电大办公室管理重要知识点.docx
《电大办公室管理重要知识点.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电大办公室管理重要知识点.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
电大办公室管理重要知识点
《办公室管理》试题一
1．D 2．B 3．C 4．B 5．B
6．A 7．B 8．A 9．D 10．D
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题1分，共10分）
1．办公室布置要注意（ ）。
D．各种沟通、保密
2．传真机的使用哪一项是不对的（ ）
B．随时随地可向对方发送
3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（ ）。
C．作会议记录时离开会议室接听电话
4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（ ）。
B．让员工们随意领取办公用品
5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的（ ）。
B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力
6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（ ）。
A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要
7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（ ）
B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的（ ）。
A．审查功能
D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去
10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免（ ）
D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃
二、判断题（正确打“√"，错误打“×"o每小题1分，共10分）
1．√ 2．√ 3．× 4．× 5．×
6．√ 7．× 8．√ 9．√ 10·×
1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍 （ ）
2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。
（ ）
4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。
5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。
8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。
三、简答题（每小题10分．共20分）
1．文员进言是指什么?
进言具有什么作用?
方法和要求是什么?
1．答案：
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；（2分）
（3）补缺作用；（1分）
（4）增进关系作用；（1分）
（5）适事。
紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（1分）
（6）适时。
考虑时机；（1分）
（7）适地。
看场合；（1分）
（8）适度。
要注意掌握分寸。
（2分）
2．什么是文书的立卷特征?
通常可以按照哪几种特征立卷?
（1） 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2分）
（2）按问题特征立卷； （1分）
（3按作者特征立卷； （1分）
（4）按文种特征立卷； （1分）
（5）按时间特征立卷； （1分）
（6）按地区特征立卷； （1分）
（7）按通讯者特征立卷； （1分）
（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
（2分）
四、设计题（每小题10分。
共20分）
1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
（2）座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； （2分）
（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； （1分）
（4）主持人负责引导、组织，可不做记录； （1分）
（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； （2分
（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短； （1分）
（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
， （1分）
2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。
会议后勤费用开支有：
文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。
请计算会议的成本。
．答案：
1）会议成本=2×3[（G+S）×T]n+后勤开支=6（G+S）T·n+后勤开支
（2）G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400÷30÷8）
（3）S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。
（600÷30÷8）（1分）
（4）T——参加会议人员人均到会时间为5小时；（1分）
（5）n——参加会议人数为50人（46+4）；（1分）
（6）后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×50）
（7）会议成本一6×（10+2．5）×5×50+800 =18750一-800
=19550（元） （2分）
五、案例分析题（每小题20分，共40分）
1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?
你是大材小用，为什么不去大公司呢?
’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。
小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……
你认为小赵在这两件事上做得怎么样?
他有什么失误，他应该怎么做才对。
（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主； （3分）
（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； （3分）
（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； （4分）
（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽； （3分）
（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策； （3分）
（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。
（4分）
2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。
公司进行了打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。
客商拂袖而去。
古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：
“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!
”
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：
“我，我怎么啦!
客商是你自己得罪的，与我有什么关系?
"小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?
（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； （3分）
j
（2）小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； （3分）
（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； ’ （3分）
（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； （3分）
（5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。
古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；
（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。
找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
中央广播电视大学2007——2008学年度第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理 试题
一、单项选择题
1．C 2.B 3.D 4.A 5.D 6.D 7.A 8.A 9.D 10.B
1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ ）
C、姓名、部门、地址、国名
2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（ ）
B、发表意见
3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（ ）
Ｄ、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办
４、以下哪些接打电话的行为是不正确的（ ）
Ａ、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
５、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ ）
Ｄ、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
６、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（ ）
Ｄ、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的
７、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ ）
Ａ、下级单位报送的报告、统计报表等
８、值班人员不应该做以下哪类事情（ ）
Ａ、签发文件
９、接受忠告的反应应该是（ ）
Ｄ、切勿事感用事
10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（ ）
B、决策性
二、判断题
1.× 2.√ 3.× 4.√ 5.× 6.× 7.√ 8.× 9.√ 10.√
1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（ ）
2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（ ）
3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（ ）
4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。
（ ）
5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（ ）
6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
（ ）
7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应８、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
（ ）
９、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（ ）
10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。
（ ）
三、简答题
１、单位印章主要有哪些？
印章的刻制和使用有哪些规定？
（1）单位印章、套印章；
（2）
（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（2分）
（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（2分）
（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（2分）
（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（2分）
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（1分）
（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（1分）
（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（1分）
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
（2分）
２、按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
（1）命令（令）；（1分）
（2）决定；（1分）
（3）公告；通告；（2分）
（4）通知；通报；（2分）
（5）议案；（2分）
（6）报告；（1分）
（7）请示；（1分）
（8）批复；意见；（2分）
（9）函；（1分）
（10）会议纪要。
（2分）
四、设计题
１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：
00至12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考虑哪些问题？
（1）会议的名称：
（2分）
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2分）
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2分）
（4）地点：
（具体在几楼几号会议室）；（2分）
（5）议题（或者议事日程）；（2分）
（6）主办者的联络处，电话号码等；（1分）
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（2分）
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
（2分）
２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。
公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
（1）要替搭车回去的人安排车子；（2分）
（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2分）
（3）有留话时，切记务必传达；（1分）
（4）检查会场有无物品遗漏；（1分）
（5）要为参加会议的人员送行；（1分）
（6）文秘人员离去前。
要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（2分）
（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（2分）
（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1分）
（9）关紧门窗并上锁；（1分）
（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
（2分）
五、案例分析题
1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。
参加的有本单位、外单位的人员。
总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。
而公司没有放映机。
预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。
刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。
会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。
9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷；“怎么这个地方连停车场也没有……”
问题：
（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？
（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2分）
（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？
（2分）
（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（3分）
（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？
（2分）
（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（2分）
（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（2分）
（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（3分）
（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（2分）
（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。
（2分）
（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？
（3）从这件事中你得到了什么教训？
2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。
小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：
“坐在这里视野好。
”而后，自己坐到汽车后排座位上。
一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。
小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……
你认为小李的举止是否合乎礼仪？
为什么？
小李应该怎么做才是正确的？
（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（3分）
（2）在替客人拿行李前应征求同意；“我替你拿可以吗？
”（2分）
（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）
（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（3分）
（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（3分）
（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（3分）
（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
（3分）
《办公室管理》试题及答案
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题1分，共10分）
1．A 2．C 3．D 4．A 5．B. 6，C 7．D 8，D 9．B 10．A
1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（ ）。
A.接通电源可立即复印操作
2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（ ）。
C.标准的零用现金单据有一个签名
3．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（ ）。
D．可以按照文员自己的习惯进行工作
4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（ ）。
A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（ ）。
B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话
6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（ ）。
C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内
7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（ ）
D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
8．文员协助举行宴会时，不用考虑（ ）。
D．有无休息室
9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ ）。
B．由过程先说
10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ ）。
A.骑边章
二、判断题（正确打“√”，错误打“X”。
每小题1分，共10分）
1．√ 2．X 3．√ 4．X 5．X 6．X 7．√ 8．X 9．√ 10．√
1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
（ ）
1．√ 2．X 3．√ 4．X 5．X 6．X 7．√ 8．X 9．√ 10．√
2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。
（ ）
3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
． （ ）
4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
（ ）
5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。
（ ）
6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（ ）
7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（ ）
8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
（ ）
9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。
请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。
（ ）
10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。
（ ）
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．来信受访的范围包括哪些?
受理与处理的程序和基本要求是什么?
（1）受理的范围是：
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
（1分）
（2）及时拆封。
拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。
对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。
拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
（2分）
（3）认真阅读。
把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需要的资料。
（2分）
（4）逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
（1分）
（5）认真处理。
处理信伺：
应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。
（2分）
（6）及时复信。
复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。
复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。
（2分）
2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
（1）不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。
有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
（2分）
（2）不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人（上司）报告； （2分）
（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：
“结果是这样，理由有三个，一是……。
” （2分）
（4）一定要简短、扼要、流畅； ． （1分）
（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； （2分）
（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
（1分）
四、设计题（每小题10分，共20分）
1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品
升级会员 