定人员的，按金额大小处以警告、罚金、降职、直至开除处分；造成损失的，依法追究法律责任；

第十九条经办人违反本规定第十四条规定，出差人员返回公司一个月未办理报销还款手续的，其借款直接从当月工资中扣除，不另行通知，并取消借款资格；

其他事项经办人在事项结束后未及时办理清帐的，超过一个月又无正当理由的，取消借款资格。

第六章附则

第二十条本制度由集团财务中心制定，并负责解释和修订。

第二十一条本制度自公布之日起实行。

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员工录用管理制度

为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。

一、员工试用期规定

 1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。

 2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。

（一）、福利待遇

 1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：

月工资÷（本月天数-休假天数）

2、过节费按正式员工的1/2发放。

3、按正式员工标准发放劳动保护用品。

（二）、休假

 1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。

 2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。

3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。

4、不享受探亲假、婚假。

 二、员工入职准备

 1、身份证复印件一份，原件待查。

2、学历证明复印件一份，原件待查。

 3、县级以上人民医院的体检报告。

4、4张一寸照片

 5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。

三、行政手续

 1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关用品。

 2、发放工作牌，办理考勤卡。

 3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。

 4、将试用期人员带入用人部门。

四、用人部门指引

1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。

2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门，向其介绍今后工作中要紧密配合的部门及员工，同时介绍公司内公共场所的位置，包括会议室、停车场、洗手间等。

3、与试用期员工进入面谈，商讨入职后的工作安排，并向试用期员工描述其工作的部门架构，岗位名称，职务，岗位职责等。

简单介绍将来的职业发展方向和目前工作时遇到的实际问题。

 4、教会试用期员工使用生产工具或办公用具。

5、公司有活动要及时告知试用期限人员。

 6、与试用期人员进行正面沟通，引导其工作，及时了解试用期

员工在工作及生活中存在的问题并帮助其解决。