学生档案管理系统研究.docx
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学生档案管理系统研究
学生档案管理系统研究
摘要
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。
但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:
效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
学生档案管理系统用来管理学生的档案信息。
本系统主要针对本科院校，学校的组织机构主要分为学院、系和班级。
学生档案信息一般包括机构的信息（院、系、班级）学籍信息、学生基本信息、学生成绩信息、奖惩记录等。
关键词：
模块；Access2000数据库；档案管理
一、引言1
二、系统的任务2
三、系统的目标 3
四、系统模块（系统需求分析）4
（一）机构设置 4
（二）学籍管理4
（三）成绩管理6
（四）奖惩管理6
（五）系统管理7
五、数据库分析设计8
（一）系统E-R图8
（二）数据字典9
六、创建数据库14
（一）数据库的概念14
（二）新建一个数据库15
（三）修改已建的数据库15
（四）实现数据库之间的联系15
（五）系统总体规划15
七、创建系统主界面17
（一）建立一个工程17
（二）创建工程项目17
（三）创建系统主窗体17
Name18
Caption18
StartUpPosition18
WindowState18
七、总结25
致谢26
参考文献27
一、引言
随着社会的发展，整个社会已逐步信息化、经济信息化、知识信息化等等，办公系统的自动化及各种信息自动化管理已成为社会发展的客观要求。
这种客观性要求在大学学生处各个办公系统及各种信息的管理上体现更加突出，为此我们要力求实现各个办公系统的自动化管理，做到事半功倍的效果，提高工作效率是我们追求的目标。
对学生档案的管理是一个学校不可缺少的部分，一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，而学生人数众多，这种管理方式存在着许多缺点，如：
效率低、难以保存，随着时间的推移，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
为了解决学生档案管理的这些缺点，提高工作效率，开发了这个学生档案管理系统。
作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。
因此，开发学生档案管理软件成为很有必要的事情，在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例，谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
二、系统的任务
学生档案管理系统是学校管理学生档案的重要工具，一个完善的学生档案管理系统的任务主要包括以下几项[1]：
机构设置：
主要负责院、系和班级设置。
学籍管理：
主要负责管理学籍信息，包括学生注册、学籍移动、基本信息和家庭成员信息。
成绩管理：
主要负责管理学生的考试成绩。
奖惩管理：
主要负责管理学生在校的奖惩表现。
系统管理：
负责管理用户信息和用户登陆。
三、系统的目标
学生档案管理系统是一个现代化软件系统，它通过集中式的信息数据库将各种档案管理功能结合起来，达到共享数据、降低成本、提高效率、改进服务等目的。
一般而言，学生档案管理系统应达到以下目标：
能够管理学生在校期间的各类档案；
能够快速地进行各类档案信息查询；
能够对所有档案信息提供报表功能；
减少人工的参与和基础信息的录入，具有良好的自治功能和信息循环；
减少管理人员，减轻管理人员的工作任务，降低管理成本；
四、系统模块（系统需求分析）
根据以上对学生档案管理系统的任务和目标的分析，一个标准的学生档案管理系统应该包含机构设置、学籍管理、成绩管理、奖惩管理、体统管理等功能，每一个功能模块又都包含一系列的子模块。
下面一一介绍它们。
（一）机构设置
机构设置模块用来管理学生所属的院系以及所在的班级，其功能模块有院设置、系设置、班级设置。
本系统默认学校由多个院构成，院有多个系构成，系下面是班级。
1、“院设置”模块
“院设置”模块负责维护院信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
院信息主要包括院代码、院名称、英文名称、简称、建院日期、院长、简介等。
2、“系设置”模块
“系设置”模块负责维护系信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
系信息主要包括系代码、系名称、英文名称、简称、所属院、建系日期、系主任、简介等。
3、“班级设置”模块
班级设置”模块负责维护班级信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
班级信息主要包括班号、班级名称、所属系、建班日期、班主任、辅导员、班长、团支书、简介等。
（二）学籍管理
“学籍管理”模块主要用来管理学生注册、学生基本信息和家庭成员信息、学籍变动以及学籍报告，其功能模块包括学生注册（新生注册，学期注册）、基本信息、家庭成员信息、学籍变动、学籍报告等。
数据流程如图4.1所示。
图4-1学生管理模块流程图
1、“学生注册”模块
“学生注册”模块主要用于管理学生注册，包括新生注册和学期注册。
“新生注册”是指新生报到时所填写的信息，主要有基本信息和家庭成员信息，这些信息也可以在“基本信息”模块和“家庭成员信息”模块中专门填写和管理。
“学期注册”是指高校在每学期开学的时候所进行的注册，确认学生是否按时到校。
一般的本科院校都是4年制，共8个学期，在校生共注册8次（第一次可以看做新生注册）。
2、“基本信息”模块
“基本信息”模块负责维护学生的基本信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
当增加一条基本信息时，就相当于进行了一次新生注册。
基本信息包括学号、姓名、入学日期、班级、性别、出生日期、籍贯、民族、身份证号、政治面貌、电话、住址、邮箱、教育背景、备注。
3、“家庭成员信息”模块
“家庭成员信息”模块负责维护学生的家庭成员信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
家庭成员信息主要包括成员姓名、关系、职务、所在单位、联系方式等。
4、“学籍变动”模块
“学籍变动”模块主要用于管理学籍移动情况，如（学生退学、降级、转系）等，学籍变动信息包括变动ID、学号、变动类型、变动日期、变动原因等。
5、“学籍报告”模块
“学籍报告”模块主要负责生成学籍报告，内容包括注册信息、基本信息、家庭信息和学籍变动信息。
（三）成绩管理
成绩管理模块主要负责管理学生成绩，包括成绩录入、成绩评审和成绩单生成，其功能模块有成绩录入、成绩评审、成绩单生成。
数据流程如图4-2所识。
图4-2成绩管理模块流程图
1、“成绩录入”模块
“成绩录入”模块负责录入成绩。
首先，通过班级编号和课程号自动生成“班级-课程”成绩列表，然后由管理人员手工输入学生成绩，并进行保存。
成绩信息包括成绩ID、学号、课程号、成绩等。
2、“成绩评审”模块
“成绩评审模”模块主要负责奖学金评审和退学留级评审。
通过对学生成绩进行分析，确定奖学金名额。
3、“成绩单生成”模块
“成绩单生成”模块用来生成成绩单，包括学生成绩单、班级-课程成绩单、学期和学年成绩单等。
（四）奖惩管理
“奖惩管理”模块主要负责学生奖惩管理，包括奖惩录入、奖惩查询和奖惩单生成。
1、“奖惩录入”模块
“奖惩录入”模块负责录入奖惩信息。
首先，管理人员选择目标对象（学生），然后手工输入学生奖惩信息，并进行保存。
奖惩信息包括奖惩ID、类别（奖励或惩处）、名称、日期、单位、原因等。
2、“奖惩查询”模块
“奖惩查询”模块主要负责查询奖惩信息，包括学生奖励查询、惩处查询和奖惩查询。
3、“奖惩单生成”模块
“奖惩单生成”模块用来生成奖惩单，包括奖励单和惩处单两项。
（五）系统管理
“系统管理”模块主要负责管理用户权限，包括用户管理、密码维护和权限设置等，主要功能有用户管理、密码维护、重新登陆。
1、“用户管理”模块负责管理用户信息
用户信息包括ID、用户名称、用户类别（教师、学生、管理员）、密码、权限、电话、邮箱等。
本系统只对一级模块进行权限管理，没有细分到二级模块。
2、“密码维护”模块
“密码维护”负责维护用户密码信息。
3、“重新登陆”模块
“重新登陆”模块主要负责给用户提供重新登陆功能。
五、数据库分析设计
根据系统需求分析，系统需要建立10个表，其用途说明如表5-1所示。
表5-1数据表及其用途
ID
数据表名称
数据表用途
1
院信息表
保存学校各院的基本信息
2
系信息表
保存学校各系的基本信息
3
班级信息表
保存各院系班级的基本信息
4
学生基本信息表
保存学生在校的基本信息表
5
家庭成员信息表
保存学生家庭成员的基本信息表
6
注册信息表
保存学生各学期的注册信息，共8个学期
7
学籍变动信息表
保存学生在校期间的学籍变动信息
8
成绩信息表
保存学生的成绩信息
9
奖惩信息表
保存学生在校期间的奖惩记录
10
用户信息表
保存用户的基本信息，包括权限、密码等
（一）系统E-R图
E-R图是一种信息模型图，体现了系统实体之间的关系。
通过系统需求分析，得到了系统的分解功能以及数据流程。
根据这些实体和实体之间关系，可以得到系统E-R图，如图5-1所示。
图5-1系统E-R图
（二）数据字典
表5-2到表5-11给出了10个数据表（院信息表、系信息表、班级信息表、学生基本信息表、家庭成员信息表、、注册信息表、学籍变动信息表、成绩信息表、奖惩信息表、用户信息表）的具体描述，包括字段名称、数据类型、可否为空和说明。
1、院信息表
表5-2院信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
院代码
Char
（2）
主键
院代码为2位
院名称
Nvarchar（50）
NotNull
院名称
英文名称
Nvarchar（50）
Null
学院的英文名称
简称
Nvarchar（50）
Null
学院中文名称简称
建院日期
Datetime（8）
Null
建院日期
院长
Char（10）
Null
学院院长姓名
简介
Text（16）
Null
学院简单介绍
2、系信息表
表5-3系信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
系代码
Char（4）
键
2位院代码+2位系自由代码
系名称
Nvarchar（50）
NotNull
系名称
英文名称
Nvarchar（50）
Null
系的英文名称
简称
Nvarchar（50）
Null
系中文名称简称
院代码
Char
（2）
外键
所属学院的代码
建系日期
Datetime（8）
Null
建系日期
系主任
Char（10）
Null
系主任姓名
简介
Text（16）
Null
系简单介绍
3、班级信息表
表5-4班级信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
班号
Char（6）
主键
4位系代码+2位班自由代码
班级名称
Nvarchar（50）
NotNull
班级名称
系代码
Char（4）
外键
所属系代码
建班日期
Datetime（8）
Null
建班日期
班主任
Char（10）
Null
班主任
辅导员
Char（10）
Null
辅导员
班长
Char（10）
Null
班长
团支书
Char（10）
Null
团支书
简介
Text（16）
Null
班级简单介绍
4、学生基本信息表
表5-5学生基本信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
学号
Char（12）
主键
12位的编号
姓名
Char（50）
NotNull
学生姓名
入学日期
Datetime（8）
Null
入学时间
班号
Char（6）
外键
所在班的班号
性别
Char
（2）
Null
性别（男，女）
出生日期
Datetime（8）
Null
出生日期
籍贯
Nvarchar（50）
Null
学生籍贯
民族
Nvarchar（50）
Null
民族名称
身份证号
Char（18）
Null
18位身份证号
政治面貌
Nvarchar（50）
Null
现阶段政治面貌
电话
Nvarchar（50）
Null
电话号码
住址
Nvarchar（50）
Null
宿舍或者其他住址
邮箱
Nvarchar（50）
Null
邮箱
教育背景
Text（16）
Null
教育背景
备注
Text（16）
Null
其他信息
5、家庭成员信息表
表5-6家庭成员信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
成员ID
Numeric（9）
主键
表示种子1、自增1
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信息表
成员姓名
Char（10）
NotNull
家庭成员姓名
关系
Nvarchar（50）
Null
与家庭成员的关系
职务
Nvarchar（50）
Null
成员职位
所在单位
Nvarchar（50）
Null
成员所在单位的名称
联系方式
Nvarchar（50）
Null
电话或者其他联系方式
6、注册信息表
表5-7注册信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信息表
学期1
Datetime（8）
Null
新生入学时的注册日期
学期2
Datetime（8）
Null
学期2注册日期
学期3
Datetime（8）
Null
学期3注册日期
学期4
Datetime（8）
Null
学期4注册日期
学期5
Datetime（8）
Null
学期5注册日期
学期6
Datetime（8）
Null
学期6注册日期
学期7
Datetime（8）
Null
学期7注册日期
学期8
Datetime（8）
Null
学期8注册日期
7、学籍变动信息表
表5-8学籍变动信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
变动ID
Numeric（9）
主键
标示种子1、自增1
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信息表
变动类型
Char（8）
NotNull
复读、停学、转系、退学、其他
变动日期
Datetime（
Null
变动日期
变动原因
Text（16）
Null
填写变动原因
8、成绩信息表
表5-9成绩信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
成绩ID
Numeric（9）
主键
标示种子1、自增1
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信息表
课程号
Char（6）
外键
主表为课程信息表
成绩
Float（8）
NotNull
成绩，默认为0
9、奖惩信息报
表5-10奖惩信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
奖惩ID
Numeric（9）
主键
标示种子1、自增1
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信息表
类别
Char（4）
NotNull
奖励或惩罚
名称
Nvarchar（50）
NotNull
奖惩名称
日期
Datetime（8）
Null
发生日期
单位
Nvarchar（50）
Null
发生单位名称
原因
Text（16）
Null
奖惩缘由
10、户信息表
表5-11用户信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
用户ID
Char（10）
主键
六位用户ID
用户名称
Char（10）
NotNull
用户名称
用户类别
Char（10）
NotNull
教师、学生、管理员
密码
Char（10）
NotNull
6位密码
权限
Text（16）
Null
权限信息
电话
Nvarchar（50）
Null
电话
邮箱
Nvarchar（50）
Null
邮箱地址
六、创建数据库
数据库的基本概念是进行数据库编程的基础。
了解数据库，就是了解数据库的数据结构、文件组织方式以及数据库应用程序的基本框架。
数据库是一组特定数据的集合，是提供数据的基地。
它能保存数据并允许用户访问所需的数据。
数据库中保存的数据都是相关数据，为了便于保管和处理这些数据，将这些数据存入数据库时必须具有一定的数据结构和文件组织方式。
创建数据库时有很多种方法，数据库也有很多种在这里我使用Access2000和SQLSever实现关系型数据库。
（一）数据库的概念
数据库是一种存储数据并对数据进行操作的工具。
数据库的作用在于组织和表达信息，简而言之，数据库就是信息的集合。
计算机的数据库可以分为两类：
非关系数据库（flat-file）和关系数据库（relational）。
关系数据库中包含了多个数据表的信息，数据库含有各个不同部分的术语，象记录、域等。
VisualBasic数据库系统由3部分组成：
用户界面、数据库引擎和数据仓库。
其中数据库引擎存在于用户界面和数据仓库之间，起着中介作用，用户通过它与要访问的特定数据库相连。
对于VB所支持的任何数据库格式，所用的数据库编程技术都是相同的。
下面简单介绍数据库的这3个组成部分[2]：
1、用户界面
用户界面是进行人机交互的界面，用于查看、显示数据或更新数据。
驱动用户界面窗体的是用VisualBasic编写的代码，这些代码使得用户的操作能作用到数据库上，如添加或删除记录、查询等。
2、数据库引擎
VisualBasic缺省的数据库引擎是MicrosoftJet数据库，它包含在一组动态链接库（DLL）中，运行时，这些动态链接库被链接到VisualBasic程序。
数据库引擎的作用是把应用程序的请求翻译成对数据库的物理操作。
3、数据仓库
数据仓库是包含数据库表的一个或多个文件。
VisualBasic支持多种数据库，默认的数据库是MicrosoftAccess数据库，即（.mdb）文件。
（二）新建一个数据库
创建任何一个数据库的第一步是仔细的规划数据库，设计必须是灵活的、有逻辑的。
创建一个数据库结构的过程被认为是数据模型设计。
标识需要的数据；
收集被标识的字段到表中；
标识主关键字字段；
绘制一个简单的数据图表；
规范数据；
标识指定字段的信息；
创建物理表。
（三）修改已建的数据库
数据库的修改分为：
添加、编辑和删除记录。
这三种操作均可由VisualBasic创建的程序来完成，下面的章节将详细描述实现的具体方法。
（四）实现数据库之间的联系
数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。
一个连接是指一种虚拟的表，这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的，关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录。
一个更高级的连接形式称为自连接。
这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段，或在不同的纪录中由重复数据的组合字段。
数据库中有三种不同类型的关键字：
主关键字、组合关键字和外关键字。
在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其它的库建立关系。
（五）系统总体规划
系统功能：
系统主要有以下功能
可以进行文本操作；
添加一个数据库项目；
删除一个数据库项目；
修改一个数据库项目；
查询信息；
察看课程表。
通过数据库分析设计，已经完成了所有的后台工作，现在需要通过VisualBasic来编写数据库系统的客户端程序。
7、创建系统主界面
（一）建立一个工程
工程是用来构建应用程序的文件的集合，通常包含以下文件：
工程文件（.vbp）
窗体文件（.frm）
窗体的二进制数据文件（.frx），该文件是不可编写的。
类模块文件（.cls），该文件是可选用的。
标准模块文件（.bas），该文件是可选用的。
一个或多个包含ActiveX控件的文件（.ocx），这些文件是可选用的。
单个资源文件（.res），该文件是可选用的。
（二）创建工程项目
启动VisualBasic6.0后，单击“文件”→“新建工程”命令，弹出新建工程对话框，选择“标准EXE”然后单击确定。
这样，VisualBasic将自动创建一个“工程1”工程项目，包含一个窗体文件夹和一个Form1窗体。
在项目的“属性”面板中将工程的“Name”属性改为“学生档案管理系统”，将Form1的“Name”和“Caption”属性改为“学生档案管理系统”。
（三）创建系统主窗体
图7-1主窗体
创建了工程项目后，接着需要创建系统主窗体、主窗体的菜单，并在主窗体中添加窗体代码。
1、主窗体界面
在创建工程项目时，已经创建了一个“学生档案管理”窗体文件，将它直接作为主窗体文件。
主窗体文件也可以使用MDI窗体。
系统主窗体界面如图所示，在窗体上添加一个PictureBox控件（主要是为了美观）。
其主要控件的属性如表7-1所示[3]。
表7-1主要控件属性设置
控件
属性
属性值
学生档案管理（Form）
Name
学生档案管理
Caption
学生档案管理
StartUpPosition
0-Manual
WindowState
0-Normal
2、主窗体菜单
右击“学生档案管理”主窗体，选择弹出式菜单中的“菜单编辑器”命令，将出现“编辑菜单”对话框。
然后，在“菜单编辑器”对话框中编辑菜单项。
系统的菜单结构如表7-2所示。
表7-2系统菜单结构
一级菜单
二级菜单
一级菜单
二级菜单
机构设置
院设计
系设计
班级设计
学籍管理
学生注册
基本信息
家庭成员信息
学籍变动
学籍报告
课程管理
新增课程
课程查询
课程分配
成绩管理
成绩录入
成绩评审
成绩单生成
奖惩管理
奖惩录入
奖惩评审
奖惩单生成
系统管理
用户管理
密码维护
重新登录
下面以“学籍管理”为例详细介绍本系统的功能和实现目标。
一级菜单学籍管理里包含五个二级菜
升级会员 