合同档案管理制度文档.docx

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合同档案管理制度文档

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重庆市有限公司

目录

一、企业合同管理领导小组工作职责

二、合同管理人员的资格要求

三、企业合同管理负责人工作职责

四、合同管理工作人员职责

五、合同订立程序和审批制度

六、印章、合同印章、合同文本管理制度

七、合同变更解除处理制度

八、使用《法人授权委托证明书》制度

九、合同台帐、统计报表制度

十、合同档案管理制度

十一、合同管理奖惩制度

企业合同管理领导小组工作职责

一、统一管理企业各部门签订的各种合同。

二、制定企业合同法规培训计划，并具体组织实施。

三、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核。

四、拟定企业合同管理制度和各项合同管理专项制度。

五、对企业各种合同的签订、履行依法进行监督检查，发现问题及时向单位领导或上级部门反应汇报，并提出解决措施。

六、按有关规定，及时、准确、全面填报合同统计报表，并做出统计分析，定期拟出按合同组织生产经营的动态信息简报。

七、具体制定深入开展“重合同、守信用”活动的方案，并组织实施。

八、负责对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理。

参与合同纠纷协商、仲裁和诉讼活动。

重庆市有限公司

合同管理人员的资格要求

为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。

三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。

四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。

重庆市有限公司

企业合同管理负责人工作职责

一、负责企业合同管理的领导工作。

二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

三、负责企业合同签订的审批。

四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。

五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。

六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。

七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。

八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。

重庆市有限公司

合同管理工作人员职责

一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。

二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。

三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。

四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。

五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。

重庆市龙有限公司

合同订立程序和审批制度

一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。

二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。

三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。

四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。

五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。

六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。

七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。

八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。

九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。

十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。

在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。

十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

重庆市有限公司

印章、合同印章、合同文本管理制度

公司根据《中华人民共和国合同法》的有关条款，为加强和规范公司印章、合同印章、合同文本在对外经济活动的管理工作，避免工作中的失误和造成经济纠纷，制定本制度，从公布之日起执行。

一、本司印章在经济活动中的使用必须取得经理（法人代表）同意。

印章的保管由公司行政科专人保管、使用。

在日常工作中使用印章时，对拿不准的问题需请示公司经理。

二、对外合同专用章的保管，必须由公司法人代表指定的专人负责，在启用合同印章时，必须是公司经理或经理指定的授权人，方能使用。

三、合同文本由行政科统一管理，合同文本的使用范围只限于公司或经理指定的授权人对外签约经济合同时使用。

四、公司各工程处，科室的所有印章只能对内上、下文时启用，对外不准参与任何经济活动。

五、未经企业法定代表人授权，擅自以各工程处或科室的名义对外从事经营活动，以该章名议所签合同一律无效，由此造成的经济损失由工程处或人、科室负责人负责交承担一切法律责任，并收回印章。

六、所有违反本制度的责任人员由公司办公室会议决定经予警告、记过等处分，如有触犯法律的将移交司法机关处理。

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合同变更解除处理制度

我司对外开展经济活动中，对所订立合同的变更、解除的处理必须遵循以下规定：

一、变更和解除合同，需经过合同双方当事人的协商同意，在不损害国家、企业和社会公共利益为原则的前提下进行。

二、凡订立合同所依据的国家政策规定修改或取消的，可依法变更或解除合同。

三、当事人一方由于关闭、停产、转产而确定无法履行的合同，可解除合同。

四、由于不可抗拒或由于一方当事人虽无过失但无法防止的外因，致使合同无法履行的，可解除合同。

五、在变更和解除经济合同时，应采用书面形式（包括文书、电报等）及时通知对方，同时因变更或解除合同使一方遭受损失的，除依法可以免除责任的外，应由责任方负责赔偿。

重庆市有限公司

使用《法人授权委托证明书》制度

为加强公司《法人授权委托证明书》的管理，避免工作中的失误和经济纠纷，特作如下规定：

一、公司的所有合同由企业经理（法人代表）签署，若有其它特殊原因不能签订的合同，由企业法人下达《法人授权委托证明书》。

二、公司在对外签订合同时都必须以企业法人代表的名义签订，签约人与外单位签订合同时必须是公司经理（法人代表）或经经理指定的授权人，授权人只能在经理指定授权范围内代表本公司的签约。

三、公司经理（法人代表）对授权人必须出具《法人授权委托证明书》，授权人所持“证明书”必须是内容填写具体、明确、真实，印章齐全，方能对外出示或使用。

四、《法人授权委托证明书》由公司行政科保管和出具，行政科在出具“证明书”时，必须经公司经理亲笔签发，方能发出。

凡违反以上规定的，视其情节轻重，予以处罚。

重庆市有限公司

合同台帐、统计报表制度

一、公司对外合同一旦签订后，经办人员必须在次日（遇节假日或因签订地点不在公司所在城区时顺延），即将正本送合同管理员签收、登记，副本分送行政科、预算科、计财科等部门。

二、合同管理人员收到合同文本后，必须将合同进行编号，装册进档，登记入帐。

三、合同管理人员对所设合同台帐必须及时、认真填写，并作好统计记录。

四、定期向公司领导报送报表一次，以便及时准确全面地掌握有关情况，作出正确决策。

重庆市有限公司

合同档案管理制度

一、负责合同档案管理人员在接到合同文本之后，必须将合同进行编号，装册进档，妥善保存，以备随时调用。

二、档案管理人员必须严守公司经营秘密，搞好档案保密工作。

三、凡调用本司合同档案，必须由公司经理（法人代表）亲笔获准，方能调用。

四、档案管理人员要随时注意保管环境的变化，注意干、湿度对文卷的影响，不允许潮湿、发霉等情况发生，注意保持文本的整洁、完好。

五、合同档案管理人员必须按照有关的档案规定，对不符合合同规定的一律不能进入档案。

重庆市有限公司

合同管理奖惩制度

一、凡因合同管理不善而造成的一切后果，均按产生的后果轻重给予不同程度的行政处分和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

二、凡发现所经办或保管的合同有遗失等情况，应及时报告合同管理领导负责人，及时衔接并会同有关人员采取补救措施，避免造成经济损失。

三、公司合同管理成员每年召开一次总结大会，并评出优秀管理工作者，除颁发荣誉证书外，还给予一定的经济奖励。

四、凡连续三年被评为优秀合同管理工作者的，给予重奖，并在年终奖和分房方面享有优先权。

五、凡因公司管理人员在签订合同不按国家法规、条例，给企业造成损失，应按其情节给予处罚。

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