会计档案培训材料.docx

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会计档案培训材料

会计档案培训材料

公司档案中心

二○○八年三月

第一章基本概念

第二章会计档案的收集与整理

第三章会计档案的立卷与归档

第四章会计档案的鉴定与销毁

第一章基本概念

一、会计档案的含义

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

另外，财务部门的各种财务、预算、计划等材料，以及有关的法律规章、管理性文件都视为文书材料，按文书档案管理规范进行管理。

二、会计档案的整理依据

会计档案的整理依据是财政部和国家档案局于1998年8月联合颁发的《关于印发<会计档案管理办法>的通知》（财会字[1998]32号）文件（见附件）。

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二章会计档案的收集与整理

一、会计档案的归档时间

会计档案按照财政部规定，当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。

期满后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，再移交本单位档案部门统一保管。

二、会计档案的具体归档内容

会计核算专业材料的内容和成份包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等，这三种会计核算材料，共同构成一个不可分割的统一会计核算专业材料体系。

具体包括：

（一）会计凭证类：

原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计帐簿类：

总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。

（三）财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：

银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

采取电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。

三、会计档案的分类与组卷

因公司内部各职能机构都有会计业务，所以会计档案的分类一般按组织机构—年度—类型（凭证、帐簿、财务报告、其他）分类。

会计材料的组卷可按凭证、帐簿的种类和张数结合时间组卷，财务报告可针对时间组卷。

具体组卷方法如下：

（一）会计凭证

记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证顺序，以凭证数量的多少分为若干本，按日、按旬、按月顺序排列装订成卷，一本凭证为一卷。

一般每本的厚度要适中（4厘米左右为宜），去掉金属物，加上封面和封底，做到装订结实、美观。

装订后，放入标准的会计凭证盒内，填写封面和脊背。

（二）会计帐簿按帐簿名称，在年终结帐，决算后整理组卷。

根据数量多少，帐本较厚的一本帐为一卷，帐本较薄的，则将保管期限相同的数本帐组为一卷。

对死页帐（定本帐）应保持原来面目，不必拆去空页，去掉塑料封皮，稍加整理即可；对活页帐，应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，去掉塑料封皮和金属物，装订成册，并且在每年帐的首页前加一张“保管人员一览表”，然后加上统一制作的帐簿封面。

（三）会计报告

组卷时，应将年报、季报、月报分开组卷，若数量少，可将季报、月报合并组卷。

报表的立卷要区分不同保管期限，一个卷内的报表必须是一个保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。

对会计报表的分析和说明，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的联系性。

第三章会计档案的立卷与归档

一、会计档案案卷封面的填写

（一）会计档案凭证（盒）封面项目有：

立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、分类与目录号、案卷号。

以上项目除全宗号、分类与目录号、案卷号由档案部门填写外，其他均由财务部门负责填写。

各项目的具体填写方法如下：

1、立档单位：

即立档单位名称。

填写单位全称或通用简称。

2、凭证名称：

填写各类型凭证的名称。

3、起止日期：

填写证单位形成的最早最晚日期，用阿拉伯数字书写具体年、月、日。

4、册数：

应填写本月共多少册，本盒是第几册。

若遇本卷（册）为几个月凭证一起扎帐装订在一起的，在“本月”前空白处填起止月份，如“1月—2月共1册，本盒是第1册”。

5、记帐凭证数：

应填记帐凭证的起止号码数。

6、财会主管：

填写主管会计姓名，可盖章，无主管会计的可填财务部门负责人姓名。

7、经办会计：

填写经手办理会计核算业务的会计姓名，可盖私人印章。

8、全宗号：

即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。

9、分类与目录号：

即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录的编号。

清江公司会计档案的分类采取《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）三级类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册。

目录号用字母和数字结合表示，字母“KJ”表示会计类档案，数字代表各业务职能单位，如清江公司财务部2007年第1本凭证，其分类与目录号可标记为：

“KJ02-2007-433”。

10、案卷号：

填写目录内每本凭证的顺序编号。

（二）会计帐簿、财务报告类档案硬（或牛皮纸）卷盒封面的项目有：

全宗号、分类号、案卷题名、目录号、案卷号、起止日期、件（张）数、保管期限。

各项目的具体填写方法如下：

1、全宗号：

即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。

2、分类号：

据实填写会计档案类别号。

3、案卷题名：

即案卷标题。

一般应由会计核算单位、会计年度、会计核算材料名称组成。

如：

“清江工程监理公司一九九九年会计总帐”。

书写格式要求简洁、美观、内容全面，标题一般不应超过50个字。

未在案卷盒上书写标题的一定在盒内加上案卷内封面。

4、目录号：

填写方法同会计凭证。

如：

“KJ02-2007-431”。

5、案卷号：

填写目录内每本案卷的顺序号。

6、起止日期：

会计帐簿填写帐簿启用日期和终止日期；财务报告填写报告形成的最早和最晚日期。

用阿拉伯数字书写具体年、月、日。

7、件（张）数：

填写本卷共××件××张。

8、保管期限：

填写立卷时划定的案卷具体保管期限。

如填：

“15年”。

二、会计档案档号的组成

档号是指档案室在整理和管理的过程中，赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

会计档案档号由全宗号、目录号、年度、分类号、案卷号、件号组成。

因档案馆未给清江公司设立全宗号，这项可不填写；目录号由字母“KJ”和数字组合而成，其中KJ代表会计档案，数字最多由三位数组成，第一位数字由公司档案中心根据各职能单位统一设定，其余二位可由职能单位自行设定；年度填写会计材料核算年度；分类号依据《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）三级类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册；案卷号填写目录内案卷的顺序号；件号填写卷内材料的顺序号。

会计档案案卷内材料应逐份（件）加盖会计档案档号章，用蓝色印泥。

档号使用钢笔填写，内容应完整、准确。

三、会计档案案卷的排列

（一）案卷内文件的排列方式：

案卷内材料应按档号编制顺序有序排列，盒内应有案卷内封面（若有）、卷内目录、备考表，具体排列顺序为：

案卷内封面—卷内目录—卷内材料—备考表。

案卷内封面、卷内目录、备考表采用每平方米80g以上白色书写纸制作。

（二）案卷的排列：

一般按会计核算材料类型—组织机构—年度进行排列。

一般情况下，同一年度的凭证按月顺序排列；同一年度的帐簿按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列；同一年度的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。

第四章会计档案的鉴定与销毁

会计档案鉴定就是按照一定的原则标准，划定保管期限，对超过保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作。

因此，鉴定会计档案关系到某些会计档案是否继续保存、有无保存价值的重大问题。

会计档案的鉴定工作应按阶段进行。

1、初步鉴定。

初步鉴定是要经济业务完成后交付会计人员受理会计文件材料的整理中进行的。

具体工作内容有：

一是会计人员对所受理的各种经济业务凭证，要对其真伪进行认真鉴定，严格按照《会计法》办理，对不真实、不合法的原始凭证不予受理；二是会计部门在每年的会计年度终了后，对需要归档保存的会计文件材料进行整理立卷，并根据《会计档案保管期限表》对其进行鉴定，确定每个案卷的保管期限。

2、复查鉴定。

亦可称期满鉴定。

当档案部门接收了会计部门移交的会计档案后，应根据《会计档案管理办法》及《会计档案保管期限表》的要求，定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定，或确定销毁，或延长其保管期限。

根据会计利用的实践，对那些在初步鉴定时保管期限定得不适当的，可以纠正或延长。

3、鉴定销毁。

对保管期满，应该销毁的会计档案，由档案部门提出意见，经鉴定确系无保存价值的会计档案，要作出销毁结论，写出销毁报告，编制会计档案销毁清册，先报本单位领导同意后，再报上级主管部门审查备案或批准后可进行销毁处理，并在当地保密局指定的造纸厂销毁，二人负责监销。