商务信函的目的作用.docx
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商务信函的目的作用
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商务信函的目的作用
篇一：
商务英语信函的完整原则及在职场中的重要性
摘要：
在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。
把握好商务英语信函的特点能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。
本文拟对商务英语信函的完整原则作简要介绍，并阐明其在国际商务交往中的重要性，以期给涉外商务从业人员提供一定的帮助。
关键词：
商务英语信函完整重要性
随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。
同时，我国也有许多有实力的企业融入了国际市场。
英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们沟通、交流是必不可少的工具。
但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许多涉外人员，因此对商务英语信函的特点作简要的研究，学会涉外交际中的语言特点和技巧，会对商务合作的成功起极大的推动作用。
商务英语信函牵涉面非常广，一般而言包括建立业务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理赔以及公关礼仪类等。
从总的原则来讲，书写上述英语信函要求具有完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体贴（consideration）、清楚（clearness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、和准确（correctness），即7c原则。
下面着重讨论商务信函的完整性原则。
商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息，尤其是当一封信函的牵涉到一系列商务活动的时候，须将活动的背景、计划和细节完整地展现出来，内容丰富、完整而信息量大。
在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句，并且常用名词化手段与各种修饰成分使句子言简意赅。
1关于商务合同条款
Incaseofdelayeddelivery,thesellershallpaytothebuyerforeveryweekofdelayapenaltyamountingto0.5%ofthetotalvalueofthegoods;however,thepenaltyshallnotreleasetheresponsibilityofthesellerfordeliveringthesaidgoods.
译文：
假如发生交货延期，卖方必须向买方支付延期罚金，其数额按每周货物总价值的0.5%征收。
但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。
这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。
它将罚款的原因、数额以及罚款以后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。
没有让卖方钻空子的机会。
Thesaidgoods（该批货物）的用法，言简意赅。
相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖方就可以找到不交货的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么合同里面不说清楚”等狡辩的理由。
其结果可能就是双方翻脸，提起诉讼。
这样会给买卖双方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。
因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（completeandeffective）而成为极为重要的文件。
2采购信函
判断一封采购信函是否完整，可以用五个"w"来检验，即：
"who,what,where,when及why（包括how）"例如在定货的信中，必须明确说明：
“需要什么商品,多少商品?
”（what?
howmanydoyouwant？
）“何时需要?
”（whendoyouneedthegoods？
）“货物发到何地何人收?
”（Towhomandwherearethegoodstobesent?
）“如何付款?
”（whenandhowwillthepaymentbemade?
）如对对方的报盘做出否定的答复时（如不能接盘等）应说明理由“为什么”（why？
）例如：
下面是一封接受卖方报盘的接盘函：
Dearsirs:
withreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofcopper
wireasperyouroffersheetno.20XX-2b.pleasegoaheadandapplyforyourexportLicense.AssoonasweareinformedofthenumberoftheexportLicense,wewillopentheL/cbycable.译文：
关于贵方四月九日函，我们高兴地接受你们第20XX-02b号报盘单所报一百吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许可证。
一经我方收悉贵方出口许可证号码的通知，当即电开信用证。
总体来讲，商务英语信函必须满足这个行业的7c原则，其中完整性是重中之重。
如果一封信函有头无尾，支离破碎，丢三落四，那么收件人对信函的理解会产生很大的分歧，从而导致业务开展不顺利，更多的是失败。
试想谁愿意和一个信函都些不清楚的伙伴合作。
作为涉外的商务人才，英语信函的写作是从事国际贸易和相关涉外工作的重要组成部分也是提升业务能力和服务能力的一大方面。
要求提供这种写作能力，首先要提供自己的英语基本知识、能力和技能，大量阅读英语母语国家的类似文件，以期获得商务英语信函的精华，为公司、社会、国家创造价值。
参考文献
[1]冯祥春.外贸英语函电一本通[m].对外经济贸易出版社，北京，20XX.
[2]管春林.国际商务英语写作[m].浙江大学出版社，20XX.
[3]常玉田.国际商务英语阅读与写作[m],中国商务出版社，北京，20XX.
篇二：
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？
放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？
是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能
产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。
礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dearsirs”or“Dearsirormadam”。
语言朴实
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量
避免华丽复杂的词句。
比如“welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“howareyou?
”，“canweworktogether?
”，建议您改成“proposal:
brightIdeasImports--ZhejiangTextile?
spartnershipopportunity”或者“Introduction:
ourproductofferingsforbrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。
校对
写完之后，一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。
我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
篇三：
商务信函的写作须知
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实
力。
“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”（摘自《丹尼尔?
肯尼迪方法：
推销信创造的奇迹》）
所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7c”原则：
completeness（完整）concreteness（具体）correctness（正确）conciseness（简洁）clearness（明晰）courtesy（礼貌）conscientiousness（诚意）商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。
而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。
一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。
信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。
让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。
所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3w式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3w来表示，即：
whydoyouwritetheletter?
（第一部分）；what’sthedetailedreason?
（第二部分）；whatdoyouexpectyourreadertodo?
（第三部分）。
我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。
收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（whydoyouwritetheletter?
）：
在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例（１）：
IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourmarchpayment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。
这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。
不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。
例（２）：
ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：
这是一封朋友之间相互问候的私人信件。
因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（what’sthedetailedreason?
）：
即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。
会显出你郑重其事、思想缜密。
把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。
如：
例（３）：
Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofmrs.Lund,ouraccountant.wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。
没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。
要记住：
你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。
所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分（whatdoyouexpectyourreadertodo?
）：
结尾是提出要求或者提请注意。
不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。
如：
例（４）:
pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：
①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。
以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。
简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。
套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。
”，可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。
有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。
问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。
删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
（二）避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。
不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。
所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliché）和没有什么实际意义的词语。
删掉那些不必要的罗嗦的字句。
如：
例（５）：
wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。
）本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。
表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。
而且，“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：
pleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.（如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。
）
例（６）:
withreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofmarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.
这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。
可就在这段话中有两句多余的话。
第一句“withreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofmarch20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。
第二句是“wehaveconsideredthemattercarefullyand”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。
在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。
根据以上分析，原稿可以修改为：
wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedmarch20.你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。
如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。
二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。
整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。
会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。
因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。
把较长的段落拆解成几段。
一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（Aparagraphfor
eachpointisagoodgeneralrule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：
例（７）：
ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIraniancentralbankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfrom
the3rdmayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上这封信只有一段，共有两句话。
第一句39字，第二句66句。
读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。
而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：
１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；３．希望对方随时告知有关情况。
按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：
ItisreportedthattheIraniancentralbankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofcreditasfromthe3rdmaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.
Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.
wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.we,therefo
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