项目信息管理方案.docx
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项目信息管理方案
第十四章项目信息管理
14.1项目信息管理系统的建立
根据要求，本项目需建立项目信息管理系统。
1）设立专门的信息管理机构，本项目专门成立资料室，以负责的项目信息的收集、加工以及传递。
2）成立以项目经理为核心的项目信息管理系统建设领导小组，统一规划部署项目信息化工作。
3）在项目的技术、生产、合约、计划协调、物资、安全、办公室等智能部门设立部门级项目信息员。
4）建立计算机网络以及数据库，以及使用项目管理软件。
14.2项目信息管理系统的内容及流程
14.2.1项目信息的收集
项目信息收集是项目信息管理各环节中关键的第一步，是后续各环节得以开展的基础。
全面、及时、准确地识别、筛选、收集原始数据是确保信息正确性与有效性的前提。
面对复杂的信息世界，在数据收集过程中，应坚持目的性、准确性、适用性、系统性、及时性、经济性等原则，紧紧围绕信息收集的目的，以尽可能经济的方式准确、及时、系统、全面地收集适用的数据。
信息的来源主要有内部信息和外部信息两类。
其中外部信息主要包括上网查询，专家咨询、出版资料查询等。
内部信息主要包括以下三级：
（1）一级文件
1）与业主签定的施工总承包合同及相关资料。
2）与分包签定的施工分包合同及相关资料。
3）“总承包项目管理大纲”。
4）“总承包施工大纲”。
5）“业主代表工程例会”以及“业主工程师专题工作会议”的会议纪要。
6）由项目经理签发的文件。
7）由业主工程师发放的工程设计施工图以及设计变更通知。
8）由总承包绘制业主工程师审定的设计协调施工图以及变更通知。
9）图纸会审、设计交底纪要以及技术核定单。
10）有关工程费用以及工期的往来文件。
11）由总包规定的其他文件。
（2）二级文件
1）由总包主持召开的工程会议纪要。
2）由分包商提供的施工组织设计（施工大纲）以及施工方案。
3）由总承包部各部门发放的工程联系单。
4）有关工程质量的相关资料。
5）有关工程安全的相关资料。
6）工程竣工资料。
7）由总包规定的其他文件。
（3）三级文件
除一级文件、二级文件以外的其他文件。
14.2.2项目信息的加工及传递
信息的加工过程主要有鉴别真伪、分类整理、加工分析和编辑与归档保存四个步骤。
信息传递也称信息传输，使信息以信息流的形式传递给信息的需求者。
项目的组织机构设置是项目内部信息传递的基本渠道。
14.2.2.1总承包项目部文件
（1）对总承包项目部根据管理需要而形成的规定、制度等以总承包项目部文件形式发放。
（2）相关职能部门起草，填写行文审批单，由部门经理及分管领导审阅。
（3）审阅后的行文审批单及电子文档，交综合管理办公室，由综合管理办公室组织会签，由项目经理签发。
（4）签发后的文件，由综合管理办公室按《管理大纲配套表式》要求填写并归档。
由综合管理办公室向领导班子成员、部门经理、各相关单位发放。
14.2.2.2与业主（工程师、业主代表）往来文件收发管理
（1）业主（工程师、业主代表）来文
1）业主（工程师、业主代表）发来的文件，由综合管理办公室统一负责接收（除图纸外），由文员进行登记，填写《收文处理单》，送综合管理办公室主任提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。
2）涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题和内容综合性强的重要文件由项目主要领导阅批。
3）对专业性强的一般文件，按部门领导分工范围进行阅批。
如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。
4）项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。
5）送有关部门办理和传阅的公文，文员应做好记录，便于追索，并根据办理时限及时办理，防止漏办和延误；凡逾期延误和漏办者，部门负责人和经办人员要承担责任。
6）公文按领导批示意见优先送相关部门办理；承办部门应将处理结果在《收文处理单》上注明，并将公文退还文员，不得自行交他人传阅，所有阅文和办文人员均应在《收文处理单》上签署姓名和日期。
（2）向业主（工程师、业主代表）发文
1）向业主（工程师、业主代表）发文都以“专送工程师函件”、“专送业主函件”形式发放。
文件起草可由各相关部门完成，填写行文审批单，由部门经理审核。
2）将“行文审批单”及电子文档综合管理办公室，综合管理办公室文员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。
3）商务合约部、综合管理办公室、财务资金部起草发出的函件、工作联系单，项目经理部文件，各部门起草的涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题的各个类别文件由项目经理签发。
其他一般往来函件、工作联系单等按照分工范围由分管领导签发。
5）为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理办公室送交领导班子成员传阅。
6）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。
14.2.2.3与监理往来文件收发管理
（1）监理来文
1）对监理发来的文件，由综合管理办公室统一负责接收，由文员进行登记，填写《收文处理单》，送综合管理办公室主任提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。
2）按照专业性划分，按部门领导分工范围进行阅批。
如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。
3）项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。
（2）向监理发文
1）对监理的发文以“专送监理函件”或“监理通知回复单”形式发放（“监理通知回复单”使用监理提供的表式）。
文件起草可由相关职能部门完成，由部门经理审核，交分管领导签发。
2）将“行文审批单”及电子文档交综合管理办公室，综合管理办公室文员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。
3）签发后的文件，由综合管理办公室归档并向监理及各相关单位发放。
4）为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理办公室送项目经理和项目副经理传阅。
5）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。
14.2.2.4与分包往来文件收发管理
（1）总承包项目经理部向分包发文
1）对分包发文以“专送***工程分包函件”形式发放。
2）文件可由各相关部门完成文件起草，由部门经理审核。
文件起草部门将“行文审批单”及电子文档交综合管理办公室，综合管理办公室文员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。
3）合约商务部、综合管理办公室、财务资金部起起草发出的函件、工作联系单，项目经理部文件，各部门起草的涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题的各个类别文件由项目经理签发。
其他一般往来函件、工作联系单等按照分工范围由分管领导签发。
4）签发后的文件，由综合管理办公室归档并向各相关单位发放。
5）为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理办公室送项目副经理和经理传阅。
6）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。
（2）总承包各职能部门向分包发文
1）总承包部各职能部门向分包发文，以工作联系单形式发放。
2）文件由除财务资金部、商务合约管理部以外的各相关部门起草，填写相关表式，由部门经理审阅后，交分管领导签发。
3）签发后的工作联系单，由本部门直接发放给相关分包，除本部门进行归档管理外，须提交综合管理办公室备案。
4）为加强总承包内部协调，备案后的文件，由综合管理办公室送交项目领导传阅。
5）领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。
（3）分包来文
1）分包单位发文给总承包项目经理部，由综合管理办公室签收，对来文进行归档。
涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题和内容综合性强的重要文件由项目经理阅批。
2）对专业性强的一般阅件，按部门领导分工范围进行阅批。
如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。
3）项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。
4）送有关部门办理和传阅的公文，文员应做好记录，便于追索，并根据办理时限及时办理，防止漏办和延误；凡逾期延误和漏办者，部门负责人和经办人员要承担责任。
5）公文按领导批示意见优先送相关部门办理；承办部门应将处理结果在《收文处理单》上注明，并将公文退还文员，不得自行交他人传阅，所有阅文和办文人员均应在《收文处理单》上签署姓名和日期。
6）对总承包项目经理部内部各职能部门发文的回复，分包单位可直接发文给总承包各职能部门。
由职能部门签收处理，对来文进行归档，并提交综合管理办公室备案。
为加强总承包内部协调，备案后的文件，由综合管理办公室送交领导班子成员传阅。
14.2.3施工项目管理中的信息流程
一个项目的组织分解结构确定下来之后，项目信息流路线就确定下来，以进一步确定各部门信息流的传递关系，保证信息沟通渠道的正确、通畅，不致造成信息漏传或误传现象。
下图是工程项目在项目生命期内的信息流图。
图14.2-1项目生命期内的信息流图
14.2.4施工项目管理中的措施
14.2.4.1计划管理
（1）向业主、监理、总承包各部门、分包单位或有关人员报送工程计划书或任务书，督促有关人员贯彻执行工程计划和进度；
（2）收集信息，作好现场实物工作量与形象进度的统计工作，掌握工程实际进度，并做分析；
（3）协调分包单位的进度情况，及时作出调整，保证总进度计划及节点目标的实现；
（4）协调各单位的进、退场工作；
（5）定期组织召开工程例会，及时分析协调、平衡和调整工程进度，针对进度中的难点及关键节点进行重点控制；
（6）向业主、监理、公司有关部门报告进度情况，提前反映存在的问题；
（7）根据工程进度情况协调材料、设备进场、退场计划的调整；
（8）收集各分包单位的材料、设备进场计划，编制目标计划、预结算计划和工程降本计划。
14.2.4.2设计管理
（1）本工程涉及深化设计的专业多，精装修、钢结构、机电安装工程、弱电、幕墙等工程都需要进行二次设计；设置深化设计部，配备专业工程师，采用专业应用软件和三维虚拟施工技术全面进行各专业工程的深化、优化设计和全面的协调。
（2）协助并监督专业分包方进行图纸深化设计，审核各专业工程分包商的深化设计图纸并向建筑师报批，分发审批后的深化设计图纸至各专业工程分包商实施，并在实施过程中实现设计与采购和施工的合理交叉协调，推进工程实施进度。
14.2.4.3技术管理
（1）对图纸的管理及与设计的协调
组织人员熟悉图纸、问题汇总，图纸会审前提交设计，使图纸中存在的问题及时解决；对设计可能出现的疏漏缺陷提出修改意见和合理化建议；图纸深化会审实行分级负责制。
（2）设计变更、技术核定单管理办法
设计变更由提出单位办理技术核定单，需经设计、监理和总包共同签字认可；施工过程中发生的材料代用、施工方法改变或施工条件变化而需要修改，提出单位应办理技术核定单；一般的设计变更由技术管理部办理技术核定单，重要的由项目总工办理；做好设计单位提供的设计资料的收集、保管及分发工作并负责做好图纸保密工作。
（3）对工程测量控制的管理
1）对业主和勘测单位提供的基准点进行复核，确认无误后方能使用；定期对基准点进行复测；对控制点采取必要的保护措施；对建筑物轴线、水准点、坐标控制点进行复测；分包单位进场后，做好平面、高程控制点的交接手续；制定工程测量方案，建立统一的测量控制网和统一的坐标系。
2）审核各分包的测量控制方案，并对各分包测量成果进行复核，对各分包界面测量进行协调；建立统一的测量控制精度要求；竣工后按规定进行建筑物和市政管线的竣工测量。
（4）技术复核
施工过程中，应按部位、工序进行技术复核，未经检查验收的分项不得进入下一工序。
（5）工程实施中的技术管理
工序开始施工前，对总承包各部门、有关人员和分包单位进行技术交底工作，提出施工要求、施工参数、结果指标，经各方签字认可，并报业主、监理审核监督。
（6）交界面协调处理
通过技术交底、技术协调会、临时碰头会等解决各分包在时间、空间、工序界面上的技术协调与搭接问题，做好各专业的综合平衡。
（7）工程计量管理
对分包单位进行工程计量的专项技术交底工作，制定相应的工程计量工作制度，整个工程应用的文件、图纸、资料、报表应采用国家法定计量单位，建立计量仪器台帐，对各分包计量一起进行监控；所用到的计量器具进行全数的检查监督。
（8）对规范标准的管理
备齐最新的相关规范、标准，专业分包单位应备有相关专业的法规、规范、标准。
（9）工程技术资料管理
制定对分包技术资料产生、收集、保存、归档的制度，并向各分包单位进行书面交底，定期对各分包技术资料进行检查、指导，在验收前检查各分包资料，将分包整理完成的资料及时收集、保存，并统一装订，并负责向业主进行资料移交。
（10）对材料、成品、半成品进行检验
施工材料、成品、半成品进场必须随带合格证明，对品名、规格、型号不符或不合格的产品，不得验收使用；专业分包使用的钢材、防水材料等，进场必须有合格证明和复试证明；现场水泥应有合格证明，进场后需经过复试才能使用；总承包在施工过程中，全方位检查监督专业分包对各类原材料的试验。
14.2.4.4合约管理
（1）本工程合约管理主要包括工程分包合同、材料设备采购合同的管理；
（2）所有合同的正本由商务合约部统一保管，所有分包单位、供货商均满足国家和合同规定的相应资质要求；
（3）严禁合同履约在先，签约在后。
（4）合同洽谈人员应在授权范围内进行，一般应有两人或两人以上参与洽谈。
签订经济合同实行洽谈、审查、批准三权相对独立，互为制约的原则。
任何合同均需通过审查、批准并填写《合同会签单》后方可盖章生效；
（5）合同审查包括合同实质性内容审查（如范围、标的、技术参数、运输、包装、交货期、付款方式、违约责任等）和合法性与严密性的审查，审查由专业人员和部门经理负责；
（6）作好分包的合同管理工作，督促分包商认真履行分包合同范围内的工作，确保分包商施工的工期、质量和安全达到合同要求，从而保证整个工程的顺利施工；
（7）建立健全工程项目合同管理制度，形成一套对分包合同及加工购销合同管理实施细则定期检查的管理办法。
14.3项目信息管理协同化平台
14.3.1自动化办公平台
安装办公自动化系统，为项目的信息沟通和共享提供统一的平台，实现总承包商信息发布、文件管理、内部邮件、手机短信提醒、办公事务的自动流转等功能，提高办公效率。
主要功能包括：
项目办公、项目管理等方面，实现所需要的主要管理和业务数据管理程序化、制度化、实时化；实现总承包单位对所辖项目和分包商的经营、管理活动，通过网上达到实时监控的目的。
在该信息平台上直接填报或采集相关软件的资料数据库，保证数据采集的真实、安全、快速；实现重点工程项目的进度、质量、成本、安全、物资等方面的信息网络化监控和预警管理；保障供应链条处于受控状态，详见表14.3-1。
表14.3.-1自动化办公平台的主要功能
序号
管理项目
详细内容
1
邮件系统
支持企业内部邮件系统，是基于Email的高效率的邮件系统。
用户可以添加多个附件，在平台环境中可以直接打开WORD、EXCEL等文档。
可以采用群发方式向某一个范围内的人员发送邮件。
2
工作流程
工作流程是用于处理企业内部办公和业务处理流转的工作系统，需要多人依次完成一项工作。
如文件、报告、通知、传阅等需要流转工作，具有数字签名的功能。
3
信息发布
信息发布管理采用模板化管理，各个单位的信息可以自行定义有关字段及字段类型等参数。
在相应的栏目中连接，通过用户的权限设置，决定信息的浏览、发布、维护等功能。
4
公文管理
公文管理是对电子文件的收文和发文管理，主要是针对企业办公中最大的工作量--公文进行管理。
是对公文流程的全过程实时监视和记录，防止管理过程中发生疏漏、延误的辅助管理工具。
5
单位设置
可以根据管理的需要设置业主栏目、监理栏目、设计院栏目等。
并根据与其工作联系的内容，分别设置相应的内容。
6
单位部门工作管理
单位部门工作管理栏目下，有工作计划、出差安排、工作动态、公告栏四项常用功能。
上述功能是通用格式，既各个单位的上述栏目的格式是一样的。
如果需要个性化格式，可自定义格式连接。
7
个人办公
个人办公管理栏目有个人日程安排、个人通讯录等子栏目。
主要用于用户个人的日常工作计划安排情况，将一段时间的工作安排好，根据设定可以自动失效。
相当于一个电子工作簿和通讯簿。
8
公共信息
公共信息一般放在首页面上，采用指定权限的用户才可以发布。
公共信息的主要栏目在系统建立初期确定下来。
在今后只维护相应的网页，不需要对首页面进行改动。
9
职工论坛
论坛是为企业员工就企业发展、文化建设、存在的问题进行交流和发表意见的场所。
论坛分为两级，可以根据需要开设不同专题的分论坛。
满足企业员工的需要。
14.3.2项目信息管理
本系统具有以下特点：
规范项目自身管理行为，提高项目管理水平；实现远程控制和指挥系统，达到企业与项目的零距离沟通，缩短管理链条，是实行法人层次管项目的工具和突破口；为各层次管理人员提供交流平台，资源共享，见表14.3-2。
表14.3-2项目信息管理的主要功能
序号
项目
详细内容
1
工程信息
主要包括：
工程概况；单位工程信息；分部分项工程；业主信息；监理信息；监督信息；设计信息；产权单位信息；规划批准单位；使用单位信息。
2
项目管理
员工信息；组织结构（部门）信息；管理目标。
3
质量管理
质量目标；质量计划；质量管理机构；周（月）检查记录；上级检查记录；不合格品台帐；单位工程质量评定；工程质量事故记录；顾客满意度调查。
4
安全管理
安全管理目标；安全保证计划；安全保证体系；安全组织结构图；安全管理人员名单及职责分工；周（月）检查；安全检查扣分情况；上级检查记录；安全状况评价；安全事故记录。
5
工期管理
工期目标；主要工期控制点；工程进度分析表；施工现场图片。
6
材料管理
合格供应商名录；物资需用计划。
7
机具管理
周转料具管理；周转料具退场清单；大型机械设备管理；退场大型机械；中小型机械设备管理；退场中小型机械。
8
专业分包管理
分包单位及有关情况；分包内容；分包单位各岗位持证情况。
9
合同管理
总包合同概况；总包合同履约管理（工期、质量、安全、文明施工、其他）；分包合同；分包合同履约管理（工期、质量、安全、文明施工、其他）。
14.3.3现场电子协同管理
现场电子协同管理系统就是利用当今比较成熟的电子技术，将人们的感知和行为向前延伸，并转换为电子信息加以保存。
现场电子协同管理系统主要是将现场施工情况、现场人员车辆出入情况、现场材料夜间看护、现场保卫工作情况等通过电子监视系统传输到视频上，并将相关信息与电子报警系统连接。
该系统极大地加强了对现场的实时监控，使现场安保力量对场内突发事件能够及时做出反应。
（1）远程无线视频监控
该系统是基于计算机网络系统传输高品质的视频信号的。
采用MPEG-4压缩方式，动态分配码流。
如图14.3-1及图14.3-2所示。
（2）门禁系统
主要控制施工现场的人员以及车辆的出入，为场地安全管理提供基本保障。
施工现场各主要出入口都设置相应的设备，并且通过对发放给专人或者车辆的识别卡的纪录，将人员信息、车辆信息以及带入现场设备材料信息提供给现场管理指挥中心。
门禁系统配合视频监控系统联合工作，一旦有人员进入则立即开始视频信息的采集，并且对发生闯入以及非法入侵进行联动监控，并且将信息及时传达给指挥中心，配合报警系统联动报警。
系统图见图14.3-3。
门禁系统具有如下功能：
1）人员登记、注销管理：
对于所有人员何车辆均发给相应的专有识别卡，并且登记识别卡相应信息，在有效时间内可以正常通过相应的门禁系统。
能够通过注销取消该卡的使用权，以防止丢失或者其他情况的发生。
2）进出管理：
可以通过信息识别卡的信息对人员以及车辆的进出进行管理，通过对识别卡信息的纪录，可以对每一次进出进行详细记录包括卡号、时间、进出地点等内容。
3）自动控制：
通过对信息卡的识别判断是否有效，自动控制电子门锁，控制大门开放或关闭。
4）实时监测：
系统处于实施监控状态，每一次读卡控制器记录，是否有效等信息能够立即显示与指挥中心计算机系统上，并随时显示各门所处的开放或关闭状态。
5）统计功能：
将人员的进出信息发送至平台，为人员考勤管理提供相应数据。
将车辆进出信息提进行纪录并且提供给其他系统。
6）报警功能：
对于非法入侵、破坏门禁系统等事件、可与声光报警器联动报警。
7）门禁系统刷卡纪录系统应纪录所有人员及工人以下之数据：
①身份证明文件号码；
②工人名称；
③雇主名称；
④工种；
⑤工人之相片；
⑥合同编号及合同名称；
⑦有效日期；
⑧其它工程统筹经理要求的数据，包括但不限于工人收取工资纪录。
8）刷卡出入闸系统须按工程进度配合工地出入口修改时作同步迁移。
（3）电子巡更
巡更系统能够通过对巡更信息的纪录实现对巡更人员的工作控制，并且通过规范巡更路线保障场地安全、设施安全。
巡更系统由信息钮、巡更棒、下载器以及管理软件组成。
一名或多名巡逻人员按照规定巡查路线进行巡查，巡查前先将个人信息录入到采集器，并用手持巡更棒对路线上各点信息钮数据进行采集，信息钮布置在巡查路线的关键点以及关键设备上，通过现场通讯系统以及视频监控系统与指挥中心保持联系，及时通报巡查问题确保巡查人员安全，巡查结束后将数据通过下载器传输到管理软件当中。
管理软件通过下载器采集的数据对巡更路线、人员调度、巡更人员工作状态（即正常、迟到、提前、漏检等）等数据进行管理，并将信息传递给指挥中心。
电子巡更系统图见图14.3-4。
（4）报警系统
包括火灾报警和防盗报警，两系统均有自身的感应装置如烟感探头、动作感应器等装置，并且报警系统与现场管理其他系统保持联动，对施工场地内所有灾害进行报警。
报警系统还包括一套场地广播设备，平时与通讯系统连接播放通知等，一旦发生灾害则立即自动切换到紧急广播状态，播放报警信息。
1）消防报警
消防报警系统主要负责室内防火、室内防火以及协助灭火工作，信息采集可以通过消防报警系统自动采集和人工采集信息两部分完成，并且与视频监控系统以及巡更系统结合实现场地内的全面消防报警工作。
2）防盗报警
防盗系统除了自身的感应设备之外还与门禁系统、视频监控系统协同工作，实现对施工场地内全面的防盗监控。
防盗感应设备采用红外设备、微波设备、感应设备等设备对重点地区重点设备进行防盗保护。
对无人职守的地点或者重点房间进行周边或定向保护。
（5）网络电视会议系统
网络电视会议依托计算机技术、通信技术和网络条件的发展，集音频、视频、图像、文字、数据为一体的多媒体信息，使通过互联网享受到远程通信的便利，缩短了时区和地域的距离。
网络电视会议桌面级别的应用中，可选用较简便的音视频设备。
视频输入设备可选用USB数字摄像头，或者普通模拟摄像头加采集卡等；视频输出设备一般采用普通电脑显示器、液晶显示屏、电视机等；音频设备可采用高质量耳麦等。
网络电视会议系统的主要功能见表14.3-3。
表14.3-3网络电视会议系统的主要功能
序号
管理项目
详细内容
1
视频会议
实现多点的以集团为中心的实时视频会议，能在
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