交通工程建设项目文件材料立卷办法.ppt

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交通工程文件材料立卷归档管理办法交通运输厅交通运输厅20102010年年99月月交通工程文件材料立卷归档办法依据标准及规定国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）交通文件材料立卷归档办法（交办发1992100号）关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知（交办发1992121号）关于贯彻执行公路工程竣工验收办法有关事宜的通知（交公路发2004446号）关于实施有关事项的通知（交水发2005470号）公路、水运工程质量管理办法交通工程文件材料立卷归档办法基本内容适用范围交通建设项目档案管理职责收集范围及收集整理责任单位文件材料编制质量要求分类组卷方法整理编目要求归档及移交归档范围在交通工程建设过程中，围绕项目立项审批、设计、工程准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对建成后的公路、桥梁、码头、航道等维护管理及明确责任，具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入交通建设项目成套档案。

归档范围表示的不同公路、水运办法附表1公路建设项目文件材料归档范围、水运建设项目文件材料归档范围列表方式与国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）有所不同。

归纳方式不同1、两大部分：

程序及技术管理文件和经济活动文件2、同类文件进行了合并3、明确归档单位，避免重复保管期限立项阶段可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件）及相关专家、行业审查意见环境影响报告书审批文件及相关专家、行业审查意见项目用地预审意见用地及岸线审批文件有关部门审查意见设计阶段初步设计及施工图设计，以及围绕设计活动产生的相关勘察、测量和相关审批文件、专家审查意见等。

另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。

工程准备阶段建设用地规划许可、用地申请及批准文件、红线图土地、海域使用权证书征地拆迁、相关补偿及移民文件供水、电、通讯、排水协议开工备案及质量监督申请公路、桥梁、水上水下施工许可证建设前原始地形、地貌状况图、照片施工阶段l工程管理文件l施工管理文件l原材料（产品）质量保证文件l施工原始文件竣工验收阶段竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计、施工、监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书一般行政文件与工程管理文件的区分交通工程管理文件材料是在交通工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按要求进行收集和整理，并归入项目成套档案中。

一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日常行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。

如建设单位是临时机构，机构撤销后，这部分档案需向上级主管部门移交。

重复归档问题监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。

（开工批准、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等）建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以形成文件单位存档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。

收集责任分工项目法人单位：

负责项目立项审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件一般由项目法人收集归档。

设计单位负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成的工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；施工和监理单位负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作交通工程文件材料归档质量要求原始性。

项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。

完整性。

收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性。

现场记录，同步进行。

准确性。

施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。

规范性。

实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足档案长期保存需要。

收集要求（预立卷）同步收集建立预立卷制度整理要求,整理的基本原则：

遵循公路.水运工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，组卷系统，编目规范，便于保管和利用。

在合同段交工验收时，应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作。

交通工程档案整理基本方法同步收集满足项目基本建设程序符合工程施工流程分类科学:

按照项目基本建设程序的不同阶段按照工程的自然进展过程符合文件材料自身的实际情况组卷系统：

保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统编目规范卷内文件标题拟写及编目案卷题名拟写及编目方便保管和利用交通工程文件材料整理基本步骤同步收集科学分类卷内文件系统化排列卷内目录编制卷内文件目录及备考表的填写拟写案卷题名、确定保管期限和密级并填写案卷封面案卷系统化排列案卷目录编制同步收集（预立卷）工程开工时项目法人应督促各参建单位建立预立卷制度并定期进行检查；预立卷工作应结合收集工作同步开展。

交通工程基本建设不同阶段形成的文件材料应分别收集归档，进行预立卷。

同一阶段形成的文件材料，按工作程序分别收集，进行预立卷。

立项设计、工程准备阶段文件材料的收集和预立卷方法立项和准备阶段:

按照审批事项的内在联系和相关手续办理过程分别收集，并进行预立卷;设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别收集。

施工阶段项目法人管理性文件收集及预立卷可按质量控制、安全管理、进度控制、费用控制、会议文件分别收集，按照问题结合时间进行预立卷。

合同段施工文件材料收集及预立卷方法综合性文件：

合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、工程定位（水准点、基准点、控制点）的测量及复核以合同段为单位集中收集，并按工作程序，结合问题进行预立卷。

原材料及产品合格证明文件：

如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集，按照产品种类分别进行预立卷；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位，按产品种类分别进行预立卷。

该合同段单位、分部及分项工程质量评定表可集中收集、预立卷。

标准试验及工艺试验可按单位工程集中收集，按试验方法分别预立卷；抽样试验如混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验、及其他填筑施工密实度等，应按分部或分项分别收集、预立卷。

本合同段变更文件可以合同段为单位集中收集，按变更文件形成过程进行预立卷（如时间、文号）。

施工日志以合同段为单位，按时间分别收集、预立卷；单位工程交工验收文件及工程总结按合同段集中收集，按单位工程分别预立卷。

施工原始记录文件的收集方法依据分项（工序）分部、单位工程划分情况确定预立卷类目，并依此分别设立预立卷文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内，进行施工原始文件材料收集和预立卷。

同一单位工程先分清分部工程，同一分部工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业确定类目。

各单位、分部、分项工程的施工原始记录文件应分别收集。

不同单位、分部、分项（工序）的施工记录文件不能交叉收集。

建设单位与监理、施工单位往来文件收集及预立卷方法如属质量控制问题则应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别收集、预立卷。

如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集、预立卷，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件专卷，不利于今后的查找和利用。

如属计划进度、费用和安全管理问题，则以合同段为单位，按照其工作属性分别收集、并结合时间、问题分别预立卷。

竣工验收阶段文件材料收集和预立卷方法工程试运行专项验收竣工验收系统化整理在预立卷基础上，按项目档案整理有关规范要求，对同一类目文件夹中相关文件，进行系统化整理，以保持该文件夹中相关文件的有机联系。

卷内文件系统化排列根据交通建设项目不同建设阶段工作特性，依据卷内文件之间的有机联系和文件本身内在属性，并结合问题的重要程度进行排列。

竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。

页号：

在右下脚用阿拉伯数字依次编写；如成本、册的资料，且已编页号，不需再编页。

卷内文件目录在卷内文件系统化排列的基础上，将卷内文件情况逐件登记在卷内目录上（卷内目录格式样式以交通部交办发1992121号）文中所附附件十九科技档案卷内文件目录样式为准）。

卷内文件应以独立成件的文件依次进行登记。

如所登记文件没有标题，应概括标题，不能以通用表格的名称作为卷内文件标题，如检验申请批复单，应将本表应用的部位名称在卷内文件标题上反映出来；原材料的使用报验手续，应以一次报验手续形成的文件独立进行登记，并将原材料的种类及使用部位反映在文件标题上。

卷内文件目录的编制卷一序号文件编号题名日期页次备注12#灌注桩开工审批批复单2005-11-812单场地平整检验申请批复2005-11-1231以一次报验审批手续单独填写3桩位施放、校核检验申请2005-11-20424埋设护筒检验申请批复单557成孔质量整改文件（整改指令及整改情况反馈）6214中间交工验收文件71-90装订。

将卷内文件目录、卷内文件以及备考表按三孔一线进行装订，蓝图及成册的文件可不装订，逐张、逐册加盖档号章。

案卷题名拟写包括项目名称、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。

以上述分项工程形成的案卷为例：

XX港四期工程1#泊位2#灌注桩施工原始文件案卷的系统化整理案卷的立卷单位应负责按照文件材料对案卷进行系统化排列。

如施工阶段的案卷系统化整理工作，由合同段的承包单位按照施工管理文件-原材料（产品）质量保证文件（本合同段共用原材料）-施工原始文件-交工验收文件的顺序依次进行系统化整理和排列。

施工原始文件按照单位工程-分部-分项工程划分情况分别依次进行排列；原材料如属单位工程或分部工程专用的，其质量保证文件及相关试验文件、配合比文件，应与单位或分部工程一并进行系统化排列；各类强度试验及检测报告、施工过程的沉降观测、断面测量记录按照分部工程分别进行系统化排列整理。

案卷的编目编写临时档号本阶段所编制的案卷档号不同于项目建设完成后，对全部项目档案所编制的档号。

该阶段的档号只是临时档号，由案卷立卷单位根据案卷系统化排列情况，用铅笔编写的流水号，以固定案卷的顺序和办理移交手续使用。

l编写移交目录目录样式以交通部交办发1992121号）文中所附附件十九科技档案卷目录样式为准。

将经系统化整理后的案卷，按照排列顺序依次登记在案卷目录中。

项目档案的系统化整理移交由项目法人（建设单位）负责按照立项审批、设计、工程准备、施工和竣工验收的建设基本程序的顺序进行系统化排列。

其中施工阶段的案卷按项目法人（建设单位）管理文件、各承包单位移交的项目档案（按主体工程及附属设施分别汇总）、监理单位档案分别进行汇总排列。

档号。

简单明了。

招投标、合同及计量支付案卷整理按照其工程内容及程序单独整理、编目案卷目录的编制按照交通文件材料立卷归档办法中交通科技档案案卷目录格式要求进行编制。

建设项目档案案卷目录样式序号档号案卷题名编制单位编制时间页数备注1YX-00001关于Xx港二期工程立项申请的批复XX项目办2002YX-00002XX港二期工程环境影响报告书、水土保持方案及审批文件.1503YX-00003XX港二期工程初步设计报审文件.2004YX-00004XX高速水运初步设计文件附件之总说明2007YX-00005XX高速水运施工图设计及审批文件.8YX-