管理制度企业行政事务管理制度.docx

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管理制度企业行政事务管理制度

（管理制度）企业行政事务管理制度

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行政事务管理制度

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行政事务管理

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第壹章总则

第一条为了规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本制度。

本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，且于公司内部形成办

事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。

第二条办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内

外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立且完善各项规章制度，促进公司各项工作的

规范化管理。

第三条办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司和社会各界的广泛合作和友好往来，树

立良好的企业形象。

第四条本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印章管理；办公室设备管理、办公用品

管理、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。

第二章办公室档案管理办法

第五条档案管理范围：

1•公司文件档案：

包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等和公司整体发展关联的

有长期保存价值的文件及资料。

2•人事档案：

劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等。

3•行政档案：

办公物资、设备、壹般易耗品的购买、使用记录等关联档案、例会记录等。

4•项目档案：

项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。

5•销售档案：

合同、协议、对外宣传资料等。

第六条公司的档案介质能够为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。

第七条管理职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第八条档案的收集和整理、借阅及销毁的管理办法详见公司《档案管理制度》。

第九条之上未尽事宜，参照公司《档案管理制度》执行。

第三章办公室印章管理办法

第十条印章是公司运营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的

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第十二条公司印章壹律由总经理或副总经理于《用印申请单》上签字批准后方可用印，印章应于

财务室内使用且由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。

第十三条财务部根据《用印申请单》建立用印台账，对印章使用情况进行登记备查。

对各类介绍

信存根，要妥善保管。

第十四条公司壹般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理

批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。

第十五条之上未尽事宜，参照公司《印章使用管理制度》执行。

第四章办公设备管理

第十六条办公设备的采购

1•办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。

采购大中型设备器具、大宗基建

材料等，必须有俩人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。

经办人于业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

2•各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000元之上的需经总经理批准,

单位价值于1000元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。

第十七条办公设备的发放、领用和保管

1•办公设备（如计算机等）由办公室统壹安排发放，领用人签字领用，且负责保证办

公设备的外观整洁、功能完好。

2•办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统壹保管。

第十八条办公设备和用品的借用

1•凡借用公司办公设备、器材，需填写《办公设备借用单》，且由部门主管签字认可。

2•借用办公设备时限最长为1周，超时未仍的，办公室有责任督促归仍。

第十九条办公设备的归仍

1•短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，于使用完后应及时归仍办公室，办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归仍手续。

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第二十条公共办公设备管理

1.公共办公室设备是指公司空调、饮水机、沙发等由办公室负责管理，办公室应保证

设备的安全、完整、整洁、卫生。

2•使用人于使用公司公共设备时注意合理、安全使用，且爱护公共设备。

3•公司复印机、打印机、投影仪等由办公室管理，由设备管理员负责配合具体保养和

维护。

第二十壹条之上未尽事宜，参照公司《办公设备及用品管理制度》执行。

第五章办公用品管理办法

第二十二条公司办公用品是指单位价值于100元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品。

第二十三条办公用品的采购

1•办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由办公室根据库存情况、实际使用情况，统壹进行采购。

2•办公用品采购由办公室指定专人负责，且采取以下方式：

1）定点：

公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。

2）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3）特殊物品：

批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

第二十四条办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。

第二十五条办公用品的领用

1•办公用品领用应由领用人填写《办公用品领用单》，办公室负责核对发放。

2.办公室有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。

第二十六条办公用品的月度统计

1•办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存，要求做到帐实相符。

2•办公室根据统计结果和库存情况，对次月的办公用品消耗进行预估，进行必要的

增补。

第二^十七条办公用品归仍

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第六章办公环境、办公纪律管理办法

第二十九条办公环境管理

1•每个员工均有责任维护办公环境，下班前将所有文件存档，保证桌面整洁，保管

好保密性文件，及时处理废纸。

2.办公室内禁止吸烟。

3•员工应爱护公共设施、注意公共卫生。

第三十条办公室安全

1.不得将易燃、易爆品带入办公室。

2•员工需注意用电用水安全，不得乱动人工警报器及其它灭火器材。

第三十壹条办公秩序

1•遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工。

2•离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。

3.每天最后离开公司的人员应于离开办公室时将门窗锁好且切断电源。

4.不要将私人访客带入办公室。

5.不得于办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

第三十二条电话管理

1•公司的电话主要作为方便和外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途。

2•员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统壹首语：

您好！

员工接

听电话应对重要电话做好记录，记录对方名称、联系人、联系电话及事由，且迅速传达关联人员。

3.和客户或公司领导及同事联络时，先问候对方，且自报某部门某人，简明扼要的

告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放电话。

第七章员工礼仪第三十三条仪表

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第三十四条工作中应注意的礼仪

1•上级交办的事，立即去做，不得拖延，办理结果需及时反馈，于办理过程中主动

向上级汇报进展情况。

2.经办机密事项时，不漏口风和他人，不得和公司内外无关之人谈论本公司机密。

3•承办其它部门主管交办的事情前，必须先方案自己的部门主管；承办公司领导交

办的事情，办理的同时通告自己的部门主管。

4•同事间未经同意不得翻见对方的文件、资料等；遇紧急情况，经上级主管同意能

够查找。

5•关心且积极参和公司的集体活动，不得无故缺席。

第三十五条公务接待礼仪

1•公务接待反映的不仅是接待个人的综合素质，也反映公司整体风貌，代表公司想

形象，所以公务接待应遵循热情、尊重、平等、适度的原则进行。

2.接待客户需注意着装、仪容、举止、常用礼节等。

3•对于临时来访的人员，需做到文明、礼貌待客，主动、友善地和来访者打招呼、

问候，耐心应答，不厌其烦，于来访者离开时，主动和其道别。

第八章会议管理制度

第三十六条公司各部门根据运营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。

第三十七条和会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。

第三十八条会议不得无故缺席、迟到。

第三十九条之上未尽事宜，参照《会议管理制度》执行。

第九章保密制度

第四十条员工有责任严格遵守公司保密条例。

第四十壹条全体员工均应保护公司机密信息、文件及软件，且有义务不向任何第三方或XX的个人传递、透露、转交、使用、出售、转售、租借或其他任何形式使用关联保密资料，曰确保所有能够接触到属干公司的机密信息、文件和软件的关联人员同样遵守此

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第四十三条发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取公司机密行为和动机时，应及时制止且向办公室汇报。

第四十四条其他保密内容参照《保密竞业限制协议》。

第十章附则

第四十五条之上未提及的行政事务处理（如来客就餐、水管煤气报修等），统壹由责任人填写《内

部联络单》交办公室协调安排处理。

第四十六条行政部负责本制度的制定、发放、修改、废止等工作。

第四十七条总经理（常务副总）负责本规定的核准工作。

第四十八条关联表单附后。

第四十九条本规定自颁布之日起执行。

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附表壹

办公设备借用单

日期

借用部门

借用人

设备名称

设备型号

数量

借用时间

归仍时间

用途

部门主管

意见

行政主管

意见

备注

注：

归仍时间由办公室于设备借用归仍时填写。

附表二：

内部联络单

发出部门

发件人

发出日期

收件部门

收件人

要求

回复日期

联络事宜

回复意见

及日期

备注