公文格式指导规范与常见公文写作.docx

公文格式指导规范与常见公文写作.docx

《公文格式指导规范与常见公文写作.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文格式指导规范与常见公文写作.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

公文格式指导规范与常见公文写作

公文格式规范与常见公文写作

一、公文概述与公文格式规范

党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。

之前相关条例、办法停止执行。

（一）公文的含义

公文，即公务文书的简称，属应用文。

广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。

狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。

•

（二）公文的行文方向和原则

•1、上行文下级机关向上级机关行文。

有“请示”、“报告”、和“意见”。

•2、平行文同级机关或不相隶属机关之间行文。

主要有“函”、“议案”和“意见”。

•3、下行文上级机关向下级机关行文。

主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。

•其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。

•“通报”可下行文和平行文。

•原则：

•1、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系

•2、一般不得越级行文

•3、同级机关可以联合行文

•4、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关

•5、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文

•（三）公文的种类及用途

•1、决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

•2、决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

•3、命令（令）。

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

•4、公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

•5、公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

•6、通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

•7、意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

•8、通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

•9、通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

•10、报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

•11、请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

•12、批复。

适用于答复下级机关请示事项。

•13、议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

•14、函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

•15、纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

•（四）、公文的格式规范

•1、眉首的规范

•

（1）、份号

•也称编号，置于公文首页左上角第1行，顶格标注。

“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。

•

（2）、密级和保密期限

•分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。

标注在份号下方。

•（3）、紧急程度

•分为“特急”和“加急”。

由公文签发人根据实际需要确定使用与否。

标注在密级下方。

•（4）、发文机关标志（或称版头）

•由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。

套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按《党政机关公文格式》标准排布。

联合行文，主办机关排列在前。

•（5）、发文字号

•由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。

位于发文机关标志与版头中的分割线之间。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

•（6）、签发人

•上行文应当标注签发人姓名。

位于发文字号后面，间隔，同一行，直线排开标注。

•（7）、分隔线

•版头中的分割线，位于发文字号之下4mm处，居中、与版心等宽、红色。

•2、主体的规范

•（8）、标题

•一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题“三要素”。

•不可省略的是文种。

•公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

•（9）、主送机关

•指公文的主要受理机关，即收受、办理或执行公文的机关。

除“决议”、“决定”、“公告”、“通告”及“会议纪要”等，公文应标注主送机关。

•标注多个主送机关时，按党、政、军、群顺序排列。

•主送机关可以是一个，也可以是若干个，在公文标题下顶格由左至右标注。

•主送机关应当使用全称或规范化简称，同类型机关可使用统称。

•（10）、正文

•公文的内容。

主送机关下方另起行、空两格开始标注，回行顶格。

•不标主送机关的公文，正文在标题下两行、空两格标注。

•公文首页和用印之页必须有一行以上的正文。

•（11）、附件说明

•附件是随文发送的文件、报表及其他有关材料等，是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。

•公文有附件就要标注附件说明，在正文之后，另起一行、空两格书写。

•附件说明要具体明确，标注附件名称。

如有两份以上，则要标注序号。

•（12）、发文机关署名

•凡有主送机关的公文必须有署名。

署名应用全称或规范化简称，标注在正文或附件说明右下方。

•几个机关联合行文，应由各机关联合署名。

•（13）、成文日期

•公文成文日期表明其生效时间。

应完整标注年、月、日，一律用阿拉伯数字标注。

•公文成文日期以机关负责人签发时间为准，多人签发，以最高职务负责人签发时间为准；联合行文以会签日期或最后一个签发机关负责人签发日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。

•成文日期标注位置：

•一是标注在发文机关署名下一行；

•二是标注在标题下居中，凡是会议通过的公文，必须把会议名称、通过时间及“通过”二字置圆括号内、于标题之下。

•（14）、印章

•印章是公文有效性的凭证。

印章中心线压在成文日期上。

•公文中有发文机关署名的，加盖发文机关印章。

•联合上报的公文，加盖主办机关印章。

•联合下发的公文，各发文机关都应当加盖印章。

•会议纪要一般不加盖印章。

•（15）、附注

•公文印发传达范围等需要说明的事项。

•标注在成文日期下一行，居左空两格加圆括号。

•如：

（此件发至县、团级）

•（16）、附件

•公文正文的说明、补充或者参考资料。

•附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

•3、版记的规范

•（17）、抄送机关

•指除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

•抄送机关标注在公文末页或者另一页倒数第二行、顶格。

加分割线（没有附件在公文末页，有附件在附件后另一页纸背面标注）

•（18）、印发机关和印发日期

•印发机关和印发日期标注于抄送机关下面，在末条分割线上标注，印发机关左空一字标注；印发日期右空一字用阿拉伯数字标注年、月、日，后加“印发”二字。

•（五）、公文其他规范

•1、排版印制规范

•排版：

从左至右横写、横排。

发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；标题用2号宋体字或黑体字；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

•用纸：

国际标准A4型（长297mm、宽210mm）

2、数字的使用

•公文中的数字，除结构层次序数和在词、词组、惯用语、宿略语、修饰语中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3、引文的要求

•引用公文应当先引公文标题，后引发文字号。

发文字号应用圆括号。

二、机关公文写作

（一）公文写作要素

•公文四要素：

主题、材料、结构、语言

•1、观点要正确，主题要突出

•主题也称中心思想，是贯穿全文的基本观点，是决定文章成败的关键。

•公文主题的特点和要求：

•

（1）直陈性。

观点非常明确，一般采用对客观事物直接表明态度或意见的方式来直陈观点。

（2）正确性。

主题要符合客观实际，符合事物的发展规律，符合党和国家的方针政策。

（3）鲜明性。

主题表达要明白、清楚、确切，不含糊其辞，不模棱两可，不躲躲闪闪，提出什么，反对什么，应该怎么做，不应该怎么做，都应写得明明白白。

•（4）集中性。

指一篇公文只能表达一个意图、一个基本观点，而不能头绪繁多，主题分散。

•2、材料要充分，运用要妥帖

•材料是指文章中用来表现主题的依据，包括事实、事理、数据等。

•材料选择的原则是：

切题、典型、真实、新颖、适体。

•3、结构要合理，条理要清晰

•结构，就是文章内部的组织构造，即文章内容的组织排列形式。

•结构安排的原则是：

紧扣主题，完整严谨；层次分明，条理清楚；疏密相间，均衡匀称。

•4、语言要简练，用词要准确

•语言运用的原则：

严肃庄重、准确贴切、简洁精练、鲜明生动、固定规范。

•

（二）常见公文的写作

•1、通知

•通知是批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部使用的公文。

•通知使用没有级别限制，上至党中央国务院下至乡镇都可以制发通知。

通知内容广泛，国家大事乃至社会生活的各方面都能涉及。

•一份通知只布置一项工作或只告知一件事情，即“一文一事”。

•通知是下行文，是要求下级机关办理、执行、服从安排或告知的事项。

•

•通知的分类及用途：

•

（1）指示性通知：

用于传达上级机关的决定、规定、指示或某方面的政策，向下布置需要执行与办理的工作或具体事项。

•

（2）告知性通知：

向下属机关告知相关事项而不需要执行或办理，如：

成立、调整或撤销机构；启用或废止公章；变更机构名称、地址、电话号码；调整组织成员等。

•（3）事务性通知：

要求下属机关办理一般性事项，如：

召开会议，布置工作，下达任务、指示，印发工作计划，任免和聘用干部等。

基层组织使用最多的是通知。

•（4）批示性通知：

用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。

•批转通知只能批转一次，转发通知可以层层转发。

•

•通知的写作要点：

•

（1）标题

•由制发机关名称、事由和文种三要素组成。

批转、转发通知的事由是所批转或转发公文的名称。

•

（2）主送机关

•所有通知必须有主送机关，即通知的承办、执行和应予知晓的主要受文机关。

•（3）正文

•通知一般有三个组成部分

•A、前言，写明制发通知的理由、目的、依据或情况。

•B、主体，写明通知事项，即要求受文机关承办、执行和应予知晓的事项。

可以分条列项写出，条目分明。

如会议通知，注意时间、地点、会议内容、与会人员、作何准备等要明白无误。

•C、结尾，一般用“特此通知”结尾，但前言如已使用“特作如下通知”，则不宜再用作收尾。

•以上是公文通知的要求，而机关日常即时通知可以比较灵活，如发领物品通知。

•

•2、通报

•通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。

•通报的特点：

典型性、时效性、教育性。

•通报标题要用能概括事实的实题，严格按公文标题“三要素”制作。

•通报正文主要包括四个部分：

•

（1）原因与根据

•

（2）主要事实和情况

•（3）入情入理的分析

•（4）处置意见和要求

•

•通报与通知的区别：

（1）通报重在“报”，是报道和传播信息，起到借鉴教育作用；通知重在“知”，是知之而后行，要贯彻执行，有强制执行力。

（2）通报的对象不是特定的；通知的对象是特定的。

（3）通报用于下行文和平行文；通知用于下行文，用于平行文必须是有业务隶属关系的。

3、报告

•报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关询问时用的陈述性公文。

•报告是上行文，只向自己单位的直接上级发出。

•报告的写作要点：

•

（1）标题

•A、“三要素”必须齐全。

如有版头，制发机关可省略。

•B、“什么什么工作的报告”不要写成“什么什么的工作报告”。

•

（2）主送机关

•A、所有报告必须有主送机关，且必须是直接的上级领导机关或指导机关。

•B、报告是上行文，主送机关只能有一个。

•C、报告不送领导个人。

•（3）正文

•A、事由写报告的是什么事，为什么要写这份报告。

直陈其事，把情况及前因后果写清楚。

•B、事项包括：

基本情况（工作步骤、措施）、主要成绩、经验教训、存在问题、今后打算（也可以写意见和建议）。

可标明序号或列小标题逐项写作。

•C、结束语单独成段。

•如：

“特此报告”、“专此报告”

•呈转式报告：

“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”

（4）注意事项

•A、叙述事实、情况用概述。

•B、重点突出，中心明确。

•C、实事求是，有针对性。

•D、报告事项中不要夹带请示事项。

•4、请示

•请示是下级机关向上级机关请求指示、批准或批转的呈请性、期复性公文。

呈请性是请示的最大特点。

•

•请示的写作要点：

•

（1）标题

•A、“三要素”必须齐全。

如有版头，制发机关可省略。

•B、文种一定要写“请示”，如写“申请”、“请求”都不对，上级机关可不予受理。

更不能写成“请示报告”。

•

（2）主送机关

•A、主送机关只能有一个，且一般不主送上级机关领导个人。

•B、如果有双重领导机关，可用抄送的办法。

（3）正文

•A、请示的原由、基本情况。

•B、请示的事项、具体方案。

•C、结束语语气要谦和，目的要肯定。

•如：

“特此请示，请予批复”

•“以上意见当否，请示复”

•“以上请示如无不妥，请批转各部门执行”

•（4）注意事项

•A、一文一事。

•B、一个主送机关。

•C、逐级请示，不可越级。

•D、语气要谦和、注意分寸。

•报告与请示的区别：

•

（1）行文目的不同。

•

（2）行文时间不同。

•（3）收文处理不同。

•5、批复

•批复是适用于答复下级机关请示事项的公文。

•批复属于被动行文，下级有请示，上级才能发出批复。

•批复必须就请示事项作出答复，观点要明确，态度要鲜明，不能含糊。

•

•批复的分类及用途：

•

（1）同意性批复，对下级机关的请示事项表示同意。

•

（2）否定性批复，对下级机关的请示事项表示否定。

必须讲清楚否定的理由以及解决问题的办法。

•（3）解答性批复，对有关法律、政策、法规的解答性批复，只能由有权解释单位制发，本单位无权解释的可逐级往上请示，直到有权做出解释的机关。

•批复的写作要点：

•

（1）标题

•“三要素”必须齐全。

如有版头，制发机关可省略。

•

（2）主送机关

•批复只主送报送请示的机关，即谁请示批复给谁。

其他协办或需知批复内容的机关一律抄送。

•（3）正文

•A、引据写明是针对何文所作的批复，先写标题，再用括号标明来文发文字号。

•B、答复针对来文请示事项作出答复。

•C、结尾多用“此复”、“特此批复”结束全文。

如在引据后有“批复如下”，则不另写结尾语。

•（4）注意事项

•A、收到请示，必予批复。

•B、批复要慎重，具有可行性和可操作性。

•C、意见要明确，语气要肯定，不可含糊其辞。

•6、函

•函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。

•

•函的分类及用途：

•

（1）商洽函机关、单位之间相互商洽工作、联系事情使用。

•

（2）问答函询问问题的函为问函，答复对方的函为复函。

•（3）请求函向平行或不相隶属的政府主管职能部门如计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、工商、物价、科技、外事等请求批准的公文。

•（4）告知函平行或不相隶属机关、单位之间相互知照、告知事项的公文。

•

•函的写作要点：

•

（1）标题

•函虽然简便灵活，但作为公文，应使用正式标题，“三要素”必须齐全。

如有版头，制发机关可省略。

•

（2）主送机关

•直接发函联系、询问、请求、告知、答复的机关单位为主送机关。

•（3）正文

•A、发函的原因。

•B、商洽、询问、请求、告知、答复的事项。

•C、结尾不同类型的函，其结束语有所不同：

•商洽函：

请予支持、特此函达

•询问函：

特此函询、请予函复

•答复函：

特此函复、专此函告

•请求函：

请予批准、请予核准、请予函告

•告知函：

特此函告、特此知照

•注：

公函一般不用“此致敬礼”等祝颂语。

•（4）注意事项

•A、格式规范。

函是正式公文，必须符合公文格式规范。

•B、一事一函。

不可以一函多事。

•C、开门见山，观点明确。

不可为了谦逊而表意不清。

•D、用语谦逊得体。

不可带有指令性语气。

•（三）常见事务文书写作

•1、计划

•计划是对即将开展的工作预先所做的设计和安排，并用书面形式表达出来的一种机关事务文书。

•按计划内容分，有：

学习计划、培训计划、成才计划、工作计划、生产计划、经营计划、科研计划、调研计划、活动计划、健身计划、创建计划、创新计划、创业计划、经费使用计划、预算计划、收入增长计划等等。

•按计划时间分，有：

长远计划、年度计划、阶段计划、短期计划等等。

•按计划主体分，有：

国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等等。

•

•计划写作要点：

•

（1）标题

•一般由单位名称、适用期限、内容范围、文件名称四部分组成标题。

如：

《XX镇司法科2015年普法工作计划》

•

（2）开头

•计划的开头以阐明制定计划的指导思想为主，简明扼要地说明“为什么做”，一般包含以下一些内容：

•A、制定计划的依据。

写明本计划根据的有关方针、政策以及上级的有关指示精神，布置的有关工作、要求等。

如征兵工作计划。

B、对本单位基本情况的分析。

简要分析本单位所要完成该工作的必要性，所具备的主客观条件以及前段工作的基本情况。

C、计划期间所要完成的新工作的总目标、总任务以及所要达到的目的、做好工作的意义。

•以上内容可按计划的使用范围有所选择、有所侧重，通常采用一个自然段。

（3）、正文

•由计划的目标、措施、步骤三部分构成，简称计划的“三要素”。

分别回答“做什么”、“怎样做”、“何时做”。

•A、目标和任务

•具体工作任务是什么，做到什么程度，具体数量、质量要求是什么，做到目标明确、任务具体、要求清楚。

B、措施和方法

•这部分内容主要包括：

需要创造什么条件，组织哪些人力物力，每项任务怎样分工，哪个部门主管，哪个部门协同以及责任人等，都要具体明确。

便于各司其职，开展工作，也便于检查督促。

•C、步骤和安排

•使执行计划的单位和个人既知道做什么、做多少，又知道什么时间必须做完。

从而使工作有条不紊进行，保证总目标如期实现。

（4）、结尾

•通常写执行计划注意事项，描述计划实施后的前景，为完成计划目标而提出号召、鼓励。

如“十三五规划”。

一些篇幅短小、内容单一的计划也可不写结尾。

•2、总结

•总结是将已经做过的工作进行全面系统的回顾，分析研究，找出经验教训，得出规律性认识并用文字表达出来的一种事务文书。

•个人和社会的成长发展历史，就是实践—总结—再实践—再总结的历史。

（如抗战）

•通过总结，可以肯定成绩、找出差距，从而积累经验、改进工作；可以提高认识问题、分析问题、解决问题的能力。

•总结按内容分为：

学习总结、思想总结、工作总结等；按主体分为：

个人总结、科室总结、单位总结等；按时间分为：

阶段总结、年度总结等；按性质分为：

专题总结、综合性总结等。

•总结的写作要点：

•

（1）标题

•总结的标题主要有三种写法：

•A、由单位名称、时限和总结的类别组成。

•B、用一直接表现主题的短语作为标题。

•C、正标题概括总结内容，副标题加以补充说明。

这种标题适合于典型性、经验型工作总结。

•

（2）开头

•总结的开头又叫引言，一般直接了当地概括说明总结的基本情况。

•A、说明总结的目的、意义。

•B、交待开展工作的背景、环境、基础等基本条件。

•C、概述工作的基本情况（主要的成绩、经验，存在的缺点、教训等）。

•D、对工作情况的总体评价。

•（3）、正文

•正文是总结的核心部分，应着重写好以下内容：

•A、主要工作过程和成绩。

包括：

做了哪些工作，怎么做的，开始怎样、后来怎样，遇到哪些问题，如何解决的。

•B、经验和体会。

在对成绩和做法概括的基础上，分析归纳出来的理性认识。

要自然贴切、确如其分。

•C、缺点、不足和教训。

即应当做而没有做或应当做好而没有做好的工作，并分析造成这种情况的主、客观原因。

•（4）结尾

•结尾是总结全文的自然结束，一般是再次概括总结主要内容，再次强调主题，形成首尾呼应。

也可以简要指出今后的努力方向或下一步工作的初步打算。

•结尾的右下方注明所总结的单位名称或个人姓名、成文日期。

单位总结如要上报下发，须加盖公章。

•3、行政执法类法律文书

•行政执法类法律文书的操作与适用贯穿在我们执法办案的全过程，执法实践中将其分类，一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其他类共七类文书。

•具体内容有：

•　

（1）立案类文书主要包括案件举报登记表、立案审批表。

•

（2）调查取证类文书主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取（解除）强制措施审批表、封存（查封、扣押）物品通知书、封存（查封、扣押）物品清单、案件调查终结审批表。

•（3）告知类文书包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录。

•（4）决定类文书包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单。

•（5）执行类文书包括罚款催缴通知书、延期（分期）缴纳罚款审批表、延期（分期）缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书。

•（6）结案类文书包括结案审批表、案件移送审批表、案件移送函。

•（7）其他文书主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。

•

•行政审批受理通知书

•1编号：

•：

•你（