《办公室管理》简答题题库.docx

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　　《办公室管理》简答题题库（更新至2019年7月试题）办公室事务管理的服务性表现在哪3个方面？

答：

1是为上司服务，使上司摆脱复杂杂事的压力，把主要精力集中在重要工作上；2是为组织服务，为组织员工提供1个高效、舒适的工作生活环境；3是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。

　　核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“6查”，请简述6查内容。

　　答：

（1）查是不是需要行文，以甚么名义行文；

（2）查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是不是矛盾；（3）查要求和措施是不是明确具体，切实可行；（4）查触及其他部门或地区职权范围的问题是不是协商1致并经过会签；（5）查行文是不是规范，文件格式是不是符合规定。

　　衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

答：

会议是不是确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是不是端正；会议时机是不是已成熟；会议的议题是不是明确，会前的沟通是不是到位；各项准备工作是不是已准备充分，包括软件和硬件。

　　会面预会谈的前期准备工作有哪些？

答：

（1）肯定议题和明确目标；

（2）搜集信息和分析双方材料；（3）肯定参加人员；（4）双方协商时间、地点；（5）布置坐位。

　　简答办公室的主要特点。

　　答：

（1）辅助性；

（2）综合性；（3）服务性。

　　简答电子公文处理进程的5个环节。

　　答：

创建：

根据1定的规则建立电子公文的进程。

　　办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相干操作。

　　交换：

按始发者意图进行跨系统的公文传递。

　　归档：

根据国家或本部门档案管理规定对办理终了后的电子公文予以存储。

　　烧毁：

根据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

　　简述办公环境的含义并依照由远及近的顺序罗列环境种别。

　　答：

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或间接作用和影响办公进程的各种因素的综合。

（2）依照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活开工作环境。

　　简述办公室的4种含义。

　　答：

（1）广义的：

泛指1切办公场所，区分于教室、车间、医疗室、实验室等。

（2）狭义的：

是指某1类职业人员或某1级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。

　　（3）特指的：

党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。

　　（4）专指的：

某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。

　　简述办公室督查工作的方式。

　　答：

（1）现场督查；

（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查。

　　简述办公室装备使用规范。

简述经常使用办公装备使用规范。

　　答：

（1）必须明确每台装备的具体用处，熟习掌握其操作程序，严格依照使用说明书的要求进行操作；

（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随便使用，除非配置给个人专用或指定公用的；（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限；（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公装备，特别是用于处理私人事务；（5）办公装备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，太低需用加湿器，太高需用除湿器，放在距装备5米左右有效影响距离；（6）如果不处于工作状态，使用终了应切断电源。

　　简述办公室调查研究的3个阶段及其主要任务。

　　答：

（1）准备阶段，主要包括肯定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

（2）实行阶段，主要包括肯定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

　　（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。

　　简述第3代时间管理的ABCD法则及其内容。

　　答：

第3代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情辨别轻重缓急，又叫ABCD法则。

　　A.重要且紧急—必须立刻做。

　　B.紧急但不重要（如有人由于打麻将“3缺1”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）—只有在优先斟酌了重要的事情后，再来斟酌这类事。

　　C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）—只要是没有第1类事的压力，就应当将其当做紧急的事去做，不要拖延。

　　D.既不紧急也不重要（如文娱、消遣等）—有闲工夫再说。

　　简述公共关系的3大构成要素及其原则。

　　答：

（1）3大构成要素是：

①主体：

社会组织；②客体：

公众；③手段：

传播途径。

（2）公共关系原则：

公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如1；开辟创新；整体统1。

　　简述公文校订工作要求。

　　答：

（1）校订、补充1切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；

（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接和页码编排问题；（3）进1步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理；（4）需要使用标准校订符号；（5）对重要的或大量印制的公文，应实行3校、4校，以确保公文的正本不出过失。

　　简述会务管理的要求。

　　答：

（1）会前的最后检查：

工作认真负责、仔细、耐心；

（2）组织签到和登记：

任劳任怨能连续作战；（3）做好联系调和：

沟通调和能力强；（4）会议记录与保密：

业务素质与原则性；（5）会议后勤保障：

服从分配协作意识好。

　　简述会务管理中对会务工作人员的要求。

　　答：

（1）会前的最后检查（工作认真负责、仔细、耐心）；

（2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；（3）做好联系调和（沟通调和能力强）；（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）；（5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。

　　简述会议的积极作用。

　　答：

（1）交换信息，互通情报；

（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，增进团结；（4）统1认识，调和行动；（5）带动消费，增进经济。

　　简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

　　答：

（1）剪彩的准备：

红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

（2）剪彩的程序：

请来宾就位1宣布仪式正式开始1奏国歌1进行发言1进行剪彩1进行参观。

　　简述调查研究的3个阶段及其主要任务。

　　答：

（1）准备阶段，主要包括肯定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

（2）实行阶段，主要包括肯定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。

　　（3）完成阶段，主要撰写调研报告。

　　简述文员向上司做请示的注意事项。

　　答：

（1）请示要对口。

遵照按上级分工，对口请示的原则。

避免多头、越级请示。

对触及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。

（2）请示要单1。

遵照1文1事的规则，避免将多项事务写在1份请示内，造成上司批复的困难。

　　简述信访工作中网络来信的处理要求。

　　答：

（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件；

（2）重要信访，及时报请；（3）转办信访，跟踪督办；（4）网络保密，脱机浏览。

　　简述在蕴藏间存储办公用品时的注意事项。

　　答：

（1）蕴藏间或物品柜要上锁，保证安全；

（2）蕴藏需要的面积取决于单位的大小；（3）公道摆放。

例如在柜中和蕴藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等；（4）蕴藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到；（5）办公用品应保存在干燥和透风良好的房间中。

若寄存在湿润环境中，将致使纸张不能正常的送人打印机或复印机中。

　　简述制作会议证件的注意事项。

　　答：

（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。

内容设计上要有会议的名称、预会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称；

（2）重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章；（3）会议证件的情势应反应出会议的内容，设计要尽可能经济实用、美观大方；（4）大型会议应辨别正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式；（5）应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。

　　扼要回答公文写作的5部曲。

　　答：

第1步，领悟领导意图。

要求：

准确、全面、提炼、增加贴近度。

　　第2步，站在领导角度斟酌问题。

　　第3步，掌控经常使用思惟方法：

模式化思惟，对象化思惟，辩证思惟，散点思惟，求同存异思惟。

　　第4步，牢记拟写公文要素及要求。

　　第5步，符合国家公文格式标准。

　　扼要回答起草请示的“5步棋”。

　　答：

由于甚么请示：

对缘由、目的的说明。

　　请示甚么问题：

提出请示的主题内容。

　　怎样解决问题：

提出解决问题的建议与方案。

　　要求上级回复：

结尾用语的使用。

　　有没有附加需要说明：

根据需要肯定附件的使用与否。

　　扼要说明会议记要的概念，会议记要有甚么作用？

情势是怎样的？

扼要说明会议记要有甚么作用？

有哪两种情势？

答：

（1）会议记要是用来记载、转达会议情况和议定事项的1种正式公文。

它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反应会议的精神和情况。

（2）会议记要具有沟通情况、交换经验、统1认识、指点工作的作用；可以用于向上级汇报会议情况；也能够分发给平级或下属单位，以转达会议精神和议定事项，或要求预会单位共同遵照、履行。

　　（3）有两种情势：

A.议决性会议记要。

是预会者经过商讨，对某些问题作出1致决定，需要共同遵照、履行时写下的文字根据。

B.周知性会议记要。

用于转达会议情况，传播信息、交换经验而作的纪实性文件。

　　扼要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

　　答：

（1）整理好旅行进程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或结算预支的出差费用。

（2）回到公司上班后，应将出差进程和有关事务写出工作汇报。

如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

　　（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

　　（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

　　（5）对在旅行进程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

　　旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计。

　　答：

（1）整理好旅行进程中所有的单据，凭证，送上司审阅，签字后向财务部门报销，或结算预支的出差费用；

（2）回到公司上班后，应将出差进程和有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作；（4）把在出差时结识的有关人士，单位等情况做好记录，以便将来有用；（5）对在旅行进程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

　　请简单说明提高会议效力的1些基本做法？

答：

遵守法律法规；公道肯定会议目标；肯定必要的预会者；减少会议数量；缩小会议范围；简化会议程序；缩短会议时间控制会议经费；分析会议本钱。

　　甚么是文员的挡驾方法？

主要的挡驾法有哪几种？

1般应怎样做？

答：

对上司没必要要接见的来访者，没必要要参加的约请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

文员没有必要把真正缘由告知对方，只需要礼貌地、委宛地到达阻挡或谢绝的目的便可。

（1）电话挡驾。

上司不愿接的电话，文员要告知对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。

上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；

（2）来访挡驾。

先问清来由，判断有没有必要引见给上司，或先作请示；（3）会议、活动挡驾。

对无必要的会议和活动文员要替上司委宛地谢绝。

　　谈谈你对办公室人员应具有的职业素质中“善谋”的理解。

　　答：

（1）办公室人员“善谋”要求：

能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、重视谏言技能。

（2）办公室工作人员“善谋”还必须严防几个误区：

1是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；2是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；3是出“馊主张”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。

要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范束缚自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

　　文员进言是指甚么？

进言具有甚么作用？

方法和要求是甚么？

答：

（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

（2）顾问作用；补缺作用；促进关系作用；（3）适事、适时、适地、适度。

　　文员利用提示系统提示上司的工作，有哪些提示系统？

具体做法是怎样的？

答：

有电子提示系统和人工提示系统。

　　电子提示系统的做法：

在电脑中设置日程表、报警系统、1周计划和其他提示事项，文员应当随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

　　人工提示系统的做法：

设置基本办公日程表、固定活动日期1览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。

　　文员所作的完全的会议记录应当包括哪些事项？

答：

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相干的资料；（10）下次会议预定日期。

　　文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，扼要说明制定计划时应注意的几个要点。

　　答：

（1）充分了解行将开始的工作内容；

（2）思考以甚么方法进行效力会最好；（3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

　　制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？

答：

（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为根据，经核对无误后始得用印；

（2）文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月；（3）文件用印1定要与制发文件的机关、部门或单位相1致；（4）要核实用印份数，超过份数的不能盖印；